商品博览会会务工作任务及操作要点

10.2　商品博览会会务工作任务及操作要点

10.2.1　商品博览会接待工作任务

根据以下背景完成会务工作演示(背景资料见后)。

情景一

在全市范围内的商品博览会。

情景二

在全省范围内的商品博览会。

情景三

在全国范围内的商品博览会。

背景资料

杭州市政府决定将于五月份在和平会展中心召开一次日用商品博览会，本届展会将以贸易与合作、交流与发展为主题，为国内外从事小商品产业的生产单位和经销商、批发商提供一个贸易与合作的机会、交流与发展的平台。以推广新技术、展示新产品为宗旨，为企业打造品牌，拓展市场，展示形象，寻求商机，提供一个合作与发展的机会。

突出主题，形成亮点。会议将分商品展览、贸易投资和开放论坛三部分。投资洽谈要围绕对接和签约抓好落实。要安排较多场次的对接会，做到量质并举。产业选择要有针对性，要根据落实省委、省政府总战略要求安排产业对接会的内容和洽谈对象，服务于全省各代表团。外经方面引进了中国境外经贸合作区板块，这是今年活动的新亮点，有关工作部要加强配合，加大招展力度，特别要保证杭州市4个境外经贸合作区的参展，服务于本市企业“走出去”的需要。贸易展览要在增量的同时提高质量。商博会的核心是保证参展商、采购商的数量和布展水平、成交量，尽可能使采购商增加在展馆逗留的时间。商博会还要处理好新老展馆布局衔接、临时展和常年展的分工合作工作。开放论坛数量增量多、层次高，内容也很丰富，也是今年活动的一个突出亮点。组委会有关工作部要处理好与论坛组织者、赞助商的关系，把各种力量组合起来。论坛题目的设计和论坛内容的确定要充分考虑赞助商的特点，各有侧重、有所区别，有的可以宏观一些，有的可以多考虑操作层面。要按照长期合作、树立品牌、挖掘溢出效应的要求办好本届商博会的论坛，扩大杭州的影响，推动长三角一体化，服务沿海和内地城市对外开放。

会议过程中要注意细节，确保安全。各部对重大活动要精益求精，方案要反复推敲和修改，各环节任务要层层分解和检查，确保开幕招待会、文艺晚会、开幕式活动和纪念雕塑揭幕仪式等万无一失。安保、卫生、展务等要根据今年嘉宾多、层次高、密度大等特点进一步完善方案，确保活动安全。

明确责任，落实组织。组委会要充分调动各地、各市级部门代表团的积极性，重视整合各项重大活动资源，最大限度地发挥商博会的作用和影响力。杭州市的组织工作要在市委、市政府的领导下紧锣密鼓地开展起来，三月中下旬要开好杭州市上城区代表团会议，结合检查全区对外开放工作会议精神的贯彻落实，分解、督查浙洽会、消博会筹备工作。具体的承办工作请大会秘书长协调。要紧紧依靠市外经贸厅的支持和参与，分阶段抓好各项工作。

10.2.2　商品博览会会务工作操作要点

1.会场的布置

1)会标

将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。

2)会徽和吉祥物

(1)会徽即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集。

(2)会徽设计和吉祥物的确定。例如，消博会会徽以5个人的形体组合为基本造型，5个基本元素及5种颜色代表大洲，突出消博会的国际及日用消费品的丰富多彩，整体形象有如一顶皇冠，又似盛开的莲花，蕴示着消博会的档次和水平。

(3)吉祥物。如图10.1所示。

3)其他

要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席的灯光亮;色调要注意不同色。不同色调会给与会者不同的感官刺激，例如，红、粉、黄、橙亮丽明快，使人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议;蓝、绿、紫庄重典雅，使人感觉严肃端正，适合一般工作会议。

重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛。简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题。适当的花卉能给人清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。

图10.1　第七届消博会吉祥物

2.场馆选择与安排

场馆选择确定:交通便利，设施齐全。

以第七届中国国际日用消费品博览会的选址与安排为例进行介绍。

宁波国际会议展览中心是宁波市政府投资建造的大型现代化展览场馆。它地处宁波市六区中央，交通十分便利，距杭甬、甬台温高速公路5千米，距中国第二大港北仑港10千米，距宁波砾社国际机场约20千米;329国道经甬江隧道便可到达。会展中心占地面积1 463亩，一期工程投资7亿元，建筑面积9万余平方米，展馆面积5.7万平方米;二期工程投资4亿元，建筑面积7.8万余平方米，展馆面积3.4万平方米。会展中心造型美观，气势宏伟，空间宽阔，功能齐全，富有强烈的时代气息。主入口前方设有12.3万平方米的世纪广场、迎宾广场，环境舒适优美。展馆内部设计先进、布局合理、配套设施齐全，是一个集展览、展示、会议、商贸洽谈、餐饮、仓储等综合服务功能于一体的大型、智能型现代化会议展览中心。场馆安排平面图如图10.2所示。

3.签约服务知识

1)布置好签字厅

(1)签字厅的总体风格应庄重、整洁、清静;

(2)室内应铺地毯，正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台布;

(3)签字桌应横放于室内，在其后可摆放适量的椅子;

(4)签署双边性合同时，可放置两张椅子，供签字人就座;

(5)签署多边性合同时，可以仅放一张椅子，供各方签字人签字时轮流就座;也可以为每位签字人提供椅子;签字人就座时，一般应面对正门。

2)准备好签字用具

在签字桌上应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

3)签署涉外合同

签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗。插放国旗时，在其位置与顺序必须按照礼宾序列排列。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗需插放在

该方签字人椅子的正前方。

图10.2　场馆安排平面图

4)签字时的座次安排

(1)签署双边性合同

应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时向签字人提供帮助。双方其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座;也可依照职位的高低，依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)排成一行，站立于己方签字人身后。当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。原则上双方随员人数应大体上相当。

(2)签署多边性合同

各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前签字。助签人应随之一同行动。在签字时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。

(3)对待签合同文本的要求

由主方负责待签文本的准备。依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同文本的翻译、校对、定稿、印刷和装订;盖火漆印。按常规，合同文本上正式签字的有关各方必要时还可再向各方提供一份副本。

(4)签署涉外商务合同

双方均提供一份待签的合同文本，按照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言。

待签合同文本应以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。

5)签字仪式的正式程序

(1)签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。

(2)签字人正式签署合同文本。通常的做法是，首先签署己方保存的合同文本，接着再签署他方保存的合同文本。

商务活动规定:每个签字人在己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法在礼仪上称为“望鲤”。它的含义是在位次排列上轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等、各方平等。

(3)签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。此时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔，以示纪念。全场人员应鼓掌表示祝贺，交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人，当场干一杯香槟酒是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

在一般情况下，商务合同在正式签署后应提交有关方面进行公证，此后才正式生效。