输入数据创建表

一、 字段说明

字段的名称必须能直接、 清楚地反映信息内容。 一般字段名称要具有代表性且精练， 字数不要太多， Access2013对字段的命名有以下规定 （也适用于控件和对象的命名）：

（1） 长度不能超过64个西文字符 （32个汉字）。

（2） 不能包含句号 “。”、 感叹号 “！”、 重音符号 “｀” 和方括号 “ ［］”， 可以包含字母、 数字、 空格及其他特殊的字符的任意组合。

（3） 不能以空格开头。

（4） 不能包含控制字符 （从0～31的ASCII值）。

（5） 字段名称和Access中已有的属性和其他元素的名称不要相同。

二、 创建表

输入数据创建表是指在空白数据表中添加字段和数据， 此种方法无须提前定义字段即可创建表。 使用时仅需要在开始出现的新数据表中输入数据即可。 Access2013会自动确定适合每个字段的最佳数据类型， 单击 “单击以添加”， 填写新字段即可开始输入。 如果需要更改新字段或现有字段的数据类型或显示格式， 可以使用功能区上 【字段】 选项卡或右键单击 “设计视图” 进行更改。 数据源可以将Microsoft Excel表中的数据导入到新的数据表中， Access2013会自动创建所有字段并识别数据类型。 若利用输入数据创建表的方法， 能根据输入的记录自动指定字段类型。 创建的方法步骤如下：

（1）单击【创建】选项卡，再单击【表】或单击工具栏图标，Access在创建表同时将光标置于添加新字段列中的第一个空单元格， 单击 “添加新字段”， 可打开下拉列表选择字段类型， 如图3.4所示。

图3.4 选择字段类型

（2） 也可在“添加和删除” 组中，单击“其他字段” 或单击工具栏图标，Access将显示 “字段模板” 窗格， 其中包含常用字段类型列表。 双击其中一个字段类型就将其属性设置为相应值， 且光标自动移动到下一个字段， 字段名自动按照 “字段1” “字段2” 命名。

（3） 按照此方法， 在 “字段1” “字段2” ……中右键单击选择 “重命名字段” 或双击， 则可修改相应的字段名， 可建立表结构， 如图3.5所示。

图3.5 建立表结构

（4） 添加字段或修改字段， 可右键单击导航窗格的 “表1” 视图名， 选择 “设计视图”， 在 “另存为” 对话框中键入 “student”， 单击 “确定” 按钮， 然后打开设计视图对话框， 如图3.6所示。

图3.6 设计视图对话框

将缺省的 “ID” 改成 “学号”， 数据类型改成 “短文本”， 依次添加姓名、 性别等所有字段并修改数据类型， 该表大部分数据类型选择 “短文本”， 出生日期和入学年月选择 “日期／时间” 类型， 照片选择 “OLE对象” 类型， 如图3.7所示。

图3.7 使用设计视图添加表字段

一般每个字段应指定有意义的名称， 以中文或英文命名， 以便当在字段列表窗格中看见该字段时就能够知道它包含的内容和意义。 保存表时， 会要求创建一个主键， 如果没有指定主键， 系统会采用一个唯一标识的ID号作为表中的主键。

（5） 单击右上角的 “关闭” 按钮即可保存， 在导航窗格双击 “student” 表名， 添加数据记录， 按照字段名在空格中键入数据， 见图3.1学生信息表。 关于插入照片数据的方法见3.2.8节。

（6） 若要移动列， 单击对应的列标题选择该列， 然后将该列拖至所需的位置。 也可以选择多个相邻的列， 然后将这些列一起拖动到新位置。

Access数据库对文本类型数据管理最强大， 一般不参加数学运算的数字都定义为短文本， 例如工作证号、 电话号码、 身份证号等， 长度不大于255个字节。