行政公文的种类及行文规则

第三节　行政公文的种类及行文规则

一、行政公文的种类

行政公文的种类，按照《国家行政机关公文处理办法》规定，主要有以下十三种：

1．命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。

2．决定

适用于对重要事项或者重大行政作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3．公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4．通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6．通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7．议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8．报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9．请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

10．批复

适用于答复下级机关的请示事项。

11．意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、行政公文行文规则

行文规则是公文制发和传送的规范性准则。遵守行文规则，对于保证公文有序运转、防止公文混乱、发挥公文的法定效用具有重要意义。

1．确有必要，注重效用

《办法》第十三条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”这一原则要求公文制发机关单位要从实际工作需要出发来确定是否发文，不能随意发文，要讲究实际效用，以保证发文机关的权威性。同时，发文要坚持尽可能少，做到可发可不发的公文不要发，避免“文牍主义”；发文要保证质量，公文用语要精要、规范，做到可长可短的公文要短，避免“文山会海”的官僚作风。

2．按隶属关系行文

《办法》第十四条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”

隶属关系是一种管辖关系，是确定行文方向和选择文种的重要依据。按隶属关系行文，一般应当逐级行文，没有特殊情况，不要越级行文，以免上下脱节，打乱正常的行文秩序。

3．按职权范围行文

《办法》第十四条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。第十五条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”第十七条规定：“须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”

4．联合行文的机关应是同级机关

《办法》第十六条规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文，政府与同级党委和军队机关可以联合行文，政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文，政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”第十七条规定：“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。”第十九规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”

5．“请示”的相关规定

《办法》第二十一条规定：“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。‘报告’不得夹带请示事项。”第二十二条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”《中国共产党机关公文处理条例》第十二条规定：“尤其不得越级请示问题”。《办法》第十四条规定：“一般不得越级请示和报告。”

6．主送与抄送的规定

《办法》第十八条规定：“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”第二十条规定：“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”第二十一条规定：“‘请示’……一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。”第二十三条规定：“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”