意见写作的基本要求

第四节　意见写作的基本要求

意见是灵活性强、应用广泛的一种公文，要写好意见必须掌握以下基本要求：

一、明确意见使用的情境

为了准确使用意见，就要把握意见的含义，把它与其近似的请示、指示、指示性的通知及函严格区别开来。

向上行文，凡属要钱、要物、要机构、要编制、要干部、要出境出国等问题时，要用请示而不能使用意见。意见与请示的本质差别在于它向上级要的不是人、财、物等“硬件”，而是政策、办法等“软件”。

向下行文，凡属阐明工作指导原则，而不去较多较细地讲道理、交办法时，应用指示而不用意见；虽也系工作中的重要问题，但不需作较多理论分析，且对下级规定性较强、要求性很具体的，应用指示性通知而不用意见。

不相隶属机关之间相互行文，对涉及某一重要问题所提的见解和处理办法，如属供对方参考而不需要回复时，应用意见；反之，则要用“函”。

二、注意意见与其他文种的区别

意见不同于决定。一般说来，决议具有决策性，决定具有指挥性；而意见只具有指导性。决议、决定所形成的决策、指令等，下级行政机关必须不折不扣地无条件执行；而意见则不同，它要求下级行政机关结合本部门、本地区的实际参照执行。决议、决定重在宏观指挥；意见则重在微观指导，它是对某项具体工作的实施安排和处理办法。

意见不同于通知。意见和通知在行政公文中使用频率极高，但通知具有很强的指导性、决定性、不可更改性，其内容要求办理和执行；而意见则带有弹性，往往是出现了新情况、新问题而经验尚不足、条件尚不成熟，故其内容具指导性、选择性、灵活性。通知必须执行、办理；而意见则可以根据实际情况和政策允许，独立自主、灵活机动地加以运用。

意见不同于请示、报告。请示必须一文一事，一事一中心；而意见则可以用于涉及面广、关系到方方面面需要解决的问题或需要向有关部门、单位请求配合、协调。请示的请求性较强，有些请示主要就是交代请示的理由和请示的事项；而意见则主观能动性较强，它可以针对具体事项、问题提出具体的看法或主导意见，留有让上级选择的余地。

报告尽管也可以向上级行政机关汇报情况、提出建议，但其提出的建议一般是原则的、参谋性的；而意见所提出的建议则是具体的、实在的、可施行的。报告中尽管也有建议的内容，但其主体是向上级汇报工作或反映情况；而意见中建议则是其主要内容，是写作中的重点。

三、意见用语要恰当

由于意见的行文方向不同，其用语也截然不同。上行的意见，要使用下级对上级汇报见解、陈述办法的语气，如“我们考虑”“我们认为”“我们建议”“我们要求”“我们意见”及“请”“敬”“望”等。下行的意见，则较多使用一些带有祈使语气表示肯定或带有禁止语气以示否定的指令性语气。平行的意见，要使用平等协商的语气，多用商量、谦恭的语句，以争得对方的理解与支持。

四、行文要及时、具体

意见多属根据实际情况为解决现实工作中亟待解决的问题而提出来的，因此，意见行文的及时性对意见的价值具有重要的影响。错过了时机，再好、再恰如其分的意见也会失去其应有的作用和意义。

所谓具体，就是结合实际，切实可行。从实际出发，实事求是。要恰如其分。意见的提出既要根据实际需要，又要考虑可能。

五、把握意见内在结构

写意见不同于写请示、情况报告、周知性通知与函，这几个文种在内在结构上，并不要求首先要提出问题、随即分析问题、然后要解决问题。因为有的请示和通知，基本是提出—解决问题的单一内在结构形式；一些情况报告，往往是提出与分析问题，而不存在什么解决问题的内容。但意见不同，特别是下行的意见，不仅要提出问题，而且要对问题作出深刻的分析，并在分析的基础上，有针对性地提出解决问题的完整想法。也就是说，意见的内在结构必须是提出—分析—解决三个问题的珠联璧合，缺少其中任何一个问题都不符合意见写作的内在规律。因此，意见写作要层层深入、环环相扣、脉络清晰，表达清楚。