原始凭证和记账凭证怎么粘

第二节　原始凭证的设计

一、原始凭证的分类

原始凭证是在经济业务发生时直接取得或填制的凭证，用来作为证明会计事项的经过和作为编制记账凭证的依据。原始凭证主要可以分为外来凭证和自制凭证两种，但也有其他各种分类。

（1）按凭证取得的来源分主要有外来原始凭证和自制原始凭证。自制原始凭证又可以再分为自制对外凭证和自制对内凭证，前者如销售发票、收款收据等，后者如领料单、各种成本分摊凭证等。

（2）按用途分主要有：通知凭证，如各种调拨单、出库通知单等；执行凭证，如各种入库单、领料单、销售发票、收款收据等；转账手续凭证，如费用分配表、成本计算单、赤字更正单等；联合凭证，即指同时具有上述两种以上功能的凭证，如领料单既具有通知凭证的用途，又具有执行凭证的用途。同时，有的凭证多联使用，每联各有不同的用途，该种凭证也可以叫联合凭证。

（3）按凭证记录的次数和时限分主要有：一次凭证，即只能使用一次的凭证，如领料单；累计凭证，即在同一凭证上可连续记录同一业务的凭证，如限额领料单等。

（4）按凭证格式的适用性分主要有：通用凭证，适用于各不同行业、不同企业的普通格式的凭证，如销售发票、收款收据等；专用凭证，只适用于本企业特殊格式的凭证。

除上述四种分类法外，还有按照凭证的发生次序分为最初凭证、汇总凭证或分割凭证等。

二、原始凭证的基本内容

不同类型的原始凭证，包含的具体内容虽然不尽相同，但必须具备的基本内容。一般说来，任何一张原始凭证均应该具备反映经济业务内容和执行责任两方面的要素。应具备的反映经济业务内容方面的要素有：原始凭证的名称，接受凭证单位的名称或个人姓名，填制凭证的日期（一般与业务执行日期一致），经济业务的内容（业务名称性质等），经济业务的各种计量（数量、单价和金额）等。应具备的表示业务执行责任的要素有：填制单位的公章（对内凭证例外），编制审核凭证的有关经手人和部门负责人签章，凭证编号，凭证应有的附件（应附的证明业务发生的有关附件，包括需经审批的批准手续等）。

三、原始凭证的设计

原始凭证的设计主要包括确定凭证种类、规定凭证格式、设计具体内容、拟订流转程序和制订管理办法等内容。

（一）原始凭证种类的确定

根据经济业务的内容范围、管理方式、核算方法，结合原始凭证分类情况来设计其应设置的凭证种类，尽量构成一个完整的原始凭证系统，做到每一方面的经济业务的发生都能取得准确、合适的原始凭证。如企业供应过程的主要经济业务为材料采购、材料验收入库、材料发出、材料退库以及材料的盘点等，为此需要的原始凭证有“购货发票”、“代垫运杂费清单”、“收料单”、“领料单”、“材料退库单”、“材料盘存单”、“材料盘盈盘亏报告单”等一系列原始凭证，其中“购货发票”、“代垫运杂费清单”等是外来的原始凭证，除此之外的都应列入需要设计的原始凭证的种类之中。

（二）明确所设计的原始凭证的用途和要素

每一原始凭证因其反映的经济业务的内容不同，在凭证的具体构成要素上必然存在差异，差异是我们在原始凭证设计时应加以认真研究的，但同时还要看到各种原始凭证之间存在着共同的基本要素，这些基本要素若缺少其中任何一个，都可使原始凭证变得不完整。所以这些基本要素在进行凭证设计前就必须明确。与此同时，还要确认每一原始凭证的具体用途，原始凭证的用途也是由原始凭证所反映的经济业务内容决定的。有的用途比较单一，有的则同时兼有多种用途，如“发货票”，不仅要完整地记载发售货物的名称、数量、价格、金额、日期等内容，同时还有据以办理结算提货、出厂门、存根备查等用途。明确各种原始凭证在核算及管理中的具体用途，有利于正确设计各种原始凭证的格式、联数和流转路线。

（三）原始凭证格式的设计

企业主要是设计内部凭证的专用凭证，如能采用“通用凭证”，应尽量采用“通用凭证”。专用凭证应根据本企业的实际需要设计，如根据实际需要设置凭证项目；项目顺序排列要便于填写、计算和对照检查；应填的留空要适当，不能过小或过大；凭证大小规格应根据项目、留空多少来设置；按照凭证使用的需要设计适量的份数。

（四）原始凭证内容的设计

原始凭证究竟要反映哪些具体内容，这主要根据原始凭证所要反映的经济业务的种类来设计。

1．反映货币资金收付业务的凭证内容设计

反映货币资金收付业务的原始凭证很多，既有外来凭证，也有自制凭证。外来凭证大部分都是通用凭证或银行部门设计的专用凭证，但还有一部分专用凭证，需要企业另行设计，如收款收据和内部报销单等。这些凭证的设计应有经济业务说明栏，摘要说明收付款的经过和理由；要设计“大写”金额栏，“小写”金额栏，增设核对点，防止涂改和笔误；责任人签章栏要设计齐全，如经手人、审核人、出纳员和收款单位及付款批准等；对外收款凭证应加盖本企业公章，同样要求外来的付款凭证要有对方单位的公章。反映货币资金收付业务的凭证主要有“内部缴款单”、“差旅费报销单”等。

内部缴款单用于商品零售企业各营业柜组将每天直接收取的销货款送交财务部门时填制。内部缴款单应反映缴款单位、缴款金额、缴款类别等内容，一般可设计为一式三联：一联由交款单位存留，一联交财务部门作为记账的依据（连同其他原始凭证一起），一联作存根备查。其参考格式见表4－1。

表4－1　内部缴款单

差旅费报销单用于单位内部职工出差报销填制，应反映出差人姓名、出差地点、事由、预借款项、实报数、应退应补数等。其参考格式见表4－2。

表4－2　差旅费报销单

2．反映物资增减变化的凭证内容设计

反映材料、产成品增减变化的凭证一般有入库单、出库单和长余缺报告单。按照物资收发业务的经营特点和管理要求来划分，这类凭证可以设计为一次凭证、累计凭证和汇总凭证等三种，应设计品名、规格、类别、编号、计量单位、数量、单价（或计划价格）金额等栏目，便于准确计量和计价的核算。材料出库单可设计领料单、限额领料单、发料凭证汇总表、产品入库单等。各种入库单应有仓库负责人签章，出库单应有生产部门或销售部门和仓库的签章。产品出库单当作“提货单”使用时，则应加盖公章。设计出库单时，还应注意其颜色上应有差别，防止相互混淆不清，造成不应有的混乱。

领料单是材料的主要出库凭证，属一次性凭证。为便于控制材料消耗，应设有领料单位、日期、用途、名称、规格、请领数量、实发数量、单价、金额、领发料人等内容。领料单一般均采用三联式设计：一联仓库留存登记仓库材料账，一联由领料单位带回备查，一联交财会部门据以记账。其一般格式见表4－3。

表4－3　领料单

限额领料单属累计凭证，适用于在一定时期多次领用相同材料并有定额控制的发出业务，一般应一单一料，其填制手续经多次领料多次填制才能完成。采用限额领料单可以简化领料凭证的编制工作，减少凭证数量，还便于同定额、计划消耗进行对比，以控制材料耗费。限额领料单应设计材料的领用限额数量、本次领用数量、限额结余数量、实际领用数量等栏次。限额领单一般设计为一式三联：一联仓库记账，一联由领料单位留存，一联交财会部门据以记账。其一般格式见表4－4。

表4－4　限额领料单

（一单一料）

年　月　日

发出材料汇总表属汇总凭证，是根据各种领料单和限额领料单汇总编制的原始凭证。发出材料汇总表用以集中反映某一时期材料发出业务的全面情况，因此应按发出材料的类别和发出材料所涉及的借方科目设置项目、栏次。其一般格式见表4－5。

表4－5　发出材料汇总表

收料单也是一次性凭证，用于证明所购货物已验收入库，并据以登记材料账的凭证。为保证货物的数量、质量及日后查对，应增设有供应单位、发票号、货单号、检验凭证号、技术证明、付款方式等栏目。收料单一般至少应设计为一式三联：一联仓库登记材料账，一联送采购部门登记供应合同备查簿，一联交财会部门据以记账。其一般格式见表4－6。

表4－6　收料单

产品入库单是反映企业生产产品所发生的各项经济业务的产出凭证，它一般是企业自行设计的，反映了交送人、检验人、保管人、存放地点、产品质量和数量等情况。其一般格式见表4－7。

表4－7　产品入库单

在商品流通企业中，因采购商品过程中发生的费用（如运杂费等）按规定不计入商品价款，所以收料（货）单中的金额栏也只需设“金额”大栏即可。但是，从事商品零售的商业企业因其商品一般是采用售价核算的，所以收料（货）单中的金额不仅要标明发票金额，还要标明售价金额和进销差价。

3．反映生产经营业务的凭证内容设计

反映生产经营业务的凭证，大部分是自制凭证，主要用于转账业务，大多数是根据一些内部原始记录进行整理加工编制的原始凭证汇总表，也有的是根据账簿记录计算取得的原始凭证，其类型多种多样、结构复杂，可以由各企业根据其经营特点、成本管理要求、成本核算方法进行设计。根据生产成本项目设置专栏，各应设栏目应设置齐全，分项与汇总项要相互衔接便于对照检查和相互核对。各项费用应设置“分配率”栏，便于复查分配的费用金额和编制凭证的计算。这类凭证只须设制证人和主管会计人员签章栏，一般不加盖公章。反映生产经营业务的凭证主要有“材料费用分配表”、“外购动力费用分配表”、“工资费用分配表”、“固定资产折旧分配表”、“辅助生产费用分配表”、“制造费用分配表”、“产品成本计算单”等，其一般格式见第九章内容。

4．反映购销业务的凭证内容设计

反映购销业务的凭证主要是提货单和发货票，一般都采用统一的通用凭证。如果设计销售发票、提货单，应注意的内容是：凭证中应设计品名、规格、计量单位、数量、价格、金额等栏目，以便于对方单位检查核对和验收。同时还要设计销售单位的名称、地址等，便于核对证实和退货。销售业务涉及的部门和经手人多，应采用数联复写方式，以方便各部门的记录和核对，一般应设客户联、仓库联、财务联、会计联、统计联及存根联；经手人、负责人及单位应有签章。发票应连续编号，以便于丢失后查询和对伪造情况下的核对；应设置购货单位经手签章的栏目，便于在发生差错时查明责任人。

在销售时自行设计的凭证主要有“代垫运费清单”。代垫运费清单的主要项目有购货单位、发票号、发货时间、发货货物名称、数量、重量、代垫运费金额等内容。其一般格式见表4－8。

表4－8　代垫运费清单

5．反映固定资产增减变化的凭证内容设计

反映固定资产增减变化的凭证主要有固定资产调拨单、新建固定资产的移交清册、更新固定资产的购置单、固定资产报废单和盘盈盘亏报告单等。固定资产业务一般不常发生，除调拨单有规定的统一格式外，其他凭证均没有统一的特定格式，主要由各企业自行设计。设计时应注意的内容是：建设单位交付使用的资产清册的栏目要设计齐全、详细，便于记账，包括提取折旧和日常修理栏。如属房屋建筑物方面的，要设置性质、用途、所在位置、结构、建设成本和使用年限等栏；机器设备的调拨单或购置报告单，应设置调拨价格（或购买价格）、运费、安装费、成本及附加设备等。固定资产报废的原始凭证，应设置使用年限、已提折旧、原价、净值、报废理由等栏目，并要附报废的技术鉴定材料。盘盈盘亏的原始凭证，应设置品名、规格、原价（重置价值）、已提折旧（估计折旧）、净值、盘盈盘亏原因、批准手续等项内容。反映固定资产增减变化的凭证主要有“交付使用资产明细表”、“购入固定资产交接验收单”、“固定资产报废申请单”等，其一般格式见表4－10、表4－11、表4－12。

交付使用资产清册是由各不同格式的“交付使用资产明细表”构成的，它反映建设单位建成交付给使用单位的各项交付使用资产的价值。其一般格式见表4－9。

表4－9　交付使用资产明细表

（房屋及建筑物）

“购入固定资产（包括不需要安装设备）交接验收单”用于固定资产购建完毕交付使用时填制的凭证。该凭证应设计购建固定资产名称、原始价值、预计使用年限、预计残值、折旧、附属设备及固定资产部门（如生产设备由生产技术处、科管理，机电设备由机电处、科管理，运输设备由运输机构管理，其他设备和房屋建筑物由总务部门管理等）、财会部门、使用单位三方共同验收情况等项目、栏次。该凭证一般一式四联：其中一联留存备查，一联由固定资产管理部门保存，一联交财会部门，一联交使用单位据以建账、建卡。其一般格式见表4－10。

固定资产不能继续使用需要报废时，必须由固定资产使用保管部门提出申请，填制“固定资产报废申请单”，经鉴定小组进行认真鉴定，并签注意见，再经单位领导签章后，报送主管部门审批。“固定资产报废申请单”应包括申请报废固定资产名称、使用情况、原值、已提折旧、报废原因、鉴定意见及审批情况等项、栏次。其一般格式见表4－11。

表4－10　购入固定资产交接验收单

表4－11　固定资产报废申请单

6．反映往来结算业务的凭证内容设计

反映往来结算业务的凭证一般同于反映购销业务的发票，有时另附欠款、收款单据。欠款、收款单据内容应包括欠款、收款时间，金额，内容，经手人等。

7．反映结转业务的凭证内容设计

这类凭证主要反映会计期末时结转收入和支出等账户，计算并结转成本、利润的账务处理工作。此类业务不涉及外单位，一般无固定格式的凭证，其内容也是根据结转的内容来灵活设计的，一般用书面说明的形式来作为原始凭证，但要注意其说明中应包括结转的依据（××账户）、结转的起止日期、结转的项目、金额和经手人、主管会计等内容。

（五）原始凭证流转程序的设计

为了充分发挥原始凭证在会计核算和内部控制上的作用，应设计科学的流转程序。凭证流转程序，是指凭证从填制或取得时起到装订保管时止，其所经历的签发、审核、使用、整理、记账、归档等处理和运行的全部过程。其设计应包括的内容是：规定各类原始凭证流转的路线，所经历的环节，注明起、讫点；规定在各环节应办理的事项、应停留的时间、应转送的期限、各环节的办理人应负的责任。设计时要避免迂回流转，要防止耽搁延误和造假舞弊的现象出现。对于主要原始凭证流转程序的设计，应尽量绘制简明易懂的凭证流程图。

（六）对原始凭证管理的设计

原始凭证的管理内容，主要包括空白凭证的管理、制错凭证的管理和使用过的凭证管理等。其具体设计内容：一是空白凭证的管理，即指对外有效的凭证管理，如销售发票、银行支票、收款收据等，应事先编号，指定专人管理，领用、交回要进行登记，防止丢失和假冒。二是误填作废的凭证，各联应加盖“作废”戳记，全联和存根一齐保管，不得随意销毁。三是已使用完毕、登记入账的原始凭证，一般作为记账凭证的附件装订成册保存；对单独保管的原始凭证应装订成册，注明其所附的记账凭证的日期和号数，严防消失；对于自制原始凭证的存根应要求每本使用完毕即整理入档，不得任意丢失，特别是销售发票、收据及支票存根更要妥善保管，防止销毁等非法情况发生。