管理者的基本职能

第一节　管理者的基本职能

一、管理者的定义

谁是管理者？管理者在组织中工作，但并非组织中所有的人都是管理者。在第一章中我们已经指出，一个组织中的活动可以划分为管理活动与作业活动两大类。那么，可以说，所有从事管理活动的人就是管理者。可问题是，管理活动与作业活动之间的分类具有相对性，从而也导致管理者与非管理者的分类也存在一定的相对性。那么，什么是管理者最根本的特征呢？美国的斯蒂芬·P·罗宾斯教授认为：管理者是指指挥别人活动的人。^[1]我们认为，管理者是相对于一个组织的其他成员而言的一种角色。由于组织中还存在着许多的非正式组织，在这些非正式组织中，一些能够影响和指挥他人的成员并不是组织的管理者。因此我们说，管理者是拥有组织的制度权力，并以这些权力为基础指挥他人活动的人。进一步看，管理者具有如下几个方面的特征：

1．管理者拥有制度化的权力，特别是奖惩他人的权力。当然，不同层次、不同职能部门的管理者的制度化权力的大小和性质都是不同的。一个组织的主管，具有全面的指挥权，对所管辖的成员拥有最大的奖惩的权力。而一个职能部门的管理者，如计划部门的管理者，其指挥他人的权力却需要通过计划的执行过程来体现。

2．管理者必须执行一定的管理职能。在第一章，我们指出了管理要通过一定的管理职能来体现，执行这些职能是有效地实现组织目标的前提。而这些职能必须有管理者来执行。可见，管理者与管理一样，是任何一个组织都不可缺少的要素。

3．管理者的人格一般情况下都是双重的。每一个管理者都是活生生的人，是自身利益的代表；但是，每一个管理者又是一定职位上的代表，是组织权力的化身，要保证组织的利益。这两种利益有时是一致的，但是在相当多的情况下可能又是存在矛盾的。管理者有效管理，就必须处理好这对矛盾。

要注意的是，管理学中的管理者与我们日常生活中所说的干部是两个不同的概念。从严格的理论意义上看，干部与管理者是组织中同一个角色两种不同的称谓。但是，我国当前的干部指的是一种特别的身分，有些与权力相关，有些与权力没有一点的关系。如在现实中经常看到的所谓科技干部中的部分科技人员，站在管理学的立场上来看，都是一定组织中的作业人员，是典型的被管理者。

二、关于管理职能的争论

管理的职能，就是管理者为实施有效的管理必须负担起的基本职责以及要完成的任务。管理有多少职能？不同管理学派的认识差别很大。最早从管理职能的角度建立管理学一般原理的法国学者法约尔认为，管理具有如下五大职能：

1．计划，就是探索未来，制定行动计划。

2．组织，就是建立企业的物质和社会的双重结构。

3．指挥，就是使其人员发挥作用。

4．协调，就是联接、联合、调和所有的活动及力量。

5．控制，就是注意一切是否都已经按规定的规章和下达的命令进行。^[2]

美国当代管理学者古利克则认为，管理有七大职能，分别是：计划、组织、人事、指挥、协调、报告、预算。美国的另一名管理学家孔茨则认为管理的职能应当是这样五个，即计划、组织、人员配备、指挥和领导、控制。

我国的管理学者对管理的职能划分也存在分歧。中国人民大学的扬文士教授等人认为，孔茨等人对管理职能的划分比较合理，可以接受。^[3]而南京大学的周三多教授等人则认为，管理的职能应当是：决策、组织、领导、控制、创新五种。^[4]关于管理职能的划分存在如此之大的分歧是完全可以理解的。因为从不同的角度来分解管理职能，必然会看到不同的结果。

我们认为，管理职能划分的实际意义主要有两点：一是在职能理论的指导下对管理活动进行合理的分工；二是按照职能的理论设置管理部门。如果基于这一点，我们认为管理职能的划分应当以管理工作要完成的几项主要的任务和一个全程的管理所要经过的几个主要的阶段为依据。据此，本书将管理的职能分为计划、组织、人力资源管理、领导、控制五大职能。要注意的是，管理的职能是一个层次系统，在这五大管理职能的每一个执行过程中，都包含着下一个层次的同样五大职能。这个关系可以用图3—1来说明。

此外，在每一个管理职能的具体执行中，又可以分解出不同的职能形式。如在计划职能中就可以分解出计划工作、预算、决策等职能；在组织职能中，就包含着组织结构的设计、分权与授权、组织文化塑造；人事职能则含有管理人员的选任、一般员工管理等；在领导职能中就包括领导工作、沟通、激励等；在控制职能中就包括成本、质量控制等职能。

图3-1　管理职能循环关系图

三、管理者的五大职能

（一）计划

计划是指为实现组织的目标，制定和执行决策，对组织内的各种资源进行优化配置的行动方案与规划。计划一直都被认为是管理的重要职能。它是对组织行为的谋划和估计，既是行动的指导，又是对组织行为控制的标准。在计划职能中，又包含着如下三个具体职能：

1．计划制定职能。这是狭义的计划职能，又称之为计划制定工作。指确定组织的行动目标和程序的职能，其主要的任务是制定书面形式的计划。

2．预测职能。指对计划方案中所确定的目标的可信度，实现的概率等进行的预先测评的职能。预测一般要根据预测的难易程度，适用科学的方法，通过专业人员来完成。

3．决策职能。指对多种计划方案进行优选，择其最优予以执行的职能。在计划职能中，决策的职能最为关键、最为重要，需要认真地对待。

4．制定与实施组织战略。指对组织生存与发展中的重大战略问题进行研究，明确战略目标，制定战略方案，指挥实施战略。

（二）组织

组织职能是指为实现组织的目标，执行组织的决策，对组织内各种资源进行制度化安排的职能。在组织的众多资源中，由于人是最重要的资源，所以组织职能实际上主要研究的是人力资源的组合问题。它的具体职能包括：

1．建立一定的组织结构的职能，即按照组织目标的要求和组织的实际情况，建立合理的组织结构，对人员进行权责分工、角色定位。

2．组织工作过程，指根据组织运行和实现组织目标的要求，对组织进行分层、分权、理顺直线与参谋的关系等。

3．塑造组织文化，指在管理的过程中，管理者必须建立其明确并优秀的组织文化，形成清晰明确的价值观，以规范组织整体的行为与成员个体的行为。更进一步讲，管理本身就是一种文化行为和表现，管理不仅要在一定的文化环境中开展，而且也必须推动一定的文化发展。对于一个成功的管理者来说，塑造优秀的组织文化是必然的任务。

（三）人事（人力资源管理）

人力资源管理是为保证组织目标的实现，对所需要的人力资源进行开发、管理、培训等工作。这一职能具体包括：

1．管理人员的选任。管理人员是组织人力资源中最为重要的资源，选任合适的管理人员是人力资源管理中的首要任务，是一项中心工作。

2．一般员工的招聘、使用与培训。

（四）领导

领导职能指领导者带领和指导组织成员完成组织任务，实现组织目标的职能。领导的内容可以分为两大部分：一是带领，它的意思是在实现组织目标，完成组织任务的过程中，领导者不仅要明确方向，更是要身先士卒，以身作则；二是指导，指领导者有指导下属完成任务的责任。领导的具体职能包括：

1．领导者在领导过程中的带领指挥职能，要通过建立合理的领导体制、形成有效的领导作风、树立领导者的权威来完成。所以，领导者要注意树立自己的权威，要发挥影响力。

2．沟通与冲突管理，领导者在领导的过程中，必须与被领导者之间有充分的沟通，这样才能做到上下一心，同心协力，心往一处想，劲往一处使。

3．员工激励，领导者在掌握了被领导者的需要之后，为了充分调动他们的积极性，必须运用合适的激励手段与方法，这就是激励的职能。

值得注意的是，在管理的五大职能中，领导职能是最能体现管理者管理艺术性的职能。

（五）控制

控制指为了保证组织目标的实现，决策得于顺利的执行，对组织的行为过程（包括下降的工作）进行的监督、检查、调整等的一系列管理活动。控制一直是管理的一个重要的职能。因为在制定计划时无论考虑得多么周密，无论投入多少的人力与物力，也难于保证计划的绝对准确，决策万无一失。况且，许多外部因素的变化还是组织的管理者根本无法控制的。在计划执行的过程中，外部环境的变化、执行人员的疏忽，都可能使计划偏离预想的轨道或者是目标。管理者通过控制职能，就是要及时发现这些偏差，并采取措施纠正。对于任何一个组织来说，最为重要的控制在于如下两个方面：

1．预算控制，指从经济核算的角度对组织的运行实施的控制。任何一种组织，生存和发展都离不开一定的物力资源，用市场经济的话来说就是资本。并且，所有的组织，无论是企业还是政府机关，拟或其他组织，资本都是有限的。所以，最为经济地保证组织的运行，是一切组织都必须执行的一个基本原则。做到这一点，就是要做好预算控制工作，加强预算控制。

2．质量控制，指对组织提供的产品或者是服务的质量，以及由此延伸的管理过程的工作质量开展的控制工作。无论什么样的组织，在一定的投入限制下提供质量最好的服务与产品，是组织能够生存以及发展的基础。加强组织对外提供的产品以及服务的质量，是题中之意。我们要明确的是，组织所提供的产品与服务的质量，不是检验出来的，而是生产出来的。要在生产（广义）的过程中保证组织提供的产品或者是服务达到质量标准，管理是基本的保障。所以，管理工作的质量控制是管理者在控制中应当履行的职责。

四、巴纳德的经理职能理论

在对管理者的职能的研究中，巴纳德的理论是比较具有特色的。巴纳德认为：经理（实际上就是本书中所说的管理者）的职能主要是协调。“只有维持组织运营的专门化的工作才是管理工作”。^[5]巴纳德认为，从本质上讲，经理人员的职能是非个人的。这里的意思是经理的管理职能必须与整个组织结合起来，经理的职能应当与组织的各项要素相对应。所以，巴纳德提出：“经理人员的职能是：①提供交流信息的体系；②促成必要的个人努力；③提出和制定目的。”具体来看，完成这三个职能需要：

（一）进行组织构造

所谓组织构造，巴纳德的定义是对组织职位的确定。在组织的职位确定之后，进行人员的合理安排。

（二）促使人们同组织建立协作关系

在这里巴纳德实际上是提出了经理应当着手建立改变员工价值观，抓好使其与企业的价值观相一致的工作。虽然当时巴纳德的这个思想还不是那么清晰，但是已经感觉到了这种工作的必要性。可以说，巴纳德是较早意识到企业文化在企业经营管理中有重要作用的管理学家。

（三）做好激励工作，让员工提供服务

在这个方面，巴纳德认为具体的方法有：维持士气；维持激励机制；维持约束机制；做好监督与控制；做好教育与训练工作。

在完成上述职能中，关键是要做好协调工作。正是由于巴纳德对协调的注重和大力的宣传，现代管理学理论虽然没有将协调作为一项独立的管理职能，却一致认为协调是管理的核心。