记账要求与错账更正

第四节　记账要求与错账更正

一、记账要求

（一）账簿的启用规则

新创立的企业或其他经济单位，第一次使用账簿，都需要建账。持续经营企业，在每个新会计年度开始时，除固定资产明细账等少数分类账簿，因数量多，本身变动不大，可以连续使用外，其他分类账簿和日记账均应在新年度开始时开设新账，而不应跨年度使用以前年度旧账，以免造成账簿归档保管和日后查阅的困难。“租入固定资产备查簿”或根据单位特别需求建立的备查账簿，也可跨年度连续使用，不必每年更换新账。

为了保证账簿记录的合法性、安全性，明确记账责任，启用新账时，都应详细填制账簿扉页的“账簿启用登记及经管人员交接表”。按要求填写单位名称、账簿名称、启用日期、账簿册数、账簿编号、账簿页数（活页账的页数一般是年度结束结完账装订成册后才能标出每张账页的页码、填出总计页数）、记账人员和会计主管人员的姓名，并加盖公章和经管人员的名章。中途更换记账人员时，应填写清楚交接日期、交接人员和监交人员，并签字或盖章，以明确责任。“账簿启用登记和经管人员交接表”的格式见表5-1。

（二）账簿的登记规则

账簿登记是会计核算的重要环节，为了保证账簿记录真实、可靠、正确、完整，满足成本计算和编制会计报表的需要，会计人员在记账时，必须遵循登记账簿的一般要求和具体规则。

1.登记账簿的一般要求

（1）登记账簿的依据必须是审核无误的记账凭证。记账人员在登记账簿之前，还应对已经审核过的记账凭证进行再次复核，记账人员对认为有问题的记账凭证或所附原始凭证，应交主管会计人员进一步审核，由主管会计人员根据规定作出处理决定。记账人员不能擅自更改记账凭证、随意处置原始凭证，更不能依据有误的记账凭证登记账簿。

（2）登记账簿的时间要求，因账簿的类别不同和各企业的情况不同而有所差异。各种日记账和债权、债务明细账，应每天登记，随时结出余额，现金日记账还要每天与库存现金进行核对；实物资产如原材料、库存商品等明细账，发生经济业务时就应登记入账，并随时结出余额，以便随时掌握其动态情况；总账和其他明细账可根据实际情况确定登账期，但至少每月必须登账一次。

（3）总账和明细账应平行登记。对于需提供其详细情况的经济业务，应根据审核无误的记账凭证，一方面登记有关的总分类账，另一方面，同时登记其所属的明细分类账。如果同时涉及几个明细账户，则应分别在有关的几个明细分类账中同时登记；并且登记总分类账及其所属的明细分类账的记账方向应该相同，记账金额亦应相等，这样才能保证总分类账与其所属明细分类账之间的勾稽关系。

2.登记账簿的具体规则

（1）账页头的书写：一级账户名称写在账页上端正中横线上，二级账户或明细账户写在账页左上角。实物资产明细账账页头还应将品名、规格、型号、保管地点、仓库、储备量等项内容填写清楚。另外，一张账页不得开设两个不同的账户。

（2）为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑或碳素墨水并用钢笔书写，不能用铅笔或圆珠笔登记。红色墨水只能在结账划线、划线更正错误和红字冲账时才能使用，或在不设借贷等栏的多栏式账页中登记减少数，在三栏式账页的余额栏前，若未印明方向的在余额栏登记负数余额，以及国家统一会计制度规定可以用红字登记的其他会计记录。

（3）账簿内各项目要按规定认真登录。记账时必须对账页中的日期、凭证编号、摘要、金额等项目填写齐全，做到“摘要”简明扼要、文字规范清楚、数字清晰无误。结出账户余额后，在“借或贷”栏目注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向；对于没有余额的账户，应在此栏内标“平”字，在“余额”栏写“0”。

（4）账簿中文字和数字的书写要求：账簿应保持清洁整齐，文字、数字书写应端正、规范。摘要文字应紧靠左线，数字应写在金额线内并略向右斜，文字、数字的字体大小不应顶格，下方应紧靠底线，一般占一行格高的1／2的位置，数字排列要整齐均匀，小数点以后的两个“0”不得省略不写。

（5）登记账簿要按顺序进行，不得隔页、跳行。如不慎出现隔页，应将空白账页用对角“×”号注销或注明“此页空白”；如出现跳行，亦应用斜线注销或注明“此行空白”；注销的空白账页或空行处应加盖记账人员名称，以示负责。切忌任意撕毁、抽换账页。订本式日记账或其他账簿严禁撕毁账页。

（6）账簿登记完毕后，要在记账凭证上作出“过账”的标记，可注明账簿页码或打勾，以免漏记或重登，也便于查阅、核对，并在记账凭证上签章。

（7）每一账页记录完毕，应在该账页最末一行加计发生额合计及余额，在该行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”，并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内，在该行“摘要”栏注明“承前页”，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。

（8）在记账过程中发生账簿记录错误，不得随意刮、擦、挖、补或用褪色药水更改字迹，而应根据错误的具体情况，按照规定的方法予以更正。

二、错账更正

对于账簿记录中所发生的错误，应采用正确的方法予以更正。常用的错账更正方法有三种：划线更正法、红字更正法和补充登记法。

（一）划线更正法

在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，可以采用划线更正法。更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方填写，用蓝黑墨水写上正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。但应注意：更正时不得只划销个别数字，错误的数字必须全部划销，并保持原有数字清晰可辨，以便审查。如将8 546.00元错记成8 564.00元，应将8 564.00全部划掉，再在上面写上8 546.00，而不能只划掉64把两位数更正为46。如果文字有误，可以只划去错误的字词加以改正。

（二）红字更正法

使用红字更正法有两种情况：

一是记账后发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，从而引起记账错误。更正的方法是，用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，以注销原记账凭证，然后蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以记账。

【例5-7】　国安公司生产车间耗用原材料16 000元。编记账凭证时，会计分录误编为：

借：生产成本　　　16 000

　贷：原材料　　　　16 000

更正时按原记账凭证用红字编制一张记账凭证，以冲销原账簿记录：

借：生产成本　　　

贷：原材料　　　　　

然后用编制一张正确的记账凭证并记账，分录为：

借：制造费用　　16 000

　贷：原材料　　16 000

二是记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额。更正的方法是，按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记的金额，并据以记账。

如若上例中的金额误记为61 000元，所用会计科目正确，则更正的会计分录为：

借：制造费用　

　贷：原材料　　

（三）补充登记法

补充登记法也称为补充更正法，是指记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额。更正的方法是：应按照正确数字与错误数字之间的差额用蓝字填一张记账凭证，以此补充登记入账。

【例5-8】　国安公司取得短期借款80 000元，存入银行。编制记账凭证时，将金额写成8 000元，并登记入账。其错误分录为：

借：银行存款　　　8 000

　贷：短期借款　　　8 000

为了更正有关账户中少记的72 000元的错误，应用蓝字填制一张记账凭证。其分录如下：

借：银行存款　　　　72 000

　贷：短期借款　　　　72 000

值得指出，以上介绍的错账更正，均指在一般情况下的处理，如符合会计差错更正准则规定的，则应按会计差错更正准则执行。