办文工作任务及操作要点

12.2　办文工作任务及操作要点

12.2.1　办文工作任务

根据背景资料，为××保险公司杭州分公司制发一份通知，并完成情景演示(背景资料见后)。

情景一

2006年8月6日，分公司总经理刘某把秘书小李叫到办公室，对她说明了活动的目的和要求，让她马上写一份通知，发到分公司各部门和本公司各分支机构，告知有关活动事项。李某用记事本将刘总经理的话记录下来，回到自己办公室，立即开始拟写通知。

请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并撰拟出通知的初稿。

情景二

初稿完成后，李秘书将这份通知写在统一的发文稿纸上，拿给刘总经理审核，刘总看过后签字同意发出。

请演示领导审核签发过程。

情景三

李秘书将这份通知编上发文号，填写发文稿纸，对文稿的正文内容进行审核，确定无误后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。

请演示秘书编号、印制文件的过程。

情景四

李秘书从文印室取回印制好的文稿，逐一盖章，并在发文登记簿上填写好内容，再分别将每份通知用信封套好，封上口。

请演示秘书发文登记和装封的过程。

提示:

学生每四人为一组，教师为四名学生编上序号，即1～4号，演示在模拟公司办公室进行。

学生可以先制作文稿，每个学生都必须制作一份通知正稿。要求打印，格式完整，完成时间不超过20分钟。

文稿完成后，再按场景顺序进行演示，四个情景演示总过程不能超过60分钟。

第一个场景，由1号扮演秘书，2号扮演总经理。

第二个场景，由2号扮演秘书，3号扮演总经理。

第三个场景，由3号扮演秘书，4号扮演文印室工作人员。

第四个场景，由4号扮演秘书。

每组在情景演示过程中还必须制作两份材料:通知的发文稿和发文登记簿。

北景资料

中国××保险股份有限公司是一家全国性、综合性的保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、国际再保险以及证券、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东有广州市投资管理公司、招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输(集团)公司、摩根亚洲投资有限公司和广盛有限合伙集团公司等。

中国××保险股份有限公司是中国改革开放的产物，作为一家国有股份制保险企业，公司率先通过ISO 9001质量体系认证。公司成立以来，始终秉承“客户至止，服务至上”的经营理念，以繁荣经济和保障人民生活为己任，积极为社会提供高品质的保险服务，赢得了社会各界和广大客户的信赖和支持，各项业务发展迅速。截止到2005年底，公司资产总额已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，员工队伍达到12.4万人，当年保险收入208亿元。

中国××保险股份有限公司杭州分公司于1995年4月21日由中国人民银行批准正式成立。从成立起，杭州分公司便着手建立科学明晰的组织架构、专业化的决策和规范化的风险控制体系，使公司在风险控制、投资管理、产品开发、业务拓展和服务体系等方面在同行业中处于领先地位，业务得到了长足的发展。

中国××保险有限公司在自身发展的历程中，始终坚持管理创新和技术进步的发展策略，经济与技术实力日益增强。公司十分注重学习、借鉴国外同行经验，积极引进国外先进技术和管理人才，先后与国外多家知名保险公司建立了友好合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争能力，繁荣和发展中国民族保险事业，近几年，公司还聘请国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一流综合金融服务集团的发展目标，展望新的世纪，中国××保险公司将继续勇于开拓、锐于创新，强化公司的各项经营管理，提升公司的核心竞争力，力争在两年内进入世界500强，业务品质进入全球400优。

为响应总公司号召，早日实现××保险公司进入“规模500强，品质400优”的目标，中国××保险股份有限公司杭州分公司决定，从2007年6月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进杭州产险持续快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构必须在2006年9月28日前上报活动开展情况。按照活动方案要求，头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲座;演讲会每月一个主题，全体员工必须积极参与;合理化建议活动全体员工必须参与，每月评选出三篇优秀征文上报;按期上报活动组织和进行情况。

12.2.2　办文工作操作要点

首先，要搞清并记牢文书处理程序，如图12.1所示。

图12.1　文书处理程序

1.收文工作程序

1)签收

秘书签收文件时要注意三点。

(1)核对。即核对收到的文件与发文通知是否相符。如发现不符，在查明原因前，可暂不签收，待查明原因并使文件数量和发文通知相符后再签收。

(2)检查。检查文件的实际件数与回执清单或发文通知的件数是否相符;文件包装是否完整，封口是否完好;检查是否是急件、密件，急件要随到随转，密件要转交机要室。

(3)签字。在审核无误后，方可签字验收。

2)拆封

拆封亦称启封。签收后就要拆封，拆封是有权拆封的秘书对来文拆剪封套。对拆封工作应认真对待，除指定专人或主管文件工作的机要秘书拆封外，其他人员不得拆封。

拆封范围是:封面上标明送本机关、机关办公室以及机关“负责人”收的所有信件，封面标有具体领导同志名字的、或“亲启”、“亲收”字样的，一般不得拆封。

拆封时应注意的内容:注意保存原封套的完好，不要损坏封内文件、信件，必要时还应把原封套别在文件或信件后一并处理。文件的秘密等级在封套上是标明的，但如果拆封后发现是保密文件，不应再转他人阅读，拆封人员要负责保管。

对请示类文件，如无发文机关领导签发或其他手续不全时，应拒收退回。在处理急件时，应告知行文错处。

3)登记

秘书对来文登记，在实际工作中有三种登记的用具:一是为每一份来文做一份登记表，其作用是表明该份来文的办理情况;二是收文登记卡、单的形式，这是将所有来文按照一定的分类标准登记在一起，其作用是能够总体掌握来文及办理情况;三是收文登记簿(表12－1)、册的形式，其作用主要是来文登记一览表。

表12－1　收文登记簿

不同单位的收文登记簿所包含的要素可以略有不同。收文登记的形式有簿册式、联单式、卡片式三种。

(1)簿册式。将收文登记簿装订成册，按照收文的先后进行流水式登记。如果收文不多，只设一本综合性的登记册即可;如果收文较多，则应设立分类登记册。以簿册式登记来文时，对要求承办或回复的文件，应填写“文件处理单”，贴在所收文件的前面，送文秘部门负责人拟办。

(2)联单式。即填写两联以上登记单的形式。第一联贴在收文前面，随收文流转;第二联由收发部门保存;第三联由文秘部门留作催办凭据;第四联送档案室，以方便归档。其优点是可以各自装订成册，便于文件查找;缺点是联单较多，容易混乱和丢失，故采用较少。

(3)卡片式。即用单独卡片登记来文的形式。其优点是方便归类、整理，缺点是容易抽乱和丢失。

4)拟办

填写文件处理卡片，如图12.2所示。

图12.2　文件处理卡片

秘书要做好拟办工作，还应该做好以下三点:首先要对来文内容有透彻的了解和掌握，要先认真阅读来文，弄清楚来文的上、下款是否明确;来文的主要内容;提出的主要问题，这些问题是否需要办理;提出的问题与哪些部门有关系、应由哪个部门主办，由谁批示;来文的办理时限和秘密等级要求。其次要对相应的政策法规、类似问题的处理常规有所掌握。最后要有充分的提出拟办意见的理由。

5)批办

批办是机关领导或秘书部门负责人针对一份来文应当如何处理而做出的指示性意见，也可以是对拟办情况的肯定或否定。文件的批办工作一般由机关的负责人、秘书长或办公室主任承担。秘书的工作是辅助领导搞好批办环节。

秘书要辅助领导对来文做出三项明确的批办内容:领导签署姓名、批办时间和批办意见。

做好批办工作可以使领导及时处理、掌握重要的收文，了解情况，加强对工作的领导。领导对收进的文书并不需要一一批办，主要批办秘书呈送的收文，因此，秘书要准确地把握报送批办公文的尺度。这个尺度一般是在秘书长期辅助领导做文书拟办工作过程中，领导对秘书的办文办事能力有了充分了解，领导与秘书之间建立了对送批文书范围的共识之后形成的。

6)承办

承办就是“承接办理”，是秘书按照领导的指示，承接办理某份来文内容中要求办理的事项。具体工作可能是撰拟一份新文书、某件事情的办理、准备一次会议，也可能是需要综合办理的事情。不需要秘书承办的事，也要由秘书转送、转交给承办人，这在文书处理中亦称“交办”。因此，承办是文书处理工作的关键环节，是具体处理文书所涉及的事务的关键步骤。

7)催办

催办是对文件承办工作的检查和督促的过程，这是避免办事拖沓、文件积压，加速文件运转的重要措施。

8)注办

一旦催办有结果，秘书要针对该份文件注明办理结果，并向交办的领导或有关部门回复办理情况，即“办复”，也称注办。无论是向领导或交办人口头汇报，还是文字“办复”，办理结果一般要说明在何时由何人主办该事项、办理结果是否有遗留问题以及有无结论等。

9)立卷、归档、销毁

无论是发文还是收文，在办文环节的最后，都有文书工作为以后的档案工作所做的准备工作环节，它包括立卷、归档、销毁等环节。“注办”或“办复”后，秘书部门根据立卷的要求将文件整理归卷。立好的案卷，可按照档案部门的规定，定期向档案部门移交。凡已办理完毕并无查考保存价值的文书，应妥善保存，于当年年底编制销毁目录，报请主管的领导人批准后定期销毁;如属保密文件，则必须逐件登记目录，并派人监督销毁。

2.发文工作程序

1)拟稿

拟稿即起草文件的初稿或草稿。初稿或草稿供作修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。

拟稿是发文处理的第一道程序，是关系文件质量的基础工作，必须十分认真、细致。

发文拟稿要注意以下六点:

(1)要符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

(2)情况要确定，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

(3)人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。

(4)公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语等必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

(5)引用公文应注明发文时间、单位、标题和文号。

(6)用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明，不使用不规范的字。

2)签收

签收即办公部门按照一定的程序接受需发文件的草稿的过程。签收的程序和要求与收文处理工作中签收工作大体一致，应该认真、细致地做好。

3)会签

主办部门所拟文稿中涉及其他部门的管理权限时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字，这一过程叫会签。会签是发文处理程序中一个不可忽视的环节。

做好会签工作应该抓好如下三个环节:

(1)认真征求有关部门的意见。问题涉及部门只是一两个的，可以登门会商，或者将文稿寄送有关部门会签;问题涉及部门不多，但一个一个会签耽误时间的，可以邀请有关部门召开小型协商会，请他们对所拟文稿提出意见;如果涉及部门很多，可以将文稿打印寄送有关部门征求意见，限期退回。

(2)修改意见，迅速反馈。有关部门接到会签文稿后或参加协商会时，应认真研究，提出修改意见，迅速反馈给主办部门。如无意见，可在文稿上签字表示同意。如有不同意见，是打印稿的，可在打印稿上修改，经领导人签注意见后退回;是原稿的，一般不在原稿上修改，可在其他纸上写出修改意见，经领导人签字后退回。

(3)主办部门接到有关部门反馈的不同意见后，应逐条认真研究，合理可行的，应按其意见进行修改;如不同意，可以再次会商;确实无法取得一致意见时，要把分歧意见汇总说明，反映给上级领导单位，同时要把有关部门的会签意见附在文稿之后，以备查考。

总之，主办部门要在会签工作结束后，再送单位办公部门核稿、送审。

4)核稿

核稿就是对文件草稿的审核。核稿工作其实在拟稿之后就已开始，文件草稿每经一次负责人审阅，都是一次核稿。这里所说的核稿，专指文件草稿在送交领导人最后审批签发之前，由办公室对文稿的内容、体式等所做的全面审核检查工作。核稿工作的目的是保证文件的质量，节省领导在审阅、修改文件时花费的时间和精力。

核稿是发文处理程序中的一个重要环节，是提高文件质量的关键。核稿工作一般由专人负责。

核稿的程序如下:

(1)初步阅读

核稿人员收到文稿后，按照文稿送来的先后次序和轻重缓急，先粗看一两遍，初步了解和弄清公文文稿的来龙去脉和基本精神，掌握其内容大意。遇到不懂的地方或者有疑问的地方，先在文稿旁边用铅笔做个记号，待正式审核后，一并提出查询。如发现有明显的错别字或对标点符号使用不当的，也可马上纠正。初步阅读如果发现问题较多，可以约集有关人员会同核稿。

(2)审稿

审稿时要特别注意文件的标题、结构格式、文内数字及计量单位等。

文件标题要简要、准确，使人一目了然。公文结构、格式一般要由核稿人核准。尤其是密级、缓急程度、主送单位、抄送单位、印刷份数和版记等，一定要按照规定要求核准填好。文件中应用法定计量单位。

(3)复核

文稿经领导签发(有的经有关会议讨论)后，核稿人员有必要在文字上再仔细阅读一遍，这是发文工作必不可少的步骤。因为一些领导在审批文稿时，多注意文稿的内容，修改、增删之处，多属于内容方面的问题，而对文字技术方面则不大注意精雕细刻。领导修改、增删之处，文字是否顺畅，上下是否衔接，语法是否严谨，标点是否妥当，作为担负文稿审核工作的秘书部门，应当在文字方面“把关”，进行必要的加工、润色。但是，做这项工作必须仔细斟酌，谨慎从事，不得损伤原意，无把握的还需请示领导。变动较大之处还应向领导汇报。在内容上，领导修改、增删之处有时也会出现失误的情况。遇到这种情况时，办公部门应及时将有关情况向领导反映，大胆而审慎地提出建议，在征得领导同意后，细心而负责地弥补漏误，这样才能够使发出的文件内容更准确，质量更高。但是文秘人员必须注意，未经领导批准，不得擅自处理。

(4)确定主题词

主题词一般是指反映特定主题概念、规范化的名词或名词性词组。主题词是为了计算机存储和检索方便而设的。标注主题词通常是选用主题词表中规定的标准化词汇。确定时可以查阅《词语主题词表》。

(5)发文前的检查

文件经签发、复核、登记和打印后，在分发之前，核稿员或专管人还要再检查一遍。检查的内容除文字外，还包括版面设计、纸张、印刷质量和装订质量等。这项工作可与收发员一起处理，发现问题，及时解决。

认真履行核稿程序是保证核稿质量的重要措施。按程序核稿可以减少遗漏，可以最大限度地纠正文稿中的错误。

5)送审

送审又称呈批，即将经过认真审核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要的文字说明该稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，附送原件和重要的征求意见清样稿。文稿送出后，要随时掌握批转去向，适时催询审批结果，以免贻误工作。

6)签发

签发是指领导人对拟以本单位或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见，是文件形成的最后一个环节。文件经过领导人核准签发后即已生效，签发人对文件负有完全责任。

审批权限的一般原则包括:涉及全局性的重要文件由主要领导人签发，或者经过会议讨论通过后，再由主要领导人签发;涉及其中一方面问题的文件由主管领导人签发;对于一般事务性文(函)件，授权相关人员代签发。

领导人签发公文应注意以下几点:

(1)签发人对文件负有完全的责任，因此，必须对文稿从内容到文字进行严格的审核和修改，确保准确无误。

(2)签发意见要明确、具体。一般要在发文稿纸“签发”一栏签署“发”、“同意”、“速印发”、“限×日内发出”等字样，并写上自己的姓名全称和年月日，以示负责。如果是经过会议讨论通过的，还应注明:“经××会议讨论通过，同意印发”。如果认为文稿尚需其他领导人或主要领导人审阅时，还应注明“请××阅后发”。

(3)有些文件可签在文件的落款处，即在本人职务名称后空两格书写姓名，直接将此件发出。

(4)不能用画圈代替签发意见，即使“请××阅后发”的文稿也不能仅仅画个圈，一定要签署自己的姓名。

(5)修改。签发文稿时，应使用钢笔或毛笔，并力求字迹清楚。修改意见要写在装订线的右侧，签发位置应在规定的范围内。不要把修改意见和签发意见写在文稿左侧装订线以外或装订线上。

(6)除非特别紧急，领导人一般不要接收和签发未经办公部门核稿并提出送审意见的文稿。

7)定稿

定稿也称为原稿(件)，是经过审阅，负责人签发或会议正式讨论通过的完成稿。定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。经过多次草拟形成的文件最后一稿并有领导审批签发的才为定稿。已经正式发布的文件，日后又重新修改时，须保留原来的定稿，不可将原来的定稿作为草稿而在上面修改。可以利用复制件作为草稿，进行修改补充，并重新报有关领导审批签发。

此前各环节运行过程中，需要用到发文稿纸，见表12－2。

表12－2　××公司发文稿纸

发文稿纸的项目说明:

发文稿纸分为眉首区、说明区、标题区和正文区四个部分。

(1)眉首区

此区用于填写发文单位名称、文件密级和缓急时限。

单位名称:本区预先印上发文单位名称，后缀“发文稿纸”四字;单位名称要用全称或规范化简称。

密级和缓急时限:此栏用于填写文件的机密程度和文件要求处理的时限。机密程度可按GB 7156—87文献保密等级代码的规定用汉字填写;缓急可按规定用汉字填写。

(2)说明区

此区用于填写文件制作过程中的各种标志、各栏内容说明。

签发:由承办单位的负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。

会签:由两个或两个以上单位联合发文时，由各有关单位负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。如联合发文单位较多，此栏位置不够时，可另附附页。主要承办单位的负责人应在签发栏中签署意见及姓名与日期。

主送:此栏用于顺序填写主办与答复文件的主送单位的名称。

抄送:此栏用于顺序填写需要了解文件的内容以及协助办理的抄送单位的名称。

发文号:此栏用于填写发文单位统一编制的文件字号及文件生效日期。

核稿:此栏由负责审核报上级签发文稿的人员签署姓名并填写日期。

注:如有些单位核稿层次多或需增列项目，则可在拟稿单位栏和印刷栏两行之间增列1～2行标记。

拟稿单位:此栏用于填写起草文稿的单位或单位内文稿起草部门的名称。

拟稿:此栏由文稿起草人签署姓名及日期。

印刷:此栏由文稿印制人员签署姓名及日期。

校对:此栏由文稿最后的校对人员签署姓名及日期。

份数:此栏填写文件的印刷份数。

附件:此栏用于顺序填写在正式文件之后所附材料的标题及其份数。

主题词:此栏用于根据文件的中心内容填写文件主题词。

(3)标题区

此区用于填写文件的标题。文件标题应当准确、简要，概括文件的主要内容。

(4)正文区

此区用于按规定书写文件正文。书写时一律从左向右编排(少数民族文字除外)，每段首行应空两个字的位置开始书写。书写时，应采用符合档案保管要求的书写材料，字迹要求清晰、整齐。

8)发文登记

文件在签发之后、发出之前必须进行登记，编发文号，记载发文范围、印制数量以及发出方法等，对有些不需编正式文号的文件，也应予以登记，以备查找。

发文登记有卡片式、活页式、簿册式等形式，可以根据自己单位的具体情况和工作习惯采用适当的登记形式。从发文处理的实践看，采用簿册式(表12－3)登记比较实用，既方便查找又利于保存，因此，这种形式用得比较多。

表12－3　发文登记簿

发文登记簿的项目说明:

(1)文件号。是指所发文件的正式编号，每年从1号开始，按发文顺序，依次编号。

(2)文件标题。文件如有标题，可将标题直接填入，尽量不要简化。对无标题文件，要做一简短的摘要填入。

(3)签发人。是指所发文件由哪位领导签发。要填写姓名全称，不要只填写姓名或姓与职务的合称。如属会议或集体讨论议定的，也要做一说明。

(4)拟稿部门。是指所发文件的起草单位。

(5)密级。是指所发文件的密级，没有密级的不填。

(6)发文范围。指发文的发至界限或受文权。如该文按级限下发，可填作“发至××级”。上报文件，可简单写明上报范围，具体发往单位和所发份数，写在分发明细账页中。如发往单位很少，只在“发文范围”一栏中注明即可。

(7)封套号。是指所发文件装封后在封皮上编的号。

(8)发文日期。是指文件发出的时间。填上发出时间即表明该文已经发出。

做好发文登记工作，还应注意以下几点:一是对收到的发文稿登记前要仔细检查领导是否签发，有无密级，发放范围是否明确，主、附件是否齐备。没有领导签发的不予登记，有不清楚之处要及时弄清。二是要认真填写登记项目，字迹清晰，内容完整，不要随意漏项或草率行事。三是登记要分类，不能不同种类的文件混合登记在一起。

9)缮印

缮印是指对外发出的文件根据领导签发的定稿，经过缮写、打字或印刷而制成正式文本。

经过缮印的文件是发文处理的最后成品。它将代表本单位的意见对外发生效力。因此，缮印工作必须认真、细致，保证质量。不仅要文字准确，字迹清晰，而且要做到规范化，符合公文体式，还要页面整洁，美观大方，字体大小疏密相宜等，以便阅读和管理。

缮印工作应注意的事项如下:

(1)忠实于原稿

缮印文件必须以经领导人签发的定稿为依据，要忠实于原稿，不得随意改动。须注意字体工整，标点清楚，使用规定的标准简化字，不要写怪字、草字、自创的简笔字等。同一份文件中的数字缮印时，应前后统一使用一种书写字体，不要有时用阿拉伯数字，有时又用汉字。

(2)注意保密

机密文件一律由机要打字员和单位印刷厂(室)负责，没有印刷厂(室)的，要送有机要车间的印刷厂印刷，不准到一般印刷厂、誊印社、照相馆缮印或复制。文稿与印制的文件和未装订的单页均应注意安全保管，并须对底版、废页、清样等严格管理，及时监销，防止失密泄密。

(3)卷面整洁完整

缮印文件要注意保护原稿，不得涂抹污损，更不得丢失。

(4)装订得法

多页文件的装订须注意检查有无缺页、倒置页等现象，并尽量采用胶粘法，避免使用书钉装订，以免日后立卷归档时拆掉金属钉的麻烦或造成损坏文件。采用书钉装订时，应注意页边对齐，上下两个书钉的位置应在同一直线上，既要装订牢固，又要方便翻页和阅读。

(5)文件紧凑

为了防止正文与落款、印章脱节，应避免大块空页。如有空页，应调整正文间距，避免“此页无正文”。

10)用印

用印是指在制成的公文上加盖单位印章。单位印章是代表单位职权的一种凭证和标志，公文上加盖了印章才能产生相应的效力。盖印多用于一般的文件信函和文据凭证。单位的印章应指定专人负责保管，叫做监印。

用印时要注意的事项如下:

(1)首先检查原稿上有无领导人签字。有领导人签字并确认符合规定的，才能在制成的公文上加盖单位印章。

(2)加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同，多余份数可不盖章。

(3)用印位置应在落款正中央，上不压正文，下要压日期。即印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，称之为“骑年跨月”。

(4)印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒。同时注意沾印泥不要过多，沾一次印泥也不要连续多次盖印，以免印章字迹模糊不清。

(5)以单位领导人名义行文时，应在本人职务名称后空两个字签署姓名并加盖个人图章。

11)分装

分装是指文件印成后按发文登记的范围进行分发和装封。分装工作是发文处理工作的重要环节，要求准确迅速。

分装工作是否科学将直接影响分装的效率和质量。科学的分装程序应当是:填写发文通知单，拣配信封，检查文件，装封，封口等。

(1)填写发文通知单

发文通知单是指发文时填写的发文清单。收文单位可以按照发文通知单核对所收到的文件，便于发现问题，及时与发文单位联系。发文通知单主要有两种类型。

①双联式发文通知单

这种通知单一式两联，第一联作存根，由发文单位保存;第二联是发文回执，要求收文单位核对签收后及时退给发文单位。使用双联式发文通知单能对文件在收发过程中的安全准确起到重要的保证作用，应当认真运用。

②单联式发文通知单

这种通知单和双联式发文通知单的项目相同，所不同的是它只有一联，发文单位不留底，只将发出的文件情况通知收文单位，不要求收文单位退回通知单。收文单位可以按通知单核对文件，如发现问题，应及时与发文单位联系，以采取必要的补救措施。单联式发文通知单所起的作用和双联式发文通知单是一样的，好处是省去了收文单位退回执的手续，不足是发文单位很难掌握发文中存在的问题。

从发文工作实践看，这两种方式各单位均可酌情选用。但无论采用哪种方式，都要保证通知单的准确无误。填写发文通知单最好在文件印出前完成。这样可以节省时间，提高分发效率。通知单要随同文件一并装入封筒内，如同时发出几个文件，就将所发的文件全写在同一通知单上。遇有无文号的文件，应将文件标题或内容摘要写在通知单上，以便核对。

(2)拣封

拣封是指发文前按文件发放范围拣配封筒的工作。

①封筒书写方法

封筒的书写方法同一般书信封皮的书写方法相同。

横着书写时，收文单位名称要写在上边靠左侧，收文单位办公部门的名称写中间，发文单位名称写在下面靠右侧。竖着书写时，收文单位名称写在右侧靠上，收文单位办公部门的名称写在中间，发文单位名称写在左侧靠下。

②书写封皮时应注意的事项

A.书写封皮要使用钢笔、毛笔或标准圆珠笔，不能使用铅笔。字迹要工整、清晰，不要乱用简化字、同音字。

B.封皮除领导“亲启”件外，一般应写受文单位或单位办公室收，以便对方及时处理。因为写具体领导人名字，秘书人员不能开拆，可能由于领导不在而误事。书写收文单位要写全称，并标明所在地点，不能随意简化，以防错邮错投。

C.书写收文单位名称时，不要写得靠近封口，防止粘封时将收文单位的前一两个字折到封筒后面去。

③封皮盖戳

封筒拣齐配套后，要在封皮左上角盖上密级戳记，并写明封套号，如属急件还应在封皮上加盖急件戳记。

(3)检查

为保证发文分装准确迅速，秘书人员在分装前应对所发文件进行认真检查。检查的内容主要有以下几项:

①文件份数

对于待发的文件要按确定的印数进行清点，检查总印数是否短缺。文件印有序号的，要注意检查是否有串号、掉号、重号现象。对打印的文件要逐份检查装订有无缺页和页码颠倒现象。如果同时分装几个文件，要根据不同的印数分别清点检查。

②是否漏盖印章

印章是文件生效的凭证。文件印制好以后，一般还需加盖单位印章，盖了印章的文件才能生效。

③主、附件是否完备

发文时常有附件，这类文件应按主件上的附注核对。特别是对带有几个附件的文件，要注意检查附件是否齐全。遇有主件和几个附件不能同时发出时，应在发文通知单上注明。

④文件固定版头与发文单位是否一致

在文件印制中，有时会出现错用文件版头而张冠李戴的现象，特别是打印件更易出现这种情况。一定要认真检查核对，把好最后一道关。

(4)装封

装封就是按发文账或发文通知单将文件如数装入封筒的工作。装封总的要求是份数要点清，分装要准确。

①点数

点数是按发文通知单逐户将文件点准点清。点数的要求是:一要点准文件种类;二要点准文件份数。文件完全点数准确后，要与发文通知单一起装入封内。装封时要特别注意检查受文单位与封筒写的受文单位是否一致，以免错装。

②封装办法

如何封装可根据发文数量确定，通常使用三种办法。

(a)用封筒装

封筒一般分大、中、小三种型号。选用封筒，要以文件装封后正好封口为宜。使用大封筒时，封好口后还要按“井”字形捆牢。用封筒装文件的办法简便易行，是各单位的常用方法。

(b)用纸包装

文件份数多的大多用此法。使用这种办法，要先用绳子将文件捆好，然后用包装纸将文件包好，外面再用麻绳或塑料绳(不能用纸绳)按“井”字形捆牢，打上死结。包装一般要用牛皮纸。近处用一层，远处用二层。为防止散包，捆包时应将绳道的每个交叉点都打成死结，还要注意每包体积不能过大。

(c)用专用文件袋

专用文件袋规格可分大、中、小三种，这种办法适用于发放大批量文件。装袋时，要先用纸将文件一包一包地包好捆牢，避免文件在袋子里散乱损坏。

(5)封口

文件装好后要认真封口，具体方法有如下几种:

①封筒封口

用封筒装文件一般是使用质量较好的糨糊或胶水将封筒口粘牢，不得用书订代封。在粘大批封筒时，可将封舌朝上，错开排列，一次性涂抹胶水，稍放一会儿后，分别封口。粘封时，既要粘得牢，又不要粘上文件。装绝密文件的封筒还要在封筒两头粘上密封笺，待封条干后再发送，以利于安全和保密。

②包装封口

用纸包装文件，虽已捆扎起来，但纸张接口处仍是活口，这仍不能算已经封口，必须将接口处粘牢，并粘上密封笺。目前包装封口密封办法有三种:一是用印好的专用密封笺粘贴在文件包两侧的接口处，此法简便易行，为各单位所普遍采用。二是在文件包两侧接口处直接加盖“密封专用章”，这种密封方法虽然简便，但字迹易模糊，有时难以辨别是否被拆动。三是在文件包两侧接口处先贴上白纸条，然后再加盖发文单位印章。无论采取哪种密封方法，都要做到使用方便，便于识别，不易伪造。

③专用文件袋封口

文件袋装入文件后，要先用专用蜡绳将袋口扎紧，然后把蜡绳两头在专用铅封内交叉打结，再用专用钢钳挟扁铅封。这种封口方法比较牢固，但铅封钢钳上必须刻有发文单位简称，以使铅封上印出字来，便于识别，否则就起不到封口的作用。

12)投送

投送是指文件从发文单位到收文单位的运行过程，一般可分为内送和外投两部分。内送是由秘书人员直接分送给单位领导和有关部门;外投是指由机要通信人员送出。投送工作是发文处理工作的最后一个环节，其好坏直接影响发文的准确性。

投送文件经常采用的方法有四种。

(1)秘书人员直接送达

直接送达的文件主要包括两部分:一是送给本单位领导的文件;二是送往同楼同院办公部门的文件。这种投送法既可减少中间环节，加快传递速度，又能保证安全，应当提倡。有些单位的秘书人员图省事，发给在同院甚至同楼办公的领导和部门的文件，也常常交传达室通过邮局邮寄，本来是几分钟就可办妥的事，拖了几天才能完成。劳民伤财，实不足取。

(2)机要通信人员投送

发往单位所在地各部门的文件可交机要通信人员直接送达。有条件的地方可设文件交换站，各单位的机要通信员按时到交换站交换文件。这种办法又快又好，应普遍提倡。

(3)机要通信部门投送

发往单位所在地以外单位的文件可交机要通信员送当地机要通信部门寄送。

(4)专人护送

绝密文件或特别紧急的重要文件最好派专人护送，专送必须实行两人护送制，严防丢失。

投送文件既要快又要确保安全。无论采用哪种投送办法，都要建立投送登记手续，特别是送给领导的文件，更要严格履行登记手续。一般应建立“文件分送登记”、“机要信投递登记”、“挂号信投递登记”手续制度。在一般单位，可以利用发文登记簿履行交接手续，不必另行登记。

在发文投送时，还要做好封筒编号工作，封筒编号也可称为封套号。文件封装后，为便于登记、传递和查找，一般要在封筒上标明编号，封筒编号总的原则是科学、规范、不重复、好记易查、便于识别。编号的方法很多，没有统一的要求。目前，单位常用的封筒编号方法有以下几种:

①在所发文件号前加代码

这种封筒编号的办法首先要根据本单位文件的分类情况，确定同类型文件的代码，并固定一个时期不变。如××市委文件代码为“1”，××市委办公厅文件代码为“2”。那么，××市委的15号文件，封筒编号就为1015;××市委办公厅的123号文件，封筒编号就为2123。这种封筒编号简便、易识别、不重复，适用于较大的单位。

②用月份加日期封筒编号法

这种编号法只将月份和日期连在一起即成。如7月25日发出的文件，就编为725号，12月31日发出的文件，就编为1231号。这种编号法简便，从封筒编号就可看出发文日期;但易重复，给查找带来困难。因此，这种办法只适用于发文较少的单位。

③编流水号

这种封筒编号法是按文件发出的先后顺序，从年初1号直到年底最后一个号依次排列。每发一次文件，就编一个号，例如，第一次发文，在封筒上就编1号或001号，第二次发文，在封筒上就编2号或002号，依此类推。使用这种编号方法便于掌握发文次数，从封筒编号可以看出发了多少次文件，比较简便，但容易漏编、重复。

④用收文号做封筒编号

这种编号方法主要用于转往其他单位的本单位收文的封筒编号。某文的收文登记号就是该文转出的封筒编号。如收文号是123，转出的封筒编号就是123号。

以上介绍的几种封筒编号方法既可以单独使用，又可以混合使用，主要是由秘书人员根据本单位发文的多少、种类的繁简来掌握，不能强求一律。但编号要尽量做到有规律、较稳定，不要今天这样编，明天那样编，造成很多重号，给查找带来困难。封筒编号一般要写在密级戳记的下方，字迹要清楚。在较大的单位，一次发文量较大，最好使用打号机打号。为便于书写和打号，封筒编号最好在文件装封前完成。

13)发文收集整理

发文收集工作是搞好文件归档立卷的基础。由于文件资料多数保存在办公部门，使收集工作比较方便，但如不及时收集整理，也会散失。秘书人员应该在发文开始时就注意收集;发文结束，就将文件资料收集齐全。

(1)收集范围

发文收集范围主要包括以下几个方面:

①文件正文

文件发出后，要按归档的要求留足份数，保证归档需要。留作归档的文件要选择印制清晰无破损的文件，归档的打字文件也应加盖公章。

②文件底稿

文件底稿是指文件印制前送单位领导审定签发的文稿。文件底稿既反映文件的形成过程，又是文件的原始凭证，所以对底稿的收集应更加重视。有些文件从主管部门拟稿到送单位领导签发，常常几易其稿，应注意将经单位领导修改过的文稿全部收集起来，以防散失。待文件正式印刷下发后，及时将文件与底稿放在一起保存。

③文件清样

凡铅印的文件，在正式付印之前，均需打出清样，以供校对和修改，最后经主管部门领导签发后方可付印。清样常常反映起草人员与领导在底稿基础上的再修改，属文件形成的有机部分。所以，清样也应收集起来，连同底稿一并保存。有些领导的讲话和重要报告，常常先打出清样再进行讨论修改。这些清样均应按文件底稿对待，每次修改的清样都应保留，待立卷归档时再行鉴别，该剔出者剔出，该归档者归档。

④文稿附件

在文件形成过程中，为便于领导审阅签发，拟稿部门常常将有关的上级文件、下级请示、报告以及各有关部门的意见等作为起草文件的依据，附在文件底稿之后参考。在文稿付印时，这些附件一般都由秘书人员摘下暂存，待文件印发后，再将所有附件收全，同底稿一起保存。附件中如有拟稿部门尚需收回使用的上级文件，可在该文印发后退拟稿部门保存。

⑤领导批示

在文件形成过程中，单位领导常常在文件处理卡片、传阅单、送审卡片和其他信纸便笺上做一些重要批示。所有这些批示都应在文件印发后逐一收集起来，归档保存。

(2)收集工作的要求

发文收集工作要做到以下几点:

①齐全完整

文件发出后，应将文件底稿、清样、附件以及领导批示等收集齐全，随同文件一并保存。当然，有些文件的形成过程比较简单，没有附件和清样，这时只将文件底稿和领导批示收集起来，和文件一起归档就可以了。

②主动及时

发文收集工作没有多大难度，但贵在经常、主动和及时，必须在发文过程中随时主动去做。应当努力做到文件发出，资料收齐。对于发文收集工作来说，没有主动收集的精神，资料就不会齐全完整，势必给归档带来困难。

③宁宽勿严

发文收集是为文件归档立卷服务的。由于发文当时还难以确定有些材料的存档价值，所以在收集工作中，宁肯宽一些，不可过于严格。因为文件立卷时，还要对所有材料进行鉴别，那时才可能将确实不需要的材料剔出。如果收集时就因图省事而过严，就可能将一些需立卷的材料散失，而造成无法弥补的损失。

3.收发文所需物品

文件收发所需物品主要有封筒、戳记和密封笺等。备品质量好，准备齐全，可以提高文件的发放速度，也可以确保文件传递的安全。

1)封筒

封筒是发送文件的装具之一，是传递文件不可缺少的备品，它的作用是保护文件在传递过程中完好无损，防止散失和泄密。

(1)封筒规格

秘书部门分发文件时，一般都要根据文件的数量和薄厚程度选用规格比较合适的封筒，既可节约开支，又可保证文件在封筒内不滑动，不受损。因此，秘书部门在制作封筒时，就要根据本单位的文件情况，分别制作不同规格的封筒。一般来说，封筒可以分为大、中、小三种规格。

①大封筒。长355毫米，宽237毫米。

②中封筒。长340毫米，宽133毫米。

③小封简。长230毫米，宽102毫米。

封装文件的封筒和普通信封不同，为了保证封口牢固，制作封筒时要让封舌长一些，以使封筒装入较多文件时也能将封口封牢。制作封筒用纸不要求一致，但以选用拉力强、耐磨、不易破损的纸张为宜。目前，党政单位通常使用的是80克包装纸，俗称“牛皮纸”。当然，使用其他型号的纸张也是可以的，这要根据各地的实际情况来确定。

(2)封面印制

制作封筒时，一般均要印制封面。封面有两种印法:一是只印发文单位名称;二是将发文单位、受文单位名称全部印上。在较大的单位，特别是高级领导单位，由于发文数量多，受文单位相对固定，可采用第二种印法，发文时可以节省大量书写时间;在较小的单位，由于文件数量少，受文单位经常变化，封筒印制受文单位名称则易造成浪费，一般可采用第一种印法。装秘密文件的封筒必须标明秘密等级，因此，印制封筒时最好印上密级。从党政单位发文实践看，秘密件较多，封筒上以印上“秘密”二字为宜，发文时遇有“绝密”或“机密”文件时，可临时加盖相应的密级戳记。当然，有些单位密件很少，也可不印密级，发文时加盖密级戳记也可以。

封面文字的排列可分为横排和竖排两种，不同单位可根据自己的习惯选用，目前以横排为多，字号根据封筒大小而定。选用稍大一点的字号，印成红色，可使封筒美观大方。封面上的发文单位和受文单位名称要用全称，不要随意简化。横排印制时，要将受文单位印在封筒上方靠左侧;竖排印制时，要将受文单位印在封筒右侧靠上方;将具体收文部门印在中间。这样可以保证文件传递准确，防止误投。

2)密封笺

密封笺是文件装具加封的主要用品。在文件传递过程中，有些重要文件，特别是绝密文件，为了确保其安全，防止泄密，要对文件装具进行密封。由于文件装具不同，所采用的加封方法也不同。目前，党政单位常用的加封方法主要有铅封、泥封、密封笺和专用密封章等。这里主要介绍密封笺的使用方法。

(1)密封笺类型

目前，各级单位所使用的密封笺基本可分为两种类型。

①专用密封笺

这种密封笺除印有“密封”字样外，还印有发文单位名称和特殊标志，使用简便，不易涂改伪造。专用密封笺只供本单位发文加封用，出了问题易于及时发现和追查。

②通用密封笺

这种密封笺只印“密封”字样，单位各部门可以通用。有些较小的单位，为节省开支，常使用这种密封笺。它的缺点是一旦发生问题，很难查清责任。所以在使用通用密封笺时，必须在密封笺上加盖本单位的公章，以弥补这个不足。

(2)密封笺的印制和保管

密封笺主要是用于文件装具的加封。目前，多数单位选用18克薄页纸(也叫油封纸)印制密封笺，这种纸薄而亮，拉力强，印字清楚，粘贴牢固，是比较理想的密封笺用纸。

密封笺的式样没有统一要求，为了使用方便，密封笺不宜过大，一般以长90毫米、宽48毫米为好。“密封”二字要稍大些，发文单位名称不要过大，字体可以根据需要选用。如横排版要将“密封”二字印在发文单位名称上面;如竖排版应将“密封”二字印在发文单位名称下面。总之，密封笺制作要美观大方，使用方便，安全性能好。

密封笺的功能是保障文件传递过程中的安全，所以办公部门对密封笺应妥善保管，不能乱扔乱放，特别是“专用密封笺”更不能随意送给其他单位使用。如果密封笺在各单位混用，就失去了密封的作用。

3)戳记

戳记是文件传递中的标志。在文件分发传递中，为了明显标明所发文件的密级、时限等要求，办公部门经常使用专用戳记，以保证文件的快速、安全运转。目前，各级单位使用的戳记很多，这里只介绍一下普遍使用的两种戳记。

(1)密级戳记

秘密文件分为绝密、机密和秘密三个密级。为准确使用密级戳记，必须分别刻制三个密级的戳记。不能为了省事，只刻制一枚“机密”戳记，不同文件一律加盖“机密”戳记的结果会由于密级混淆而危及绝密文件的安全。

密级戳记的规格、式样没有统一要求，“横向刻制”和“竖向刻制”，带边线和不带边线均可，办公部门可根据使用习惯来确定。

(2)时限戳记

单位形成的文件由于内容不同，时限要求也不相同。有些文件时间性不强，有些文件则必须尽快处理。因此，秘书人员在分发、传递文件的过程中就要正确使用时限戳记，以提醒受文单位和收件人及时处理。

时限戳记一般分为两种:一是“急件”戳记，这种戳记用于比较紧急的文件，要求受文单位和秘书人员接到文件后要尽快处理;二是“特急”戳记，这种戳记用于特别紧急的文件，要求受文单位和秘书人员收到文件后必须立即处理，不得拖延。

12.2.3　办文案例分析

1.案例情景

2000年，××大学校办室秘书李文到省教育厅办事时带回五份文件，办完工作后，他将上述文件锁进文件柜中。第二年进行2000年度文件立卷归档时，李文告诉档案室2000年没有收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文整理后，立卷归档。2001年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍沿用2000的文件。秘书李文已于前一个月调到×省林业厅工作，新来的秘书小刘找不到原来的文件。

请指出错误所在。

2.任务要求

根据上述案例，指出秘书李文在办文工作过程中有哪些不妥之处。

3.案例分析

(1)秘书李文应该按照规定填写收文登记簿、文件处理单，并在分办环节根据文件内容将带回的文件分发到相关职能部门。

(2)李文应该按照规定将文件分类归档，在年度立卷归档时，将重要文件移交档案室归档，并做好记录。