索赔理赔文书

第四节　索赔理赔文书

一、索赔书

（一）索赔书的概念

在外贸合同的履行过程中，由于受到各种主客观因素的影响，可能因为一方的过错而导致合同不能很好地履行，给对方带来一定的经济损失。此时受损方有权根据合同规定，要求责任方赔偿或采取补救措施，为此制定的文书称为索赔书或索赔函。它是受损方维护自身利益所采取的重要手段之一。

（二）索赔书的特点

1.依据性

每一项索赔要求都要以合同为依据，要重事实、重依据，依据不充分的要求不但会遭到对方的拒绝，而且可能因此破坏双方的合作关系。

2.节制性

在贸易过程中双方的地位是平等的，差错往往也是特定原因造成的，因而索赔要有理有节。当对方出现错误时，要坦率、诚恳地摆事实，讲道理，不能怒气冲天、盛气凌人；赔偿要求要合法、合理。

（三）索赔书的种类

索赔有三大类，索赔书也有三种不同类型。

1.凡属承保范围内的货物损失，向保险公司索赔，称保险索赔书。

2.凡属承运人的责任所造成的损失，向承运人索赔，称承运索赔书。

3.由当事人的责任造成的损失，则向责任方索赔，称为责任索赔书。在具体写作过程中可依据索赔对象和内容的不同冠以不同名称。

（四）索赔书结构与写法

索赔书一般由信头、正文、结尾和落款等构成。

1.信头

包括标题、编号、收文单位三个要素。标题由事由＋文种构成，如“质量不符索赔书”、“过期提货索赔函”等；编号的目的是方便查找，提高办事效率，可根据公司惯例置于标题左上方或右上方，也有的置于标题右下方；收文单位名称要写全，不可随意用简称。

2.正文

要写清以下主要内容：

（1）索赔事由。这部分要简述合同履行情况，引出索赔事由。

（2）索赔依据。提出对方违约事实，要注意引用合同有关条款和相关证明材料，叙述该项交易中的交往过程，申述对方给自己带来的损失，说明索赔理由，为提出索赔的要求做准备。

（3）索赔要求。在申述己方意见之后，可向对方表明具体办理要求和赔偿目标。

3.信尾

可表达希望对方回复，或今后加强合作的愿望；还应有必要的礼貌语言以及落款等内容。如有附件，另起一行空两字注明附件的名称与份数。

4.在文尾右下方签署索赔方的名称及日期。

【例文7.4.1】索赔书

逾期交货索赔书

〔2005〕×函×号

××公司：

××××年×月向贵公司定购的×牌春装1000套，按规定应于4月5日送至我方仓库。将要到期时，我方曾先后两次发函催促发货，未见办理。考虑到贵方工作中的困难，而且一向履约情况较好，我方才同意推迟交货，但不能超过10天。我方函中还一再提请注意，春装的销售是受季节影响的，推迟太长时间对贵方不利，但贵方至今仍置之不理，既不发货也未见来函协商，已给我公司带来很大损失，我方对此深感遗憾。为此，我方不得不撤销合同，并按有关规定和合同约定要求贵方双倍返还定金××万港元，直接损失赔偿金××万港元，共计×××万港元。

特此函达，希予办理。

　　××鞋帽公司　

××××年×月×日

二、理赔书

（一）理赔书的概念

理赔书是指违约方收到索赔书后，用于答复受损害一方所提赔偿要求的书面材料。

（二）理赔书的特点

1.时效性

理赔要讲求时效，经办人员收到对方的索赔函后，要及时核对事实并向领导汇报情况，寻找解决纠纷的最佳方案。要及时把处理意见以书面形式反馈给对方，拖延时间，只会出现更多纠纷。

2.针对性

要针对对方提出的索赔理由与要求一一作出明确答复，是己方责任的要承担责任，难以定论的，要表明态度，告诉对方正在积极处理。对不合理的索赔，在解释后予以拒绝。

3.礼貌性

由于理赔通常是己方有一定过失，在行文时一定要注意语言温和、礼貌，即使是对方因不明原因而提出了一些无理要求，也不能失礼。

（三）理赔书的结构与写法

理赔书同样包括信头、正文、信尾三个部分。

1.信头

信头部分写法与索赔书相同。

2.正文

正文结构与索赔书相似，但要注意写清以下内容：

（1）引述来函要点。

（2）表明己方态度。

（3）提出处理意见。

在写作过程中一定要注意尊重事实，确属己方的责任，要勇于承担，并积极提出解决问题的办法，坦诚相待，这样才不会影响自己的声誉及以后的业务往来；对不合理的索赔要根据不同情况，作如实、有理、得体的答复，说明情况，分清是非，明确责任。

3.信尾

与索赔函相同。

【例文7.4.2】理赔书

质量不符理赔书

××贸易公司：

×月×日来函收悉。贵公司提出的××合同下大豆色拉油生产日期不符一事，我公司十分重视，立即组织销售和质检部门进行了认真检查核实。

经查，此事却系我公司工作人员失误所致，对贵方提出的退货要求我方表示理解并真诚地表示歉意。但我方认为退货不一定是最好的办法，提出两点建议供参考：

一、我公司产品在贵地销售情况一向较好，此批色拉油生产日期虽与合同规定不符，但仍在保质期内，相信对其销售不会产生太大影响。我公司愿降价8%，其中5%用于降价促销，3%返还给贵公司，请贵方协助销售。

二、尽管食用油价格已经上扬，我方愿意按原价向对方提供××型优质大豆色拉油××吨，并保证按要求交货，请贵方考虑。

我们双方业务关系一直良好，希望今后有更多的业务往来。

特此函达，候复。

　　××公司　

××年×月×日

【思考与练习】

1.涉外经济合同与普通经济合同有何不同？

2.索赔书、理赔书各有什么特点？