6.4.5.1 保税备案风险管理策略
为了避免备案变为“准备作案”，企业必须对备案工作给予足够的重视。
1）树立备案作业全局观念，明确各部门在备案环节中的责任。
2）强化企业备案作业流程，避免关务备案申报与企业业务部门的脱节。
3）实际工作中，一定要注意杜绝多对多归并现象的存在，有条件的企业可以考虑一对一归并。
4）当企业多本手册运作的时候，一定要注意实际生产耗用与手册调度之间的协同。当然，如果可能，尽量采用“单本手册”周转模式。
6.4.5.2 保税备案企业各部门协作流程范例
下文给出一家使用电子化手册企业进行保税备案作业的企业的各部门协作规程范例，供企业参考。
备案作业职责分工
销售部：负责提供销售计划，制定销售合同和进行出口价格分析
计划部：负责提供主生产计划和物料需求计划。
采购部：负责提供季度采购计划﹑材料保税/非保税比例以及进行进口价格分析。
研发部：参与商品归类﹑归并工作，提供BOM结构清单以及及时公示工程变更信息。
制造部：负责统计保税耗料生产耗用情况，为单耗申报提供数据支持。
关务部：负责协调企业备案工作，向海关申报备案数据。
备案作业前期工作
商品归类作业部门协作
1）关务部负责跟踪海关商品归类政策的动态变化，负责对企业研发和工程人员的归类总规则以及最新归类政策的培训工作；
2）研发部负责对企业进出口商品归类的初始分析和核定工作，关务部负责对进出口商品归类进行最终确认。
商品归并作业部门协作
1）关务部负责对相关业务部门进行归关关系知识培训，确保各部门人员对归并关系的概念﹑作用以及影响有深入的了解。
2）研发部﹑计划部和制造部负责对料件﹑成品的进行工艺属性相似性分析，出具相似性分析报告；采购部负责对进口料件进行价格相似性分析，出具相似性分析报告；销售部负责对出口产品进行价格相似性分析，出具相似性分析报告。
3）关务部针对各部门的相似性分析报告，拟定归并关系方案，交各部门讨论确定。
数量、价格和单耗数据准备部门协作
1）手册使用周期的确定：为合理管理加工贸易保税料件，依据订单情况确定各手册的使用周期（如：3个月﹑6个月）。
2）备案数量和价格的确定：由计划﹑销售﹑采购等部门共同商讨决定备案数量，以确保备案数量﹑价格更加接近实际进出口数量﹑价格。
3）手册单损耗的确定：研发部门提供产品BOM结构清单以及制造部门统计的实际料件耗用和损耗情况，同时，结合料件国内采购计划，计算产品的单耗和损耗率。
备案资料准备
需要准备资料明细如下：
进口料件清单；
出口成品清单；
单耗表；
进出口合同。
1）进口料件清单申报依据
（1）每季度末，采购部门﹑销售部门和计划部门对下季度进口料件采购情况进行预测（包括数量和价格等信息）。
（2）关务部将计划部门﹑采购部门提供的季度采购计划作为进口料件清单申报的依据。
2）出口成品清单申报依据
销售部依据市场预测制定季度销售计划；计划部门结合销售部销售计划制定生产计划。
关务部将生产计划和销售计划作为出口成品清单申报的依据。
3）进出口合同
关务根据进出口料件清单，结合进出口价格制作进出口合同。
4）单耗表申报依据
关务部门参考研发部门提供产品BOM结构清单以及制造部门统计的实际料件耗用和损耗情况，同时，结合料件国内采购计划，计算产品的单耗和损耗率。
备案内部审批流程和内部审批表
关务部门依据其他部门提供的参考资料，制作备案申报材料（包含：加工贸易合同﹑进出口料件清单﹑成品对应料件单损耗用表），在提交海关备案申报之前，提交给企业采购﹑计划﹑销售﹑财务等部门负责人先行审核﹑签字确认后。
（注：备案内部审批流程可以强化各部门在备案作业中的责任，建议企业强化此流程的建立。）
以下附上“保税加工货物备案内部审批表”，供参考。
保税加工货物备案内部审批表
研发&关务备案协作
为了杜绝滞后备案申报﹑匆忙申报而造成的申报错误，可以考虑引入并行工程思想，在产品采购&销售洽谈﹑研发阶段，关务作业人员参与进来，使得关务作业人员可以有充分的时间熟悉备案货物的属性，从而确保备案工作的准确性。
下图为：关务人员参与产品设计过程，确保备案准确性的流程图。
研发&关务备案协作图
研发部﹑制造部在正式变更相关工艺和BOM版本之前，须提前知会关务部，以便关务部有足够时间进行备案调整。
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