投标文件分析

第五节　投标文件分析

一、投标文件的内容

投标文件是承包商的报价文件，是对业主的招标文件的响应。它作为一份要约，通常包括如下内容：

1．投标书，通常是以投标人给业主保证函的形式。这封保证函由业主在招标文件中统一给定，投标人只需填写数字并签字即可。其主要内容包括：

（1）投标人完全接受招标文件的要求，按照招标文件的规定完成工程施工、竣工及保修责任，并写明总报价金额。

（2）投标人保证在规定的开工日期开工，或保证业主（工程师）一经下达开工令则尽快开工，并说明整个施工期限。

（3）说明投标报价的有效期。在投标截止期后的一定时间内，投标书一直具有约束力。

（4）说明投标书与业主的中标函都作为有法律约束力的合同文件。

（5）理解业主接受任何其他标书的行为，业主授标不受最低标限制。

投标书必须附有投标人法人代表签发的授权委托书。他委托承包商的代表（项目经理）全权处理投标及工程事务。

2．投标书附录。由于投标书是合同文件的组成部分，则投标书的附件也是合同的一部分。它通常是以表格的形式，由承包商按照招标文件的要求填写，是对合同文件中一些定量内容的定义。一般包括：履约担保的金额、第三方责任保险的最低金额、开工期限、竣工时间、误期违约金的数额（一般每天或每周罚款数额，或按合同额的一定比例）、误期罚款的最高限额（按合同总额的百分比计）、提前竣工的奖励数额、工程保修期、保留金百分比和限额、每次进度付款的最低限额、拖延付款的利率等。

按照合同的具体要求还可能有外汇支付的额度、预付款数额、汇率、材料价格调整方法等其他说明。

3．标有价格的工程量表。该工程量表一般由业主在招标文件中给出，由承包商填写单价和合价后，作为一份报价文件，对单价合同它是最终工程结算的依据。

4．投标保函。它按照招标文件要求的数额，并由规定的银行出具，按招标文件所给出的统一格式填写。

5．承包商提出的与报价有关的技术文件，主要包括：施工总体方案、具体施工方法的说明、总进度计划、质量保证体系、安全、健康及文明施工保证措施、技术方案优化与合理化建议、工主要施工机械表、材料表及报价、供应措施、项目组成员名单和详细情况、劳动力计划及点工价格、现场临时设施及平面布置，承包商建议使用现场外施工作业区等。

如果承包商承担部分设计，则还包括设计方案资料（即标前设计），承包商须提供图纸目录和技术规范。

6．属于原招标文件中的合同条件、技术说明和图纸。承包商将它们作为投标文件提出，表示它们在性质上已属于承包商提出的要约文件。

7．投标人对投标或合同条件的保留意见或特别说明，无条件同意的申明。

8．按招标文件规定提交的所有其他材料，如资格审查及辅助材料表，法定代表人资格证明书、授权委托书等。

9．其他，如竞争措施和优惠条件。

投标书作为要约文件，应该是无歧义的，即不能有选择性、二义性的结果和语言。

二、投标文件中可能存在的问题

由于做标期较短，投标人对环境不熟悉，且竞争激烈，中标概率低，投标人不可能花许多时间、费用和精力做标；由于不同投标人有不同的投标策略等等，使得每一份投标书中会有这样或那样的问题。例如：

1．报价错误，包括运算错误、打印错误等。

2．实施方案不科学、不安全、不完备、过于简略。

3．投标人未按招标文件的要求做标，缺少一些业主所要求的内容。

4．投标人对业主的招标文件理解错误。

5．投标人不适当地使用了一些报价策略，例如有附加说明，严重的不平衡报价等。

这些问题如果不进行分析或处理，会导致业主盲目授标，导致签订的合同背离前述成功的招标投标的要求。

三、投标文件分析的重要性

业主在开标后不能立即确定中标人，囫囵吞枣地接受某一报价，即使它是最低报价。通常在招标过程中，在发出中标函之前，业主是有主动权的。他有选择的余地，这时如果他要求投标人修改实施方案，修改报价中的错误，缩短工期等，一般投标人会积极响应，因为这时他必须与几个投标人竞争。而一经中标函发出，则业主摒弃了其他投标人，确定了某一承包商，则业主的选择余地就没有了。如果这时再发现该投标书中有什么问题，则业主就极为被动。所以业主在未弄清投标文件的各个细节问题之前，不能授标。

从开标到合同的最终签订是合同的商谈和签订过程。由于工程合同的签订并不是简单地对合同条件的承诺和协议书的签订过程，而是对合同状态的各个因素的统一认识和承诺的过程，所以在投标人提出投标书（要约）后，招标人和投标人之间有十分复杂的工作过程。

业主为了有把握地授标，必须对入围的有效投标文件从价格、工期、实施方案、项目组织等各个角度进行全面的分析和审查，全面了解各投标文件的内容和存在的问题，为澄清会议、评标和定标提供依据。这个过程又叫投标文件分析，或清标。这是业主在合同签订前最重要的工作之一。

由于工程投标文件的复杂性和重要性，这个工作的重要性怎么强调也不过分。业主应该予以充分重视，同时应安排充裕的人力和时间做这项工作。

1．投标文件分析是正确授标的前提。

投标文件中投标书及附件、合同条件、报价的工程量表等都属于有法律约束力的合同文件。施工组织虽然不属于合同文件，但它却代表着投标人为完成工程所采用的施工方案、人员组织。一方面，这些文件代表着投标人的管理水平；另一方面，从某种意义上讲，选择了一个投标人，则选择了整个工程的实施方案，就决定了这个工程所采用的技术水平。

只有全面正确地分析了投标文件、才能正确地评标、决标，各个投标人之间才有一个比较统一的公平合理的尺度。

2．投标文件分析是澄清会议和标后谈判的依据。在授予合同前与多个投标人谈判是必要的和有利的，可以澄清投标人意图，弄清投标文件中的问题，并详细了解投标人的能力、管理水平和工作思路。

澄清会议是投标人的项目经理的一次答辩会，是双方的一次重要接触。所以全面分析投标文件能使澄清会议更有的放矢、更有效果。

3．减少合同执行中的争执，使双方更加互相了解，使合同实施更为顺利。投标文件是投标人的要约文件。从投标文件分析中可以看出投标人对招标文件和业主意图理解的正确程度。如果投标文件出现大的偏差，如报价太低、施工方案不安全合理、工程范围与合同要求不一致，则必然会导致合同实施中的矛盾、失误、争执。由于做标期比较短，在投标文件中的问题和错误总是有的。

国内外工程实践证明，不作投标文件分析，仅按总报价授标是十分盲目的行为，必然导致工程中的合同争执，甚至导致项目的失败。

4．防止对业主不利的投标策略，特别是报价策略。例如过度的不平衡报价、开口升级报价、多方案报价等。这些投标策略常常是投标人在工程过程中通过索赔增加工程收益的伏笔。有时承包商在投标文件中使用保留条件，如果对这些保留条件不作分析处理，必然会导致工程过程中的争执，会损害业主利益。

在市场经济条件下，对一些大型的、复杂的、专业性比较强的工程，投标文件分析工作尤为重要。而我国许多地方工程开标后仅在两三个小时之内就完成投标文件分析、评标、定标工作。尽管也请来一些专家评标，也有一套评标办法、打分标准、计算公式，但它缺少严格的投标文件的分析过程，或者这个过程太短。人们（业主、工程师、评标专家）都不可能在这么短的时间内对四至五份甚至更多的标书进行全面的分析，甚至浏览一下都不可能。所以评价打分是盲目的，澄清会议上提出的问题也是肤浅的。这种授标有很大的盲目性。

四、投标文件分析的内容和方法

在开标后，投标文件分析通常有如下工作：

（一）投标文件总体审查

1．投标书的有效性分析。一般首先找出一些不合格的标书，例如：

（1）投标书未密封；

（2）无单位和法人代表（或法人代表的委托代理人）印章，或授权委托书；

（3）未按规定格式填写，内容不全，字迹模糊，辨认不清；

（4）逾期送达；

（5）投标单位未参加开标会议等。

2．投标文件的完整性，即投标文件中是否包括招标文件规定应提交的全部文件，特别是授权委托书、投标保函和各种业主要求提交的文件。

3．投标文件与招标文件一致性的审查。一般招标文件都要求投标人完全按招标文件的要求投标报价，完全响应招标要求。这里必须分析是否完全报价，有无修改或附带条件。

总体评审确定了投标文件是否合格。如果合格，即可进入报价和技术性评审阶段；如果不合格，则作为废标处理，不作进一步审查。进一步的评审一般按工程规模选择3～5家总体审查合格，报价低而合理的标进行详细审查分析，一般对报价明显过高，没有竞争力的标不作进一步的详细评审。

（二）报价分析

报价分析是通过对各家报价进行数据处理，作对比分析，找出其中的问题，对各家报价作出评价，为澄清会议、评标、定标、标后谈判提供依据。报价分析必须是细致的、全面的，不能仅分析总价，即使签订的是总价合同。对单价合同，因为单价优先，总报价常常不反映真实的价格水平，所以这个问题更为重要。

报价分析一般分三步进行：

1．对各报价本身的正确性、完整性、合理性进行分析。通过分别对各报价进行详细复核、审查，找出存在的问题，例如：

1）明显的数字运算错误，单价、数量与合价之间不一致，合同总价累计出现错误等。对这种情况，一般在投标人须知中已经赋予业主的修正的权利，业主可以按修正后的价格作为投标人的报价，作为评标的依据，并进行重新排序。

2）对有些分项，承包商没有报价，仅用附加说明。这在投标人须知中应明确规定，投标人的附加说明无效，对此可有两种处理：

（1）对投标人未报价的分项，则以“0”作为单价计算，即承包商完成该项工程，业主不付款，被认为已包含在其他分项价格中。

（2）宣布投标人投标无效，不予承认。

在此基础上分析这些问题对总报价的影响，以及如果消除错误，则合理的报价应为多少。对这些错误应按照投标人须知修改，并在投标书被接受前双方达成一致。

2．对各种报价进行对比分析。在市场经济中，如果没有定额，则这项分析极为重要，是整个报价分析的重点。如果标底做得也比较详细，则可以把它也纳入各投标人的报价中一起分析。

（1）通过各个报价之间的对比分析，可以确定本工程以及各个分项的基本的市场价格水平，它不仅可以用于衡量一个报价（如最低报价）的合理性，而且对工程过程中决定工程量增加的价格，决定平均劳动生产效率（在处理一些索赔中人们常常要考虑到市场价格水准和平均劳动效率）有很大的作用。

（2）可以确定各个报价之间的相对水平，分析各个总报价以及各分项报价的不平衡性，以找出其中的问题，特别是承包商的投标策略。

由于各个投标人对招标文件的理解状况、报价意图和策略不一，管理水平、技术装备、劳动效率各有差异，如果他们在做标期没有相互联系、串通（当然这是违法的），则他们各自的报价必然是不平衡的。例如总报价最低的标，其中有些分项报价可能偏高，甚至最高或明显不合理。

按招标工程范围和规模不同，报价之间的对比分析可以分为如下几个层次：

（1）总报价对比分析；

（2）各单位工程报价对比分析；

（3）各分部工程报价对比分析；

（4）各分项工程报价对比分析；

（5）各专项费用（如间接费率）对比分析等。

报价对比分析通常用对比分析表进行。下表6-2是某项目墙体分部工程的报价分析对比表。表中投标人1到投标人5是按总报价由低到高排列。

表6-2　某项目墙体工程的报价分析对比表

该项报价算术平均值＝344184．03（元）

最理想报价＝286184．15（元）

算术平均值为各报价的平均数；最理想报价为墙体工程中所属各分项工程的最低报价之和。它是取各家长处的最佳报价。

通常，某项报价高于算术平均值，则认为它偏高或过高。例如上表中，投标人1总报价最低，所以排在第一位。但他的墙体工程报价高于算术平均值，处于第三位，属于偏高一类。则在议价谈判中应提出让投标人1对此项作出解释，甚至可与他商讨以降低这一项报价。通过对墙体工程中各分项工程的对比分析，还可以进一步分析具体的原因。

如果某一项报价是最低报价，它远低于其他投标人的报价，例如其他报价与它相比都在130%以上，则认为该最低报价偏低或过低，则应进一步分析其中的原因，了解该投标人的报价意图或施工方案的独到之处。如果总报价过低，则要分析投标人的报价有无依据，报价中可能有重大的错误，或有可能导致重大危险的报价策略。

报价分析应特别注意工程量大、价格高、对总报价影响大的分项。

3．写出报价分析报告。将上述报价分析的结果进行整理、汇总，对各家报价作评价，并对议价谈判、合同谈判和签订提出意见和建议。

通过报价分析，将各家报价解剖开来分析对比，使决标者一目了然，能够有效地防止决标失误。通过议价谈判，可以使各家报价更低、更合理。

（三）技术性评审

1．这主要对施工组织与计划的审查分析。一般业主都要求投标人在投标书后附有施工方案、施工组织和计划的较详细的说明。它们是报价的依据，同时又是为完成合同责任所做的详细的计划和安排。它们有如下特性：

（1）施工方案及其相关文件不作为合同的一部分，承包商对施工方案的安全、稳定、效率承担责任。

（2）在开标后、定标前，业主审查施工方案，发现其中有问题可要求投标人作出说明或提供更详细的资料，也可以建议投标人修改。当然投标人可以不修改（不过业主可以考虑不授标），也可以在修改方案的同时要求修改报价（因为原投标价格是针对原方案的）。不过在通常情况下，投标人会积极修改，而不提高报价，因为投标人要争取中标，还必须与几个投标人竞争，在中标前常常必须迎合业主的意愿。

（3）中标后或在合同执行中，如果业主再要求承包商修改方案，则作为变更指令，一般要赔偿承包商的损失。

2．技术评审主要分析：

（1）投标人对该工程的性质、工程范围、难度、自己的工程责任的理解的正确性，评价施工方案、作业计划、施工进度计划的科学性和可行性，能保证合同目标的实现。

（2）工程按期完成的可能性。评标时，工期分值是按投标人报的总工期计算的，通常只要报得短就可以获得奖励分。但工期是由施工方案、施工组织措施保证的。许多投标书中施工方案明显不能保证工期，例如进度计划中没有考虑不良气候的影响，没有考虑到农忙时农民工回乡务农的时间，所以这个工期常常是不能保证的。但工期奖励分仍可以拿到。因为施工方案，施工组织是专家评审的，而工期分是由工作人员按公式计算的。

（3）施工的安全、劳动保护、质量保证措施、现场布置的科学性。

（4）投标人用于该工程的人力、设备、材料计划的准确性，各供应方案的可行性。

（5）项目班子评价。主要为项目经理、主要工程技术人员的工作经历、经验。

（四）其他方面的因素的分析

1．潜在的合同索赔的可能性。

2．对承包商拟雇用的分包商的评价。

3．投标人提出对业主的优惠条件，如赠予、新的合作建议。

4．对业主提出的一些建议的响应。

5．投标文件的总体印象，如条理性、正确性、完备性等。