会计凭证的概述

第一节　会计凭证的概述

一、会计凭证的概念和种类

会计凭证，是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。

各单位在进行会计核算时，应当以实际发生的经济业务为依据，这是会计核算应遵循的基本原则。任何单位在处理任何经济业务时，都必须由执行和完成该项经济业务的有关人员，从单位外部取得或自行填制有关凭证，以书面形式记录和证明所发生经济业务的性质、内容、数量、金额等，并在凭证上签名或盖章，以对经济业务的合法性和凭证的真实性、正确性负责。例如，企业从外部购买材料，必须由业务经办人员取得购货发票，并签名或盖章；企业生产领用材料，应填制领料单；企业提取固定资产折旧费，应当编制固定资产折旧计算表等等。各种发票、收据、领料单、折旧计算表、职工工资单等，都属于会计凭证。任何会计凭证都必须经过有关人员的严格审核、确认无误后，才能作为记账的依据。

会计凭证的种类很多，通常按编制的程序和用途不同，可分为原始凭证和记账凭证两类。

（一）原始凭证

原始凭证，又称单据，它是在经济业务发生时由经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况，明确有关经济责任的一种原始依据，来源于实际发生的经济业务事项。原始凭证是进行会计核算工作的原始资料和重要依据，是会计资料中最具有法律效力的一种证明文件。

（二）记账凭证

记账凭证，是会计部门根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，根据经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是据以登记账簿的直接依据。记账凭证又称为记账凭单，它根据借贷记账法的基本原理，确定了应借、应贷的会计科目及其金额，将原始凭证中的一般数据转化为会计语言，是原始凭证与账簿的中间环节。

原始凭证和记账凭证都统称会计凭证，但其性质却截然不同。原始凭证记录的是经济信息，它是编制记账凭证的依据，是会计核算的基础；记账凭证记录的则是会计信息，它是会计核算的起点。

由于原始凭证的内容不同，格式各异，种类繁多，对应关系也不直观，如果直接根据原始凭证登记账簿，容易发生差错，也不便于查账。因此，应先根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证，在记账凭证摘要中说明经济业务的内容、确定应借、应贷的会计科目名称和金额，并将原始凭证作为附件，然后根据记账凭证登记账簿。这样可以减少记账错误，便于核对和查账，保障记账工作的质量。

综上所述可知，对于任何一项经济业务都必须取得或填制原始凭证并加以审核，根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，根据审核无误的记账凭证登记账簿。

对原始凭证和记账凭证，又可以根据不同的标志划分为若干种类（如图表4-1）：

图表4-1　会计凭证分类表

二、会计凭证的作用

合法地取得、正确地填制和审核会计凭证，是会计核算的基本方法之一，也是会计核算工作的起点，在会计核算中具有重要作用。做好这项工作，对于实现会计的职能，保证会计资料的真实性、正确性，提高会计核算的质量，加强财产物资的管理等，都具有十分重要的意义。

（一）记录经济业务，提供记账依据。会计凭证是登记账簿的依据，会计凭证所记录有关信息是否真实、可靠、及时，对于能否保证会计信息质量，具有至关重要的影响。

（二）明确经济责任，强化内部控制。任何会计凭证除记录有关经济业务的基本内容外，还必须由有关部门和人员签章，对会计凭证所记录经济业务的真实性、正确性、合法性、合理性负责，以防止舞弊行为，强化内部控制。

（三）监督经济活动，控制经济运行。通过会计凭证的审核，可以查明每一项经济业务是否符合国家有关法律、法规、制度规定，是否符合计划、预算进度，是否有违法乱纪、铺张浪费行为等。对于查出的问题，应积极采取措施予以纠正，实现对经济活动的事中控制，保证经济活动健康运行。