公文的行文规则，是指公文使用、公文运行应遵守的各项规定。这是秘书人员在撰制公文时必须遵守和正确执行的。实际工作中违反行文规则的现象至今仍很普遍，以至于一些秘书学和秘书写作、公文写作著述也出现了向实际工作妥协的现象，提到行文规则的具体规定和要求时惯于以“一般”或者“通常”一类字眼留出灵活掌握和处理的余地。这无疑有碍于公文写作的科学化和规范化。这里，我们综合《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中关于行文规则的具体条文规定，将公文的行文规则概括为以下几个主要方面。
(一)党政分开，逐级行文
这项规则的具体内容包括:凡属行政方面的工作，应以政府名义行文;凡属党务方面的工作，则应以党委名义行文。党的各级领导机关和政府的各级领导机关，应根据各自的隶属关系和职权范围行文。必要时，政府及其部门可与同级党委、军队机关及其部门联合行文。根据工作需要，党的领导机关可以向同级或下级政府部门行文。但政府机关和群众团体不能对党的组织发指示、交任务。
应坚持逐级行文的原则。上级给直属的下一级机关行文发指示、交任务、实行领导;下级向直属的上一级机关行文请示、报告、接受领导。特殊情况必须越级行文时，应抄报或抄送被越过的机关。
(二)弄清范围，明确关系
这项规则指的是撰拟、制发公文，必须弄清本机关本单位的隶属关系，并明确职权范围。具体内容包括:政府各部门、各级党委的职能部门，在自己的职权范围内，可以相互行文，可以向下级机关的业务部门行文;也可以根据党委、本级政府的授权和有关规定，对下级机关行文。一般情况下，党委的职能部门不能对下一级党委发指挥性公文。
同级机关可以联合行文;上级机关部门与下级机关可以联合行文;机关各部门可以联合行文;政府部门与同级人民团体以及行使行政职能的事业单位可以联合行文。党政军机关联合行文应尽可能减少。
同级机关之间可协商解决的问题，应直接行文，不应报上级机关转办。
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文;向上行文，涉及其他部门或地方职权范围的，也应经协商一致。
(三)分清主次，讲究方式
这项规则包括明确主送机关和正确选用文种两项主要内容。明确主送机关，即要明确负责受理和答复该公文的机关，至于其他需要了解该公文内容的机关则是抄送机关。分清主次，其实也有个讲究方式的问题，应该注意:请示性公文，主送一个机关，不能多头请示，以免造成互相推诿或批复意见不一致而失去请示的意义，受双重领导的机关，上报的公文应根据内容明确主送、抄送机关，由主送机关负责答复，颠倒了主次，上级机关就无法答复;上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送另一上级机关，以利沟通和协调;向下级机关的重要行文，应及时抄送直接上级机关，但向上级机关的请示性公文却不能同时抄送(发)下级机关。
正确选用公文文种，也是公文写作中的一个难题，本章最后会详细讨论。要注意的是，讲究方式还包括:除领导直接交办的事项外，不要向领导者个人行文。
(四)一文一事，注重实效
这项规则也包括两项既有联系又有区别的内容。一文一事，是指公文内容而言，一份公文应保持内容的单一性，只讲一件事，避免内容繁复。《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中一文一事的要求都是针对请示而言的。实际上，除综合性报告等少数公文外，其他的公文都应该做到一文一事。
注重实效，是指公文必须本着精简、有效的原则行文。一文一事的要求与此有密切联系。如果请示中请求指示、批准的事项多，势必影响效果，因为多项事扯在一起上级很难及时处理，甚至不是主送机关一方能作出批复的，这样就很可能出现公文旅行现象，显然也就失去了实效。当然，注重实效主要还是指应严格控制公文制发的数量和发送范围，克服“文山会海”的“文山”现象。简单地说就是一个电话能解决的问题就不要再行文，解决个别单位没有普遍性问题的公文就不要滥发至所有单位，报刊公开刊载的公文可不必再另行文。
严格按公文的行文规则制发公文，是实现公文法定效力的可靠保证，也是维护公文的严肃性、权威性的有力措施，这是秘书人员撰拟、制发公文时必须牢记的。理解或者记住这些行文规则，比起严格遵守这些行文规则要容易得多，这就有必要提请注意实际工作中违反公文行文规则的常见现象，以引起足够重视，并力求在实际操作中避免这些失误。
实际工作中违反行文规则的现象，除文种选择、使用不当以外，常见的还有:
主送机关不当。这种违规现象有多种表现形式:缺主送机关;多头主送，或同时向上级党政两方面主管机关行文，或同时主送双重领导机关，或一份请示同时送几个上级部门;主送机关不规范，本应主送上级机关的公文却主送到上级机关的职能部门。
抄送机关不当。这表现为乱抄滥送或漏抄漏报，即抄送到不应抄送也不必抄送的机关，或者应该抄送也必须抄送到的机关却没有抄送到。
越职越权行文。常见失误有:党政公文不分;上级业务部门对并无业务指导关系的下级业务部门行指挥性公文;上级业务部门向下级机关行指挥性公文。
行文方式不当。表现为:应联合行文的却单独行文;无特殊情况越级行文。
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