通知写作的基本要求

第四节　通知写作的基本要求

通知虽是应用广泛的一种文种，但并不意味着很容易写，要写好通知必须把握以下要求：

一、要讲求实效，切忌滥发通知

通知使用频率较高，滥用情况也时有所见。一是超越职权范围，给不相隶属的机关发文。如某市工商行政管理局给在该市的高等院校（包括中央部属和省属院校）发通知，限定某月某日到该局开会，并要带上指定的材料。这实际是越权的行为，有什么事要商洽，发个函就可以了。二是混淆公文与事务文书的界限，如有的把向公众告知的“启事”等写成“通知”。三是不分上下左右随意发通知。“通知”属下行文，主送单位是下级机关，平行或不相隶属的机关需要了解的，可用“抄送”形式，对上级不能下“通知”。四是有时与通告混淆，把有些本应是通告的写成通知，或者反过来。因此认真辨析通知与通告是很有必要的。从受文对象看，通知的对象一般是机关，通告的对象是社会公众。从行文要求看，通知则主要是要求遵守或周知。从公文的意义上看，通告的事项具有普遍意义，而通知的事项只局限于受文机关的知照或执行。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发文的数量，做到量度适中。实践中，有些机关不分巨细，逢事必发通知，以致过多过滥，有损通知的严肃性。因此，必须明确行文的目的，明确通知的内容、写作范围和对象、针对什么问题、解决什么问题，有针对性地写好通知。

二、要具体明确，切忌阻滞含混

发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此，在写作时必须做到主旨明确，要求具体，结构严谨，用语通畅，令人一目了然。同时，在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本部门的实际情况；否则，就会从根本上损害通知的质量和效用。

三、要表述准确，突出中心

通知的内容要表述准确，突出中心，以便遵照执行或周知。表述准确，首先就是要对受文单位的名称必须书写规范，或全称，或采用规范性的简称，不得乱造名称或使用不规范的简称。其次要详细说明通知的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，要做到周密、准确，以便受文单位遵照执行。突出中心，就是要抓住主要内容，抓住主要内容是写好通知的关键，只有这样，才能在面对不同种类、不同规范样式的通知时，能做到重点突出，详略得当，条理清晰，逻辑严密。

四、要及时行文，切勿延误

通知行文一定要迅速及时，以便下级单位抓紧安排，必要时可用“紧急通知”；否则会延误工作，造成不必要的损失。对重要事项的通知，不仅要及时，而且要用“重要通知”的文体样式，以达到行文的目的。