总结会会务工作任务及操作要点

9.2　总结会会务工作任务及操作要点

9.2.1　总结会会务工作任务

根据以下背景完成以下不同会议形式召开的总结会会务工作情景演示(背景资料见后):

情景一

在事情发生地的现场召开会议，便于观摩学习或研究解决问题。

情景二

移场形式是由两个以上的地点场所完成会议议题的会议。一般是主议题在一个地点完成，分议题在另一个地点场所完成。

情景三

运用座谈形式把有关人员召集起来开会，邀请有关方面的专家、负责人或主管人员一起参加，征集建议、交流思想。

情景四

运用电视、电话、广播等传输手段举行远程会议。

背景资料

温州市中小企业局决定于4月中旬组织全市民营企业召开一次金鞋集团公司经验总结交流会。

金鞋集团位于“中国十大最具活力城市”之一的浙江温州，创始于1995年，是一家集专业制鞋、皮具、服饰等多元投资、大型的现代化企业。金鞋集团目前拥有浙江金鞋鞋业(筹备上市企业)、温州金鞋儿童用品、上海捷路体育、广州惠利玛、上海恒森企业以及广州火辣辣鞋业等十几家全资子公司;拥有皮具、服装、儿童、国际四大事业部;拥有上海、重庆、广州、永嘉、温州五大生产基地，年产皮鞋1 000多万双;全集团员工近3万名，主品牌及子品牌销售终端5 000多家。金鞋集团创建12年来，率先在民营企业中实施现代企业管理制度，使企业连续多年实现又好又快地发展。到目前为止，金鞋集团已成为国家中型企业、中国皮革工业协会优势企业、全国民企500强、全国行业十强、浙江省重点民营企业、浙江省“五个一批”企业，连续多年被评为行业纳税大户。金鞋相继获得“国家免检产品”、“中国名牌产品”、“中国真皮鞋王”、“驰名商标”，连续多年被评为“最受消费者满意喜爱”、“中国最具价值品牌”、“中国最具影响力行业品牌”等多项荣誉。2003年，金鞋集团董事长钱波荣获中国青年最高荣誉——第七届中国青年五四奖章，受到了中共中央总书记、国家主席胡锦涛的亲切接见;2005年12月29日，中共中央政治局常委、全国政协主席贾庆林到金鞋集团考察指导，对金鞋的发展给予了充分肯定和赞扬。

9.2.2　总结会会务操作要点

1.确定会议的规模

1)效率

会议的规模直接制约会议的效率。也就是说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高;反之，会议人数越多，意见越不容易集中，会议时间也越长，效率就越低。所以，必须注意一点，人数越多就可能出现懒于思维者。因此，除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。

2)成本

会议规模与会议成本两者构成正比关系，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高。在确定会议规模时，先要考虑清楚预计的会议成本，做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外，还要预算一下隐性成本。

3)效果

会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。需要加强注意的是，盲目追求规模定会产生不良影响和效果。

4)场地

一般来说，规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。因此，决定会议规模之前应当先考察场地条件。

2.确定会议的时间

1)需要把握的原则

会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题，具体包含三方面含义。

(1)时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题，那么解决这些问题的时机成熟与否，则是会议的组织者在确定会议时间时，不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备，时机完全成熟时，适时召开会议，才能水到渠成，瓜熟蒂落。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议，否则，会议的效果就得不到保证，甚至还会适得其反。

(2)及时召开。当问题迫切需要解决，条件也已具备，时机已经成熟时，会议应及时召开。拖而不议，则会错失良机，贻误工作。

(3)会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。例如，纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题;庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。例如，总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行;工作性例会，如党委、厂长经理办公会等，一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。

2)需要注意的问题

(1)会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议;

(2)会议的各项组织和准备工作是否能够完成;

(3)学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。

(4)会议的具体日期一定要考虑周到，是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。

3.确定会期的长短和注意的问题

会期的长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般应考虑这样几个问题:

(1)会议的各项议程是否能够完成;

(2)会议的发言是否充分，与会者能否充分表达意见;

(3)会议中是否会有临时动议提出，如果提出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表决;

(4)是否需要留出一定的机动时间，以应不测。

会议时间的长短除与会议的实际需要有关外，还与会议的成本和效率密切相关，一般情况下，会议的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，在满足需要原则的前提下，适当、合理地压缩会议的时间，是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。

4.确定会议地点的考虑因素

自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点，但它不一定最有助于达到会议的目的。理想的会址对绝大多数与会者来说，不仅是旅程最短的，而且也应该没有噪声和其他使人分心的因素，同时，最好能够安排在远离办公室的地方，以摆脱日常事务，达到在会议中集中注意力的目的。

选择会议地点应当考虑如下因素:

1)与会者与会场的距离

会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内的不同地方主办会议，因为他们知道有些会员没有足够的时间或财力到其他地方参加会议。通过变换会议地点，他们每年都能吸收一些新的与会者，同时也对国内各个地区表现出了一视同仁的立场。

也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议，这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算。

2)与会者下榻酒店与会场间的距离

如果选定的会议地点既有会议场所，又有客房，会议承办者就不必考虑这个问题了，但是如果会议在某个会议中心举行，这个问题就十分重要。与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际的距离更为重要，这就需要考虑与会者在两地之间进行往返平均需要多长时间?根据与会者的具体情况和天气条件，考虑这段路程远近是否适合?是否有高效的公共交通工具?还是必须由会议提供往返交通?

3)与会议前后旅行的关系

会议前后的旅行通常不在会议承办者的考虑范围之内，因此，很容易在选择会议地点的时候被忽略，重要的问题在于是否要让与会者进行旅行。如果考虑这一因素，会议地点就应该临近主要火车站、机场，会前旅行应该安排得舒适合理。如果大部分与会者都要从外地到会议地点，那么相关的安排就必须在会议策划中有所体现。这样最大的优点就是与会者一般不会中途退出，通常会坚持到会议结束。最好把会议地点选择在可以让与会者直达，而不用转机的城市。有时候，中途转机是不可避免的，在这种情况下，旅程的安排就要取决于与会者的灵活程度和接受额外困难的信心。

4)是否曾在此举办过会议

这里所涉及的是会议承办者，如果你是外部承办者，可能再次使用从前为这个或其他主办者选择的会议地点。这样你会对该会议地点十分熟悉，甚至认识其中的一些工作人员。不过，不要对这种优势寄予过高的希望，因为在许多会议地点，工作人员的流动是很频繁的。不论内部承办者还是外部承办者，都应该清楚会议的主办者以前是否使用过这个会议地点。如果曾经用过，那么过去的经历如何?主办者对其是否满意?与会者是否就该会议地点有过任何反馈?该会议地点自该主办者上一次使用后有何变化?

即使你或会议的主办者从前使用过某个会议地点，征求一下他人的意见即询问一下他人是否在此举办过会议也是有好处的。你在该会议地点的经历是愉快，还是不尽如人意，并不能仅凭一个人的意见确定。如果你曾不止一次地使用过该会议地点，也可以不必征求他人的意见。

他人的意见对你的判断有帮助，但不能被当做精准的数据来参考。他们的经历无论好坏都可能反映出个人的特点、具体的会议策划和其他一些类似的因素，这些可能与你的情况并不相同。一直处于使用状态的会议地点也许能够出具满意客户的证明，或者至少提供这些客户的名字、地址和电话号码。

5)是否有汽车租赁服务

虽然与会者在参加会议的过程中一般不需要开车，但是总有一些与会者希望能够有汽车租赁服务，以备不时之需。汽车租赁公司可以在会议当地的机场或其他地方设立办公室来承接业务，但是一定要明确在哪里可以提到车。在会议前后的旅行中，汽车租赁是非常重要的，因为会议地点可能坐落在一些国家公园或历史名胜附近。

6)提供哪些娱乐活动

与会者对娱乐活动的兴趣不断增长，因此，会议在策划过程中也更多地注意将娱乐时间纳入日程。在会议日程安排上，这段时间对应的活动往往是用空白表示。如果选择某个会议地点是出于对其娱乐设施的兴趣，就应该充分利用它们。一些大型的酒店和会议中心往往配备有大量的室内娱乐设施，如网球和保龄球等，以供与会者在天气不好的时候进行娱乐。

并不是所有的娱乐活动都要在会议地点进行。举办者也可以选择会场附近的高尔夫球场作为与会者的娱乐场所，为与会者安排一些优惠措施并使其享受交通的便利。

特殊的娱乐活动可能需要收费，但是一般来说，对与会者可以免除这些费用。在会议过程中，承办者宣布某些酒店的游泳池可以免费使用，这样就会给与会者一个印象，即无论下榻在哪个酒店，他们都可以免费使用承办者宣布的这些游泳池。许多与会者去使用这些游泳池的时候被服务人员要求出示客房钥匙，落得尴尬的结局，这样将是很难堪的，因此，承办者应考虑到类似这样的细节问题。