批复写作的基本要求

第四节　批复写作的基本要求

批复写作一般要注意以下基本要求：

一、注意与其他文种的区别

1．首先要注意批复与批示的区别

批复和批示两者之间从含义到内容、形式上都有很大的分别。

第一，批复是一种公文，是针对下级请示性公文内容而作出答复的文件，批示则只是一种文字材料，是有关负责人在处理机关工作时作出意见、决定和具体安排的书面文字。批示不仅可以在处理请示时使用，还可以在处理其他公文时使用，甚至在处理机关日常工作时也常使用。

第二，批复的内容对受文者有较强的约束力和强制性，批示的内容对受文者往往只有一种知照或参考的使用。

第三，批复是一种专用性很强的下行公文，批示则是在处理公文或其他公务中的一个程序形式。也就是说，批复是一种带有权威性和约束力的公文，批示是一种还未形成公文的文字。比如，下级机关发来请示时，受文机关的领导人可以用批示把文件分送给有关部门或有关人员承办，承办人员拟制的公文稿须通过审核、签发等程序后，才成为批复。因此，批示可能是有具体意见和要求的文字，也可能是没有具体意见的文字，常常作为一道程序或一个必经的环节在办理公务中起转达的作用。因此，现行的《公文办理办法》中，没有把批示列为正式的公文文种。有时机关负责人的批示较为明确、具体，承办人员没有什么需要补充时，也可以把批示的内容作为批复的内容，但应按处理公文的规定和要求以批转性通知的形式发布。有些批示确需原文传达给下级机关阅读时，可用参考、参阅等形式发布。

2．其次要请注意批复与指示、通知的区别

批复也不同于指示、通知等一类公文。指示、通知等是上级机关主动制发的，批复则是被动制发的，内容和受文单位都是有针对性。所以撰写批复时应一个请示一个批复，不涉及请示以外的其他事项。批复的内容是下级机关处理问题、进行工作的依据，所以要明确答复，当行则行，当止则止，不能含糊其辞、模棱两可，以免贻误工作。有的批复不单要态度明确，还要有具体要求，涉及其他机关部门时，则要将原请示和报告附在批复后面，以便有关单位知道请示的内容和遵照批复办理。

3．最后要注意与批转性通知的区别

因为批复是针对请示的，而且请示要求一事一文，所以批复都是比较具体的，亦一事一批复。前文提到，有些重要批示带有普遍意义，有时也可批转下级机关，但行文变成了批转性通知。批转性通知和批复还是有区别的。从文件结构看，批复是上级对下级请示事项的回复，发文时不再附请示原文，只标明来文字号和标题即可，而批转性通知则是要将来文一并转下去的。从批示的内容看，批复具有专向性，即一事一批，简洁明确。批复中有时也可提出一些要求，但一般对非请示单位不产生直接影响，也不必仿行遵办。而批转性通知的批语，则具有广泛的指导意义，不单是对被批转文件的答复，而且也是对所有受文单位的指示。

二、行文要有针对性

批复是针对下级上报的请示而制发的，因此，它们的内容必须与后者所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。在写批复时，首先要引请示的来文时间、标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然地联结在一起；然后根据所提请审批的事项，亮明态度，作出或同意、或不同意的表示，凡属同意一般不必再写理由。

批复的行文对象是来文请示的单位，中间转报的请示，批复时应行文给转报的机关，不可越开转报机关将批复主送给被转报的单位，也就是说批复不可越级行文。当批复的内容具有普遍指导意义拟抄送给其他下属单位时，也只是抄送给直属的下一级机关，一般不再扩大。

批复应坚持一文一项的原则，假若一个单位的数份请示或数个单位同一内容的请示是在同一个办公会议上审批的，也应坚持一文一事、分别批复，而不应在一份批复中包括数份请示的内容。

三、灵活运用结构形式

要根据批复内容的不同及文字的多少，采用不同的结构形式。

核准性和答复性的批复，多采用篇段合一的形式，即通常只有一段文字，这一段就是一篇。指示性的批复，多采用撮要分条的形式，即先写一个独立的开头，用非常简明的文字说明批复的缘由和依据，表明态度；然后再分条进一步提出要求。

四、回复要迅速及时

请示与批复是一对文种的必然组合，也就是说，有一份请示就应有一件批复。在实际工作中我们时常看到，有的请示上报后，由于上级不同意请示的内容，所以就没有下批复；而采用口头请示的内容，也没有下批复，而是采用口头说明情况的办法予以解决，这种办法不可取。按照办文规则，不管请示的事项同意与否，都应明文作出批复，而且要及时作出回复。因为下级是在遇到无法解决的问题时制发请示的，如不及时答复，必然造成损失。在具体工作中对请示件的批复，分为即时办复和限时办复两种，就是对简单明确的请示事项，收文之日立即批复；对比较复杂的、需要经过研究的请示事项，在一定期限内批复，但一定要防止久议不决，拖延批复和不批复。