制发会议纪要

任务四　制发会议纪要

学习目标

能力目标：能根据会议纪要拟写格式、要求和发文流程，制发会议纪要。

知识目标：掌握会议纪要的写作格式、特点和写作要求，熟悉会议纪要发文程序。

任务描述

为了向公司各部门传达此次新产品订货会的情况，总经理刘××要求秘书张×立即拟写会议纪要并印发给各部门。张×接到任务后，开始忙了起来。

●任务分析会议纪要是传递会议信息、传达会议精神的公文。秘书人员制发会议纪要，首先要拟写会议纪要，然后经领导审核后予以印发。在拟写会议纪要前，应仔细参阅会议记录和其他相关资料。制发会议纪要一定要符合公司公文印发程序要求。

基础知识

一、拟写会议纪要

(一)会议纪要的概念

会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要是在会议记录和其他会议材料基础上加工整理出来的，反映会议基本情况、会议成果、会议议定事项，可以用于向上级机关汇报会议情况，向与会代表、有关单位和下属机关分发，要求与会单位传达、贯彻、遵守和执行会议的精神。

(二)会议纪要的格式

会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上不用写主送单位和落款，成文时间多写在标题下方，也可写在文章最后。

1.标题

会议纪要的标题有单行标题和双行标题之分。

(1)单行标题：由会议名称和文种(纪要)组成，如《全省粮食工作会议纪要》、《市长办公会议纪要》;

(2)双行标题：正题+副题，正题说明会议的意义或内容，副题是会议名称和文种，如：《抓住机遇，扩大开放——沿长江五市对外开放研讨会纪要》。

2.正文

(1)开头

会议纪要的正文，在开头部分往往概括介绍会议情况，包括召开会议的意义，开会的时间、地点、名称、主持人、出席人、列席人及会议的主要议题等。

(2)主体

这是会议纪要的核心部分，主要说明会议讨论的具体问题，会议形成的意见或决定。这部分内容较为繁杂，一定要注意归纳、总结，安排好结构，才能使文章条理清晰。

根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

一是条文式，又称分类归纳式，就是把会议的主要内容分成几个大的问题，然后加上标号或小标题，分项来写。这种写法适用于大中型会议，或议题较多的会议。

二是综述式，又称概述式，就是把讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项，进行整体的阐述和说明。多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。这种写法适用于小型会议，讨论的问题比较集中单一。

三是发言记录式。即按照在会上发言的顺序，把每个发言人的主要观点和意见摘要出来。这种写法的好处是能如实地反映会议进程和各种观点，便于如实地反映发言人的不同看法和会议原貌。多用于座谈会和高层领导会议。发言记录式要写发言人的姓名，有的还要在名字后面的括号内写明其工作单位和职务。

(3)结尾

根据会议的实际情况，会议纪要的结尾可写可不写。下发的会议纪要可写出执行要求，研讨性会议纪要可提出会议的希望，也有的会议纪要把出席人名单放在结尾处。

(三)会议纪要的特点

1.内容的纪实性。会议纪要一般在会议结束之后制发。会议纪要是会议形成的记录性公文，它必须忠实于会议原貌，客观地、扼要地反映会议中心议题和议定事项。撰拟者不得在纪要中随意添加会议未曾涉及的内容或擅自修改与会者的观点，而且也不能对会议内容加以发挥，发表评论。

2.表达的提要性。会议纪要应客观如实地记载会议情况，但不是有闻必录。起草人应对会议形成的各种材料(如会议记录、领导讲话、大会发言和会议简报等)进行分析研究，归纳整理，提炼概括，在此基础上，提纲挈领地反映会议的主要精神和主要成果，并且表达上要条理井然。

3.功能的指导性。除凭证、资料作用外，多数会议纪要具有指示工作的作用。它要传达会议情况和会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。

4.称谓的特殊性。撰写会议纪要，常以“会议”表述主体。一般采用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议号召”等特殊的第三人称称谓表述形式，这对反映与会人员的集体意向起到很好的概括作用。

(四)会议纪要的发文流程

会议纪要可以上报，也可以下发，但它的发放范围比较窄，一般只发与会议纪要的内容有关的单位。

会议纪要的发文流程如下：

起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。

工作实例

总经理秘书张×根据会议记录、领导讲话、大会发言和会议简报等内容，撰写的会议纪要全文如下：

××公司2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会会议纪要

(2013年11月30日)

××公司2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会于2013年12月25日－27日在杭州国际会议中心举行。会上公司总经理刘××做了工作报告，对本年度工作进行了总结，对下一年度工作进行了部署，会上听取了与会代表的广泛意见，并达成了共识。参加会议的有来自全国各地的客户代表及本公司中层以上干部近150人。

会上，刘××总经理代表公司致辞，刘××总经理首先对光临会议的各级领导、各位来宾、各界朋友表示热烈的欢迎和衷心的感谢;接着，他对2013年公司生产、销售情况进行了简要的总结;最后，他衷心希望能和与会代表精诚合作，共创美好未来。

与会中国服装协会童装专业委员会副会长张××、北京××公司副总经理王××等分别讲话，他们表示将会一如既往地支持××，关注××的发展、关注××的产品，和香楠加强合作。

最后刘××总经理做专题报告，刘总经理首先对香楠公司2013年度童装产品生产情况作了报告，在报告中刘总经理介绍了××公司的基本情况，对××公司2013年在生产和销售方面取得的成绩以及在生产、经营方面存在的一些不足进行了总结。接着，刘总经理就2013年国内外童装产品形势进行了精辟的分。最后，他代表公司，向与会代表表示，一定加强管理，努力提高产品和服务质量，更好地为大家服务。

专题报告结束后，与会代表一起观看了公司自编自导自演的文艺晚会，并组织与会代表游览了西湖景区。

最后，公司与到会客户代表就2013年新产品订货情况进行了洽商，会上有50家单位明确了2013年的订货情况，并签订了供货协议，部分企业也达成了合作意向。

此次客户联谊会暨产品订货会全面总结了公司2013年度的生产和销售工作，并对2013年生产和销售工作进行了布置，提出了2013年公司工作的要求，明确了2013年公司生产销售的目标，解答了与会客户提出的关于产品质量和售后服务等方面的问题。为下一步做好生产个销售工作，打下了基础，做好了准备。

典型案例

为期两周的职工代表大会结束后，秘书李×马上着手会议纪要的制发工作。第二天，李×撰写后会议纪要后，就直接将会议纪要打印后下发到了公司各部门，并要求各部门将会议精神传达到每一位员工。没几天，公司上下议论纷纷，对其中涉及自身利益的条文感到非常不满。意见很快反映到了领导那里，领导把李×叫去问情况，李秘书一脸无辜。

●案例分析为完整、准确传达贯彻会议精神，使会议决定的事项得到认真落实，会后一般都会制发会议纪要。秘书在撰写会议纪要后，要交给相关领导审核以后，才能印发，务必使会议纪要如实客观地反映会议的精神。会议的印发范围应根据会议性质和纪要内容确定。会议纪要按印发范围和查看等级分发。上述案例中，李秘书显然没有严格执行会议纪要印发流程，即会议纪要没有交领导审核，也没有在确定印发范围的基础上，合理分发会议纪要，引起了不必要的矛盾。

训练项目

制发会议纪要

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握会议纪要的格式、特点和会议纪要的制发程序，能科学合理地拟写并制发会议纪要。

(2)实训背景。2005年4月6日上午，××市城南开发区管委会召开了办公会议，秘书邹××做了会议记录，具体如下：

××市城南开发区管委会办公会议记录

时间：2005年4月6日上午

地点：管委会会议室

主持人：李四(管委会主任)

出席者：杨××(管委会副主任)周××(管委会副主任)

李××(市建委副主任)张××(市工商局副局长)

陈××(市建委城建科科长)建委、工商局有关科室人员

列席者：管委会全体干部

记录人：邹××(管委会办公室秘书)

讨论议题：

1.如何整顿城市市场秩序;

2.如何制止违章建筑，维护市容市貌。

杨主任报告城市现状：

我区过去在开发区党委领导下，各职能单位齐心协力，齐抓共管，在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市秩序有一定进步，市场街道卫生管理也比较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多了起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆，一些建筑施工单位沿街违章搭棚、乱堆放材料，搬运泥土洒落大街。这些情况严重破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏，社会各界反应强烈。因此今天请大家来研究：如何整顿市场秩序?如何治理违章建筑、违章作业，维护市容?

讨论发言：

肖××：个体商贩不按规定，到指定市场经营，管理不力，处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决抓落实。要重新宣传市场有关规定，坐商收店，小贩收市，农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场。工商局会全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动我们再考虑。

罗××(工商局市管科科长)市场是到了非整治不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓，落到实处。只要大家齐心协力，问题是能够解决的。

秦××：(居委会主任)整顿市场纪律居委会也有责任。我们一定发动居民配合好，制止乱摆摊、乱叫卖的现象。

李××：(建委副主任)去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中施工单位不能乱摆“战场”。工场、工棚不得临街设置、更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施。今年有些施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这些违章作业严重影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装的过多，外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会召集有关施工单位召开一次会议，重申市府7号文件，要求他们限期改正，否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。

陈××：对犯规者一是教育，二是严肃处理，我们先宣传教育，如果施工单位仍我行我素不执行，那时按文件严肃处理。

周××：城市管理我们都有文件，有办法，现在是贵在执行，职能部门是主力军，着重抓，其他部门配合抓。居委会把居民特别是“执勤老人”都发动起来，按7号文件办事，我们社区就会文明整洁美观。

……

与会人员经过充分讨论、协商，一致决定：

1.由工商局牵头，居委会及其他部门配合，第一周宣传，第二周行动，监督落实，做到坐商归店，摊贩归点，农贸归市，彻底改变市场紊乱状况。

2.由管委会牵头，城建委等单位配合，对全区建筑工地进行一次彻查，然后召开一次施工单位会议，对违章建筑、违章工场限期改正。一个月内改变面貌。过时不改者坚决照章处理。

散会

主持人：(签名盖章)

记录人：(签名盖章)

二○○五年四月六日

(材料来自：http://wenku.baidu.com/view/bfbc7ce919e8b8f67c1cb938.html)

(3)实训内容。假如你是秘书邹××，请你①根据《××市城南开发区管委会办公会议记录》拟写会议纪要;②模拟会议纪要印发的场景，体现其程序要求。

知识链接

(1)会议纪要的种类

会议纪要的分类主要有两种分类方法。

一是从会议出席人员来划分，有全体会议纪要、办公会议纪要、例会会议纪要、工作会议纪要、联席会议纪要和座谈会会议纪要等。

二是从会议纪要的内容上划分，有决策型会议纪要、部署型会议纪要、务虚型会议纪要、研讨型会议纪要和协调型会议纪要等。

(2)会议纪要和会议记录的区别

会议纪要和会议记录都是对有关会议情况的反映。记录是纪要的基础，纪要是记录的概括和提炼。它们的区别主要有四方面：

①性质不同。会议纪要是法定行政公文;会议记录是机关单位内部用于记录会议发言的事务文书，属于记载性的文字材料。

②内容要求不同。会议纪要是经过整理加工的会议上达成的一致认识，是会议通过的有关事项;会议记录是会议发言的忠实记录，基本是有言必录。

③格式写法不同。会议纪要是行政公文它的规范格式，虽然与一般公文略有不同，但基本结构相似;会议记录没有统一格式，大多由各单位自定。

④作用不同。会议纪要有沟通情况，统一认识，布置工作和记载凭证作用;会议记录仅作为内部资料保存，是会议的原始材料。

(3)会议纪要的写作要求

①吃透会议精神。草拟者应自始至终总参加会议，仔细阅读会议报告、讲话、总结发言和会议记录等会议文件，并通过访谈等作深入调查研究，以便准确把握会议主旨，掌握会议动态。如撰写大型会议纪要，可在会议期间先草拟轮廓，再经逐步调整充实，提交与会者讨论修改。

②突出会议的中心和重点。“纪要”即综合、归纳、整理要点。“会议纪要”就是要反映会议的中心和要点，因而要根据会议材料，综合、归纳、整理出会议的精神、问题或事项，不要面面俱到，也不要记流水账。

③层次分明，条理清楚。会议纪要除可用小标题、序号表示外，还可以使用“会议决定”、“会议同意”、“会议听取了……”等惯用词语表示层次，以使条理清楚，层次分明，内容集中、明确。

④使用固定的惯用词语。会议纪要通常用“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议号召”等词语写出会议的主要内容。意见有分歧的，可用“部分代表认为”、“一些代表认为”等。要注意用词的准确、简明。

复习思考题

1.会议纪要的格式是怎样的?

2.会议纪要与会议记录的区别有哪些?