技术和应用

一、电子订货系统(EOS)技术和应用

1.电子订货系统的概念及分类

电子订货系统(Electronic Ordering System,即EOS),是指不同组织间利用通信网络和终端设备以在线连接方式进行订货作业与订货信息交换的体系。 电子订货系统是将批发、零售商场所发生的订货数据输入计算机,即刻通过计算机通信网络连接的方式将资料传送至总公司、批发商、商品供货商或制造商处。 因此,EOS能处理从新商品资料的说明直到会计结算等所有商品交易过程中的作业,可以说EOS涵盖了整个商流。

在当前竞争的时代,如何有效管理企业的供货、库存等经营管理活动,并且在要求供货商及时补足售出商品的数量且不能缺货的前提下,就必须采用EOS系统。

2.电子订货系统的构成

电子订货系统是由批发、零售商场、供货商、商业增值网络中心等角色构成的,它们的作用如下:

(1)批发、零售商场。 采购人员根据MIS系统提供的功能,收集并汇总各机构要货的商品名称、要货数量,根据供货商的可供商品货源、供货价格、交货期限、供货商的信誉等资料,向指定的供货商下达采购指令。 采购指令按照商业增值网络中心的标准格式进行填写,经商业增值网络中心提供的EDI格式转换系统而成为标准的EDI单证,经由通信界面将订货资料发送至商业增值网络中心,然后等供货商发回有关信息。

(2)商业增值网络中心。 不参与交易双方的交易活动,只提供用户连接界面,每当接收到用户发来的EDI单证时,自动进行EOS交易伙伴关系的核查,只有互有伙伴关系的双方才能进行交易,否则视为无效交易。 确定有效交易关系后还必须对EDI单证格式进行检查,只有交易双方均认可的单证格式,才能进行单证传递,并对每笔交易进行长期保存,供用户今后查询或在交易双方发生贸易纠纷时,可以根据商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法证据。

(3)供货商。 根据商业增值网络中心转来的EDI单证,经商业增值网络中心提供的通信界面和EDI格式转换系统转换而成为一张标准的商业订单。 根据订单内容和供货商的MIS系统提供的相关信息,供货商可及时安排出货,并将出货信息通过EDI传递给相应的批发、零售商场,从而完成一次基本的订货作业。

当然,交易双方交换的信息不仅仅是订单和交货通知,还包括订单更改、订单回复、变价通知、提单、对账通知、发票、退换货等许多信息。

3.电子订货系统的基本流程

(1)在零售店的终端用条形码阅读器获取准备采购的商品条形码,并在终端机上输入订货材料,利用电话线通过调制解调器传到批发商的计算机中。

(2)批发商开出提货传票,并根据传票同时开出拣货单,实施拣货,然后依据送货传票进行商品发货。

(3)送货传票上的资料便成为零售商的应付账款资料及批发商的应收账款资料并接到应收账款的系统中去。

(4)零售商对接到的货物进行检验后,便可以陈列与销售了。

4.EOS系统在企业物流管理中的作用

(1)相对于传统的订货方式,如上门订货、邮寄订货、电话、传真订货等,EOS系统可以缩短从接到订单到发出订货的时间,缩短订货商品的交货期,减少商品订单的出错率,节省人工费。

(2)有利于减少企业的库存水平,提高企业的库存管理效率,同时也能防止商品特别是畅销商品缺货现象的发生。

(3)对于生产厂家和批发商来说,通过分析零售商的商品订货信息,能准确判断畅销商品和滞销商品,有利于企业调整商品生产和销售计划。

(4)有利于提高企业物流信息系统的效率,使各个业务信息子系统之间的数据交换更加便利和迅速,丰富企业的经营信息。

5.电子订货系统与物流管理

在物流作业流程中,可以将供货商发运作业过程中的业务往来划分成以下几个步骤:

(1)供货商根据采购合同要求将发货单通过商业增值网络中心发给仓储中心。

(2)仓储中心对接收到商业增值网络中心传来的发货单进行综合处理,或要求供货商送货至仓储中心或发送至批发、零售商场。

(3)仓储中心将送货要求发送给供货商。

(4)供货商根据接收到的送货要求进行综合处理,然后根据送货要求将货物送至指定地点。

上述几个步骤完成了一个基本的物流作业流程,通过这个流程,将物流与信息流牢牢地结合在一起。

二、销售时点信息系统(POS)

1.销售时点信息系统的概念

销售时点信息系统(Pointof Sale System,即POS),最早应用于零售业,以后逐渐扩展至金融、旅馆等服务性行业,利用POS信息的范围也从企业内部扩展到整个供应链。现代POS不仅仅局限于电子收款技术。 它要考虑将计算机网络、电子数据交换技术、条形码技术、电子监控技术、电子收款技术、电子信息处理技术、远程通信、电子广告、自动仓储配送技术、自动售货、备货技术等一系列科技手段融为一体,从而形成一个综合性的信息资源管理系统。 同时,它必须符合和服从商场管理模式,按照对商品流通管理及资金管理的各种规定进行设计和运行。

POS系统包含前台POS系统和后台MIS系统两大基本部分。 前台POS系统是指通过自动读取设备(如收银机),在销售商品时直接读取商品销售信息(如商品名、单价、销售数量、销售时间、销售店铺、购买顾客等),实现前台销售业务的自动化,对商品交易进行实时服务管理,并通过通信网络和计算机系统传送至后台,通过后台计算机系统(MIS)的计算,分析与汇总商品销售的各项信息,为企业管理者分析经营成果,制定经营方针提供依据,以提高经营效率的系统。

后台MIS(Management Information System)又称管理信息系统。 它负责整个商场进、销、调、存系统的管理以及财务管理、库存管理、考勤管理等。 它可根据商品进货信息对厂商进行管理,又可根据前台POS提供的销售数据,控制进货数量,合理周转资金。 还可以分析统计各种销售报表,快速准确地计算成本与毛利,也可对售货员、收款员业绩进行考核,是职工分配工资、奖金的客观依据。 因此,商场现代化管理系统中前台POS与后台MIS是密切相关的,两者缺一不可。

2.POS的运行步骤

以零售业为例,POS的运行有以下5个步骤:

(1)商店销售商品都贴有表示该商品信息的条形码。

(2)在顾客购买商品结账时,收银员使用扫描器自动读取商品条形码上的信息,通过店铺内的微型计算机确认商品的单价,计算顾客购买商品总金额等,同时返回收银机,打印出顾客购买清单和付款总金额。

(3)各个店铺的销售时点信息通过VAN以在线联结方式即时传送给总部或物流中心。

(4)在总部、物流中心和店铺利用销售时点信息来进行库存调整、配送管理、商品订货等作业。 通过对销售时点信息进行加工分析来掌握消费者购买动向,找出畅销商品和滞销商品,以此为基础,进行商品品种配置、商品陈列、价格设置等方面的作业。

(5)在零售商与供应链的上游企业(批发商、生产商、物流作业等)结成协作伙伴关系(也称战略联盟)的条件下,零售商利用VAN以在线联结的方式把销售时点信息即时传送给上游企业,这样上游企业可以利用销售现场最及时准确的销售信息制订经营计划,进行决策。 例如,生产厂家利用销售时点信息进行销售预测,掌握消费者购买动向,找出畅销商品和滞销商品,把销售时点信息(POS信息)和订货信息(EOS信息)进行比较分析来把握零售商的库存水平,以此为基础制订生产计划和零售商库存连续补充计划CRP(Continuous,Replenishment Program)。

3.商业POS系统的作用

(1)简化了超市收银台业务。 POS系统应用于超市,首先通过条码识读设备迅速识读商品外包装上的条码标识,采集相应的商品信息,由计算机完成结算并自动生成账单。 由于POS系统具有简单直接、及时入账的实时处理能力,使得销售商品的各种信息数据处理在交易的瞬间就可完成,既缩短了商品检查时间,又降低了输入商品数据的出错率,使超市高峰时间的收银作业变得更为容易,现金管理也更为合理。

(2)提高了数据收集能力。 POS系统在销售点即时采集数据,具有省力、迅速、实时的优势,能为企业经营提供更快速、更精确、更有利的信息资料。

(3)使商店作业更为合理。 使用条码管理有两种做法:①无论商品原来有无条码,一律使用自制的“店内条码”。 ②充分利用商品原有的条码。 通过POS系统中的应用程序,采用流水作业法可自动生成店内条码,使条码制作方便、省力、效率高,同时销售人员可根据柜台销售额,适时调整商品价格,做到灵活经营,使商品的进、销、存管理协调合理,在激烈的市场竞争中处于有利地位。

(4)提高商店运营的效率。 超市借助POS系统,可记录销售过程中的每一笔交易,每售出一件商品,POS系统数据库就适时减少该商品的库存记录,并自动完成该商品的盘点,从而有效地实施库存管理和库存盘点管理。 商家通过比较POS系统生成的盘盈、盘亏表,能轻易测定出销售目标的实现程度,便于准确把握畅销商品、滞销商品的信息,从而实现商品单品管理,大大降低经营企业的库存占用资金和提高销售能力,大大提高了商品种类、数量和价格。

(5)能实现对企业信息和职工的规范化管理。 能按日期、小组进价、批发价、零售价、前台码、后台码和品名规范名称等途径,迅速查询所经营的各种商品,清楚地记录每个职工的业绩。

(6)提高服务质量。 顾客用信用卡购物,无须携带现金;每笔交易结账迅速准确,能及时了解顾客需要及购买倾向,为顾客提供所需商品,提高企业经营利润。

(7)从整体上提高了企业经营管理水平。 商场在完善POS系统的同时,可以建立商场管理信息系统,即实现POS系统的后台管理。 在商品销售过程中,商场的决策者可掌握POS系统的经营状况,实现商场库存商品的动态管理,同时基于销售水平制定出合理的销售、采购计划,提高资金周转率,使经营管理水平上一个新台阶。