工作表的管理与格式化

4.3.1 工作表的管理

当新建一个工作簿时， 软件会自动生成3个新建的空白工作表。 根据实际需要， 有时需要增添另外的工作表， 而有时却需要删除多余的工作表， 有时还需要对工作表进行重新命名。

1. 工作表的插入、 删除和重命名

其实插入和删除工作表的操作很简单， 首先选定要插入或删除的工作表，单击 “开始” 功能区的 “插入” 按钮， 然后选择 “插入工作表” 命令即可插入工作表， 相应的执行 “删除” → “删除工作表” 命令即可实现工作表的删除。

系统默认的新建空白工作表名称为“Sheet＋数字” 的形式， 用户可以根据需要自定义工作表名， 即重命名工作表。 双击需要改名的工作表标签， 输入新工作表名称， 然后回车即可完成工作表的重命名。

2. 工作表的复制与移动

在实际应用中， 经常需要移动或复制工作表， 可以通过执行菜单命令或者鼠标操作两种方法实现。

如果要实现在不同工作簿之间移动或复制工作表， 必须要保证两个工作簿同时打开。 选定需要移动或复制的工作表， 执行“格式” → “移动或复制工作表” 命令，弹出如图4-16所示的对话框。 对话框有三个选项， 分别为 “工作簿” “下列选定工作表之前” 和 “建立副本”。 “工作簿” 下拉列表框是用来选择接收工作表的工作簿； “下列选定工作表之前” 下拉列表框是用来选定插入移动或复制工作表的位置； 而选中 “建立副本” 选项实现的是复制工作表而非移动。

图4-16 移动或复制工作表

3. 隐藏和取消隐藏工作表

当需要时可以隐藏工作表内容， 具体方法是: 选定需要隐藏的工作表作为当前工作表，单击“开始” 功能区的 “格式” 按钮， 选择 “隐藏和取消隐藏” →“隐藏工作表”， 当前工作表就会消失。 当需要再次调出该工作表时， 执行 “取消隐藏工作表” 即可。

4.3.2 工作表的格式化

当工作表中的数据已经输入完成时， 还要对工作表的格式进行设置， 目的是使工作表版面更加合理、 整洁。

1. 自定义格式化

单击 “开始” 功能区的 “格式” 按钮， 选择 “设置单元格格式”， 打开 “设置单元格格式” 对话框， 如图4-17所示， 它包含六个可以设置的方面: 数字、对齐、 字体、 边框、填充和保护。

图4-17 “设置单元格格式” 对话框

对工作表显示方式进行格式化， 称为格式化工作表； 改变单元格内容的字体、 颜色、 对齐方式等， 称为格式化单元格。

Excel2010大多数情况下进行的是数据计算， 所以软件提供了常用的数字格式以方便用户使用。 选择 “数字” 选项卡， 然后选择合适的格式， 单击 “确定”按钮即可。

“单元格格式” 对话框中有一个选项卡为 “保护”， 目的是禁止对单元格数据进行编辑以及将公式隐藏起来。 只有在工作表被保护时， 锁定单元格或隐藏公式才有效。

2. 自动套用格式

Excel2010提供了很多预设的制表格式供用户自动套用， 首先选定要格式化的范围， 单击 “套用表格格式”， 在下拉菜单中选择相应的格式即可。

3. 条件格式

在某些情况下， 用户可能需要将表格以某种特定条件的单元格形式显示。 条件格式功能就是根据特定的公式或数值确定搜索条件， 对于满足条件的单元格格式， Excel2010将会自动将特定的条件格式应用于该单元。

选定要进行条件格式设置的单元格或单元格区域， 单击 “条件格式” 按钮，弹出如图4-18所示的下拉菜单， 从中选择条件运算符， 包括 “介于” “大于”“小于” 等。

图4-18 条件格式

4. 复制和删除

对于已经格式化了的数据区域， 如果其他区域也要使用该格式， 则不必重新设置格式， 可以直接通过格式复制来快速完成。

最简单的格式复制法是使用常用工具栏中的 “格式刷”。 选中要复制的格式区域， 单击 “格式刷”， 将转变为刷子形状的鼠标移动到目标区域， 拖动鼠标，则鼠标刷过地方的格式成为指定区域的格式； 也可以执行菜单栏中 “复制” 命令， 确定要复制的格式， 然后选定目标区域， 执行 “粘贴” 命令， 就可以把复制区域的格式复制过来。

如果想要删除已有格式的区域， 首先选定区域， 执行 “清除” 命令将已设定的格式删除。 删除后， 该区域中的数据为默认数据格式。