会计专用符号怎么输入

第三节　电算化会计信息系统

一、电算化会计信息系统的结构

（一）电算化会计信息系统的物理结构

作为管理信息系统的一个子系统，电算化会计信息系统也是一个人机系统。从系统组成来看，它是由计算机设备、软件、数据、规程和人员组成的一个信息系统。

1．硬件设备

硬件设备一般包括数据输入设备、处理设备、存储设备和输出设备，另外还有通信设备、机房等。

2．软件

一个电算化信息系统的运行不仅需要硬件设备，而且需要一套程序以保证系统运转，实现系统目标。一般说，可把这些程序分为系统软件和应用软件。系统软件主要包括操作系统和计算机语言系统。

应用软件通常是系统的使用者组织专门人才根据系统要求研制开发或购买的通用商品化软件，它们一般是按系统中各职能子系统的任务来设计的。例如，会计电算化核算系统，一般按工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品与销售核算和账务处理等职能研制开发。

3．正常规程

保证系统运转的文档和规定，如会计电算化系统使用说明书、数据准备说明书、机房管理制度、会计内部控制制度等。

4．人员

一般仅指直接从事系统研制、开发、维护和使用的人员。这些人员包括系统管理人员、系统维护人员、系统分析设计人员、系统程序员、操作人员、数据准备人员等。

（二）电算化会计信息系统的功能结构

根据会计的职能，一般可把电算化会计信息系统分为电算化会计数据处理系统、电算化会计管理系统和电算化会计决策支持系统。在上述三个系统中，电算化会计数据处理系统是基础，电算化会计管理系统和电算化会计决策支持系统是在电算化会计数据处理系统所产生的正确信息的基础上进一步辅助管理和决策处理的。

1．电算化会计数据处理系统

电算化会计数据处理系统应用计算机代替手工完成企业会计核算的大部分工作，减轻了人工核算的繁重任务。原来手工操作的记账、算账、对账、结账、编制会计报表等实现了自动化，大大加快了会计工作效率，账簿记录、报表编制也更整齐、美观。但电算化会计数据处理系统的规模相差很大，有的只有账务处理、会计报表等少数子系统，有的则可以覆盖全部财务会计核算功能。

2．电算化会计管理系统

电算化会计管理系统是计算机在会计管理活动中的应用，它将应实现的会计核算与相应的管理功能结合起来，即在拥有完善的会计业务核算功能的基础上，进一步加强了会计数据分析、预测（如原材料需求、市场需求、销售量、利润等预测），辅助计划的制订（如采购计划、销售计划、库存计划、成本利润计划等）和控制，支持各种中、下管理层次的管理决策（主要是结构化的决策）和某些高层次的半结构化决策，实现或辅助实现财务会计和管理会计中的主要功能，并使它们和企业的日常管理工作紧密、有机地结合在一起。

3．电算化会计决策支持系统

我国的会计信息系统除将向管理型会计信息系统全面过渡以外，也将陆续出现一些会计决策支持系统和财会专家系统，以支持某些灵活的、不经常重复出现的、主要是非结构化的财会决策问题，如特殊的投资策略、非正常的价格调整策略等。电算化会计管理系统各子系统虽然也有决策支持功能，但其主要是针对本子系统的比较规范化的、结构化的决策问题，如最低库存量决策、经济订货量决策等。电算化会计决策支持系统或专家系统除能作一般的结构化、半结构化决策外，还应能由决策者（用户）自己提出要决策的问题、决策目标、决策模型、自己输入有关的特定数据和信息，然后根据模型做出方案，以供决策者选择。

二、会计数据

（一）会计数据与会计信息的含义

1．会计数据

会计数据是指采用“单、证、账、表”等基本形式记录会计事项处理所需的各种未加工的数字，字母与特殊符号的集合。它主要包括伴随生产经营活动或预算执行过程中产生的引起资金增减变动的源数据，也包括并未引起资金增减变动但需要在会计核算中记录和反映的客观事实。会计数据来源广泛，数量大，具有连续性、系统性、周期性和多重利用的特点。

2．会计信息

会计信息是指会计数据经过加工处理后产生的，为会计管理和企业管理需要的一部分经济信息。广义的会计信息包括财务信息（即资金的筹集，运用和分配的信息）和业务处理中产生的有关经济信息。这些信息既可是能用货币表现的历史信息，也可是会计提供的非货币表现的未来信息。会计信息应具有准确性、及时性、适用性和经济性的特点。会计信息的准确性是指会计信息必须如实反映情况，并有足够的精度保证；会计信息的及时性是指会计信息必须满足使用者在时间上的要求，否则将失去会计信息的价值；会计信息的适用性是指信息必须适合使用者的特定用途，满足企业内外相关人员的不同需要；企业中一切经济活动都必须考虑成本效益原则，提供会计信息的价值应大于信息的成本。只有当信息成本小于信息价值时，获得的会计信息才是经济合算的。这也就是会计信息的经济性。在整个管理过程中，会计信息占有相当重要的地位。

3．会计数据的转化

会计数据转化成会计信息，需要采用某种处理方式，按照会计制度的规定和一定的会计核算程序进行加工，这个过程就叫会计数据处理。它的一般流程为：会计数据输入→会计数据处理→会计信息输出。

这个过程具有以下特点：

（1）会计数据来源广泛，数据量非常大；

（2）会计数据类型复杂，对其输入必须进行严格审核；

（3）一般计算工作简单，计算量相对较少，但准确性要求很高；

（4）会计信息输出频繁，输出形式多种多样；

（5）处理过程中必须符合会计制度规定，满足会计管理的要求；

（6）处理环节较多，有些处理步骤是定期重复进行；

（7）检查有严格的程序，科学的方法和统一的要求；

（8）单、证、账表种类多，数量大，要求按会计制度规定的保存期限作为会计档案保存，并便于查找；

（9）对会计数据处理的安全性、保密性有一定的要求。

（二）会计数据的输入方式

在电算化会计中，会计数据的输入方式目前主要有直接输入方式、间接输入方式和点对点数据传送方式三种。

1．直接输入方式

直接输入方式又称联机输入方式，是把带有键盘的设备与主机相连，通过键盘将数据直接送入计算机内存的输入方式。这种输入方式的主要优点是便于操作，便于人机对话，便于核对和修改数据。但这种输入方式占用的机时较多，机器的工作效率较低，而且当输入数据量较大时，容易产生键入错误。因此，在采用直接输入方式输入数据时，为确保输入数据的正确性，必须编制一些有效的校错程序，以加强输入数据的校验。

2．间接输入方式

间接输入方式又称脱机输入方式。首先把数据录制在磁盘上，然后利用输入装置将记录在磁盘上的数据输入计算机内存。这种输入方式的优点是占用机时少，输入速度快，机器工作效率高。但是，这种输入方式需要一定的人工干预，将数据转录到磁盘上才行。

3．点对点数据输入方式

点对点数据输入方式又称远距离数据输入方式。它是通过调制调解器（Modem）将数据从一个地方的计算机传递到另一个地方的计算机内存中的一种数据输入方式。这种方式需事先编制数据转换程序，即计算机输出端要将数据转换成文本文件，而计算机的输入端则需将文本文件再转换成数据文件。

在实际应用中，这三种方式到底选用哪种，应从企业现有的技术设备条件出发，综合分析各种因素，协调各方面的要求，尽量达到操作简便，处理效率高，适应性强等要求。具体应考虑以下几方面因素的影响：

（1）输入数据的长度。若每次输入的数据在20个字符以内，通常采用直接输入方式；若数据长度超过20个字符，尽量采用其他输入方式。

（2）数据量的大小。若数据量不大，也应采用直接输入方式；若较大，就有必要采用间接输入方式，选择输入效率较高的载体；若数据需要成批输入且数据来源又不在同一地点，则采用点对点数据输入方式最为合适。

（3）数据处理的形态。若数据处理周期短，要求响应快，一般可采用CRT显示终端键盘等设备进行直接输入；若数据处理周期长，一般采用间接输入方式。

无论采用哪种输入方式，数据输入的每一步处理，几乎都有一步数据校验。这正是我们现在需要了解的会计数据输入校验，它在整个会计数据处理过程中是一个非常重要的步骤，是十分关键的首要环节。

会计数据输入校验主要有以下几种方法：

1．静态校验

静态校验即人工校验。它一般是在输入前，由人工对会计凭证数据事项进行检查，也可在凭证数据输入的同时，由计算机将输入的数据重新输出（打印或屏幕显示），然后由人工将之与凭证数据一一核对，看其是否一致。这种方法的查错率约为70%。

2．屏幕显示校验

这种方法是通过显示屏幕将输入数据显示出来，提供人工查核、更正的一种校验方法。这种方法与静态校验类似。在实际应用中，比较普遍采用。但由于实际操作时，操作员的工作十分紧张，通过屏幕用肉眼检验，必然会影响输入速度，也不可能查出所有错误。故此法只能作为数据校验的一个辅助手段。

3．二次录入校验

此法又称重复输入校验。对同一张凭证上的数据，由一个操作员重复键入两次或由两个操作员分别键入，然后由计算机程序自动进行校验，如不相等，则打印或显示出错误信息。这种方法对数据输入的完整性和准确性能提供较高的保证，但效率较低。

4．逻辑校验

这是校验凭证数据是否符合逻辑性，有关数据的值是否合理的一种方法。

5．金额计算校验

这是指在凭证数据输入过程中，由计算机程序自动根据有关数据进行一次金额计算，再与输入的金额核对校验的方法。通过此法，可校验凭证中有关数量、单价和金额等数据输入的正确性。

6．平衡校验

此方法又称关系校验。在采用借贷记账法下的记账规则是“有借必有贷，借贷必相等”。在凭证数据输入时，由计算机程序自动进行借贷金额平衡校验，若借贷相等，则进行下一步处理，否则输出的信息必然是错误的。

（三）会计数据处理的基本方式

1．计算机技术所决定的数据处理方式

由于会计电算化系统是以电子计算机为硬件基础，所以计算机的使用方法、应用技术决定着会计数据处理的方式。通常，较常用的有以下几种处理方式：

（1）成批处理

这是会计数据处理系统中使用最为广泛的一种处理方式。它是通过定期收集资料，把几个相互无关的独立作业程序汇集起来、按顺序进行处理的一种方式。在成批处理过程中，人和机器不发生任何交互作用，机器根据操作系统的控制程序，把作业逐个按作业控制语言所给定的指示进行处理。采用这种处理方式可使机器的工作流程自动化、作业的吞吐量大、资源的利用率高。

（2）分时处理

这种方式是指多个用户通过各自的终端装置，同时以“分时”的方式共同使用同一计算机系统的一种处理方式。所谓“分时”是由于操作系统把CPU的时间划分为最短的时间片，轮流分配给各个终端作业，若某个作业在时间片内并没有完成，也需暂时中止。将CPU让给另一作业，等下次时间片轮到之间，再继续处理。这种方法在作业运行过程中，可采用人—机对话的形式控制作业的运行，边进行管理，边进行处理，方便了用户。

（3）实时处理

这种方式又称为即时处理，是指每产生一次数据或用户有一次处理要求时，就立即进行必要的处理。这种方式下，机器随时接受处理的要求和数据，即时进行处理，并在要求的时间内作出处理的结果，能满足一部分用户的需要。

（4）多道程序处理

多道程序处理是指在一段时间内主机可以同时交替执行存放在内存中的多个程序的一种处理方式。这种方式解决了CPU和I／O装置在处理时间上的差距问题。由于CPU（中央处理机）的处理速度快，而I／O装置的速度则相对慢得多，所以CPU经常得等I／O完成了这一程序后，才可进行下一程序的处理。这样效率就低多了。采用这种方式则可解决这个问题，在I／O输出时，利用这等待的时间，通过程序控制CPU关闭当前正处理的程序。转而处理下一程序，这就大大地提高了处理效率。

（5）多重处理

这种方式是使用一部以上的同型CPU，同时处理同一程序。这样做提高了计算机的可靠性和系统资源的利用率，还扩大了处理能力。

2．实际操作文件的基本作业方式

前文所说的是对会计数据的基本处理方式。在实际应用中，会计数据往往是以会计文件的形式出现，在会计数据处理过程中的各种处理，如排序、合并、更新等，一般也都是对会计文件进行相应的操作。因此，会计数据处理的基本方式可扩展为实际操作文件的基本作业方法。基本作业方法是相对会计文件而言的，一般有以下五大类：

（1）会计文件建立

此过程就是将一批会计数据按一定的形式组织成一个文件，存放到磁盘上或通过打印机打印输出的过程。它包括两方面内容，即建立会计数据磁盘文件和建立会计报表打印文件。

（2）会计文件调用

就是将会计文件中的记录逐个顺序取出或随机取出，以供查看或进行其他处理过程，其一般过程是对已建立的会计文件（磁盘文件）中的某一记录，通过读语句读入内存记录区中，然后对其进行相应的处理和使用。

（3）会计文件排序

这是指将文件的记录依照某一键号的顺序（由小到大或由大到小）排列，其目的在于给后面的程序作业提供方便。

（4）会计文件更新

根据变动数据记录（如经济业务文件的记录），对会计主文件（固定数据文件）中的相应记录及时进行更新处理，以确保文件内容的正确性。会计文件的更新包括对文件修改、删除、插入等方法。

（5）会计文件维护

定期对一会计文件进行修改，以使其能反映在一定周期内发生的一些变化。使用的方法有嵌入、删除、转送、纠正等。

3．会计数据处理循环中的数据处理步骤

会计数据处理周期是指在一定的会计期间内，从会计数据产生收集时间开始到最终获得会计信息的时间为止，需经过一系列处理步骤的过程。这些过程按规定时间进行，并周而复始地进行，称为会计数据处理循环。会计数据处理可分为以下四个步骤：

（1）会计数据收集

亦称“预处理”，通过观察，将时间和空间上分散数据进行集中，并采用适当形式录制下来以备使用。

（2）会计数据存储

在会计数据处理周期前的中间结果点上或在完成时，按一定的组织形式将数据临时存放在某种介质上，以便查找和检索，这步叫做会计数据存储。

（3）会计数据加工

这步主要是指计算机对输入的会计数据进行排序、汇总、比较、分析、算术运算、逻辑运算、核对、查询、更新等处理。

（4）会计数据传输

这是指将数据从一个地方传送到另一地方，或把最终结果移交给用户的处理业务。数据的传送可以采用不联机的方法，也可采用直接通信系统来传送。

4．会计信息输出

将数据经过加工后产生结果，以某种需要的形式，通过一定的设备或介质输送出来的过程。

（四）会计信息输出

会计数据经过一系列的处理之后，转化成会计信息输出来，这个输出过程就叫做会计信息输出。在电算化会计中，会计信息的输出方式有很多，例如，纸带输出、卡片输出、显示输出、打印输出、磁带输出、绘图输出、缩微胶卷输出等。其中使用最普通的是显示输出、打印输出。

1．显示输出方式

这是一种既快速又直观的信息输出方式。它用字符或图形的形式，将输入计算机的数据和命令，或是运算结果，通过一定的输出设备显示出来。显示输出方式的特点是不能长期保存输出的信息，因此它一般用于监视计算机工作或供随机查询信息，在微机系统中，常用的显示输出设备是显示器。

2．打印输出方式

这是一种可阅读式的输出方式，它能够用人们日常习惯的符号图形将信息的内容打印出来，它应用得最为普遍。在这种输出方式中，又可按其打印格式的不同，分为简单输出、坐标输出、表格输出三种类型。

（1）简单输出。这是指将输出的信息按照一定的顺序间隔在打印机打印出来，而不是通过编制程序来设置输出信息的间隔和格式。这种输出形式打印出的信息内容简单，紧凑直观，打印速度较快，适于打印输出大量的信息，以供核实、查阅和分析时使用。

（2）坐标输出。将加工后得到的信息采用坐标方式以输出图表和曲线的一种方式。在管理业务中较常使用的是直方图形。

（3）表格输出。这是将加工后得到的信息，按照一定的表格形式打印出来的一种方式。采用这种输出方式一般是为了将输出信息作为正式文件上报或存档。它一般通过编制报表程序或制表软件来实现。输出的信息以报表的形式提供给人们，格式美观，便于阅读和使用。

在选择哪种具体输出方式时，我们应该综合考虑下列几方面因素的影响：

（1）从现有技术设备和条件出发，在彻底弄清输出信息的用途和满足使用者的前提下，选择最适合的输出方式。

（2）对不需保留的少量信息或随机查询信息，一般可采用显示输出方式。对输出量多的情况，应采用打印输出方式。

（3）对于暂不使用，日后需要进行分析的输出信息，可采用磁带的输出方式，以便长期保存。

（4）对于统一会计报表及需保存的结果信息，宜采用打印输出中的表格输出方式；对于管理用的内部报表，则一般选用打印输出中的简单输出方式或表格输出方式。

三、核算软件的主要功能

（一）会计核算软件功能模块的构成

会计核算软件是一个复杂地大系统，一般由若干功能模块组成。会计核算软件的功能模块，是指会计核算软件中能够相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。在我国，对于会计核算软件的功能有1994年财务部负责解释的《会计核算软件基本规范》进行规范。

我们通常按会计核算软件的职能来划分功能模块，并以账务处理为中心来划分结构，一个完整的会计核算软件必定包含账务处理模块，其他职能模块也将直接或间接与账务处理模块发生联系。会计核算软件的功能模块一般可以划分为账务处理、应收／应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等。会计核算软件的主要功能模块也经常被称为子系统。

（二）会计核算软件各功能模块的主要作用

1．账务处理功能模块

账务处理模块是以会计凭证为原始数据，通过凭证的输入和处理完成记账、算账、对账、转账、结账、账簿查询及账务数据管理等功能。期末账务处理模块将生成日记账、总分类账和其他功能模块生成的明细分类账之外的全部明细分类账。此外账务处理模块还应具有往来账管理以及部门核算和项目核算等辅助核算功能。

一个较为成熟的账务处理模块应具备如下功能：

（1）根据审核的原始凭证编制记账凭证；

（2）按照统一的会计制度规定设置会计科目和账簿；

（3）根据记账规则的规定记账；

（4）按制度规定对账；

（5）根据账簿记录编制会计报表；

（6）其他辅助功能。

2．应收／应付款核算功能模块

在会计业务活动中，应收／应付账款均为往来业务科目，因此，一般也称应收，应付账款的核算为往来账管理。

往来业务的处理是指企业生产经营过程中所发生的单位与单位、单位与个人之间业务往来所形成的债权、债务的处理。其中凡是与企业主要经营业务，如企业对外销售产品或商品，对外提供劳务，企业为了正常生产经营活动购进材料或商品，接受其他企业提供的劳务等形成的债权、债务关系，在应收账款、应付账款、应收票据、应付票据、预收账款、预付账款等会计科目中进行核算；非主要业务形成的债权、债务在其他应收、其他应付科目中核算。一般通称这些科目为往来科目。其中以应收／应付账款，应收／应付票据业务发生最频繁，所占比重最大，是往来业务处理的主要内容。

应收／应付款核算功能模块主要根据应收应付业务的有关凭证，完成应收账款、应付账款等往来业务的登记、核销等工作；动态反映各往来客户的信息；进行账龄分析和坏账估计；生成应收／应付账款明细表、账龄分析表等；自动编制有关凭证并传递到账务处理模块。有的会计核算软件将应收应付款的核算功能模块单独分离出来，分别建立应收账款核算功能模块和应付账款核算功能模块两个模块。

应收／应付子系统的日常处理与账务处理相同。事实上，其凭证、账簿本身就是账务处理子系统的有机组成部分，因此，过去常把这一子系统包含在账务处理子系统中，单独设置该子系统是为了更好地加强客户信息和结算资金的管理。

3．固定资产核算功能模块

固定资产核算功能模块主要用来反映单位固定资产增减变动及折旧计提情况。在此模块中对于折旧的计提是通过设置自定义转账凭证的方式每月由计算机自动完成。

用户可根据固定资产分类及管理要求设计建立固定资产卡片，确定固定资产计提折旧的方法，随时登记固定资产增减变动情况，按规定时间（期间）进行汇总计算固定资产原值、计提的累计折旧额及净值；按预先设计的自动转账凭证自动编制资产增减变动与计提折旧等会计凭证，并自动转入账务处理功能模块；定期生成和输出固定资产明细账和资料卡片，详细反映固定资产的价值状况及变动内容。

4．存货核算功能模块

存货核算功能模块主要是对存货的收、发、存业务进行会计核算。通过输入各种收、发货凭证，详细记录和反映存货的收入、发出、结存情况，自动完成存货发出的计价；根据材料的领用情况自动分配材料费用，可以生成与存货有关的转账凭证，输出各种存货的明细账，以及盘盈、盘亏等相关明细表。由于存货核算与企业的生产计划、物资管理密切相关，因此该模块是一个较为复杂的子系统。

5．销售核算功能模块

销售核算功能模块是根据有关销售凭证及销售费用等数据，完成产品销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算；合同的辅助管理；生成产成品收发结存汇总表等表格；生成产品销售收入、销售成本明细账；可灵活地查询、统计和打印各种销售报表。

6．工资核算功能模块

工资核算功能模块主要用来计算职工应发工资和实发工资，并根据工资用途进行分配。根据工资数据的特点，一般可把工资数据分为基本不变和变动数据两大类，其中，基本不变数据（如姓名、部门、参加工作时间、基本工资等）在系统启用时一次输入，平时根据是否发生变化随时修改；变动数据（如出勤天数、加班天数等）则因每月变动需要每月输入，并据此计算职工的月工资。工资核算模块是以职工个人的工资原始数据为基础，完成职工工资的计算；工资费用的汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动编制工资费用分配转账凭证，传递给账务处理功能模块等。