会议纪要概述

第一节　会议纪要概述

会议纪要原本属于一般事务文书，在各级机关已使用多年。在使用过程中，发现这一文种具有公文所应有的法定效用，如记载会议议定的重要事项和主要精神是要求与会单位共同遵守或执行的，同时，会议纪要也不同于客观记录个人发言的会议记录，不同于报道会议概况、会议内容等的简报，加之拟制会议纪要有统一的格式和制发程序，因此，1987年国务院办公厅在印发的《国家行政机关公文处理办法》中，将会议纪要列为正式公文文种。

一、会议纪要的适用范围

《办法》规定，会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。可见会议纪要的使用与会议有关，不分机关的性质与级别，各级各类机关均可使用。

会议纪要在各级机关使用频繁。平行机关或不相隶属机关遇到共同需要解决的问题，往往举行一个联席会议，把问题摆到桌面上共同协商，找到解决的办法，把会议议定的事项、规定等写成会议纪要，要求与会各单位共同遵守执行，作为日后检查、督促和约束各与会单位的法规性公文，具有规范性意义。有时上级机关召集所属下级单位共同就某项事情进行商谈，会议结束后，将会议决定整理成会议纪要，以公文的形式肯定会议议定的内容事项要点，赋予其权威性和约束力，以便于下属机关、部门和有关单位执行贯彻，同时作为以后遇到有关问题、纠纷时的处理依据。会议纪要的发布者一般是会议的召集单位，有时也用所有或几个主要参加会议单位的名义联合发布。

会议纪要一般都不列专门的主送单位，而是分送所有有关单位。会议纪要可以上传下达，也可以平行使用，通常都需要抄报各自的上级主管部门，主要传达到各自所属的下级机关、部门。所以，会议纪要的行文关系兼有上行、下行和平行的特征，但是对与会单位和有关单位有一定的指导性、规范性和宣传教育、交流情况的作用。

过去，会议纪要主要是以公文附件的形式公布，现在会议纪要已被赋予法定公文的权威性和独立地位，可直接作为正式公文向外发布。

二、会议纪要的特点

会议纪要是在会议过程中产生的，因而，会议纪要具有不同于其他公文文种的特点：

1．指导性

会议纪要集中地反映了会议的精神实质，是与会者的看法和意见，对工作有一定的指导作用，要求与会单位和相关部门共同遵守执行，以此为据开展工作。

2．纪实性

会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等会议材料整理出来的，是会议基本情况的纪实，如会议存在分歧意见，也要真实地反映，不能擅自增减有关内容，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。

3．纪要性

会议纪要的纪要性，具体体现为摘要性、提要性和显要性。摘要性是说会议纪要只选择重要会议撰写，一般性会议是不需要写会议纪要的。提要性是说会议纪要是在会议记录的基础上，通过分析综合，摘其要点，舍其芜杂，按一定逻辑顺序整理而成。不是事无大小，有闻必录。显要性是说会议纪要对会议内容的表述，要突出一个“要”字，显现会议的主要精神和重点内容。

4．周知性

会议纪要有的要求传达并贯彻执行，有的虽不要求贯彻执行，但也要求将会议情况、议决事项和主要精神作为信息，传达或通报给有关领导、有关人员以及一定范围的群众，因而具有明显的周知性特点。