公文的古为今用

毛泽东说：“我们还要学习古人语言中有生命的东西。古人语言中的许多还有生气的东西我们就没有充分地合理地利用。”（见《反对党八股》）古人语言，当然囊括古代公文语言，其中“还有生气的东西”想必也不少。何以见得？这倒是需要挖掘一番。太古的且不论，就拿较近的清代公文来说，无论是语言还是章法，确有一些尚未“作古”的东西，值得我们借鉴。

清朝入关后，政治经济上多“参用”历代朝廷“所长”，公文上也继承了“文以辩洁为能，不以繁缛为巧”的传统，篇幅短小，用语精确，言简意赅。特别是作为清王朝最权威的公文——谕旨，虽未能免除一般粉饰文字的习套，但已很少“等因奉此”、“空骋其华”的八股腔调，常以开门见山、直抒其意、结构严谨、文字洗练见长，短则二三百字，长不过千字。其精华之处，于当代公文不无裨益。

一、主旨鲜明，直陈其事

从公文章法的角度来说，清代官书中主旨鲜明、直陈其事的特点十分突出，对现代公文的影响很大。下面试举一例。

咸丰三年（1853年），因上年入秋以来京师重地劫案叠生，正月九日，皇帝下旨整顿营伍，以肃清地方。全文如下：

国家设立营伍，稽查奸宄，捍卫地方，必当随时整顿，方能有备无患。京师重地，尤关紧要。朕闻步营兵数，多不足额；街道堆拨，往往雇夫充数，该管官巡查，明知不究。似此上下相蒙，尚安望禁暴诘奸，缓急可用。著步军统领彻底清查，严惩顶替，甄汰老弱，挑选精壮，务令兵归实用，饷不虚糜。至禁城内外各门尤宜严肃，节经降旨令前锋统领、护军统领，严饬值班官员兵丁等，随时查核。第轮班值宿，人数众多，其中难保无旷误偷安，老弱充数。著该管大臣认真拣派，以资宿卫。并随时查验军器，务使一律坚利，毋得徒饰观瞻。九城内外地面，五方杂处，其小街僻巷，及民房寺院客店等处，最易藏奸。著步军统领衙门、顺天府、五城一体严密侦缉。遇有形迹可疑、行踪诡秘者，立即盘诘究办。务使奸宄敛迹，地方肃清，毋得视为具文，致干重咎。懔之。

这是一篇谕旨，相当于现在的“通知”一类部署工作的下行文。纵观全文，可以看到如下特点：

（1）是全文紧紧围绕“整顿营伍、肃清地方”这一主旨展开，结构严谨。全文分三层意思：第一层从国家设立营伍的目的和当前营伍中存在的问题，来说明整顿营伍的必要性；第二层对清查整顿工作提出清理兵丁、查验军器的具体要求；第三层是要求整顿之后严密侦缉，达到地方肃清。这三层意思可谓一环套一环，从而使文章的结构紧凑严谨。

（2）是开门见山，首语入题，没有冗赘。喻旨首句就说国家营伍必经随时整顿，切入主旨。

（3）是文中的叙述和议论皆文辞简洁。如“步营兵数，多不足额，街道堆拨，往往雇夫充数”，“严惩顶替，甄汰老弱”，“务令兵归实用，饷不虚糜”，等等，均可称得上“一字入公文，九牛拉不出”，而且读起来琅琅上口；结尾处以“懔之”收尾，简而有力，令人印象深刻。

对照一下今天的某些公文，我感到这篇谕旨确有值得学习的地方。

其一，古代公文行文对象十分明确。

这篇谕旨就是针对内阁该管大臣、步军统领、护军统领及顺天府、五城等部门的负责人而言。行文对象专指性强，也即是“看人说话”，才有利于公文内容简明，公文效率高。而当今某些公文，行文对象十分广泛，一份文件既要领导同志阅读，又要求群众学习，甚至要做到“家喻户晓”，那么内容就要兼顾各方，话就要讲得十分全面，该向领导同志讲的“尖端”的内容，因要传达到群众而不能讲了；该向群众讲透的具体道理，因考虑到领导同志的水平，而不能展开讲，结果是一篇“白开水”，领导同志看了不过瘾，群众学习了感到都是“大道理”。行文对象专指性不强，不仅造成内容上一般化，也造成文件发送上“大拨轰”，使许多领导同志不得不硬着头皮去阅读那些内容与自己主管工作毫不相干的文件。坚持实事求是的原则，改变这种行文弊端，必须从提高行文对象的专指性入手。应明确，公文是办理公务的工具，不是宣传教育材料。需要家喻户晓的材料（重要讲话、报告等），应尽量以其他形式公诸于众，避免以公文形式下发。

其二，这篇谕旨开门见山，直陈其事。

谕旨劈头一句话就是“国家设立营伍，稽查奸宄，捍卫地方……”直截了当地说明整顿营伍的必要性；讲到问题时，则直述其弊：兵数多不足额、巡查明知不究等；讲到整顿的要求时，则一一条陈。而当前一些公文概念化、模式化、形式化倾向十分突出。如开头“戴高帽”：“为了……，根据……，按照……”，往往写上一页纸，甚至成了开头的一种固定模式；公文的内容则过分追求“全面”、“系统”，讲不足之前必先讲成绩，讲成绩之前必先讲上级的正确领导，讲上级的领导时必须将直接领导和主管领导写全了；又如讲某项工作之前，必先强调其意义，强调意义时必先引用某某文件、某某领导讲话，等等。这种“求全”的写法，使文章枝蔓横生，看得你晕头转向，甚至难以卒读。

古代公文自有其糟粕之处，有些是不能苛求古人的。但若今天的公文，不能继承古代公文的优点，写得反不如古代公文高明，就应“苛求”我们自己了。以古为镜，用其所长，不失为有志于改革的公文撰写者们的一条捷径吧。

二、内容明确，办文及时

清朝谕旨中，很大一部分是向下部署工作，其内容明确具体，可操作性强。如1832年7月，京城近郊发生水灾，粮价上涨，贫民买不起，灾民无以食。道光皇帝于7月下旬宣旨开仓平粜，救济灾民。为此下发谕旨称：

旧于城外分设十厂，内有庙宇破漏不堪贮米，及向设饭厂处所未便改移者，即另觅宽广庙宇，设立厂座。一俟领到米石，即行发粜。并严密查访指挥私运、胥役需索，及奸商影射偷粜，棍徒率先拥挤，匪类乘机偷窃等弊。其领运米石，严禁该仓花户短少斛面，搀杂泥土，交各该巡城御史抽查，妥为收贮，由户部较准升斗，烙印备用。并令都察院堂官派满、汉科道各五员，帮同经理。如查有前项弊端，即据实奏明严办。

至极贫民人赴籴无资，仍恐不能均沾实惠。向例京师于每年十月初一日开设饭厂，著加恩先期于八月初五日，各该城照旧设厂煮饭散放，并照上年冬月每厂加米一石。所需炭薪等费，照例办理。亦著派满、汉科道各五员帮同妥办，务期实惠及民，毋致一夫失所，用副朕轸念穷黎有加无已至意。

读罢上文，可以看出这样几个特点：

（1）布置工作十分明确，便于下级执行。如：“分设十厂平粜”、“八月初五设厂煮饭散放”等，甚至对煮饭所需炭薪这样的细节，也作出明确规定。

（2）措施周到切实，确保决策的顺利实施。文中对私远、偷粜、抢购、偷窃以及缺斤短两、米中掺杂泥土等影响“加惠穷黎”的问题，都预先采取措施加以解决或防范。考虑到有些“极贫民人”可能无钱购买平价大米，于是采取提前设厂煮饭散放的措施，从而确保“均沾实惠”。

（3）工作责任者明确。如文中规定，由户部负责校准升斗，由都察院堂官派满、汉各五员帮同办理平粜之事，并负责督促检查等，大事小事都有人管。

对比一下我们目前的公文，有不少公文写得倒不如一百六十多年前的这篇公文。不少布置工作的文件，任务不明确、要求不具体。如有的文件中要求“县处级班子中年轻干部要达到一定比例”，而“一定比例”到底是多少？“年轻干部”是指多少岁以下的？都没有明确规定，使基层无法执行；有的文件只提要求，没有措施，只交任务，不给政策，结果使工作停留在一般号召上，很难贯彻落实；有的文件中工作的责任人含糊不清，如“由有关部门研究解决”、“由有关部门负责协调”之类的语言屡见不鲜。而“有关部门”到底是哪一个部门？都不讲清楚，不仅容易形成“有关部门”之间推诿扯皮，而且会造成“都管都不管”的结果。凡此种种，皆因公文写作者缺乏求实的精神，形成写作上避实就虚、空泛议论、套话连篇的坏风气。

清朝谕旨中，常有对某大臣奏折的批示，这种批示的办理效率很高，涉及到京城附近的事，数日便可见到办理结果；较远的地方，虽那时交通不便，也可在一两月内见到结果。如1854年3月4日，咸丰皇帝对裕诚等大臣所奏北新仓开放正蓝旗满洲甲米不堪食用一事批示，经过两次查办，最后奏报查办结果，仅用去10天时间，可见当时“查办”工作很讲效率。

值得一提的是，当时侍郎翁心存等的“查办”报告非常简明，奏称：“该廒之米，收存甫逾半载，实因该仓监督任令该花户等挪移抵换，搀和充数，以致不堪食用，显有偷漏亏短情弊。”寥寥数语，即将查办的结果据实奏上。

而我们现在的一些查办报告，往往先从接到领导批办件写起，然后是如何开会研究，如何组成工作小组下去调查，调查中找到哪些人谈话等等，仅查办过程就写了几页纸，最后查办结果不过三四百字；有的写到最后，也未将事情查清，于是以“此案正在进一步调查之中”来应付差事。据笔者了解，领导查办件中，能在十数天内办结并作出处理决定的，不足10％，大部分查办件往往要报几次才能见到最后处理结果，在手机、传真机、计算机互联网络齐备的今天，查办一件事的速度，有时反不如使用毛笔、驿递的封建朝廷，确实值得我们反思。

三、虚理实说，情理交融

公文的一个主要功能，是传达上级的意图，也可以说是“发号施令”。清代公文中的“谕旨”，就是专事下达皇帝命令和指示的文种。清代统治者很清楚，欲使“由之”必使“知之”的道理，因此在发给各大臣、将军和督抚的文件中，凡是部署一项工作或发出一道命令时，总是尽可能地说明缘由，陈述手法虽然多样，但都讲得实在，而不是“空对空”。下面试举几例，分析一下清代公文中陈述缘由的几种手法：

（1）摆出事实，引出道理。

古人日：“公私文翰，并宜实录。”讲道理也须实实在在，因为“理”的基础是事实，空谈道理的公文多半不会有好效果的，即使文辞华丽，大概只能供后人欣赏罢了。

清代公文中，很注意据“实”入“理”。例如，1823年岁末，道光皇帝发现，这一年用于救济灾民、治理河防的款项巨大，当年应征的专项银两已不足敷用，不得不借用大笔司库银两。为了防止库款支绌，道光皇帝下令各大臣，一方面不得再要求拨发赈款，一方面对当年未征足的水利生息银两限期征还。此篇谕旨中，在陈述采取这种措施的缘由时，先列举了当年赈灾的账目：

直隶各属，本年大赈银两由藩库全行给发……除动支原拨赈饷银一百二十万两外，复拨用恩赏经费银十五万两，及造船经费银五万两，并上年灾赈案内，余剩银二万余两一并凑拨，足敷支用。……拨永定河堵筑漫工银十五万两，……借动造船经费银五万两，……此次直隶办理大赈，节经拨发帑银至一百八十万两之多，恩施已为优厚。

在算了这笔账后，引申出要说明的道理：

国家度支出入，岁有常经，若不从长计较，则库款安能源源接济。

这也便是道光皇帝采取停拨赈款、征还生息银两措施的缘由。由于多处列举了具体数字，说明此次赈灾的确已伤库银，就使“从长计较”的措施有了充分的根据。

（2）分析形势，明晓利害。

1904年，行将灭亡的清王朝面临着内外交困的严峻局面，慈禧为了对付外侵，在京郊练兵图治，急需大量军饷，但各省对筹军饷多事敷衍，为此慈禧急下密旨。谕旨从国际形势入题，陈述练兵之需：

自日俄开衅，中国势处两难，将来两国战事定后，一切因应，必多棘手。现在各省空虚，西北边防尤关紧要。近畿（京郊）一带，非有数支劲旅，难期巩固。朝廷思维再四，上年特设练兵处，整齐军制，以资筹划。练兵尤以筹饷为先，数月以来，迭经谕令各直省通力合作，现虽陆续奏到，除安徽每年认解十万，其余各省，虽有报解，不无敷衍之处。……若谓以近畿练兵，无关各省休戚，意存漠视，该督抚身为大臣，谅亦不敢出此。兹特将此次练兵关系之重，密为宣示。各督抚膺兹重案，素矢公忠，务须审大局之安危，知事机之紧迫，不分畛域，共济艰难，以身作则，崇简去奢，为属吏倡率。各就本省财力，实力筹措。

可以看出，通篇从分析当前局势提领，最后以“审大局之安危，知事机之紧迫”落脚，从而阐明了练兵及筹饷的重大意义。

（3）层层递进，如剥生笋。

作出一项决策，部署一件工作，往往有几个方面的理由，把这些理由一层一层讲清楚，有利于决策的实施和工作的开展。如，1834年，道光皇帝得知京都附近常有湖北等地流民乞食滋事，于是在一道谕旨中要求湖广总督、湖北巡抚等管好自己的民人，对乞食贫民设法安顿，不要让他们任意散漫四出。对这项工作，谕旨中阐述了三层理由：

一是地方官管好自己的民人是解决问题的根本办法：湖北等地民人，什百成群，觅食异乡，几成习惯。上年业经府尹（京都首脑）等饬属妥为资送（遣返），本年复又踵至。……原籍地方官果能妥为安顿，该民人等何至轻去其乡。

二是地方官管好自己的民人，还会“庶各省既免资送之烦”，节省了遣返工作所耗费的人力物力。

三是地方官管好自己的民人，“流民亦免饥驱之累”。

最后总括上文：“于肃清畿辅（京都附近流民）安集穷黎之道（安顿贫民），两有裨益。”这种层层深入的方法，能把道理讲得很透彻，说服力很强。

（4）动之以情，牵引共鸣。

一是采用对比法，引发自疚之情。如1904年慈禧要求各省力除人浮于事、铺张浪费的风气时，在谕旨中道：

一切积弊，多未认真剔除。现在宵旰焦劳，难安寝馈，迭经降旨却进献、裁冗员，岂宫廷服御之用可减，外省浮靡之费独不可节乎；岂内府奉御之官可裁，局所浮滥之员独不可去乎！

在这段中，慈禧欲以自己昼夜劳于政务，食寝不安，甚至拒贡、裁员的垂范之举，来打动各省官员的心，使那些存有积弊的官员有所改进。

二是采用自诉其苦来发人恻隐之心。如1908年10月，光绪帝病危，急书求医，在谕旨中自述病况：

自去年入秋以来，朕躬不豫，当经谕令各省将军、督抚保荐良医。施据直隶、两江、湖广、江苏、浙江各督抚保送陈秉钧、曹元恒、吕用宾、周景涛、杜钟骏、施焕、张鹏年等来京诊视。惟所服方药，迄未见效。近复阴阳两亏，标本兼病，胸满胃逆，腰腿酸痛，饮食减少；转动则气壅咳喘，益以麻冷发热等症，夜不能寐，精神困惫，实难支持，朕心殊深焦急。著各省将军、督抚遴选精通医学之人，无论有无官职，迅速保送来京，听候传诊。如能奏效，当予以不次之赏。……

这段自诉中，光绪帝将自己受疾病折磨的状况以及“实难支持”的焦急心情形象地描述出来，读罢不禁令人产生怜悯之情。

从以上清代公文陈述缘由的几种手法中可以看出，封建统治者在“发号施令”时尚能如此具体、细致、透彻地讲明道理，我们今天在动员人民群众建设小康社会，在部署工作、交代政策时，更应把道理讲透，切忌简单化，也应避免空讲道理和“上纲上线”式的文风。

四、字则期少，意则期多

古代公文的一个共同特点，就是“贵乎精要”。康熙帝曾发布《上谕》批评虚浮文风：“近见言官条奏，于事理之外牵引比拟，多用浮饰之言。”并令“本章不得逾三百字”，“如仍旧不改”，要“严加治罪”。有否因逾三百字而治罪者不得而知，但仅从此谕令也可以看出封建帝王力禁繁文十分认真。相比之下，我们某些部门也曾规定，上报中央的报告（相当于清代的“本章”）一般不超过三千字。但是你若写了三万字，上级也照收不误，且不会受到批评，更不要说“治罪”了。有令不行，这恐怕是造成“文山”的一个重要原因吧。

清代公文的简约，有如下特点：

（1）一篇一事。

清代谕旨多则上千字，少则一二百字，但不论多寡，均是一篇只讲一个问题。

（2）引用它文，略节用之。

谕旨中常需引用各级官吏的奏章，在引用时不是照录原文，而是抓住原文中关键的话，以简切数语表明原意。如道光七年十一月，御史寅德上奏皇帝：八旗营房多有坍损，有处墙顶坍塌数十余丈，墙身臌闪，至今未修；且有兵丁将闲置营房私自租赁给附近居民。原文近百字，但在谕旨引用时只用十六个字：

御史寅德奏：八旗营房有坍损未修及私行租赁之处。著八旗营房都统、副都统查明实有坍损应修处所，……

（3）舍弃重复字句。

谕旨中遇有同类性质、同一形式的字或句，决不重复，而以代词替之或另换词句。如，道光四年五月关于清理流民的一篇谕旨：

本年京城内外赴厂就食流民甚众，现在顺天府、五城饭厂已届停止，除年力强壮、力能佣趁耕作者，不准留滞京城外，其余系老弱流民，势难各回乡里，若任其在京觅食，糊口无资，情形殊为可悯，各城俱于栖流所筹划经费，暂为收养，并添觅空房使之居住。

这段话中，用“者”、“其”、“之”等词，代替“赴厂就食流民”这一概念，使文章简洁。又如，光绪二十六年五月，一篇关于调兵平定京城内外扰乱的紧急谕旨中，前面提出要求时用了“事关紧要，毋许延误”的词语，结尾处再次强调时，则用“情形急迫，毋得刻延”，虽意思相同，但语言形式作了变化。

古人云：同辞复句，文之疣赘也。但是目前机关公文中，这方面的毛病实在不少。比如，在一个文件里有这样一段话：

废除干部职务实际存在的终身制，是党中央关于人事制度改革的一项重大决策。自党的十一届三中全会提出废除干部职务终身制以来，党中央采取了一系列重大措施，对废除干部职务终身制起了重要作用。但是，由于历史的和现实的一些原因，由于干部职务终身制存在的时间很长，已成了人们的习惯，要想彻底废除，必然障碍重重。干部职务终身制是如何形成的，怎样才能彻底废除干部职务终身制呢？

这段话中，“干部职务终身制”出现了七次，读起来像绕口令。南朝文学批评家刘勰在《文心雕龙》中指出，使文章简洁的一个方法是“权重出”。只有下决心砍去那些“重出”的字句，才能使公文达到“精要”的境界。

（4）条令章程，尽去多余。

谕旨中颁发的命令、规章均十分简洁，常为一二百字。这些法规一概不解释制定法规的原因、目的，也不强调其意义，更没有什么要求认真遵守一类思想动员的话，落笔便是具体条文。这样，既减省了大量文字，也不影响法规的效力。例如，咸丰三年五月颁发的京城巡防章程，一共十二条，只有170余字，每条不过十余字。如：

住户辅户，五家互保，不得容留匪人

严缉私造火器火药，加等治罪

平人斗殴，加等科罪，弁兵参革

严禁米石出城

士宦商民，不得无故迁徙

这些条文既简练又明确，容易记，便于执行。

（5）句少一字则义阙。

谕旨用字十分讲究洗练，确实达到一字不可少的地步。如道光十九年五月一篇谕旨中，说到对漏税者处罚的银钱如何处置时，有这样一句话：“所罚之银，半赏原拿之人，半归正项在案”，这句话如果去掉任何一字，不是造成意思不明，便是与上句无法衔接。

再如，光绪二十一年（即1895年）初，日军挑起的威海战役中，北洋舰队受到重创，清廷闻之十分震惊，立即拟旨电寄李鸿章。此篇谕旨文字精练，字字珠玑，句句铿锵，掷地有声。下面摘录其中一段：

据电奏海军各舰被击覆没情形，览奏曷胜愤懑。北洋创办海军，殚尽十年财力，一旦悉毁于敌，堕防纵寇，震动畿疆。李鸿章专任此事，自问当得何罪！惟现值海防益急，若立予罢黜，转得置身事外。兹特剀切申谕，李鸿章当自念获咎之重，朝廷曲宥之恩，激发天良，力图补救。瞬届各海口冰泮，敌船猛扑，处处可危。设彼乘间登岸，必须齐力合剿。……

虽然当年一纸谕旨挽救不了清政府军事上的惨败，但是今天我们却可以从其遣词造句上，学习到一些有益的东西吧。