（一）证书类实物的管理方法
证书类实物包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等，主要反映单位工作、生产、科研或产品研发等获奖的情况。有时上述物品各自独立地反映一个事件；有时证书会与奖杯或奖章为同一事件的证物。
证书类实物在归档移交前，需要由移交部门进行整理、分类和编制说明材料。证书类实物的编号宜采取年度—组号—分号的编号方法，即先分年度，再把属于同一事件的证书、奖杯、奖章或奖牌作为一组，给定一个组号，组号下面再编分号。例如，某年某一组奖励证书实物组号为1，它所包括的证书和奖杯分别为1—1、1—2。
证书实物接收登记要按照年度—事件—品种的顺序进行，见表12-13。
表12-13 证书实物接收登记簿
证书实物的说明材料应与实物一起移交，其内容包括：奖项名称、奖项级别、颁奖单位、颁奖时间、归档部门、载体类型。
绝大多数证书、锦旗（折叠）、奖章和奖牌等可以采用A4大小的档案袋包装保存，一件或一套装入一个档案袋，作为一个保管单位。在档案袋封面上需要标明：档号、奖项题名、奖项级别、颁奖单位、颁奖时间、归档部门、载体类型，以及实物实体存放位置等。
奖杯和有些幅面大的锦旗，不能装入档案袋；有些奖杯和锦旗被长期陈列在单位的宣传橱窗和展室里。为了保持与证书之间的历史联系，需要对这些实物拍照，以照片形式存档。拍摄的实物照片的编号应与实物的编号相一致，并应与配套的证书存放在一起。有条件的单位，可以对所有证书类实物进行拍照存档，形成一套完整的电子照片档案。
（二）印章类实物的管理方法
印章档案是一个法人单位行使职权的象征，不少单位由于名称、隶属关系的变化，印章相应地随之变更，于是积累下一些过期、报废的印章。这些印章虽然不具有现行效用，但却是客观证明单位历史存在的一种重要证据，应予以收集保存。
对过期作废的印章应该进行鉴定。一般来说，独立法人单位的印章具有长远的保存价值，单位内部重要职能部门的印章也需要长期保存。由于目前绝大多数印章采用橡胶材料制作，经过较长的岁月后，会发生软化和字体模糊的现象。因此，经鉴定需要归档的印章，应留取印模并拍照，连同原件一起按照年度—级别分类、编号。所谓级别指印章是法人单位印章，还是内设机构印章。印章的编号宜使用胶带纸粘贴于印章柄的位置，印模和照片上标明相同编号，见表12-14。
表12-14 印章档案接收登记簿
关于保管方法，一些档案部门的做法是：使用厚的塑料档案盒作装具，盒内用纸板隔成“井”字格，将印章置于格内，在盒盖侧粘贴印章摆放示意图注名印章名称、编号，以便于根据编号所对应的位置直接提取印章。印模和照片可以转入档案袋存放，封面需要表明印章的名称、编号、存址等信息。一些特殊尺寸的印章可以盒为单位保管，盒内用泡沫塑料按照印章大小挖空进行固定性存放。
（三）礼品或纪念品类实物的管理方法
除了上述实物材料外，单位在社会活动中还会收到一些知名人士和外单位赠送的具有纪念意义的字画等礼品或纪念品，以及在外事活动中外宾赠送的具有纪念意义的纪念品。单位的有关部门在收到实物后，应编写文字说明，指出实物的来源、获得时间和缘由、件数，填写礼品或纪念品类实物接收登记簿，一并移交档案室，见表12-15。
表12-15 礼品或纪念品类实物接收登记簿
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