第一节 账务处理系统概述
一、账务处理系统的内容与目标
账务处理系统需要完成凭证的输入和处理、凭证的审核、记账、结账、对账、查询、银行对账以及各种账表输出和打印等各项工作。其工作内容是会计核算工作中必不可少的，工作量在整个会计核算过程中占较大比例。
账务处理系统在企业信息系统中占有举足轻重的地位。账务处理系统一方面要完成企业会计核算中的账务处理工作，将企业的会计数据按照符合会计准则和制度的方法和流程进行处理，为企业内部管理和外部信息使用者提供符合质量要求的会计信息；另一方面又和其他子系统存在着密切的数据传递关系，通过系统接口，收集、汇总各类业务信息及转账机制生成的凭证，提供完整、一致核算信息。因此，在企业信息化日益提高和高速发展的今天，账务处理系统不仅仅局限于会计账务核算的内容，财务、业务一体化，数据收集、传递、分类、汇总、整合的自动化、智能化、整体化也逐步成为账务处理系统设计应该考虑的不可或缺的部分。
账务处理系统的基本工作目标主要有以下几个方面：
1．及时、准确、全面地采集和输入会计凭证，并能对输入的数据进行一定的校验，尽力确保输入系统的数据的正确性和完整性。
2．能按照会计核算程序，提供对记账凭证的审核、记账、结账等功能。
3．提供对系统中各类账、证、表的完整、实时的查询功能。
4．与其他子系统留有数据接口，实现系统间的无缝连接和数据的传递、同步和共享。
5．为各项操作保留必要的操作痕迹，为企业内部控制和审计保留必要的线索。
在实际会计核算工作中，对于账务处理中的明细往来核算也是工作量非常大繁琐的部分。账务处理系统利用计算机高效数据存储和处理的优势，将此部分的核算功能也设计于账务处理系统中，让其提供各项辅助核算功能，大大提高了核算效率，减少了工作量。
二、账务处理系统的主要功能
（一）账务处理流程
账务处理是从审核原始凭证、编制记账凭证开始，经历审核凭证、记账、对账等一系列会计处理工作。在手工方式下，根据企业业务的特点，可以采用的账务处理程序一般有五种：记账凭证核算程序、日记总账核算程序、科目汇总表核算程序、汇总记账凭证核算程序和多栏式日记账核算程序。每种账务处理程序的区别主要体现在对总账登记的方法和依据有所不同。其中，科目汇总表核算程序是相对采用较多的一种核算程序，其手工操作的方法和原理与计算机环境下账务处理系统的实现也较为相似，对理解计算机环境下账务处理程序有一定的帮助，因此，这里只对科目汇总表核算程序作简单说明，后面小节有详细的讲解。
科目汇总表核算程序是在一个月内，定期将记账凭证按总账科目进行汇总，合计出每个科目在汇总期内的累计借方发生额和累计贷方发生额；再根据汇总得到的发生额数据，按科目登记总账。其完整的核算步骤是：
（1）根据原始凭证编制记账凭证；
（2）根据收款凭证和付款凭证及所附原始凭证登记现金日记账和银行日记账；
（3）根据转账凭证及所附原始凭证或原始凭证汇总表逐笔登记明细分类账；
（4）根据记账凭证编制科目汇总表；
（5）根据科目汇总表登记总分类账；
（6）根据明细账和总分类账编制会计报表。
具体处理流程如图3－1所示。
科目汇总表的一般格式如图3－2。
科目汇总表账务处理程序的优点是：（1）根据科目汇总表定期汇总登记总账，大大减少了登记总账的工作量；（2）通过编制科目汇总表可以对所汇总期间记账凭证的编制是否正确进行试算平衡。
（二）账务处理系统的主要功能
账务处理从审核原始凭证、编制记账凭证开始，经历审核、记账、对账、结账等一系列会计处理过程。账务处理系统提供账务处理所必需的各项功能，除此之外，还利用计算机特有的运行方式、存储方式等，提供其他进一步方便会计核算工作的功能。账务处理系统所包含的主要功能包括（见图3－3）：
1．系统初始化。系统初始化也称为初始设置，它将通用的账务处理系统变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的账务处理工作和数据得以在计算机环境下的账务处理系统中延续和正常运行。系统初始化是账务处理系统能满足企业需要进行日常账务处理的基础和前提工作，从内容上，可以把系统初始化工作分为两类：一类是进行必要的控制参数等的设置，这是确保账务处理系统和手工处理流程按照相同的选择和规则运行；另一类是基础数据的录入，是指录入账务处理系统启用运行时点的初始数据，这是与手工账务处理数据的衔接点。系统初始化工作主要包括以下内容：
图3－1 科目汇总表核算程序
图3－2 科目汇总表一般格式
·为会计主体建立和设置账套
·定义基础参数、设置业务处理规则
·进行日常会计处理必须具备的会计科目设置、初始余额录入、凭证类别设置、汇率设置、结算方式设置等
·进行辅助核算必须具备的其他设置，如部门设置、往来单位设置、项目设置等
2．凭证管理。它主要是指按会计核算程序对凭证进行的各项处理，主要包括凭证的录入、审核、修改及汇总等功能。
3．记账。记账是将经过审核的记账凭证登记到日记账、明细账、总账和其他相关的账簿中。
4．期末处理。期末处理包括对账、银行对账、结账等必需功能以及系统能根据设置自动生成凭证的自动转账功能，如汇兑损益计提、期间损益结转等。
5．账、证、表的查询、输出功能。对于账套中的会计核算数据，能根据用户查询条件，按照既定格式将查询结果输出，如各类凭证、账簿的查询和打印输出等。
6．系统管理。系统管理是任何一个信息系统所必备和通用的功能，保证系统正常运行，完成维护和管理的功能，主要包括用户管理、权限管理，数据备份、数据恢复等。
图3－3 账务处理系统功能结构图
（三）手工账务处理和计算机环境账务处理的联系和差异
手工账务处理和计算机账务处理的联系在于都是对相同会计数据的处理，遵循相同的会计原理、会计核算程序和会计准则，其工作任务相同、工作目标相同。运用计算机账务处理系统和手工方式下的账务处理是完成相同的任务，只是采用了不同的工具，因此，手工账务处理和计算机账务处理之间的区别主要在于所运用的工具不同而带来的工作方式、效率等方面的差异，也有由于计算机系统特有的特点而带来的处理环节上的变化。计算机账务处理系统相对手工账务处理方式的变化主要体现在：
1．数据存储方式和组织方式发生改变
在手工方式下，会计核算的数据和信息都是以纸质方式存储，在电算化方式下，会计数据和信息存储在磁介质上，其存储能力大大提高，并且信息的组织方式和查询方式、查询效率等也产生了很大的改变。在手工方式下，传统的记账凭证、各类账簿都以既定的格式存在，而在计算机系统中，用户可以看到的与传统方式下的格式、内容是一样的，但在计算机内部，数据的真正组织和存放形式都是以数据库中的二维表的形式存在的，并不是用户在查询中看到的视图。用户查询时，系统只是根据用户需要的会计凭证或账簿的格式，从二维表中提取需要的数据项，形成视图，展示给用户。另外，数据库的存储方式也使电算化账务处理系统的数据处理、数据查询、数据同步、数据共享的各项功能的执行效率大大提高，进一步充分发挥计算机的高效处理能力。
2．计算机账务处理系统需要完整的会计科目编码体系
计算机账务处理系统需要完整的会计科目编码体系源于计算机处理的特性。相对于汉字，计算机基于代码的分类、查询、汇总等处理更高效。此外，通过一定编码规则，使用具有一定规则的代码，能比汉字科目代码携带更多的信息，如计算机系统能够通过对会计科目代码的识别判断该会计科目的科目类型、会计级次、上级科目等多项信息，这是汉字科目名称所不能携带的信息。因此，在运用电算化账务处理系统时，完整、科学的会计科目编码体系也就显得尤为重要。
3．对账方式不同
在手工账务处理中，在填制凭证、记账过程中，数据的填写和转抄难免会出现错误，所以在手工账务处理流程中，进行账证核对、账账核对和账实核对是非常必要和重要的工作，也是内部控制的重要环节。但在电算化账务处理流程中，系统采用“I－P－O”模型，即“输入—处理—输出”模型，其中处理环节是系统按照既定的处理流程设计好的模块，在执行过程中，除比较特殊的情况外，一般是不会出现手工方式下的错误的，程序能自动、准确、高效地完成所需的处理步骤，对账变为自动化环节。因此，控制的重点是对于系统输入的控制和校验，以及系统数据的完整性、安全性的控制。
4．账务核算的规范控制加强
在手工账务处理方式下，在填制记账凭证的各项信息时，由于受到会计人员专业素质和手工方式下难以避免的错误等因素的影响，会计数据以及各项信息的填写的统一性、规范性等方面缺乏严格的控制。在电算化方式下，所必需的控制内容、环节、流程已经在系统设计和系统初始化设置时以程序的形式确定下来，如果在输入或操作时违反了既定的规则，系统便会无法通过操作，进行错误提示，直至输入或操作符合了规范，以程序形式严格地保证了操作和输入的规范性。
5．工作效率、准确性和时效性加强
手工方式下很多难以避免的错误在模块自动化执行的过程中都能完全避免，并且计算机运行的高效性，也大大提高了会计核算工作的效率。在手工处理方式下，手工方式的相对低效和会计核算工作的巨大工作量，也导致会计处理信息提供的时延，而信息价值的一个重要考量指标便是及时性。采用电算化账务处理系统，计算机处理的高效性和功能的自动化，不但大大减轻了会计工作人员的工作量，而且可以在任意时刻查询和输出需要的会计信息，进一步为管理和决策提供支持。
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