电子出版物的采访原则

二、电子出版物的采访原则

图书馆购买的电子出版物，主要是指由出版商或数据库商生产发行的、商业化的正式出版物，包括数据库、全文电子期刊和电子图书等，其中数据库又包括参考数据库(书目、文摘、索引数据库)、全文数据库和事实数据库等。^[4]

电子资源是图书馆资源建设的组成部分，电子资源的主要服务对象、收藏重点、收藏目的、收藏特点等，应该与馆藏建设的总原则相一致，具体表现为：

(一)采访原则

1.需求导向原则

它是指图书馆根据本单位的性质、任务和服务对象采集电子出版物，必须以需求为导向，将是否符合本馆的性质与任务、是否符合本馆读者的需要，作为选择入藏电子出版物的基本标准。如《普通高等学校图书馆规程(修订)》(2002)规定：高等学校图书馆应根据学校的发展目标和教学、科学研究的需要，根据馆藏基础及地区或系统文献资源布局的统筹安排，制订文献信息资源建设方案，形成具有本校特色的馆藏体系。在文献采集中应兼顾纸质文献、电子文献和其他载体文献，兼顾文献载体和使用权的购买。保持重要文献和特色资源的完整性和连续性，注意收藏本校的以及与本校有关的出版物和学术文献。图书馆必须依据本馆性质、任务和服务对象的实际需求决定电子出版物的取舍，这是图书馆电子馆藏建设中应该遵循的首要原则。

2.协调互补原则

纸质文献、电子文献和其他载体文献共同组成图书馆信息资源体系，是信息资源建设的有机组成部分。采集电子出版物要与采集其他类型文献进行协调。在以印刷纸本文献为基础的现实条件下，有选择地购置学术价值较高的电子文献和镜像数据库，积极引进代表国内外先进水平的网上数据库和电子文献，建立馆藏印刷型文献、馆藏数字化文献和网上文献信息三位一体的文献资源体系。具体而言：

第一，对于学术性强，利用率高，并且是本馆重点服务对象所需要的中外文核心期刊，如果既有印刷型又有电子版的，应两者都订。对于那些学术性较强，但利用率很低的期刊，可以只订电子版。而对那些学术性不强，利用率却较高的期刊，则可以只订印刷版，而不订电子版。

第二，对于检索型或工具型的电子出版物，为发挥电子出版物检索功能强大的优势，不再订购印刷版。

第三，对于以印刷品为基础制作、出版的电子出版物，这些电子出版物能够提供更多的研究文献的手段与途径，可以使研究更加深入、更为精确。因此，对已有原著的电子出版物也要适当地收藏，但要协调好与印刷品的复本、版本等问题。^[5]

3.成本效益原则

以尽可能小的成本获得尽可能大的效益，是图书馆工作一项基本的经济学法则。电子出版物的采集，也应当遵循这一法则，尽量选择价格!性能比优良的电子出版物。具体来说：(1)要考虑电子出版物与印刷型文献的价格/信息量比。如果某一电子出版物的内容基本是本馆所需，且价格又比订阅这些内容的印刷型文献的总价格低或接近，就可购买这种电子出版物；(2)对订购印刷型期刊与购买联机检索服务的价格进行比较。假如通过联机情报检索，检索电子出版物，再按所命中文献的出处订购某篇文献，所付费用则会低于订购该期刊的费用，那么对于一些利用率不高的外文期刊，将采取购买联机检索服务的方式，不再订购印刷型期刊。

(二)采访过程中应注意的问题

1.注重对资源的选择与评估

电子出版物的选择与传统的印刷型资源并没有本质不同，基本指导原则是一致的。由于电子出版物不同于印刷型资源的特征，在选择时除考虑其内容与形式外，还必须考虑设备、检索方式、购买方式以及技术等因素。选择与评估电子出版物，一般可从以下几方面进行判断：

(1)收录的信息源。对电子出版物收录的信息的准确与权威性、收录信息的内容范围及年代、深度和广度以及是否符合图书馆性质与任务和用户的需求进行判断。

(2)时效性。对电子出版物内容新颖程度、获取原文的时滞与更新的周期进行分析。

(3)检索功能与易用方面。对电子出版物检索手段、检索途径、检索效率、结果输出以及易用性等方面进行考查。

(4)出版制作单位的权威性。主要从以下几方面进行考查：①电子资源出版机构的规模及信誉，生产商、代理商是否可靠，综合实力及历史发展情况，是否进行商业化运作；②权威性，是专业的学术机构还是大学的组成部分，编辑者的个人资历、学术水平、研究领域；③客户服务水平，包括服务质量、态度、服务周期、服务方式是否能达到满意，是否能够随时处理突发事件；④免费试用期，时间的长短，试用期间的服务项目、服务内容以及试用期间的服务与最终的服务是否始终保持一致；⑤使用培训，培训所需费用、培训效果、培训周期；⑥后续服务，数据库更新或新版本的持续支持能力如何，售后服务如何^[6]。

(5)电子出版物的价格。在综合考查电子出版物的性能与购买形式的基础上，得出最佳价格/性能比。

有研究者从数字资源的基本情况、数字资源的价格、数字资源的服务及使用等方面提出了包括4个一级指标、32个具体指标的数字资源评估指标体系建设方案^[7]，并给予不同的权重系数(详见表7-1)，该指标体系为电子资源的选择与评估提供了较为具体的参考。

表7-1　　　数字资源评估指标体系

国外图书馆对于电子资源的选择极为重视，大多制定了资源选择政策。以美国国会图书馆为例，在其制定的《电子资源选择指南》^[8]中，提出选择电子资源时要考虑以下6个要素：①资源的内容；②附加价值(可获得性以及被图书馆远程工作人员可检索的资源具有优先权)；③可存取性(服务器的可靠性、多媒体的合理使用、遵守版权与合理使用原则、注册时需要适当判断并注意随附的隐私声明、需要时提供链接资源的软件插件)；④用户界面设计与导航(包括导航的组织与易用性、检索功能、帮助性能及网站地图、整体设计元素、有助于使用的交互性能等)；⑤标准(付费资源应当符合主要的技术标准与计算机设备要求)；⑥永久保存(电子资源是国会图书馆馆藏的组成部分，应当根据图书馆的任务，采用与其他媒体资源同样的保存策略，提供电子资源的永久检索，同时图书馆还应当获取与创建资源(元数据)，保存与资源相关的书目、管理及保存元数据，确保图书馆的数字仓储以及通过合同与其他的可信赖的数字仓储能够检索这些资源。

2.重视电子出版物的试用与推广

数据库高昂的购置费用，采购时必须要以充分的读者调研作依据。在作出采购决策之前，必须对电子出版物进行试用，试用时间一般要达到3个月以上。可以通过图书馆主页、BBS、网上调查表、邮件通告、海报张贴等方式进行试用，全面收集与分析试用信息，在对数据库公司提供的试用统计数据进行分析的同时，注重对本馆统计数据的分析，如访问频次、时段分布、总点击次数、月点击次数、日平均点击次数、每日点击次数、每日点击IP统计、每日读者访问时间段统计、访问读者分布等。

另外，针对目前电子资源服务推广中存在的问题，如，网络宣传优势、文献检索课功能的发挥有待加强，以及专题讲座有待拓展等，积极探索电子资源服务的新模式，如注意从用户的思维角度来设计其易于接受的方式。通过举办读者培训、印发资料宣传单、图书馆主页宣传、重点用户的培养与沟通等方式推介电子出版物使用方法。

3.设置组织机构与工作流程

电子出版物在购买渠道、使用方式、存储空间、推广与维护方面均与传统文献不同，已不适合采用传统文献的采购策略与模式，应该建立新的工作流程与运行机制。电子资源采购一般涉及三个部门，即采访部门、读者服务部门与技术部门，而且这三个部门必须紧密合作。如武汉大学图书馆对电子资源采购流程与方式进行探索与实践，成立了专门的机构——电子资源订购组，这是一个跨部门的横向工作组、由主管文献资源建设的馆长直接领导，信息服务中心、采编部、系统部负责人为主要成员，明确了分工与具体的工作职责。电子资源订购组的职责是制定电子资源建设方案和原则；建立对外联系通道，搜集相关信息；电子资源内容评估和使用评价；组织、协调全校电子资源订购工作；提供数据库订购决策信息；负责合同谈判和签署；用户调查与培训工作；提供电子资源相关技术支持和咨询。信息服务中心任务：搜集、汇总最新电子资源相关信息；组织新资源的试用工作；试用情况调查、分析和评估；提交分析报告和订购建议；参与合同谈判、合同文件处理、订购回执等相关事务；用户培训与相关咨询；现有电子资源续订调研。采编部任务：搜集最新电子资源的相关信息并汇总至信息服务中心；参与电子资源评估工作；处理印刷型文献与电子资源的关系；参与合同谈判；根据合同履行财务手续；光盘数据库的送装；电子资源登录和分类编目工作。系统部任务：提供电子资源试用或使用所需要的技术支持；提供设备配置咨询信息光盘数据库和本地镜像数据库的安装和维护；负责用户权限管理、IP地址变更通知、代理服务器的使用、管理和维护；提供电子资源使用统计的相关应用程序的编写：统计软件、读者调查软件；提供电子资源使用技术方面的咨询。^[9]