公文的稿本

第二节　公文的稿本

公文的稿本指公文的文稿和文本。同一公文在写作和印制的过程中，以及根据使用的需要，可以形成各种稿本。同一公文的不同稿本，其作用也有所不同。

一、草稿

草稿是初步写出的文稿。公文的草稿供讨论、修改和审批之用。一般的、篇幅短的公文只需有一次草稿;重要的、篇幅长的公文，因为需要反复讨论、修改而可能形成几次以至几十次草稿。草稿还不是定型的正式公文，只能反映公文的写作、形成过程。有些公文的草稿也打印或对外发出，目的是便于讨论或征求意见还不产生实际执行效用。

按形成的先后次序，公文的各改草稿分别称作“初稿”、“二稿”、“三稿”、“四稿”等;经修改后的草稿称作“修改稿”，提供讨论的草稿称作“讨论稿”;征求意见用的草稿称作“征求意见稿”;供领导审批的草稿称作“送审稿”、“报批稿”等。

重要公文的草稿，反映了公文的写作和形成过程，有参考价值，应妥善保存。

二、定稿

定稿是草稿经过修改审核后，由机关领导人签发或会议讨论正式通过的最后完成稿。定稿又可称作“正稿”、“底稿”、“原稿”，是公文的标准稿本。只有一次草稿的，经审核签发后即成定稿。有多次草稿的，最后一次的草稿经审核签发后为定稿。已发布过的公文，日后需重新修订时，不可将原有的定稿直接作为草稿而在其上涂改勾画，应当用副本或另制复制本作为新的草稿，然后再行修改、重新审核签发。

定稿是缮印复制正本(正式公文)的依据，而且是日后查考的直接凭证，它具有比正式公文(正本)更大的权威性，所以定稿要与正式公文一同保存。

三、正本

正本是根据定稿缮印而成的正式公文，它具有公文的标准格式，有机关领导人的签署或有发文机关的印章，供向外发出用。正本具有法定的效用，是收文机关进行工作的依据。

作为公文的机关领导人的亲笔信函，应将原件作为正本发出，留存一副本归档。

四、副本

副本，也称作抄本。副本是相对于正本而言，是正本的复本。副本的形成，可以根据正本复印或其他的方法复制，也可以和正本同时制成，经签署或加盖印章的为正本，余为副本。副本主要供传阅、查考和交流之用。如为了提高运转效率，收文机关将收文复制若干副本分送有关负责人和有关部门传阅。又如，为了便利收文机关的办理，发文机关在发文的同时，给收文机关发送若干副本。必要时，发文机关还须留若干副本，或参考或与有关机关交流。

五、存本

存本是发文机关留存的发文草稿、定稿以外的印制本。存本根据机关工作的需要可以有三五份，其中一份用做立卷归档，其余作为正本的样本平时利用。

存本不必签署或加盖印章。

六、试行本、暂行本

试行本、暂行本主要用于条例、办法、规章、制度等法规类公文。制发机关认为这类公文的内容尚不成熟、完善，而有待于通过实践总结经验修改订定时，可先以试行本或暂行本方式发布试行或暂行。试行本、暂行本也是具有实际效力的正本，在规定的范围内应认真执行。试行或暂行期不宜太长。相比较，暂行期比试行期要短。在试行或暂行结束，有了经过修订的正式公文后，试行本或暂行本即随之失去效用。

公文的试行本，以“(试行)”、“(试行草案)”等字样形式标在公文标题中的文种名称后面，如《中华人民共和国民事诉讼法(试行)》。暂行本，以“暂行”字样标在公文标题中的文种名称前面，如《中华人民共和国律师暂行条例》、《农业技术干部技术职称暂行规定》、《国家行政机关公文处理暂行办法》等。

试行本、暂行本不宜过多使用。

七、各种文字文本

各种文字文本是指同一种公文有两种或两种以上文字的文本。

在我国少数民族自治地区，为便于开展工作，机关的发文往往是同一种公文同时使用汉文字文本和少数民族文字文本，如蒙文、藏文、维文文本等。两种文本同时作为正本同时有效。

在外事工作中使用的公文，有中文文本和外文文本，如英文、法文、日文文本等。在两国签订条约、协议等公文时，要同时商订以何种文本为准。如在规定两国文字文本有同等效力的同时，还要规定如果缔约的双方就公文内容解释上发生争议时，应以第三种(指定一种第三国文字)文本为准。