(一)索赔证据
任何索赔事件的确立，其前提条件是必须有正当的索赔理由。对正当索赔理由的说明必须有证据，因为索赔的进行主要靠证据说话。没有证据或证据不足，索赔是难以成功的。
1． 索赔证据的要求
索赔证据的基本要求包括: 真实性、全面性、关联性、及时性和法律证明效力。索赔的证据要完全反映工程实际情况，实事求是，基本资料和数据要经得住推敲，并且能够相互说明，相互关联，不能互相矛盾。证据的取得和证据的提出要及时全面，准确无误，所提出的证据要能说明事件的全过程，有关的记录、协议、纪要必须是当事人双方签署的，工程中的重大事件、特殊情况的记录、测试必须由监理工程师签字认可。
①真实性。索赔证据必须是在合同实施过程中确实存在和发生的，必须完全反映实际情况，能经得住推敲。
②全面性。所提供的证据应能说明事件的全过程。索赔报告中涉及的索赔理由、事件过程、影响、索赔值等都应有相应证据，不能零乱和支离破碎。
③关联性。索赔的证据应能够互相说明，相互具有关联性，不能互相矛盾。
④及时性。索赔证据的取得及提出应及时。
⑤具有法律证明效力。一般要求证据必须是书面文件，有关记录、协议、纪要必须是双方签署的; 工程中重大事件、特殊情况的记录、统计必须由监理工程师签证认可。
2． 索赔证据的种类
对承包人来说，保持完整、详细的工程记录，保存好与工程有关的全部文件资料是非常重要的，在提出索赔的时候，承包人必须要有足够的资料证明自己的索赔要求是合理合法的。工程记录是解决索赔的依据，是编写索赔文件的基础，还是提交仲裁听证和裁决的证据。工程记录是所有与工程项目相关的各种记录的综合，它包括基础资料和加工资料两类:
(1)基础资料。基础资料是指关于工程项目的原始记录，主要包括以下内容:
①施工日志。承包人应指定项目部中的一名管理人员(项目副经理)在现场记录施工过程中所发生的各种情况，包括人员配置、设备配置及使用、材料采购、施工进度、工程质量、工程关键工序施工、工程停止点等检查、试验、不利现场条件及工程中停电、停水、道路开通和封闭的记录与证明等。
②气象资料。承包人必须保持如实、完整、详细的天气情况记录，包括气温、阴晴、湿度、降雨量、风力、暴风雪、冰雹等，对于恶劣天气的记录要请工程师签证。
③工程图纸。所有工程图纸，包括施工图纸、竣工图纸以及相应的图纸修改等，都必须认真检查和保存。
④工程报告。如工程材料报验单、测量放线报验单、进场设备报验单、工程报验单、单位工程竣工报告等都是工程情况的有力证明。
⑤工程核算资料。包括人工、材料、机械设备使用台账、工程成本分析资料、会计账表、财务报告、现金流量、工资指数、物价指数、各种原始单据(工资单、材料设备采购单、向第三方付款单据)等，都是计算索赔金额的基础资料。
⑥工程照片及声像资料。工程照片具有清楚、直观的特点，是特定时间、特定部位施工状况的无可辩驳的图表证明，索赔中常用的有: 表示工程进度的照片、隐蔽工程覆盖前的照片、业主责任造成返工或工程损坏的照片等。
⑦建筑材料和设备采购、订货运输使用记录等。
⑧市场行情记录。
⑨国家法律、法令、政策文件等。
⑩政治经济资料: 重大新闻报道记录如罢工、动乱、地震以及其他重大灾害等; 重要经济政策文件，如税收决定、海关规定、外币汇率变化、工资调整等; 政府官员和工程主管部门领导视察工地时的讲话记录。
(2)加工资料。加工资料是经过人为加工整理的资料，主要包括以下内容:
①来往信件、签证及更改通知等。如业主的变更令、各种认可信、通知、对承包人问题的答复信等。承包人对业主和工程师的口头指令和对工程问题的处理意见要及时索取书面证据，信封也要留存，它可以证明收发信件的准确日期，所有信件都应按时间先后编号存档。
②各种会议纪要。会议纪要是关于参加会议各方对工程进展、质量、变更令发布、不利现场条件及采取某些措施等的意见的准确资料来源，会议纪要须经双方签署后才具有法律效力。
③工程进度计划。其中劳动力、施工机械设备、现场设施的安排计划和实际情况，材料的采购订货、运输、使用计划和实施情况是工程变更的证据。
④招标文件及其参考资料、现场调查备忘录、编标资料和合同文本、附件。它们能成为承包商对比的基础，对证明承包人投标报价及索赔值计算是否合理有着非常重要的作用。
完整、详细的工程记录是提出索赔时的重要证据之一，在施工过程中承包人要注意搜集、整理过程记录。
(二)索赔文件
索赔文件是承包人向业主索赔的正式书面材料，也是业主审议承包人索赔请求的主要依据。索赔文件通常包括以下三个部分:
(1)索赔信。索赔信是一封承包人致业主或其代表的简短的信函，应包括以下内容:①说明索赔事件; ②列举索赔理由; ③提出索赔金额与工期; ④附件说明。
整个索赔信是提纲性的材料，它把其他材料贯通起来。
(2)索赔报告。索赔报告是索赔文件的正文，其结构一般包含三个主要部分。首先是报告的标题，应言简意赅地概括索赔的核心内容; 其次是事实与理由，这部分应叙述客观事实，合理引用合同规定，建立事实与损失之间的因果关系，说明索赔的合理合法性; 最后是损失计算与要求赔偿金额与工期，这部分只需列举各项明细数字及汇总数据即可。索赔报告通常由如下几个部分组成:
①题目。简要说明针对什么问题提出索赔。
②索赔事件陈述。叙述事件起因、经过以及事件过程中双方的活动，时间的结果，重点叙述我方按照合同所采取的行为，对方不符合合同的行为。
③理由。总结上述事件，同时引用合同条文或合同变更和补充协议条文，证明对方行为违反合同或对方的要求超出合同范围，造成了该项事件，有责任对此造成的损失作出赔偿。
④影响。简要说明事件对承包人施工过程的影响，而这些影响与上述事件有直接的因果关系。重点围绕由于上述事件原因造成的成本增加和工期延长。
⑤结论。对上述事件的索赔问题做出最后的总结，提出具体的索赔请求，包括工期索赔和费用索赔。
需要特别注意的是索赔报告的表述方式对索赔的解决有重大影响。一般应注意如下几个方面:
①索赔事件要真实、证据确凿。索赔针对的事件必须实事求是，有确凿的证据，令对方无可推卸和辩驳。对事件叙述要清楚明确，避免使用“可能”、“也许”等估计、猜测性语言，造成索赔说服力不强。
②计算索赔值要合理、准确。要将计算的依据、方法、结果详细地说明列出，这样易于对方接受，减少争议和纠纷。
③责任分析要清楚。一般索赔所针对的事件都是由于非承包人责任引起的，因此，在索赔报告中必须明确对方负全部责任，而不可用含糊的语言，这样会丧失自己在索赔中的有利地位，使索赔失败。
④在索赔报告中，要强调事件的不可预见性和突发性，说明承包人对它不可能有准备，也无法预防，并且承包人为了避免和减轻该事件的影响和损失已尽了最大的努力，采取了能够采取的措施，从而使索赔理由更加充分，更易于对方接受。
⑤明确阐述由于干扰事件的影响，使承包人的工程施工受到严重干扰，并为此增加了支出，拖延了工期，表明干扰事件与索赔有直接的因果关系。
⑥索赔报告书写用语应尽量婉转，避免使用强硬、不客气的语言，否则会给索赔带来不利的影响。
(3)附件。索赔文件中附件主要是索赔报告中所列举事实、理由、影响等的证明文件和证据; 详细计算书，这是为了证实索赔金额的真实性而设置的，为了简明可以大量运用图表。
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