会议纪要写作的基本要求

第四节　会议纪要写作的基本要求

一、注意与其他文种的区别

会议纪要在使用中的主要问题是文种混淆。与之相似或相关的文书主要有会议记录、会议简报、会议决议、会谈纪要等，为了不致误用文种，应认真加以辨析，防止发生混淆。

会议纪要与会议记录，虽然都要求如实地反映会议活动的情况和结果，但会议记录无论是详记还是简记、摘记，都是原始记录，与会者怎么说就怎么记，不能人为增减。会议纪要则是在会议记录基础上，通过执笔人（依据会议宗旨）的分析综合，去芜取精，按一定的逻辑顺序加工而成，一般来说已形成文章。

会议纪要与会议决议虽然都能反映会议议决事项，但决议通常只反映多数人的一致意见和观点，有人有不同意见，在决议里一般不反映；会议纪要则要求将会议上有代表性的各种观点和意见，都一一如实反映出来，特别是情况型和消息型纪要更是如此。

会议纪要和会议简报，虽然都是反映会议情况的，但会议简报只反映会议某个阶段或某个方面的情况；会议纪要则要全面系统地反映会议情况和会议精神。简报可以定期不定期编发，纪要则一次会议一般只能产生一份。

会议纪要和会谈纪要，虽只一字之差，且都是反映会议情况的，但会议纪要是根据会议宗旨和讨论内容，参照会议记录，扼要记述会议情况，重点阐明会议基本精神；而会谈纪要常常需要通过会谈双方或诸方反复磋商以后才能述诸文字。这种把会谈结果以书面形式载录定约的文件，对与会的各方在一定范围、一定时间内具有凭据效力。会议纪要通常由会议主办单位拟就，目的是议后有文，贵在行（即遵守和执行）；而会谈纪要一般由各方共同草签，用意在笃诚不二，重在信（即凭信）。而且会谈纪要一般都是各方必要准备，常常是过渡性的文件，这一点也与会议纪要不同。

二、明确会议宗旨，突出中心

一次工作会议，涉及问题很多。在写会议纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。

一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来；对有分歧的意见，研讨性质的会议可写进会议纪要中去。

三、讲究用语，注意条理

要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等。下发的会议纪要，则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。

要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来；而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，分类归纳，层次清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。当然条理化、理论化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。

四、忠实于会议精神，做好记录

会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在书写当中，感到有的地方必须有所增减时，要经主要领导同志同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。

会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。