档案工作任务及操作要点

13.2　档案工作任务及操作要点

13.2.1　档案工作任务

根据背景资料，完成情景演示。

情景一

由于小张刚大学毕业，缺乏实际工作经验，因此小李就给小张介绍公司的档案管理制度。此时正值上半年文件的归档时期，小李又很详细地向小张介绍了归档范围、归档时间、归档文件的质量要求及归档手续等内容，以便于小张能很快进入角色，做好本职工作。

请根据该企业的性质拟制企业文件归档制度，并演示该情景。

情景二

销售部经理秘书小邵也是和小张一起进公司的大学毕业生。这天，她手里拿了几份文件来找小张，问小张该怎么对这些文件进行整理才符合归档的要求，看来她对这些文件束手无策。小张拿过来一看，发现里面有销售统计报表、与代理商签订的合同、年度销售计划、销售部会议纪要、产品广告方案等。而且有的文件是用订书钉装订的，有的文件是用抽杆夹夹起来的，有的文件是用回形针别起来的。小张告诉小邵整理归档文件的程序和要点，并从文件的修整到装盒都一一做了演示。同时告诉小邵在文书办理完毕以后，可以对文件进行“随办随归”，减少归档时期的工作量。

请演示该情景。

情景三

小张初到工作岗位，干劲十足。她一有空就熟悉档案室内的各种档案资料。尽管这些东西都很枯燥，但是她还是充满了兴趣。今天，她发现有一批档案的保管期限快到了，需要加以处理，所以她开始考虑如何来做这件事。并且把自己的想法告诉了小李，征求小李的意见。

请演示该情景。

情景四

今年文件归档以后，有很多新的档案架还没来得及编号。小张看前面档案架的编号有一定的规律，就开始着手按照这一规律给新的档案架编号，并补充档案存放位置索引。

请演示该情景。

情景五

编制档案存放位置索引以后，小张又开始按照文件级条目著录格式对新归档的文件进行著录工作，并在Excel中用录入的方式完成条目的输入。

请演示该情景。

情景六

总经理要查看与弘昇公司签订的合同，要求小李来档案室借。小张不敢怠慢，迅速找到文件，并按外借手续进行办理。小李走后，小张又填写了档案代理卡。

请演示该情景。

北景资料

深圳安天下电子有限公司地处改革开放的前沿城市，毗邻中国香港。公司专业从事集电子元器件类、家用安防电子类和汽车安防电子类设备制造。公司拥有63台进口SMT贴片机、绑定机，近百条专业流水操作生产线，拥有数百项自主知识产权和专利技术，完善的售后服务网络。公司拥有占地面积84 300平方米的工厂，6 300名员工，并拥有严格的管理体系、先进的生产设备、专业的生产人员以及庞大的研发队伍。

公司在同行业中面临着非常激烈的竞争，为了防止核心技术的流失，做好产品设计研发等资料的保管工作就显得非常重要。因此，总经理肖明非常重视档案管理工作。总经理办公室由于事务繁忙，秘书小李一个人忙不过来，公司就又聘请了一名秘书人员小张，专门从事文书处理和档案的管理工作。

13.2.2　档案工作操作要点

1.档案收集工作

1)确定归档范围

凡是反映公司开发、经营、管理以及其他各项活动，并具有查考价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录均属归档范围，《企业档案管理办法》对此做了如下规定:

(1)产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

(2)经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同和协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

(3)设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

(4)技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报和科技档案等管理中形成的各种文件材料。

(5)计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

(6)物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

(7)劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

(8)财务管理方面。有财务管理中的各种账册、报表、凭证和文件等。

(9)教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

(10)党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

(11)科学技术研究方面和工程建设方面。按有关规定执行。

(12)其他方面。

2)明确归档时间

确定企业归档时间时要注意针对不同类型的文件确定具体的归档时间:

(1)各项管理工作中形成的文件材料在第二年上半年内归档。

(2)工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

(3)外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后及时登记，安装调试后归档。

(4)会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

(5)电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

(6)磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

(7)下列文件材料应随时归档。

①变更、修改、补充的文件材料;

②企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

③企业产权变动过程中形成的文件材料。

④其他临时活动中形成的文件材料。

2.档案整理工作

1)整理单位的确定

“件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与不同稿本为一件，正文与附件为一件，正文与文件处理单等为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文(如请示与批复、函与复函、通知与报告等)为一件。

2)文件的修整

(1)修裱破损文件

修裱是指使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺或托补;托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。

(2)复制字迹模糊或易褪变的文件

档案字迹材料发生褪变，如褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。决定档案字迹耐久性的因素包括字迹色素和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以炭黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水和印泥等;不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油和印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。

对字迹模糊或易褪变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制。为减少复印件粘连的概率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

(3)超大纸张折叠

由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

(4)去除易锈蚀的金属物

文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此，文件整理归档时，需去除这些易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。

3)文件的装订

文件按件装订。要将文件按件构成基本整理单位，进行文件材料的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便保管和利用。“件”内的各页应按一定方式对齐，以便于翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐;采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式应能较好地维护文件的原始面貌;装订材料应符合档案保护要求，应成本低廉，简便易用。目前，常用的装订方式除传统的线装外，还包括黏结式，如裱糊糨糊、热封胶;穿孔式，如订书钉、铁夹背;变形材料，如钢夹、塑料夹;等等。

4)文件的分类

(1)年度分类法

当一份文件有多个时间特征(包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等)时，一般以文件签发日期(即落款日期)判断文件所属年度。例如，2005年形成的《2006～2010年工作规划》应归入2005年度。

当文件资料是跨年度形成时，这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。例如，跨两个年度的会议形成的文件材料统一在闭幕年整理归档的，分类时这些文件材料都归入闭幕年。

当几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准;正文与附件为一件，以正文为准;转发文与被转发文为一件，以转发文为准;来文与复文为一件，以复文为准。

当立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行时，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就应按照专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进行工作，形成的文件应按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。

(2)机构分类法

一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列业务各部门。例如，先排办公室，后排业务处(室)、后勤部门等。

采用机构分类法原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定。有主办者的一般归入主办机构;以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公厅(室)名义发出的，如果内容属该部门职责业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则，归入负责发文的综合机构内。

(3)问题分类法

在实际工作中，使用问题分类法的立档单位大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，后勤行政部门形成的归档文件划为“行政类”等。

(4)保管期限分类法

保管期限分为永久、长期和短期三类。

(5)常用的复式分类法及分类方案

企业整理归档文件都必须分年度、分保管期限进行，机构(问题)作为选择项。

①年度—机构—保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便;同时，可将一个年度同一机构形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。此方法适用于现行机关文件整理归档工作，特别是推行部门整理归档的机关单位。

分类方案举例如下:

2005年：办公室……永久、长期、短期

　　　　研发部……永久、长期、短期

　　　　销售部……永久、长期、短期

　　　　……

2006年：办公室……永久、长期、短期

　　　　研发部……永久、长期、短期

　　　　销售部……永久、长期、短期

　　　　……

2007年:……

②保管期限—年度—机构分类法

即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类，这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，更便于档案馆移交档案进馆。但每个期限应预留空架，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒架。此方法适用于现行机关文件整理归档工作。

分类方案举例如下:

永久：2005年办公室、研发部、销售部……

　　　2006年办公室、研发部、销售部……

　　　2007年……

长期：2005年办公室、研发部、销售部……

　　　2006年办公室、研发部、销售部……

　　　2007年……

短期：2005年办公室、研发部、销售部……

　　　2006年办公室、研发部、销售部……

　　　2007年……

5)文件的排列

事由的界定可以有较大的灵活性。例如，一次请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕;一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由;一项工作如果办理时间长需要跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由;一次会议也可以分为筹备、开幕、不同议程和闭幕等几个事由。事由具体划分尺度由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程度的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。

排列的实际操作可以分为两步:在最低一级类目内，先按照事由原则将属于同一事由的文件按文件的形成时间或文件的重要程度排列;对不同事由间的文件，可以按不同事由形成时间的先后顺序或事由的重要程度排列。

6)文件的编号

(1)确定编号项目。必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号，选择项因为机构(问题)、种类等，可以根据实际需要选择使用。

①件号。件号是归档文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

以采用“年度—组织机构—保管期限”进行分类为例，室编件号应在同一年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。例如，办公室1999年形成的永久、长期、短期三个保管期限的归档文件，编号后形成三个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号。

②全宗号。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

③年度。年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。填写此项时，应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示。

④保管期限。按照现行的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，保管期限分为永久、长期和短期三种，简称为“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”，填写时直接采用简称或代码。

⑤机构(问题)。填写机构项时，应按照分类方案填写作为分类方案类目名的机构名称。如机构名称太长，可使用机关内部规范简称。此外，在全宗介绍中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。填写问题项时，则可根据分类方案直接填写“党群”、“行政”、“业务”等。机构(问题)项为选择项。

(2)填写归档章。应在归档文件材料上逐件加盖归档章，并填写相关项目。归档章的位置在每份文件首页的上端居中的空白处，不要压盖文件字迹。

归档章的规格为长45毫米，宽16毫米，分为均匀的6格。归档章设置全宗号、年度、保管期限和件号等必备项和机构(问题)、种类等选择项。归档章的一般式样式如图13.1所示。

图13.1　归档章的一般式样

7)文件的编目

归档文件目录(表13－1)由不同条目按照一定的体系和方法排列而成。其包括的项目有以下几个:

表13－1　归档文件目录格式

(1)件号。件号指室编件号。

(2)责任者。责任者指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称。

(3)文号。文号即文件的发文字号，是发文机构按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度和顺序号组成。填写文号时应照实抄录。

(4)题名。题名即文件标题，直接表达文件的内容，由责任者、问题和文种三部分组成。没有标题或标题不规范时，可自拟标题，并加“［］”。

(5)日期。日期即文件的形成时间，以八位阿拉伯数字标注年、月、日，如20070526。

(6)页数。填写每件文件的总页数。

(7)备注。备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出以及销毁等。

在编目过程中，应注意以下几点:归档文件应逐件编目;来文与复文作为一件时，只对复文进行编目;归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型;归档文件目录应装订成册并编制封面;归档文件目录封面(图13.2)可以根据需要设置年度、保管期限、机构等项目。

图13.2　归档文件目录封面

8)文件的装盒

归档文件应按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表(表13－2)等项目。装盒的具体要求是:形成年度或保管期限不同的文件材料不得装入同一档案盒内;按机构(问题)编件号的，不同机构(问题)形成的文件材料不得装入同一档案盒内。

(1)档案盒封面及盒脊。档案盒封面应使用全称或规范化的简称标明全宗名称。档案盒的盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等项目。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接。

(2)备考表。归档文件整理结束后或者盒内文件发生调整变化时，整理者或者文件调整人应填写文件备考表，放于盒内文件之后。备考表的项目设置包括整理时间、盒内文件情况说明和整理人、检查人。

①整理时间是指文件整理结束后的年、月、日。

②盒内文件情况说明是填写盒内文件缺损、修改、补充、移交和销毁等情况。

③整理人中填写对盒内文件进行整理人员的姓名。

④检查人是填写对文件整理情况和质量进行检查人员的姓名。

表13－2　备考表

3.档案鉴定工作

1)编制档案保管期限表

档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明档案保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据。

档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。

(1)顺序号

顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。它起着固定条款的排列位置和顺序的作用，也可作为鉴定时引用条款的代号。

(2)条款

条款是一组类型相同的文件的名称和标题。每一条款应代表一组有内在联系的价值相同的文件。有时，为了使条款简洁醒目，也可以将价值不同的而有联系的一组文件写成一个条款，在条款下面分别指出其不同的保管期限。条款的拟制一般不宜过多过细，应具有一定的概括性，但范围也不能过宽。条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。

(3)保管期限

保管期限分为永久保存和定期保存。永久保存就是无限期地尽可能长远地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期满后即可销毁。长期保存一般是指档案须保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的时间计算方法一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案到保管期满后还须复查，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。

对于机关档案保管期限表，其中，短期和长期的期限也可视需要指出明确的年限，如短期保管的文件保管年限又可分为3年、5年、10年等，长期保管的文件保管年限分为20年、25年、30年等。

(4)附注

附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。例如，有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字样。

(5)说明

说明是对保管期限表所作的总的说明，一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。

以上只是档案保管期限表一般的结构，可以根据各种档案保管期限表的特点增加或减少某些项目。

2)编制“档案销毁清册”

档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿，它是供领导人审查批准的表册，同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。

档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。每一清册应编制一式两份，一份留档案馆(室)备查，一份送机关领导人审查批准。如果须送上级机关或档案行政管理机关批准，就应多备一份。同时报送两份，其中一份经审批后退回。

3)档案的销毁

为了慎重起见，已经被批准准许销毁的档案不应立刻销毁，而应暂时存放一段时间，待确认确实无价值时再进行销毁，以免造成不可挽回的损失。

批准销毁的档案一般应该直接送造纸厂化为纸浆或者就地焚毁。为了保守机密，应销毁的档案一般不得留作他用，更不允许倒卖出售。档案销毁工作是一个非常严肃的工作，一般由档案部门会同保卫、保密部门进行，并由专人销毁、专人监销。销毁完毕后，销毁人和监销人都要在销毁清册上签名盖章，并注明“已销毁”字样和销毁日期。

如有个别档案未被批准销毁，可在“销毁清册”上做出适当的说明。对于已销毁的档案，也应在检索工作上注明“销毁”字样加以说明。

4.档案保管工作

1)档案库房及档案架(柜)的编号

档案架(柜)在靠近主通道的一端，应有整齐统一的侧板，以便于贴插标签，为档案架(柜)编号。标签上应写明该架(柜)所存放档案的全宗名称、类别名称和文件起止号等内容。

库房编号有两种方法:一种是为所有的库房编一个总的顺序号;另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号。库房少的通常采用编总顺序号的方法。

档案架(柜)应遵循统一的原则。编号的方法是:自门口从左至右编架(柜)号，每个架(柜)的栏从左向右编号，每栏的格自下而上编号。

2)编制档案存放位置索引

《档案存放位置索引》按其作用可分为两种:一是指明档案的存放位置的，它以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点;二是指明档案库房保存档案情况的，它是以档案库房和档案架(柜)为单位，标明它们存放了什么档案。

档案存放位置索引按形式可分为簿式和卡片式两种。第二种可以采取图表形式把每个库房(或楼、层、房间)内档案存放情况绘成示意图，悬挂在醒目的地方，以便随时参看使用。其格式见表13－3。

表13－3　图表式

5.档案检索工作

为了推行档案著录的标准化，我国制定并颁布了国家标准《档案著录规则》，是全国档案著录的规范性依据。

这个规则的主要内容如下:

1)著录项目

根据《档案著录规则》的规定，档案的著录项目有10个大项，共包括23个小项。

(1)题名和责任者项

题名就是人们所说的文件的标题或名称。责任者就是通常人们所说的文件的作者、形成者。题名和作者项共有七个小项。

①正题名

正题名是指档案的主要题名，一般指文件的标题，著录时照原文著录即可。

②并列题名

并列题名是指与正题名并列对照的第二种语言文字题名，一般用于外交文件或少数民族文件中，著录时照原文著录。

③副题名及说明题名文字

副题名也称解释题名，它是对正题名的解释或从属题名，如“第五次党委会议文件:关于党委换届改选”。题名前后有时有对档案内容、范围、用途或表示批准、通过、生效等的说明文字。例如，“第××届全国人民代表大会常务委员会第×次会议讨论通过”。著录副题名及说明题名文字时，其前面加“:”号，必要时可照原文著录。

当遇到单份文件没有题名的情况时，应根据文件的内容拟写题名，外加“［］”号以示说明。当遇到案卷或文件题名不能揭示案卷或文件内容时，应在著录原题名后再重新拟写合适的题名，外加“［］”，附在原题名之后。案卷题名过于冗长时，一般应重新拟写，然后再行著录。

④文件编号

文件编号是指文件的发文字号，它是由机关、团体或个人在制发文件的过程中编写的顺序号，著录时照原文著录。对于联合发文的文件，著录时一般只著录主办机关的发文字号。

⑤载体类型标识

载体类型标识是对档案载体的类型进行著录。一般情况下，纸质档案载体不著录，特殊类型的载体要著录标识，如照片、录音和磁带等。

⑥第一责任者

第一责任者也是文件的主要责任者，列于首位，有时也是文件的唯一责任者。档案文件有两个责任者又分不清主次时，应把它们同样当做第一责任者，并列第一，著录时，其间用“，”隔开。

⑦其他责任者

其他责任者是指除第一责任者以外的其他责任者。著录其他责任者时，最多著录两个，其间用“，”隔开。

档案的责任者分为机关、团体责任者和个人责任者。机关团体责任者在著录时，应使用全称或通用的简称。个人责任者在著录时，一般只写出姓名，必要时将职务著录在姓名之后。

(2)文本项

文本是文件稿本的名称。文件稿本有正本、副本、草稿、定稿、修改稿、手稿、底图、原图、草图和蓝图等。著录时，应注明档案文件的稿本类型，如“—副本”。

(3)密级和保管期限项

是指原文件的秘密等级和保管期限，照原文著录即可。如“—绝密;永久”。若无密级，小项保管期限前不加“;”。

(4)时间项

文件级条目上著录的是文件的形成时间，照原文著录。如果文件形成时间没有确切日期，应设法考证，然后著录;如果考证不出，则以三个“口”代替。有时也可以著录文件的收文时间、印发时间和审核通过时间等。著录时，应注意年、月的右下角加“.”。

(5)载体形态项

载体形态项包括载体的数量及单位、规格和附件三个方面的内容。如“.—6页: 16开+关于召开自然科学授奖大会的通知”，表示的是档案的载体数量是“6”，单位是“页”，档案规格是“16开”，附件是“关于召开自然科学授奖大会的通知”。

(6)丛编项

丛编项是指在一个总题名之下，汇集若干同类型、统一编号发布的系列文件。一般对成套的会议文件、丛刊和书稿等著录丛编项。丛编项应照原文著录丛编题名，并置于“()”中。如，“—(教育体制改革会议文件之三)”。

(7)附注项

附注项用于著录各个项目中需要解释和补充说明的事项，按照各个著录项目的先后次序著录，有则录，无则免。

(8)标准编号和有关记载事项

此项一般用于著录科技文件、图样的国内、国际标准编号，通常很少著录此项。

(9)提要项

提要项是对文件或案卷的内容简介和评述，以揭示档案的内容和价值。一般以简练的文字揭示其主题。

(10)排检和编号项

该项包括五个小项，分别是分类号、档案馆(室)代号、档号、缩微号和主题词。分类号依据《中国档案分类法》的有关规定著录;档案馆(室)代号是依据有关代码标准著录;档号通常包括全宗号、案卷目录号(类别号)、案卷号、页(张)号或件号，各号之间以“—”连接，如，“5—3—15—18”;缩微号是档案缩微品的编号;主题词是揭示档案内容的规范词语，依据《中国档案主题词表》著录，各主题词之间空一格。

2)标识符号

标识符号是用以区别不同的著录项目和著录含义的标志，用在著录项目之前。档案著录标识符号分为著录项目标识符号和著录内容标识符号两种。

(1)著录项目标识符

著录项目标识符是在每个著录项目之前冠以一定的标识符号，用以识别所代表的项目。主要有以下几种:

.—:各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。

=:并列题名。

::副题名及说明题名文字、文件编号和规格等。

/:第一责任者。

;:其他责任者、保管期限。

+:附件。

著录项目标识符中，“.—”符占两格，并在回行时不分开，其余符号各占一格。不需著录的项目，连同标识符号一起省略，需要重复著录的项目，需重复添加该项目的标识符。

(2)著录内容标识符

著录内容标识符是用来标识对著录项目的解释、补充考证等含义的符号，主要有以下几种:

():责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。

［］:自拟著录内容及考证出的责任者、时间、载体类型标识。

?:推测的不能确定的内容，与［］结合使用。

□:表示残缺的文字。为考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“□”表示。

·:外文缩写。

～:起止连接。

3)著录格式

著录项目在条目中的有序排列及统一表达即形成了规范的档案著录格式。《档案著录规则》中规定了两种著录格式，即文件级(以单份文件为著录对象)条目著录格式和案卷级条目著录格式。文件级条目著录格式见表13－4。

表13－4　文件级条目著录格式

文件级和案卷级条目著录格式，按其载体形式均可分为卡片式和书本式。使用卡片著录时，所用卡片的尺寸是12.5cm×7.5cm，卡片四周均留1cm的空隙。著录时，依著录项目的前后次序著录，如果正面著录不完，可接背面继续著录，原顺序、格式不变。书本式条目著录格式，除在正题名前加顺序号、其后空一格外，其余与卡片式条目相同。

4)著录详简级次

著录详简级次是指著录时对档案著录项目的取舍程度。《档案著录规则》中所列各项目著录时并非全部要著录出来。必要项目包括正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号和主题词七项。选择项目包括并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要和档案馆(室)代号。

档案著录详简级次分为简要级次和详细级次。简要级次是指在条目中仅著录必要项目，详细级次是指在条目中不仅著录必要项目，还部分或全部著录了选择项目。对档案著录详简级次的选择使用，各企业可根据各地区的情况自行选择。

6.档案利用工作

1)档案阅览室阅览制度的制定

在写作档案阅览室阅览制度时，一方面要注意“制度”的格式，遣词用语;另一方面，在内容上，要着重写入档案利用者的义务，例如，查阅档案时，严禁在档案上做标记，严禁在阅览室内吸烟、喝水等，都应该写入阅览制度。

2)填写档案代理卡(表13－5)

表13－5　档案代理卡

为了便于库房管理人员掌握档案流动情况，需要填制一种卡片并放在档案原来存放的位置上，这种卡片称为“代理卡”或“代卷卡”。

档案调出库房时，填写档案代理卡是十分必要的。如果从出库登记和借出登记簿上查找调出档案，费时费力，如果有了档案代理卡，一看就可以知道档案的去处。

13.2.3　档案工作案例分析

1.案例情景

某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看了后直摇头。

2.任务要求

根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。

3.案例分析

(1)无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。

(2)文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。

(3)取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。

(4)文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。

(5)文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。

(6)文件排列好后要加盖归档章。

(7)文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。