办公室主要工作的程序与要求

第三节　办公室主要工作的程序与要求

一、文秘工作

(一)文秘工作的内容

办公室的文秘工作，或叫文件工作、公文处理工作，主要负责文件的收发、起草、审核、拟办、呈批、印制、归档等。

(二)文秘工作的程序

文件制发:办公室或有关部门工作人员草拟→办公室主任或处长审核→需会签的由有关部门负责人审核→呈报分管领导和主要领导审签→需会签的送有关部门领导审签→视文件层级需送到更高层领导审签的再呈报审签→编文号→印制→分发→按规定将原文件及正式文件一并存档。

公文处理:收文登记→提出拟办意见→呈送有关领导批示→将领导批示转有关部门办理→办结存档。

(三)文秘工作要求

1.公文处理要及时，涉及几个部门的公文在处理时要跟踪督办，防止拖延和推诿。

2.重要公文要逐件登记，交接时经手人要签名，以备查办。

3.起草公文要注意公文种类的运用得当和格式规范，文字要精当，内容要有针对性，防止做“官样文章”。

二、信息工作

(一)信息工作内容

通过各种渠道，围绕本机关单位一个时期内的主要工作，收集、整理相关的信息，为领导决策和决策实施服务。

(二)信息工作程序

收集信息(注意真实性、多样性、层次性、时效性)→鉴别信息(以“需要”为出发点，去伪存真、去粗取精)→整理上报→效能反馈→储存。

(三)信息工作要求

一要“真实性”。这是信息工作最基本的原则。如果将某些不真实的或不完全真实的信息提供给领导，势必会造成领导对情况的误判，从而导致决策和处理问题的失误。

二要“多样性”。收集信息不能只就某一个点或某一个面，而应该围绕本机关本单位中心工作需要，开拓视野，综观全局，以求获得尽可能全面的信息，否则也会造成领导对情况的误判。

三要“层次性”。信息的层次通常表现在三个方面:一是一般信息与重要信息;二是上层信息与下层信息;三是表层信息与深层信息。不同层次的信息作用不同，又互为作用。没有一般信息就无法掌握基本情况，也体现不出所谓重要信息的重要性;反过来，没有重要信息，靠一般信息则难以对事物的现状及发展趋势做出准确的判断。上层信息和下层信息都是行为依据，因为只有“吃透两头”，才能胸有成竹。离开了表层信息，也就不可能去挖掘深层信息;但如果只停留在表层信息上，那也就不可能了解事物的本质。

四要“时效性”。任何信息都有时效性。信息实效的长短与价值没有必然的联系，有的虽然短，但价值可能极高，如不及时捕捉就可能“贻误战机”。

三、信访工作

(一)信访工作内容

接待人民群众来访，处理回复人民群众来信。为人民群众释疑解难，为密切党和国家机关与人民群众的联系建立桥梁和纽带。

(二)信访工作程序

接访工作:见面接谈→记录接谈内容→回答咨询问题→重要疑难问题呈报领导批示→告诉来访人结果→资料存档备查。

来信处理工作:阅读来信→来信登记→提出拟办意见→重要来信呈报领导批示→回复来信人→资料存档备查。

(三)信访工作要求

1.按照“归口管理，分级负责”的原则，处理人民群众来信来访。

2.接待来访态度要热情，对上访老户要耐心。树立机关单位工作人员的良好形象。

3.处理来信要认真细致，不拖不压，做到件件有回音，事事有着落。

4.要准确运用和宣传党和国家的方针政策，能办的即办，不能办的做耐心解释。

四、档案工作

(一)档案工作内容

收集、整理和储存本机关、本单位的文件、电子及音像等档案资料。

(二)档案工作程序

收集→分类整理→编写目录→装订成册→需上交的文件按时上交→储存。

(三)档案工作要求

1.对本机关单位制发的公文及音像资料及时进行收集，年终时汇总。

2.机要文件要按密级及保密时限运转和保管。

3.档案的外借和查看要按照保密规定和程序办理登记手续。

4.机密文件不能带回家和放置在不安全的地方。

5.音像资料保管要注意其特殊的需要。

6.电子文档要注意保密性。

五、会务工作

(一)会务工作内容

协调组织筹备会议，保障会议胜利召开，确保会议预期效果。

(二)会务工作程序

制定会议筹备工作方案→制发会议通知→做好会务工作→做好会议善后工作。

(三)会务工作要求

1.充分做好会前准备工作，并以“筹备工作方案”进行协调和组织。“筹备工作方案”包括会议宗旨、会议内容(议题)、会议时间、地点、出席人员、会议议程、筹备工作任务及分工和要求等等。方案经领导批准后，即照此着手进行筹备，直至会前全部到位。

2.制定“会议服务指南”或“会议须知”，包括会议日程安排、出席会议人员名单、代表分组讨论、各组召集人及代表名单、讨论地点、会议代表坐席安排表、会议作息时间、用餐地点、会议注意事项、会议材料目录等，编印成册后，在代表报到时分发与会人员(包括出席会议的领导)。起到事先告知作用，使会议井然有序进行。

3.关注会议的进展和反映，发现问题，属于会议内容的，要及时报告领导，以便会议主持人加以引导;属于会务工作方面的，要及时加以纠正或作必要解释，以确保正常的会议秩序。

4.可对外公布的会议精神，要做好新闻宣传，新闻稿要把关，保证宣传的准确。

5.要加强会议安全保障，包括会场、代表食宿、交通、身体、文件等。

以上一般指较大型工作会议的会务工作，党委(党组)会议，小型座谈会、讨论会、学习会、各种庆典会、联谊会、部门之间的协调会等，则根据各自特点予以组级，但不论何种会议，会前的充分准备均十分必要。

六、调研工作

(一)调研工作内容

就本机关、单位中心工作，在领导做出决策前，或在决策实施中进行调研，或就某个专题进行调研，为领导决策或解决某些实际问题提供服务。

(二)调研工作程序

拟定调研专题→制定调研工作方案→深入基层、深入实际进行调研→起草调研报告→进行反复论证研究→正式报告呈报有关部门和领导。

(三)调研工作要求

1.拟定调研课题要从实际出发，有针对性。

2.深入基层调研要“下马看花”，与群众打成一片，倾听群众呼声。

3.起草调研报告要有血有肉，有情况、有问题、有意见和建议，讲真话。

4.不道听途说，不避实求虚，不以偏概全，不华而不实。

七、督查工作

(一)督查工作内容

就本机关、本单位领导决策或有关专门问题进行督促检查，了解情况、总结经验、发现问题，对经验予以总结推广，对问题予以及时纠正，不断推动决策的落实。

(二)督查工作程序

拟定督查专题→制定督查工作方案→到被督查单位开展督查→提出督查意见→向有关单位进行反馈→起草督查报告呈报有关部门和领导→追踪督查后的效果并进行必要的再督促。

(三)督查工作要求

1.制定督查专题要有重点，即使在一项需要重点督查的工作中，也还要突出这项工作中需要重点督查的问题。

2.要把督促检查贯穿决策实施的全过程，时间上要及时，方式上要灵活。

3.对产生的问题要多做分析，找准原因，所提纠正措施建议才能切实可行。

4.对督查后的纠正意见落实效果要再检查，以发现纠正意见是否得到执行，如没有执行，要分析是执行者的问题，还是纠正意见本身起不到刭正作用，以便于进一步采取措施。

八、接待工作

(一)接待工作内容

接待上级部门领导、兄弟单位领导来本单位、视察工作和参观考察;接待大型会议等。

(二)接待工作程序

了解来意→制定接待工作方案→编印接待服务指南→通知相关单位配合接待→陪同考察→撰写接待情况报告→督促落实善后有关问题。

(三)接待工作要求

1.重要接待要协调有关部门和单位形成合力。

2.制定接待工作方案要细致周密。对需要有关单位配合接待的，交代任务要明确，要求要具体。对领导要考察的路线和考察点，有条件的要尽量事前勘定。

3.编印的“接待日程安排”或“接待服务指南”应包括来考察的领导及工作人员名单、陪同领导及工作人员名单(带通讯方式)、考察日程安排(每天从早到晚的活动时间、活动内容、活动地点等)、对所到考察地方和单位的简介等内容。

4.事先做好各项准备工作是做好接待工作的重要保障。“领导未行我先行，看看道路平不平;领导未讲我先讲，看看喇叭响不响;领导未尝我先尝，看看饭菜香不香”是生动写照。

5.接待陪同要随时处处关注活动的进展情况，遇有问题要及时解决，如果有变动需及时调整，并与后续活动衔接好。