行文规则和语言运用

一、党政机关公文的格式

中共中央和国务院联合发布的《党政机关公文处理工作条例》第三章“公文格式”中规定：“公文一般由份号… …等组成。”撰制党政机关公文，要严格遵循这一规定，不能另搞一套，以便保证公文的统一性与科学性以及公文的有效处理。

为了叙述的方便，我们将上述“公文格式”中规定的18项内容分版头、主体和版记三部分分别加以阐析。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。公文格式图参见附录二。

（一）版头格式

版头格式包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。

1．份号。份号是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，从“000001”号起编，顶格编排在版心左上角第一行。

2．密级和保密期限。标注在发文机关标志的左上方。按《党政机关公文处理工作条例》和国家《保密法》规定，密级划分为绝密、机密、秘密三级。公文密级的确定和解密，要按国家的有关规定。保密公文应注明保密期限，如“绝密★3年”，“机密★3年”，“秘密★6个月”等。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

3．紧急程度。是公文送达和办理时间的限度。分“特急”、“急件”两种，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。有些公文，也可在标题中标注“紧急”字样，如《× × × ×关于× × × ×的紧急通知》。已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样。紧急电报，按《党政机关公文处理工作条例》规定，分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种，在电文首页稿头中标注。

4．发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排列，推荐使用小标宋体字，套红，以醒目美观、庄重为原则。如“浙江省人民政府文件”。联合行文，需同时标注联署发文机关的名称，主办机关名称排列在前。

5．发文字号。发文字号由机关代字、年份、发文顺序号三者组成。年份、序号均用阿拉伯数码标注。例如“浙政〔2012〕8号”，“浙政”是浙江省人民政府的“机关代字”，〔2012〕是“年份”，8号是“序号”。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不编虚位，如“8号”不编为“08号”，也不加“第”字。发文字号一般排在发文机关标志下方；若无发文机关标志，则排在标题下方右侧。为便于识别，机关代字应选用能反映本机关有特征的代字，并固定使用。如几个机关联合行文，使用主办机关的发文字号。发文字号的作用在于统计发文数量，也便于引用和查询。

上行文的发文字号居左一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6．签发人。指核准并签发公文或会签的发文机关负责人。标注在发文字号左侧适当位置。按《公文处理办法》规定：上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”和“意见”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。在上行的公文中注明签发人，是为了督促各级机关负责人认真地履行职责，对行文负全责，有利于提高公文质量。

（二）主体格式

主体格式包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文日期等。

1．标题。标题是公文的眉目。完整的标题由发文机关名称、事由、文种组成，如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》，国务院办公厅是“发文机关名称”，羊毛产销和质量等问题是“事由”，函是“文种”。标题省略有三种情况：一是省略发文机关名称仅由事由与文种组成，如《关于要求设立杭州之江国家旅游度假区海关的请示》；二是省略事由，如《中华人民共和国国务院令》；三是省略发文机关名称与事由，只有文种名称，如《通告》、《公告》等，在这种情况下，通常将发文机关名称置于正文末尾落款处。

公文标题应居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2．主送机关。即公文的主要受理机关。应顶格写，使用机关全称或规范化简称或同类型机关统称。应根据受理机关的职能权限与行文目的选准主送机关，这是公文发出后能否得到及时处理的关键。在上行文中，一般只写一个主送机关，不要多头主送，以免延时误事；也不要越级主送。在下行文中，除了普发性公文（如省政府发给“各市、县人民政府、省直各单位”的文件）外，一般也只写一个主送机关。有些公文如公告、通告、纪要等，不写主送机关。

3．正文。正文是公文主体或核心内容部分。公文首页必须显示正文。正文表述公文的内容与制文意图。不同文种的正文虽有不同的写作特点和要求，但从结构上说，一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头要简明扼要地说明制文的根据、目的、原因或重要性。主体是内容事项，或提出解决问题的措施、意见、办法，或请求指示与批准，或询问和答复问题，或商洽和联系工作，要求具体明确，层次分明。结尾主要表述发文机关对公文办理的要求，其形式一般采用尾语惯用式、说明要求式、希望号召式、自然结束式等。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注。

4．附件。是随文附上的有关照片、图表、统计数字以及文字依据材料、参考材料，对正文内容作补充、说明和印证。公文如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．× × × ×”），附件名称后不加标点符号。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

5．发文机关署名。即落款、署名，是公文的法定作者。应写全称或规范化简称。几个机关联合发文，主办机关排列在前；以机关领导人名义发文，要同时冠以领导人职务。

6．成文日期。指公文发文的年月日，一般是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依据，位于发文机关名称的右下方，年月日须完整。成文日期，以负责人签发日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报，以发出日期为准，会议通过的公文，以会议通过的时间为准。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7．印章。在公文成文时间上侧加盖机关印章，起证实公文合法效力和信用的作用，也是对公文生效负责的凭证。加盖印章，用红色，要求上不压正文，下“骑年盖月”。《党政机关公文处理工作条例》规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”印章务与正文同处一页，即不得在无正文的空白页上盖印，不得采取“此页无正文”的标志。

8．附注。指需要附加说明的其他事项。附注内容，有的是需要加以解释的名词术语；有的是确定公文发送范围和阅读传达对象———如“此件发至省军级”、“此件发至县团级”、“此件可口头传达到群众”等；有的则注明使用方法，如“此件可自行翻印”。

附注，一般居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（三）版记格式

版记格式包括抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数、页码等。

1．抄送机关。是指除主送机关外，其他需要执行或知晓公文内容的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关不宜太多太滥，也不要漏报漏送。

2．印发机关和印发日期。一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。

3．页码。一般编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（四）用纸、印装格式

1．用纸格式。公文用纸幅面规格，一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。张贴等特殊形式的公文，如通知、通告等，其用纸大小根据实际需要确定。

2．印装格式。公文排印，文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。公文一律左侧装订。

（附：公文格式见附录二）

二、行文规则

为了提高党政机关的工作效率，党政机关公文的行文必须遵循有关的行文制度和规律。对此，《党政机关公文处理工作条例》第四章作了具体明确的规定。下面，就行文关系、行文规则、行文注意事项，分别加以阐述说明。

（一）行文关系

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。按明确而严格的行文关系行文，可以避免行文混乱，杜绝“公文旅行”，克服文牍主义和形式主义，提高工作效率。

一定的行文关系，规定和约束公文以一定方向运行，称为行文方向。按行文方向，公文可以分为上行文、平行文、下行文。

1．上行文。指向上级机关报送的公文。如报告、请示。原则上，上行文主送一个上级机关。

上行文以逐级行文为主，必要时采取多级行文，在特殊情况下允许越级行文。逐级行文是指下级机关向直属上级机关的行文。多级行文是指下级机关同时向直属上级机关和更高一级的上级领导机关的行文，多级行文只有在问题重大、很有必要时使用。越级行文是指下级机关越过直属上级机关向更高一级行政机关直至国务院行文。一般情况下，下级机关不得越级请示和报告。只有在特殊情况下，诸如严重自然灾害、特大事故、突发重大事件，上级交办并指定越级上报的事项，与直属上级机关有争议而无法解决问题的情况下，可以越级行文。越级行文时，应当将公文同时抄送被越过的上级机关。

2．平行文。是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。如知照性通知、议案、函等。

平行文不分系统、级别、地区，在通联事项、商洽工作、联系业务时可直接行文。它的好处是避免按系统传送而增加公文运转层次，提高办事效率。平行文是通联性和协商性公文，不能用作指挥事项。

3．下行文。是向所属下级机关发送的公文。如命令（令）、决定等。根据需要，下行文可以分逐级行文、多级行文和直达行文。

逐级行文，即向所属下一级机关行文，用于传达指示、部署工作、通报情况、批复请示，以实施对下级机关的领导与指导。

多级行文，即同时向所属的几级下属机关行文。例如国务院的某一文件同时发到县级机关以上的各级行政机关。这种行文的好处是减少逐级转发的时间与手续，使文件精神得以迅速传达与贯彻。

直达行文，即领导机关将文件发至基层或直接传达到人民群众。

（二）行文规则

为使公文发挥其应有的法定效用，使行文畅通有序，应遵守以下几条行文规则：

1．根据隶属关系行文。在党政系统中，各级机关都有自己特定的隶属关系。隶属关系是一种管辖与被管辖的关系。在同一党政系统中，上级机关对下级机关是一种管辖关系，相反是被管辖关系。

按隶属关系行文，对有隶属关系的上级机关行文，应使用上行文；对有隶属关系的下级机关行文，应使用下行文；同级机关和不相隶属机关之间，不存在隶属关系，一般应使用平行文。

2．根据职权范围行文。各级党政机关应根据自己的职权范围行文，不得失职和越权，否则将会造成行文关系混乱。

根据职权范围行文，下级机关应向上级机关汇报工作，请示问题；但是属于下级机关职权范围内处理的事项，上级机关不应代替行文。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权。各级党政机关的职能部门可以相互行文，可以向下级同一职能部门行文，也可根据本级机关授权和职权规定向下一级党政机关的相关业务部门行文。

党政各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级党政机关正式行文。

部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。

3．行文应当确有必要，注重效用。行文要特别强调必要性，要注重公文的实际效用，坚决克服“文山”现象和效用不大的弊端。

（三）行文注意事项

1．不要多头主送和忽视抄送。公文行文应选准主送机关，因为这关系到公文能否得到及时的处理。上行文，一般只写一个主送机关，不要多头并送，以免受文机关责任不明，相互推诿，甚至使公文搁置沉压而延误工作。

公文在写明主送机关的同时，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。但“请示”，不得抄送其下级机关，因为请示事项在未获上级机关批复前，还不能有效地办理。对下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关，使上级机关及时了解情况，予以指导。上级机关向受双重领导的下级机关的行文，必要时应同时抄送受文机关的另一个上级机关。

为控制文件数量，减少“文山”现象，抄送范围应加控制，不要滥抄滥送，可抄送可不抄送的则不要抄送。

2．一般应一文一事。公文行文要求一文一事，这是加快公文运转速度，提高办事效率的重要保证。一文一事合乎办事程序和公文运转要求。一文数事，不仅影响公文主旨的鲜明突出，而且在公文承办时因涉及多个部门而造成辗转、牵扯，影响办文的时效。此外，还不利于公文的立卷归档和查阅。“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请示事项。

3．同级机关可联合行文。行文内容如涉及几个机关，可以联合行文。根据《党政机关公文处理工作条例》第十七条规定：“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”联合行文应当明确主办部门。

4．关于报送“请示”、“意见”和“报告”。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

5．注意特殊行文。有些公文经批准在报刊上全文发布，应视为正式公文行文，要依照执行。

三、公文语言的运用

公文语言是一种规范化的实用语言。要运用好公文语言，必须重视以下几个问题：

（一）公文语言的特点

1．实用性。公文语言是一种实用性语言，重在准确地传达发文机关意图，有效地处理实际公务。它不像文学语言那样，是描绘性的表现审美意象和艺术情感的。

2．所指性。公文语言必须准确传达公文的实际内容和对象，它所用的语词概念及其内涵能被社会群体共同认可和统一理解，它所指的含义即实际事物的含义，具有词典上的意义。公文语言不是文学语言。文学语言具有“能指性”特点，即一个词往往不是一个词而是一个信息束，包括有引申义、想象义、比喻义等，能够传达丰富多样的审美信息，具有“言外之意”、“味外之旨”。

3．陈述性。公文语言是一种朴朴实实、语意明确的陈述性语言，具有“显性”作用。其词、句运用呈线性逻辑组合关系，它用概括说明和直笔述说来交代事项。不像文学语言那样是一种具有“显象”功能的描绘性、情感性语言。

4．规范性。公文语言是规范化的书面语言，严格遵循语法规则和组合规则。为使行文庄重，不用口语、方言、俗语。不像文学语言那样强调独创的个性化语言。

（二）公文语言的要求

1．真实准确。这是公文语言的基本要求。真实是指公文的内容材料客观、可靠，不虚饰编造，人、时、地和统计数字等都确实无误，并以相应的语言加以表述。准确是指公文用词遣句既有明确的含义，又合乎语法规范，甚至标点符号都要十分妥帖。公文语言要准确地表达思想内容，必须辨别词义的轻重（如损失严重、损失惨重），词义范围的大小（如事情、事件、事故），词义的褒贬情感色彩（如果断———褒义词，决断———中性词，武断———贬义词）。公文语言做到既真实又准确，才能有权威性和说服力，才能有利于运行和执行。

2．简明朴实。公文语言是一种陈述性、说明性语言而非描绘性语言，讲究简明朴实。简明是智慧的灵魂。为了提高办文效率和克服“文山”现象，公文应以最经济最有概括力的语言文字表述丰富的内容，言简意赅。公文语言要做到简明，一是要突出主旨和重点内容，力戒空话套话，防止穿靴戴帽。二是要要言不烦，干净利落，精练而无废话，避免冗繁重复的字、词、句、段。三是要做到明白晓畅，质朴无华，力避晦涩和令人费解的生僻词语；词义的明了要限于所说，不能模棱两可或混杂别的意思，做到叙事以自然的社会的关系为常规，说理以因果的逻辑的关系为常规。

3．严谨庄重。公文语言的严谨，是指公文述事说理严密周全，前后贯连，合乎逻辑，力求达到天衣无缝，无懈可击。要谨防自相矛盾和疏漏。

公文语言的庄重，是说用词遣句端庄持重，无虚饰浮滑之弊。由于公文是处理公务所用，代某一机关立言，有法定权威性和行政约束力，因此用语要做到严肃庄重。

除了上述的三点要求，公文语言在运用中还要注意文字书写的规范，数字、标点符号书写的规范等问题。

（三）公文语言运用的方法

1．词语选用因文而异。公文词语的选用严格受到语法逻辑的约束，一般应采用常规的方法，但又要因文而异。

首先，不同性质的公文，对词语和句式有不同的要求。指挥性公文如命令、指示、决定、通知等，由于政策性、指导性强，因此要多选用概括性词语，但要防止出现官僚主义、居高临下的生硬的词语。公布性公文如公告、通告等，由于周知性强，因此要选用说明性词语，文字简明扼要，力求通俗化。报请性公文如报告、请示等，由于是向上级机关报告、请示，因此要选用陈述性和说明性词语，恳切明白。通联性公文如函等，是机关之间联系工作、沟通信息用的，因此要选用商洽性、征询性词语，不亢不卑，以诚相待，措辞得体。

其次，在下行文中多用能愿动词和带动词性宾语的动词。公文原则性强，选用词语必须明确表示应该怎样，不应该怎样，因此要多用“要”、“可以”、“必须”、“应当”等能愿动词。也常用“加以”、“予以”、“给予”、“严加”、“严禁”等带动词性宾语的动词。如：“对于违反居民身份证管理的行为，情节较轻的，应当给予批评、教育；情节较重，构成违反治安管理行为的，依据《治安管理处罚条例》予以处罚。”

2．广泛使用公文惯用语。公文惯用语，是公文中经过不断发展变化沿袭下来的习惯用语以及定型化、规范化的语言格式，保留一定的文言成分。

公文惯用语主要有：

（1）开端用语：根据、为（为了）、按照（依照、遵照）、兹因（兹有、兹定于）、欣值、顷接、现将、鉴于等。

（2）称谓用语：第一人称用本、我；第二人称用你、贵；第三人称用该、他等。

（3）引叙用语：前接（现接、近接）、近悉（欣悉、敬悉、惊悉）等。

（4）经办用语：经、兹经、业经、责成、现经、拟定等。

（5）承启用语：为此、据此、对此、有鉴于此、答复如下等。

（6）期请用语：请（恳请、拟请、即请）、希（恳希、务希、尚希）、望、盼（切盼）等。

（7）表态用语：同意、可行、不可、照办、迅即办理、现予转发等。

（8）结尾用语：此（复、令、布）、特此（通知、通告、公告、函复、函达）、为（要、盼、感、荷）、希（研究执行、贯彻执行、遵照办理、参照执行）、“以上报告，请审查”、“以上意见当否，请批复”、“敬请函复”、“此致敬礼”等。

3．大量使用“的”字结构。“的”字结构是由词或词组加“的”构成，相当于一个名词。公文中的“的”字结构，大都由动词性词组加“的”构成，并常作介词“对”、“关于”的宾语，构成介词结构。例如：“地方各级人民政府所做的减税规定，都要逐项审查。凡违反税法规定和超越权限的，要立即纠正；在管理权限以内减免税不当的，也应停止执行。”“对掺杂使假单位的主管人员和直接责任人员，以及支持、包庇、纵容掺杂使假行业的领导人与责任者，要给予行政处分；对情节严重构成犯罪的，要及时移送公安、司法机关依法查办。”

使用“的”字结构，使语言能产生简明的效果。

4．科学地选择句式和运用修辞手段。根据公文内容表达需要和语体特点，公文基本上采用主谓句。主谓句中有较多的长句，而长句的构成有几种方式：

（1）用介词结构作修饰语。通常有两种情况：一是标题中用介词结构，如《× × × ×关于× × × ×的通知》。二是正文中用介词结构。常用的介词有为了、对于、根据、依照、自从、在、由等，如“为了充分调动饭店职工的积极性，在不断提高服务质量、努力增加经济效益的前提下，要不断改善职工的福利待遇”。

多用介词结构，能够使句子表意更为严密。

（2）用并列成分。在公文句子的各个位置，可以用并列成分，使语言简约。如：“但最近几年来，在农村出现了重化肥轻有机肥、重用地轻养地、重产出轻投入的倾向。”

（3）用并列复句和递进复句。公文语言里的联合复句，两个或两个以上的分句之间不分主次，并以并列关系、递进关系的复句为多。并列关系的复句，分句之间分别说明几件事或几种情况，用关联词“既… …又”来表示。递进关系的复句，后一分句比前一分句更进一层意思，用关联词“不但… …而且”来表示。

公文的句型一般用陈述句、祈使句，不用感叹句、疑问句。

公文的语言运用，还需运用一定的修辞手段。但为了保证公文的准确性，避免虚浮失实，一般只用比喻、对比、排比、对偶等少量的修辞格，而不能用夸张、比拟、反语、双关、象征等修辞格。