由于实物的种类很多，载体形态各异，保管方式和要求不尽相同，因此，应按规律对其进行分类、排列和编目，使之规范有序。
（一）实物的分类
归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。实物较少的单位，可不分类。
实物的分类方法有以下几种：
按物质载体分类：如纸张、陶瓷、金属、纺织、皮、竹木和橡胶等；
按品种类型分类：如印章、证章、像章、锦旗、奖杯、牌匾、标本、样品等；
按产生时间分类：如年度分类法、时间分类法。
（二）实物材料的排列与存放
实物的排列与存放方式，可以采用灵活多样的方法，不同实物材料可采用不同方法，不必强求一致。归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序统一排列。若实物与档案具有一定关联性，可采用互见的办法，在实物登记簿有关条目的备注项内注明相关档案材料的档号，在档案材料的案卷目录备注项内应注明参见实物的编号。
（三）实物档号的编制
归档实物按顺序逐件编制档号，一般有两种编制方法：
第一种方法是年度—件号，即全部实物从第一件开始编入一个总的流水号，按顺序采用大流水号编制件号。为了标明实物的所属年度，也可以采用先按入库实物的年度标号，再按实物登记的先后顺序编号，例如，93001为1993年第1件实物，从1994年1月1日起改用94001。
第二种方法是类别号—件号，即先按实物的类别编号，如印章、证章、像章、锦旗等，每类下面再以件为单位按顺序编流水号。类别代号可用拼音字母，顺序号用阿拉伯数字。
（四）实物标签粘贴
对实物进行分类、排列后，还需在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，标签样式见下表。具体粘贴位置如下：
奖牌、证书、奖状：粘贴在右下角；
奖杯：粘贴在杯座上；
锦旗：粘贴在旗杆上。
表12-11 实物标签样式
（五）实物的编目
实物编目主要是指目录编制。归档实物目录包括档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、参见号、备注等项目。见表12-12。
表12-12 实物目录
注：参见号是指与本件实物有密切联系的其他载体档案的档号。
实物目录封面一般包括全宗名称、实物类别等项目，见图12-1。其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。实物目录及实物目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
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