错账更正的方法

第四节　错账更正的方法

一、错账查找的一般方法

会计实务中，由于各种原因可能出现账簿记录错误，在结账、对账工作中，如何找到这些错误，会计人员在长期的账务处理中总结出了一些查找记账错误的方法，主要有顺查法、逆查法、抽查分析法、差额法、二除法和九除法等。

1.顺查法

顺查法是指按账务处理流程，从原始凭证开始直到账户和账户发生额以及余额对照表，从头到尾进行检查的查错方法，是一种全面核对的方法。

2.逆查法

逆查法是指依照账务处理流程相反的顺序，从账户发生额和余额对照表到原始凭证，逐项检查账、表记录与计算是否正确的一种方法，逆查法的检查程序正好与顺查法相反。

3.差额法

差额法是指直接从账户之间的差额数字来查找错误的一种方法。由于漏计某个数字，使得账与账之间金额不符，在试算平衡表上，表现为一方合计总额大于另一方，其差额正好是漏计的金额，查错时，应特别注意凭证金额为错误差数的经济业务，看是否漏记。

4.二除法

二除法是指用于查找因数字记反方向而发生错账的查错方法，例如，将应记入借方的金额误记到贷方，或者错将贷方金额登记到借方，这种错误必然会出现一方合计数加大，而另一方合计数减少的情况，其差额数恰好是记错方向数字的两倍，而且差错数必定为偶数。对这种错误的检查，如果将这个差异数除以2，得出的商数就是账中记错方向的数字，然后再到账簿中去寻找差错的数字，检查是否记错了方向。

5.九除法

九除法是指查找错位或数位颠倒引起错误的查错方法，比如，错将l500记为150，或者数字记颠倒，将28错写成82。这两种记账错误造成的差额，均为9的倍数。对这种错误的检查，就是要根据账账之间的差额是否能被9除尽，进一步判断错账发生的原因。

二、错账更正的方法

账簿记录发生错误时，应根据错误发生的性质和具体情况，采用规定的方法予以更正。《会计基础工作规范》第六十二条规定：账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮搽或者用药水消除字迹，不准重新抄写。账簿记录发生错误时，必须按照下列方法进行更正。

1.画线更正法

画线更正法是指用画线方式注销原有记录，更正错账的一种方法。在结账以前，若发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属于账簿记录中的文字错误或数字笔误，可用画线更正。具体方法是：先在错误的数字上画一条红色横线表示注销，但应保持原有字迹仍可辨认，以备查考。然后，将正确的数字用蓝字填写在被注销的数字的上方，并由记账人员在更正处盖章。应当注意的是，更正时必须将错误数字全部划销，而不能只划销其中的错记数字，例如，记账人员李凡将981元错写成891元，应作如下更正：

981

2.红字更正法

在会计实务中，以红字表明对记录的冲减，红字更正法就是用红字冲销或冲减原记数额，用以更正或调整账簿记录的一种方法。会计人员在记账后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目或金额发生错误时，可以用红字更正法进行更正。红字更正法具体适用于以下两种情况。

第一种情况：记账以后，发现记账凭证中会计科目的使用或借、贷记账方向有错误，且记账凭证和账簿记录的金额完全一致，应采用红字更正法予以更正。更正时，先用红字金额填写一张与错误凭证完全相同的记账凭证，并在摘要栏中注明“订正×年×月×日第×号凭证”，并据以用红字登记入账，冲销原有错误记录。然后，再用蓝字重新填写一张正确的记账凭证，据以登记入账。

【例7—3】厂部购买办公用品2000元，以银行存款支付。会计人员编制如下错误分录，并已据以入账。

借：材料采购　　　　　　　　2000

　　贷：银行存款　　　　　　　2000

这项经济业务更正时，先用红字填制一张与原会计凭证内容相同的红字记账凭证，并以红字金额登记入账，冲销错账。红字会计分录如下（带框数字表示红字金额）：

小知识：可以用填写相反方向的凭证冲销错误记录吗？

采用红字更正法进行错账更正时应注意，不得填写与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销错误记录或冲销原错误金额，因为记账凭证反方向记载的会计分录反映其他内容的经济业务，而不是反映错账更正的内容。

借：材料采购　　　　　　　2000

　　贷：银行存款　　　　　　2000

同时，再用蓝字填制一张正确记账凭证并据以入账，会计分录如下。

借：管理费用　　　　　　　2000

　　贷：银行存款　　　　　　2000

第二种情况：记账以后，发现原记账凭证中会计科目的使用和借、贷方向没有错误，只是记账金额发生错误，记入账簿的金额大于应记入的正确金额，可以采用红字更正法予以更正。更正时，将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的借贷方向、应借、应贷会计科目相同的记账凭证，并以红字登记入账以冲销多记的金额。在账簿摘要栏注明“注销×年×月×日×号凭证多记金额”。

【例7—4】张强报销差旅费1381元，编制会计凭证时，会计误将金额填为1831元，并已登记入账。错误的会计分录如下：

借：管理费用　　　　　　　1831

　　贷：其他应收款　　　　　1831

这项经济业务更正时，用红字填制一张与原凭证会计科目相同的红字记账凭证，金额为多记450元，并以红字金额登记入账，冲销错账。红字会计分录如下：

借：管理费用　　　　　　450

　　贷：其他应收款　　　　450

更正错误的记账凭证用红字金额记账后，即可反映其应记入账簿的正确金额为1381元。

如果记账凭证所记录的文字与账簿记录的文字也不符，则先采用画线更正法更正文字，然后再采用红字更正法冲销多记的金额。

3.补充登记法

补充登记法是指用编制凭证增加应记金额的方式更正错账的一种方法。记账后，如果发现记账凭证中的会计科目无错误而是所记金额小于应记的金额，可采用补充登记法进行更正。更正时可将少记的金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证会计科目、记账方向相同的凭证，凭证摘要栏注明“补充×年×月×日×号凭证少记金额”并以蓝字登记入账，补足少记的金额。

小知识：你会更正以前年度的错账吗？

发现以前年度的错误后，因错误的账簿记录已经在以前会计年度中进行结账或决算，不可能再将已经决算的数字进行红字冲销了，这时只能用蓝字凭证对除文字以外的一切错账进行更正，并在更正凭证上注明“更正××年度错账”的字样。

【例7—5】以银行存款支付行政管理部门水电费用20000元，编制记账凭证时，将金额误写为2000元，并登记入账，错误分录为：

借：管理费用　　　　　　　2000

　　贷：银行存款　　　　　　2000

这项经济业务更正时，须填写一张与原记账凭证会计科目、记账方向相同的凭证，金额为少记的18000元，并登记入账，将账簿记录补充为应记金额20000元。其补充会计分录如下：

借：管理费用　　　　　　　18000

　　贷：银行存款　　　　　　18000