工作流系统

4.3.1　工作流系统

工作流与工作流管理系统

信息传递和信息处理构成了企业和行政管理部门的业务工作内容的一部分，也是信息系统的主要功能之一。在日常办公中，撰写好某份报告之后，可能需要将其提交给领导进行审阅或批示;审批意见可能需要汇集并提交给另外一个人，以便对报告进行进一步的修改。这样，可能会形成同一篇文档在多个人之间的顺序或同时传递。对于这样的情况，我们可以使用工作流技术来控制和管理文档在各个计算机之间自动传递，而非手工传递。

简单地说，工作流就是经营过程的一个计算机实现。根据国际工作流管理联盟(Workflow Management System，简称WfMC)的定义，“工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，使文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行”。IBM Almaden Research Center的定义则描述得更为详尽:“工作流是经营过程中的一种计算机化的表示模型，定义了完成整个过程所需用的各种参数，这些参数包括对过程中每一个单独步骤的定义、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立，每一步骤由谁负责以及每个活动所需要的应用程序。”

由于工作流需要在计算机环境下运行，所以我们需要抽象地描述工作流，这种抽象的表示就是建立相应的工作流模型。而工作流管理系统则是实现这一模型的软件环境，它完成工作流的定义和管理，按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。工作流技术的核心是自定义流程和自动化执行两方面。通过对任务的流程自定义和执行自定义，企业能够完成很多复杂的任务。

例如，图4-4是一个简单的商业顾客订单的工作流处理流程图，这可以让我们对工作流有一个更为清晰的认识。处理的每一笔订单会在此工作流程上执行一次。每一次由工作流程的起点活动(start activity)，根据流程的结构和执行条件，依序执行到终点活动(end activity)的整个过程，称为实例(instance)。例如，图4-5即为图4-4的工作流程的一个实例。在这个实例中，共执行了五个活动:接单，检查货物存量，验证厂商信用，制造/调货，出货。具体来说就是:公司市场部接到某一客户订单时，该订单将根据自定义的流程被发送至财务部;财务部在确认该客户信用情况良好后，将反馈信息传给生产部;生产部将检查库房中的库存情况并做出制造/调货的动作;在生产部将产品准备好后，运输部门会接到运送通知，与此同时财务、会计部门将相应的进行账单准备等工作。

图4-4　顾客订单的处理流程图

图4-5　图4-4的工作流程的一个实例

工作流管理系统的功能特征

工作流管理系统主要具备以下三个功能特征，如图4-6所示。

图4-6　工作流管理系统的功能

工作流定义功能，主要是对业务处理过程进行计算机定义。由于工作流不仅需要明确地表达经营过程中的活动以及活动间的关系，而且还要对活动间所传递的信息、活动的执行实体、活动所需要的资源等方面进行定义。工作流管理系统提供一种或多种分析、建模、系统定义技术，将一个现实世界的业务处理过程转换成计算机可处理的定义。最终的定义叫做过程模型、过程模板或过程定义，可以表现为文本、图形或自然语言符号。

运行控制功能，对过程的定义进行解释，创建并控制过程的运行实例，调度过程的各种行为步骤，调用适当的人工和IT应用程序资源;工作流管理系统的核心部件就是工作流管理控制软件(工作流引擎)。

运行交互接口，提供人员或IT应用程序工具间交互的接口，以便处理各种活动步骤。交互接口对于活动间的控制传递是必需的，如确定过程的状态，调用应用程序工具，传递应用程序数据等。

工作流带来的效益

工作流能给企业带来的效益主要有以下几点:第一，可以节约资源。传统的办公室工作方式浪费纸张、场所和人力资源。一份文件可能要在不同部门备案，需要多次抄写或复印。而电子化的申请单填写完毕后就可以共享。第二，可以提高准确性和速度。电子信息在复写和转发中准确性高，不会产生在抄写中产生的错误。如果文件中内容不够详细准确，计算机可以自动检查。第三，传统的文件方式中，由于审批者工作忙使得申请搁置、遗忘，甚至造成损失等现象经常发生，而有关人员也无法了解目前的工作进度，而电子化的工作流可以随时查询。第四，通过活动分析，可以发现不必要的活动。可以进行活动价值分析，使得企业中的业务流更加合理，降低成本。

从各职能部门的管理角度来看，工作流使得销售部门可以对各种销售数据或信息进行自动处理，改进对业务流程的控制，从而提高了服务质量;使得生产部门减少任务的延迟或任务分派上的错误，提高了生产效率;使得人力资源部门降低了人员培训成本;使得中高层管理人员的控制范围更广，他们可花精力来关注员工的培训和特殊问题的处理，而不必过多操心常规性报告和任务指派;对客户而言，可以使得客户满意度得到提升，客户更相信企业能做到最好，彼此的冲突也明显减少等。总之，工作流与传统的固定流程的信息系统相比，使企业管理变得更迅速、灵活、有效。