会计凭证规范

二、会计凭证规范

(一)原始凭证填制规范

根据《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)和《会计基础工作规范》的规定，填制原始凭证应符合以下要求:

1．反映要真实

在填制原始凭证时，应使凭证上所记载内容同发生业务的实际情况保持一致，即凭证上的日期、经济业务内容和数据必须按照经济业务的实际发生或完成情况来填制，保证其真实、可靠，不得填写匡算或估计数;原始凭证作为具有法律效力的证明文件，不允许在填制中有任何歪曲和弄虚作假行为。

2．内容要完整

在反映经济业务的相应原始凭证上，按照凭证已有的项目或内容，逐项填列，即应该填写的项目要逐项填写，不可缺漏;年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写;名称要写全，不能简化;品名或用途要填写明确;有关人员的签章必须齐全。

3．手续要完备

经办业务的单位、经办人员要对原始凭证认真审核并签章，以对凭证的真实性、合法性负责。按规定，从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。该公章应是具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章等。

4．书写要清楚、规范

原始凭证上的数字和文字，字迹要清楚，整齐和规范，易于辨认。例如，阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写;汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用简化字代替;所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单位等情况外，一律填写到角分;无角分的，角位和分位写“00”，或者符号“—”;有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

5．填制要及时

所有经办业务的部门和人员，在每项经济业务发生或完成后，必须及时填制原始凭证，做到不拖延、不积压，按照规定的程序及时送交会计机构，以保证会计核算工作的正常进行。一般来说，填制或取得的原始凭证送交会计机构的时间最迟不应超过一个会计结算期。

6．其他要求。

(1)凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写的金额必须相符。

(2)购买实物的原始凭证，必须有验收证明。实物购入后，要按照规定办理验收手续，以明确经济责任，保证账实相符。

(3)一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用做报销凭证;一式几联的发票和收据，除本身具备复写功能的外，必须用双面复写纸套写，并连续编号。作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存。

(4)发生销货退回及退还货款时，必须填制退货发票，附有退货验收证明和对方单位的收款收据，不得以退货发票代替收据。

(5)单位人员公出借款的收据，必须附在记账凭证之后。借款收据是此项借款业务的原始凭证，是办理有关会计手续、进行相应会计核算的依据。在收回借款时，应当另开收据或者退还借款收据的副本，不得退还原借款收据。因为借款和收回借款虽有联系，但又有区别，在会计上需要分别进行处理，如果将原借款收据退还借款人，就会损害会计资料的完整性，使其中一项业务的会计处理失去依据。

(二)记账凭证填制规范

根据《会计法》和《会计基础工作规范》的规定，填制记账凭证除了应符合原始凭证的填制要求外，还应符合以下要求:

1．记账凭证必须根据审核无误的原始凭证填制

记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据若干张同类原始凭证汇总编制，或者根据原始凭证汇总表填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

2．记账凭证应当连续编号

3．记账凭证后必须附有原始凭证

除结账和更正错误等外，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证张数。所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。与记账凭证中的经济业务事项记录有关的每一张证据，都应当作为原始凭证的附件。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应该把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费等零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及几张记账凭证的，可以将该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。

4．其他要求

(1)记账凭证的填制日期原则上应与发生经济业务的日期一致，但由于凭证的传递需要时间，因此，有的也可以按凭证到达日期填写。如对现金收付款凭证，应以出纳人员实际收付款日期为编制日期;转账凭证应按经济业务发生或完成日期填写。

(2)记账凭证摘要的填写应简明扼要，说明清楚。填写的基本要求是:意思完备，字数简短字迹清楚。如现金、银行存款的收付事项，应写明收、付款人和款项的内容;采购商品要写清品种名、进货来源和批次并能区分不同供货单位。

(3)会计科目必须按现行统一会计制度规定的全称填写，不得简化，不得用科目编号或外文字母代替，并根据经济业务的内容正确确定会计科目的借贷方和金额。

(4)填制完经济业务事项后的记账凭证，如有空行，应当在金额栏目最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画斜线注销。

(三)会计凭证审核规范

1．原始凭证的审核

对原始凭证进行审核，是确保会计资料质量的重要措施之一。《会计法》明确规定:“会计机构、会计人员必须对原始凭证进行审核，并根据经过审核后的原始凭证编制记账凭证。”

(1)原始凭证审核的内容。

①真实性审核。审核凭证所反映的内容是否符合所发生实际经济业务的情况，数据、文字有无伪造、涂改、重复使用情况，各联之间数额有无不符情况等。主要包括:经济业务的双方当事单位和当事人必须是真实、合法的;经济业务发生的时间地点和填制日期必须是真实的;经济业务的内容和“量”必须是真实的，“量”指实物量和价值量。

②完整性审核。完整性审核的目的是确定原始凭证的编制是否符合要求，各个项目内容是否填写齐全，数字是否正确。要查看其凭证的各项指标是否完整，名称、商品规格、计量单位、数量、单位、大写、小写金额和填制日期的填写是否正确、清晰。

③合法性审核。合法性审核的内容包括:一是原始凭证生成程序的合法性，如企业或个人(具有营业执照的个体户)出具的营业凭证，如发票、运费收据、劳力费收据等，必须是经税务机关批准印制的。购买实物的原始凭证必须附有验收证明，以确认实物已经验收入库。二是审查原始凭证所反映的经济业务有无违反财经制度的规定，有无不按计划、预算办事的行为，资金使用是否符合规定，是否扩大了成本费用、开支范围，财产物资的收发、领退是否按照规定办理手续。

(2)原始凭证审核后的处理。对原始凭证经过审核后，应根据不同的审核结果，进行不同的审核后处理。

①对于内容合法、合理、完整、正确的原始凭证，按规定办理会计手续，据以填制记账凭证，并将原始凭证作为附件粘于记账凭证后面，以备查核。

②对于内容合法、合理而记载不准确、不完整的原始凭证，按规定暂缓办理会计手续，将原始凭证退回业务经办单位或人员，责成改正凭证记录的错误。经责任单位和有关人员更正错误后，对更正后的凭证进行复审，确定无误后准予办理会计手续。

③对于内容完整、正确而不合法、不合理的原始凭证，按规定拒绝办理会计手续，并向单位负责人报告。对于弄虚作假、营私舞弊、欺骗上级等违法乱纪行为应依据法律规定，坚决拒绝执行，并向有关方面反映情况。

2．记账凭证的审核

记账凭证在记账前，必须经过审核。审核的内容主要是:

(1)记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的张数、经济内容、金额、合计等是否与记账凭证一致。

(2)经济业务是否正常，应借、应贷账户的名称和金额是否正确，账户对应关系是否清晰，所用账户的名称是否符合会计制度的规定。

(3)记账凭证中有关项目是否填写齐全，有关人员是否签名或盖章。

审核中如发现差错，应立即查明原因，或予重审或用画线更正法更正，并在更正处由更正人盖章，以示负责。在审核记账凭证时，如发现错误，必须查明原因，按规定办法及时改正。只有经过审核无误的记账凭证，才能据以记账。

(四)会计凭证更正规范

1．原始凭证的错误更正

为了规范原始凭证的内容，明确相关人员的经济责任，防止利用原始凭证进行舞弊，《会计法》规定:

(1)原始凭证所记载的各项内容均不得涂改，随意涂改原始凭证即为无效凭证，不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。

(2)原始凭证记载的内容有错误的，应当重开或更正，此项工作必须由原始凭证出具单位负责，并在更正处加盖出具单位印章。原始凭证金额出现错误，不得更正，只能由原始凭证开出单位重开。因为如果允许随意更改原始凭证上的金额，容易产生舞弊，不利于保证原始凭证的质量。

(3)原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证，对填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。

2．记账凭证的错误更正

(1)如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。

(2)已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。

(3)如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

(五)会计凭证保管规范

(1)各单位每年编制的会计凭证，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册。

①记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。

②对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

(2)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

(3)原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

(4)从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，可代替原始凭证。

(六)违反会计凭证规范的法律责任

1．未按规定填制、取得原始凭证或者填制、取得的原始凭证不符合规定的法律责任根据《会计法》及有关法律制度的规定，对于有关单位和个人未按照规定填制、取得原始凭证或者填制、取得的原始凭证不符合规定的行为，应当追究其法律责任，包括行政责任和刑事责任。处罚规定如下:

(1)责令限期改正。违法单位或者个人应当按照县级以上人民政府部门的责令限期改正决定的要求，停止违法行为，纠正错误。

(2)罚款。县级以上人民政府财政部门根据单位或个人违法行为的性质、情节及危害程度，在责令限期改正的同时，可以对单位处3 000元以上50 000元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处2 000元以上20 000元以下的罚款。

(3)吊销会计从业资格证书。对违法行为直接负责的主管人员和其他直接责任人员中的会计人员，情节严重的，由县级以上人民政府财政部门吊销会计从业资格证书。

(4)行政处分。对违法行为直接负责的主管人员和其他直接责任人员中的国家工作人员，应当按照干部管理权限由其所在单位或者其上级单位或者行政监察部门视其情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、降职、撤职、留用察看和开除等行政处分。

根据《会计法》的规定，未按照规定填制、取得原始凭证或者填制、取得的原始凭证不符合规定的行为构成犯罪的，应依法追究刑事责任。

2．以未经审核的会计凭证为依据登记会计账簿的法律责任

会计凭证包括原始凭证和记账凭证，对会计凭证进行审核，是保证会计信息真实性和客观性的基础工作。如果以未经审核的会计凭证为依据登记会计账簿，将会导致会计信息失真。根据《会计法》的规定，对于有关单位和个人以未经审核的会计凭证为依据登记会计账簿的行为，应当追究其法律责任，包括行政责任和刑事责任。处罚规定同上。