公文行文页面设置规则

第一节　行政公文概述

目标透视

1．了解行政公文的概念、特点、作用和行文规则。

2．掌握行政公文的特定格式。

情境感悟

任务1:

下面【例文2.1】是一篇人物通讯，【例文2.2】是一篇行政公文，它们有什么区别?

任务2:

【例文2.2】在格式上有什么特点?

【例文2.1】

李坚　舍己救人英勇献身

共青团全国铁道委员会和四川省团委决定
授予“优秀少先队员”光荣称号并追认为共青团员

本报讯:5月28日下午，共青团成都铁路局委员会在局工会俱乐部召开大会，宣读共青团全国铁路委员会和共青团四川省委的决定，授予为抢救落水同学而英勇献身的李坚同学“优秀少先队员”的光荣称号，并根据他生前要求，追认他为共青团员。

李坚同学生前是西昌铁路中学学生，刚满14周岁。1998年5月2日，李坚和另外四名小朋友在河边玩耍，忽然，张昆同学不慎落入水中，李坚当即跳下水去营救，张昆被救了，而他却献出了年轻的生命。

团委副书记等领导在讲话中分别号召全国铁路系统和省内各地的小朋友向李坚同学学习，做一个有理想、有道德、无私无畏的好孩子。

【例文2.2】

共青团全国铁道委员会文件

××〔1998〕×号

关于表彰李坚同学舍己救人、英勇献身的通报

各所属单位:

李坚同学是西昌铁路中学学生，刚满14周岁。1998年5月2日，星期天，李坚和另外四名小朋友在河边玩耍，忽然张昆同学不慎落入水中，李坚当即跳下水去营救，张昆得救了，而李坚却献出了年轻的生命。

根据李坚的英雄事迹，共青团全国铁路委员会和共青团四川省委决定，授予李坚为“优秀少先队员”，并根据他生前要求，追认他为共青团员，同时号召全国铁路系统和省内各地的小朋友向李坚同学学习，做一个有理想、有道德、无私无畏的好孩子。

(印章)

一九九八年五月二十八日

(选自张德实．《应用写作(第二版)》，高等教育出版社，2006.)

理论探究

一、行政公文的含义

行政机关的行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具行政公文，具有广义和狭义之分。

广义的行政公文是党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，商洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。

狭义的行政公文是由党中央、国务院分别批准颁布的党的机关行政公文，是法定行政公文。

二、行政公文的特点

(1)由法定作者制发。

(2)具有法定的现实执行效用。

(3)具有规范的体式。

(4)履行法定的程序。

三、行政公文的种类

在使用行政公文和处理行政公文的过程中，根据需要，可按照不同的标准、从不同的角度把行政公文分为不同的种类。

(一)按适用范围来划分

根据国务院办公厅2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》将行政公文划分为13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

(二)按行文关系分

按照行政公文在各级机关之间的运行方向，可将公文分为上行文、平行文和下行文三类。

(三)按保密要求分

按照行政公文的保密级划分，可将公文分为普通件、秘密件、机密件、绝密件。

(四)按办理时限分

按照行政公文送达、办理的时限要求划分，可将公文分为特急件、急件、平件;电报分为特提、特急、加急、平急和一般文件。

四、行政公文的书面格式

(一)眉首部分

(1)行政公文管理标识(包括行政公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度)。

(2)发文机关标识。

(3)发文字号(发文字号由发文机关代字、年份和序号组成)。

(4)签发人(签发人姓名居右空1字)。

(二)主体部分

1．标题

行政公文一般由“发文机关+事由+文种”组成。

位置:红色反线下空2行，用2号小标宋体字。

要求:标题排列要美观、对称，不能断句。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2．主送机关

主送机关是发文机关要求对行政公文予以办理或答复的对方机关，也称受文机关。上行文一般只写一个主送机关;下行文分专发性的下行文和普发性下行文;专发性下行文的主送机关必须标明;普发性下行文的主送机关则不止一个，在排列机关名称时，必须确定一个合理的排列顺序，有时也可不写主送机关。

3．正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格;数字、年份不能回行;序号按一、一)、1、(1)的顺序排列;若联合行文机关过多时，必须保证行政公文首页显示正文。

4．附件

附在文件之后，是对文件内容起说明和补充作用的文字材料。它包括转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度以及文件中的报告、数据、人员名单等，是文件的有机组成部分。

5．成文时间

成文时间是指行政公文形成的时间，这是行政公文生效的时间标志;单位单独行文，以领导签发文件的日期为准;经会议通过生效的文件，以会议通过的日期为准;联合行文，以最后签发单位领导人签发的日期为准;电报，以发出日期为准;一般事务性的文件，以印制时间为准;成文时间用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”。

6．生效标识

生效标识是指加盖机关印章。单一发文印章时，单一机关制发的行政公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间;联合行文印章时，两个单位联合行文，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过mm。

7．附注

附注内容主要是本文件发送、传达的范围和需要注意的事项;行政公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

(三)版记部分

(1)主题词。

(2)抄送机关。

(3)印发机关和印发时间。

(4)版记中的反线。

(5)版记的位置。

五、行政公文的行文关系

(1)直接隶属关系。

(2)间接关系。

(3)业务指导关系。

(4)平行关系。

(5)不相隶属关系。

六、行政公文的行文规则

行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。

(1)根据各自的隶属关系和职权范围确定。各级党政机关，都不得超越职权范围行文。

(2)联合行文应当确有必要，单位不宜过多。应尽可能减少党、政、军机关的联合行文。

(3)对下级党委或政府行文。

(4)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

(5)向下级机关或本系统的重要行文，应当抄送直接上级机关。

(6)向上级机关请示问题，应当一文一事，只写一个主送机关。

(7)不得越级向上级机关行文。

(8)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

(9)平行或不相隶属的机关之间，一般使用平行文;不能使用上行文(如请示、报告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。

(10)经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式行政公文依照执行，可不再行文。

(11)对不符合行文规则的上报行政公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈送部门。

七、行政公文的拟写要求和制发程序

(一)拟写行政公文的基本要求

(1)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

(2)情况确实、观点明确、条理清楚、文字精练、书写工整、标点正准确，篇幅力求简短。

(3)人名、地名、数字、引文要准确，引文应当先引标题，后引发文字号。

(4)结构层次序数清晰。

(5)用词用字准确、规范。

(6)行政公文中的数字使用规范。

(7)行政公文由本机关领导人签发。

(8)审批行政公文主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意。审批的重点是:是否需要行文;是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定;是否与有关部门、地区协商、会签，文字表述、文种作用、行政公文格式等;是否符合《条例》和《办法》的有关规定。

(9)草拟、修改和签批行政公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿订线外书写。

(二)行政公文的制发程序

(1)拟稿。

(2)会商。

(3)审核。

(4)签发。

(5)缮印、校对。

(6)用印。

(7)分发。

(8)传递。

(9)归档。

例文赏析

【例文2.3】

北京市人民政府关于实施《北京历史文化名城保护规划》的决定

各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构:

《北京历史文化名城保护规划》是在党中央、国务院的关怀下，在市委、市政府的领导下，根据《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国文物保护法》、《中华人民共和国文物保护法实施细则》、《北京市城市规划条例》、《北京市文物保护管理条例》等法律、法规的规定和国务院批复的《北京城市总体规划(1991—2010年)》，在广泛征求有关方面专家意见的基础上编制的，是北京历史文化名城保护工作的重要文件。在加快首都城市现代化建设和发展的进程中，保护北京历史文化名城，落实《北京历史文化名城保护规划》(以下简称《规划》)，是本市各级人民政府的重要职责。本市各级人民政府及其部门一定要把历史文化名城保护工作摆在重要位置。为此，特作如下决定:

一、本市各级人民政府及其规划、文物、建设、园林、市政管理、国土房管等部门必须建立健全制度，严格把好审批关。……

二、坚持依法行政，严格执行《规划》，查处违法行为。……

三、必须处理好危房改造与历史文化名城保护的关系。……

四、建设单位和危旧房产权人必须按照《规划》要求，研究和申报危旧房改造方案。……

五、要调整旧城区内的交通结构，完善公共设施。……

六、本市各级人民政府及其部门必须加大宣传力度，鼓励公众参与，加强社会监督。……

二○○二年十月十六日

(选自张德实．《应用写作(第二版)》，高等教育出版社，2006.)

评析:这是一则“决定”的行政公文。该文的开头先写决定的根据，然后对保护北京这一历史文化名城制定了六条事项。这六条事项包括了保护名城的方方面面措施:规划审批、依法行政、危改前提、危改审批、调整交通、加大宣传。事项具体，利于执行。该文的写作结构与表述符合行政公文的写作要求。

技能提升训练

一、单项选择题

1．下列行政公文写作表述中不恰当的是(　)。

A．我们一定要严厉打击少数腐败分子，把反腐败进行到底

B．对隐蔽性较大的个人收入缺乏行之有效的控管措施，反映出征管水平跟不上经济发展的状况

C．开展了税法进校园、举办领导干部税收知识讲座、有奖问卷、“税收与未来”征文、“依法治税，共建美好家园”万人签名等活动

D．沈×先后收受××市联合钢材销售中心等单位和个人贿赂的人民币、物品共计0140元，其行为已构成受贿罪

2．在上行文中，常常要涉及上下级关系，因此在使用称谓时，经常要用到人称代词，下列词语中(　)属于第三人称。

A．我　　B．本　　C．贵　　D．该

二、判断题

1．行政公文的主送机关(即主要受文机关)应当使用全称或规范化的简称、统称。(　)

2．某县人事局向县直属各单位下发年终考核工作通知，抄报于该县政府办公室。(　)

3．中共××市委与市委宣传部就学习贯彻中共第十四次代表大会精神，建设有特色的社会主义联合向下发出通知。(　)

4．×省×市×区区属瓷器厂因税务问题受到该区税务所的处罚，该厂认为处罚不符合国家税法，特向市税务局申诉，并同时向×省税务厅申诉，并抄报于×市政府、×区政府。(　)