记账要求和错账更正

第三节　记账要求和错账更正

一、记账要求

(一)账簿启用规则

账簿是企业重要的经济档案资料，登记账簿要有专人负责。为了保证账簿记录的严肃性、合法性，保证记账资料的完整性，明确记账责任，会计人员在启用新账簿时，应填写账簿的扉页“账簿启用和经管人员一览表”。其内容包括:企业名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖人名章和单位公章。如果会计人员更换，应在会计主管的监督下办理交接手续，在表中应注明交接日期，交接双方签名或盖章，以明确经济责任。“账簿启用和经管人员一览表”的一般格式如表6-18所示。

表6-18　账簿启用和经管人员一览表

(二)账簿登记规则

我国《会计法》中规定，“会计账簿登记，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合有关的法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定”。会计人员应当依《会计法》要求登记账簿。

(1)为了保证账簿记录的准确性，必须以经过审核无误的会计凭证为依据，及时的登记账簿。登记会计账簿时，应将会计凭证的日期、编号、摘要、金额和其他有关资料逐项登记入账，做到内容完整、数字准确、摘要简明清楚、登记及时、字迹工整。

(2)为了使账簿记录清晰，防止涂改，记账时必须用钢笔和蓝、黑墨水或规定使用的圆珠笔书写，不能使用铅笔或不合规定的圆珠笔登账，红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。书写的文字和数字上面要留适当空距，不要写满格，一般应占格距的1/2。

(3)账簿登记完毕后，应在“过账”栏内注明账簿的页数或做出“√　”符号，表示已经登记入账，以免重登、漏登，也便于查阅或核对，并在记账凭证上签名或盖章。

(4)记账时须按事先编写的页码，逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、缺号、跳行，如不慎发生此种情况，应在空页或空行处用红色墨水划对角线注销，并注明“此页空白”或“此行空白”字样，同时由经手人员、会计机构负责人在更正处盖章。对各种账簿的账页不得任意抽换和撕毁，以防舞弊。

(5)“摘要”栏内的说明，应简明扼要，文字要规范，“金额”栏的数字应与账页上标明的位数对准，各账户结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”。没有余额的账户应在“借或贷”栏内写“平”字，在“余额”栏内元位写“0”表示。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

(6)每一账页登记完毕，应在账页的最末一行加计本页借、贷发生额及余额，并在摘要栏内注明“过次页”，同时在新账页的首行记入上页加计的借、贷发生额和余额，并在摘要栏内注明“承前页”，以便于对账和结账。

(7)账簿记录发生错误时，不得刮、擦、挖补，随意涂改或用退色药水更改字迹，错账按规定的方法进行更正。

二、更正错账的方法

会计工作中的日常账簿登记，是一项细致的工作，稍有不慎就会发生错误，为了及时地更正记账中的错误，必须对账簿记录进行检查，分析错误的性质和原因，根据错账不同情况，选择不同的更正方法。一般常用的更正错账的方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法等三种。

(一)划线更正法

划线更正法，又称直接更正法，这种方法适用于记账凭证正确，在记账或结账过程中发现账簿记录中有文字或数字错误等，应采用划线更正法。

更正的方法是:将错误的文字或整个数字上划一条红线注销，并使原错误清晰可辨，以备查考，然后再在划线上方预留空白处用蓝字对位填写正确的文字或数字，并由更正人员在更正处盖章，以明确责任。如将5634．00误记为6534．00，应先在6534．00上划一条红线以示注销，然后在其上方用蓝字对位填写正确数字5634．00予以更正，而不能只将前两位数更正为“56”。

如记账凭证中的文字或数字发生错误，在未登记之前，也可以采用此法更正，或者重新填制记账凭证。

(二)红字更正法

红字更正法，又称赤字冲账法，这种方法适用于结账前、清账过程中发现已过账的记账凭证中会计科目有误，造成登账错误，以及已记金额大于应记金额的错账更正。

1．记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，而金额无误

更正的方法是:先用红字金额填写一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，并在摘要中写明“更正×月×日第×号凭证”，并据以用红字金额登记入账，冲销原有错误的账簿记录;然后，再用蓝字重填一张正确的记账凭证，据以用蓝字登记入账，予以更正。

【例6-1】某车间领用材料2500元用于产品生产，编制记账凭证时，误写应借科目为“制造费用”并已登记入账。

更正错误时，先按原会计分录用红字金额填制一张记账凭证，并用红字金额登记入账，以冲销原会计分录。

同时，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并登记入账。

将上述两张记账凭证登记入账后，账簿记录的错误得以更正。

2．记账以后，发现记账凭证应借、应贷的会计科目无误，只是所记金额大于应记金额

更正的方法是:将多记的金额，填制一张红字金额记账凭证，在摘要栏内注明“更正×月×日第×号凭证”，并据以入账，以冲减原来多记的金额。

【例6-2】用现金购买办公用品400元，误记为4000元，并已登记入账。

更正错误时，先用红字金额填制一张多记金额的记账凭证，并用红字金额登记入账，以冲销多记金额。

将上述更正记账凭证登记入账后，账簿记录错误得以更正。

(三)补充登记法

在记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷科目无误，但所记金额小于应记金额，使账簿记录发生同样的错误，可采用补充登记法予以更正。

更正的方法是:将少记金额用蓝字填制一张记账凭证，在摘要栏内注明“更正×月×日第×号凭证”，并据以入账。

【例6-3】计提生产车间固定资产折旧6500元，误记为650元，并已登记入账。

更正错误时，应用蓝字填制一张少记金额的记账凭证，并登记入账，以补充少记金额。

将上述更正的记账凭证登记入账后，账簿记录的错误得以更正。

需要说明的是，用红字更正法和补充登记法更正错账时，更正记账凭证后不附有原始凭证。

三、账簿的更换与保管

为了反映每个会计年度的财务状况和经营成果情况，保持会计账簿资料的连续性，在每个会计年度结束，新的会计年度开始时，按规定要启用新账簿，可跨年度使用的除外。

(一)账簿的更换

(1)日记账、总分类账和大部分明细分类账每年都必须更换一次新账簿。年初，开设新账时，应将各账户的余额直接记入各新账簿的第一行“余额”栏，同时在摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样。在旧账页最后一行摘要栏内注明“结转下年”字样。旧账页最后一行数字下的空格和其他空白页，划一条斜红线注销，新旧账户之间转记余额，可不必填制记账凭证。

(2)部分明细分类账，如固定资产明细分类账等，可以连续使用，不必每年更换新账。但需在旧固定资产明细分类账的“摘要”栏内注明“结转下年”字样，以划分新旧年度之间的金额。

(二)账簿的保管

各种会计账簿与会计凭证、财务报表一样，都是企业重要的会计档案和历史资料，应严格按照规定年限妥善保管和借阅，不得丢失和任意销毁。

会计人员应在年末结账后，将已更换的各种活页会计账簿前加放扉页，并加上封面，装订成册，会计账簿应统一编号，并由有关人员签章后归档保管，各种账簿应按年度分类归档，编制目录，便于查阅，保障账簿的安全完整。会计账簿的保管期限通常为15年，但库存现金日记账和银行存款日记账为25年，固定资产卡片账在固定资产报废清理后保管5年，而对一些涉及外事和其他重要的会计账簿应永久保管。