会议纪要的写作

第四节　函、会议纪要的写作

一、函

(一)函的含义

《国家行政机关公文处理办法》规定:函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函是公文中为数不多的平行文。

理解函的定义时，关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。一个系统内部的平级机关是不相隶属机关，这个容易理解;另外，凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文(个别晓谕性的通知例外)，级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准，都要使用“函”这种平行文体。

(二)函的特点

1.平等性和沟通性

函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。

2.灵活性和广泛性

函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位;党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。函的内容和格式也比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用得十分广泛。

3.单一性和实用性

函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多阐述，不重务虚重务实。

(三)函的分类

1.公函与便函

公函是正式的公文，像一般公文一样，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，总之，严格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。我们在本章介绍的，主要是作为正式文件的公函。

2.发函和复函

主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函，但有时可以灵活处理。如上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用函虽然不为错，但最好用答复报告。再如，对下级机关的请示，上级机关的办公部门(一般与下级机关在级别上是平级的)在接到授权的情况下，可以给予答复，但不能使用批复，只能用函的形式。

3.商洽函、询问函和请批函

按内容和目的分类，函可以分为多种类型。主要是商洽函、询问和答复函、请批函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。

(四)函的写作

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活性。作为正式的公函有其规范性。一般由标题、主送机关、正文、结语、落款五部分组成。

1.标题

标题一般由发文机关、事由和文种组成，如“国务院办公厅关于出国举办经济贸易展览会审批管理工作有关问题的函”;有时可以省略发文机关。

2.主送机关

指受理公文的机关。

3.正文

一般由开头、主体、结尾组成。

(1)开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引述来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

(2)主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

(3)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准等。

4.结语

通常应根据函询、函告或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

5.落款

包括署名和日期。即写明机关单位名称和成文时间，并加盖公章。

(五)撰写函应注意的问题

(1)要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是与平行机关或者是与不相隶属的机关行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。

(2)要注意函时效性的要求，特别是复函更应该迅速、及时。用于答复问题的函，要有问有答，语气肯定，不能模棱两可。

【例文阅读】

大连化学物理研究所关于建立全面协作关系的函

大连理工大学:

近年来，我所与贵校在一些科研项目上互相支持，互相帮助，取得了一定的成果，同时也建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在科学研究、学术思想、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，为此，特提出如下意见:

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。

二、根据所、校双方各自人员配备情况，贵校在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。

三、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。

四、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。

特此函达，希研究见复。

大连化学物理研究所(盖章)

二○一○年五月一日　

【例文评析】

这是一份普通函件，是没有隶属关系的两个单位之间为了商洽工作而进行沟通的行政公文，内容单一，即建立全面协作关系。行文直陈其事，不枝不蔓，用简洁得体的语言把需要协作的内容告诉对方。全文结构清晰，在开头和正文之间用“特提出如下意见”过渡，用“特此函达，希研究见复”结束，规范严谨。

【例文阅读】

国务院办公厅关于青海西宁经济技术开发区的复函

青海省人民政府:

你府《关于申报西宁高新技术产业开发区为国家级经济技术开发区的请示》(青政发〔1999〕187号)收悉。经国务院领导同意，现函复如下:

一、同意在西宁高新技术产业开发区基础上建立的西宁经济技术开发区为国家级经济技术开发区，实行现行的国家经济技术开发区的政策。

二、西宁高新技术产业开发区分东、西两片，东片北至果洛路，南至南山路、凤凰山路，西至湟中路、享堂路，东至民和路;西片北至海晏路，南至解放渠，西至海湖路，东至新宁路。东、西两片规划范围总用地4.4平方公里(其中东片用地2.4平方公里，西片用地2平方公里)。

三、西宁高新技术产业开发区的建设和发展，纳入西宁经济技术发展的总体规划，建设发展资金由你省自筹解决。

四、西宁高新技术产业开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术方针，积极改善投资环境，逐步完善综合服务功能。

五、要加强领导和管理，促进西宁高新技术产业开发区各项工作的健康发展。

国务院办公厅(盖章)

二〇〇〇年七月三日

【例文评析】

这是答复函。即来文并不是“申请函”，而是下级写给上级的一份“请示”。对待来自下级的“请示”批复的问题，在实际工作中往往有两种情形，一种是由上级用“批复”做答，一种是由上级单位的办公部门来回复，由于办公部门与这些请示单位往往是平级，所以采用“函”这个平行文种批复，而不是使用用于答复下级请示的“批复”。例文格式得体、内容简明、用语谦和，符合函的写作要求。

二、会议纪要

(一)会议纪要的含义

《国家行政机关公文处理办法》规定:会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

会议纪要产生于会议后期或者会后，属纪实性行政公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。会议纪要的作用是对上可以汇报工作，对下可以指导工作，对平级可以互通信息。有些会议纪要需经会议讨论通过并签署，如协调性会议纪要，但大部分会议纪要是在会议结束后为了传达会议精神而拟写的。

(二)会议纪要的特点

1.纪实性

会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和会议议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

2.提要性

会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。

3.指导性

这一特性包含两层含义:一是会议本身的权威性;二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而会议纪要一经下发，将对有关单位和人员的工作产生约束力，具有指导作用。

4.备考性

一些会议纪要有时不是为了贯彻执行，而是要向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用，可作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

(三)会议纪要的分类

1.办公会议纪要

记载和传达领导的办公会议决定和议定事项。如其中涉及有关部门的工作，可将会议纪要下发，并要求其执行。

2.工作会议纪要

用以传达重要的工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。

3.协调会议纪要

即用于记载协调性会议所取得的共识及议定事项，对与会各方有一定的约束力。

4.研讨会议纪要

即记载研究讨论性或总结交流性会议的情况。这类会议纪要的写作要求全面客观，除反映主流意见外，如有不同意见，也应加以整理写进会议纪要。

(四)会议纪要的结构与写法

会议纪要由标题、正文两部分组成。

1.标题

一般有以下几种写法:

(1)办公会议纪要标题。根据《国家行政机关公文格式》规定，办公会议纪要可以使用特定格式，以“×××××(发文机关名称)办公会议纪要”作为发文机关标识，不再写标题。

(2)工作会议纪要标题有两种写法:一是由主办机关名称、会议名称和纪要组成，如《××省人民政府关于解决××××问题现场办公会议纪要》;二是由会议名称、纪要组成，如《全国教育工作会议纪要》。

(3)双边或多边联席会议纪要的标题写明会议主题，再标明“会议纪要”，如《关于香港政府资产和负债交接安排问题的会议纪要》。

(4)学术会议纪要的标题有两种写法:一是由会议名称和“纪要”组成，如《全国切削刀具技术研讨会纪要》;二是正副标题式，其中正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种，如《抓住机遇，扩大开放——沿长江五市对外开放研讨会纪要》。

2.正文

正文由前言、主体、结尾组成，具体内容因会议纪要类型而异。

(1)前言。一般应写明会议概况，包括会议的名称、时间、地点、召集或主持会议的单位、会议主席(或主持人)、出席会议的单位和主要领导人、在会上作主要发言的单位及发言者的姓名、职务、会议讨论的主要议题和进行的主要活动、会议的基本成果等。然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述(纪要)如下”进行过渡。

(2)主体是写作的重点，应当准确、全面地反映会议的主要精神和议定事项。写作方法主要有以下几种:

①概述式。这种写法是对会议的基本情况、讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等)进行概括阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

②分列式。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要精神和议定事项归纳成几个方面，每一方面可列出小标题或编上序号，逐项叙述，条理清楚。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

③提要式。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。一些重要的座谈会纪要，或某些根据上级机关布置需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

(3)结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求。有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。有的会议纪要应当在结尾处感谢会议的东道主以及支持会议的单位。

(五)会议纪要的写作要求和注意事项

(1)要抓住要点，突出纪要性特点，突出会议的中心和重点，归纳整理会议要点要简明扼要，不要面面俱到，记流水账。

(2)要实事求是，反映会议的各项内容要真实、准确。要善于收集和运用会议材料，并在此基础上真实、客观而又全面、概括地反映会议内容。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数人意见中的合理部分，也要注意吸收。

(3)层次要分明，条理要清楚。不管哪种写法，纪要的层次除可利用小标题、序号表示外，还可以使用“会议决定”、“会议同意”、“会议听取”等惯用词语表示层次。

(4)语言准确简洁，使用固定的惯用词语。会议纪要通常用“会议”或“代表”为第一人称。常用的词语有“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议要求”、“会议决定”、“会议号召”、“会议讨论”等。

(5)会议纪要写成后，可由会议主办单位直接印发，也可由上级领导机关批转。有的会议纪要还可由会议主办单位加按语印发。

(六)会议纪要与其他文种的区别

1.会议纪要与会议记录的区别

(1)内容不同。会议记录是会议情况的原始记载，忠实地记录会议的议题、发言与进程，实录会议内容;会议纪要是对会议进行综合与概括，反映会议的基本风貌和精神，向有关机关传达会议精神和议定事项。

(2)形式不同。会议记录只是原始材料，不是文章，属事务文书;会议纪要则是在记录的基础上进一步分析、综合、提炼加工制成的文章，是法定行政公文。

(3)功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档备查;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

2.会议纪要与会议简报的区别

(1)作用不同。简报主要反映和通报会议有关情况，一般没有什么约束力;会议纪要则有一定权威性，对工作有指导性和约束作用，可以作为依据参照执行。

(2)内容和写作方式不同。简报可以对所写事件发表评论;会议纪要则必须忠实于会议情况，客观叙述，不能进行评论。

(3)篇幅长短不同。简报要求文字简短，一事一报，分期报道，汇总报道;会议纪要则不受文字长短的限制。

3.会议纪要与会议决议的区别

(1)内容不同。会议纪要的内容可轻可重，决议的内容则是重要问题或重大事件;会议纪要可以反映会议上的不同观点，决议则只能反映多数人通过后形成的统一观点和决定;会议纪要可以同时写不同方面毫无关联的几项决定，决议则只能写某一个问题。

(2)形成过程不同。会议纪要是根据会议情况写的要点，只要有关负责人审阅同意后就可以定稿;决议则必须经过与会者表决，按法定程序通过后才能生效。

(3)所起的效力不同。会议纪要的要求相对原则，主要起引导、指导或参照执行的作用;决议一旦形成，有关方面必须严格执行，权威性更强。

【例文阅读】

关于信息化工作有关问题的会议纪要

湘府×〔2002〕38号

4月8日，省委副书记、省长、省信息化领导小组组长张云川主持召开会议，专题研究信息化工作有关问题。省委副书记、常务副省长周伯华，省委常委、省委政法委书记周本顺，副省长郑茂清出席了会议，省信息化领导小组成员单位负责人参加了会议。会议学习了朱镕基、胡锦涛、李岚清同志在国家信息化领导小组第一次会议上的讲话，听取了省信息产业厅的工作汇报。

会议指出，我省信息产业发展很快，已成为全省新的经济增长点。推进全省信息化要与推进我省工业化、农业产业化和城镇化结合起来。

会议研究议定了以下意见:

一、近期全省信息化工作的主要任务是:加强调查研究，加强协调，加强督促检查，搞好统筹规划，抓好信息安全测评的认证和资质管理，起草和制定地方性法规、标准，管好无线电频道。

二、信息化工作要突出工作重点。一是要突出企业信息化。工业、服务业尤其是制造业，要在计算机辅助设计、计算机辅助制造、企业资源管理、客户管理等方面进一步推广应用计算机技术。大中型企业要将信息化纳入总体规划，提高企业核心竞争力。信息化重点要从生产环节抓起，促进生产力发展。二是要把信息产业作为我省工业化和高科技领域一个十分重要的产业来抓。三是要发展电子政务，搞好信息资源开发，尽快制定电子政务建设的总体框架和实施意见，制定统一的标准，规范管理体制。加快建立社会保障信息系统，发展远程教育。

三、省政府信息化工作办公室对电子政务和政府投资的信息工程项目要在技术论证方面把好关，尽快提出全省信息安全保障体系的总体框架和逐步实施计划。按项目搞好论证，属省里重点项目，政府给予必要的经费支持。

四、抓紧组建省信息化专家咨询委员会，建立有权威的技术咨询机构。

五、原则同意《湖南省信息化领导小组工作规则》和《湖南省人民政府信息化工作办公室职责》，同意省政府信息化工作办公室起草的以信息化带动工业化、加快推进我省工业化进程的实施意见，同意召开全省信息化工作会议，同意增加赵湘平、贝兴亚、缪曼聪为领导小组成员。

【例文评析】

会议纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，以便于会议决定能够得到完整准确地传达，会议议定事项得以具体落实。该会议纪要对会议情况的叙述简明扼要，对会议精神的阐述条理清楚，观点鲜明，事项明确。

【思考与训练】

1.会议纪要与其他公文比较有什么特殊之处?

2.海宁市司法局杨可同志自1996年从西南政法大学法律专业毕业分配到该市工作以来，一直吃苦耐劳，工作取得显著的成绩，被评为先进个人，是全市的优秀法律工作者。但其妻顾永红却在滨河司法局工作，夫妻两地分居，家中有老母亲和6岁的儿子需要照顾。局领导了解这一情况后，同意将顾永红调入海宁市司法局。请你以海宁市司法局的名义拟写一份商调函。

3.收集某一会议材料写一篇会议纪要。