办公室工作的特点

案例导入

入职一年多来，秘书小王觉得自己态度端正，工作认真，即使加班加点也要把领导交办的事项完成，可是这么努力的工作，却总是得不到领导的认可。小王回想自己的工作状态：事务一项接着一项，有时及时快捷完成的工作，上报给领导，领导却看都不看；有时严格遵照领导的话来处理事情，结果反而不合领导的意思。总之，说话办事好像总是不在点上，由此造成了工作中的很多疏漏和失误。

办公室是一个单位或组织工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，是一个单位或组织的对内、对外的窗口和门面，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等职能，要参与政务、协调事务、做好服务，繁杂的工作内容决定了办公室工作具有辅助性、服务性、综合性、机要性、事务性等特点。

一、辅助性

领导或领导机构的决定、决议从出台到落实，需要一系列的配套辅助工作，这是办公室存在的重要原因。换言之，办公室工作是从属于领导工作的一部分，办公室自身不能独立存在，它是为了保证领导机关和领导顺利进行工作而设立的。本质上说，办公室的全部活动内容都是对领导工作起辅助作用。所以，办公室工作人员只能根据领导的决定和指示精神办理事务，而不能代替领导做决定。对本单位工作中的问题可以提出解决的方案，但这些方案只有经过领导研究决定采用后，才可以作为领导机构的决定、决议去执行，而不是作为办公室的决定去执行。即使是办公室本身的某些工作制度也是如此。例如，文书处理制度、档案管理制度、群众来信、来访制度等，办公室可以作出决定让下级部门执行，但在正式决定之前，必须由分管办公室工作的领导审批。有些重大问题，还须经过领导班子集体研究决定，以保证这些决定便于各级领导工作，而不是妨碍领导工作。办公室虽然要参与领导班子研究各种工作问题，但是只有发言权，没有表决权。对于领导工作中的问题，决定只能由领导者个人或领导班子集体作出，办公室不能越权决定。

领导需要办公室辅助工作主要源于三个方面：

（1）管理所面对的对象规模大、因素众多、结构复杂、功能综合，而且这些因素永远处于变化之中，领导仅凭个人知识和经验对重大问题进行决策，其失误的可能性很大。因此，领导需要办公室做好相关的调研辅助工作。

（2）各级领导主要着眼全局，抓大事，制定战略，不必也不可能事必躬亲。而且现代化生产的分工更为精细，由于时间和精力所限，每个管理层中大量繁杂的事务性工作就需要办公室来承担。

（3）现代社会，知识更新的速度加快，一个单位、组织所涉及的知识领域比较多。在这种情况下，单位领导不可能对所有领域的知识都了解，在决策的过程中可能面临知识的不足，从而需要办公室来完成相关的辅助工作。

办公室的工作虽然是辅助性工作，但也不应该是完全被动的，而应该积极主动地配合领导工作。这种主动性体现在两个方面：一是在了解情况、掌握信息方面要积极主动。凡是与本机关、本单位工作有关的信息，都要主动地去收集，特别是对领导决策执行情况的反馈信息要及时、准确地掌握，主动向领导汇报，保证领导耳目灵敏、决策正确、指挥得力。二是对工作中的重大问题要主动提出解决方案。对于一个问题，要尽可能提出几个可行方案，以便领导选择。当然，办公室工作的内容很多，都应该积极主动地做好，但尤其要关注关键环节，如果其他工作都做得很好，而关键性的工作没有抓住、没有做好，办公室的工作就没有做到位。

二、服务性

办公室不同于其他职能部门，职能部门都有明确而具体的业务工作目标和工作范围，如机关的人事处是管理人事与劳资的，公司的营销部是负责产品销售的，学校的教务处是管理教学的等。办公室不像这些职能部门那样承担具体的业务工作，它是直接为本单位的领导及各部门服务的，因而服务工作的好坏，在一定程度上反映着办公室工作的优劣。服务性是办公室工作的又一重要特性。对于这一点，办公室工作人员一定要有清醒的认识，要忠于职守、恪守职责，全心全力为上级机关、同级单位、下级部门服务。办公室的服务性具体体现在以下四个方面。

1.充分领会领导意图

所谓的领导意图，是指单位的主要领导、领导层或领导机关在实现其目标的过程中所提意见的实质和目的，是领导提出的工作意见的真意与核心。领导意图蕴含在文件、指示、会议发言和口头交代之中，甚至蕴含在眼神暗示、举手投足之中。要领会领导意图，既要了解上级机关的意见、政策，吃透上级精神，又要了解本单位领导的想法，包括其个性、语言习惯和知识水平等。

2.准确、深刻地领会各项工作的目的和意义

这是实现优质服务的基础。具体表现为：

（1）要站在宏观的、领导的角度去对待每一件工作，而非站在局部的、个人的角度去考虑问题。

（2）要准确地理解中心工作，既要保证中心工作的开展，又不能延误其他工作的处理，在时间上、精力上合理分配，主次得当。

（3）对领导指示过、交代过的工作，要件件有着落，还要发挥提醒督促的作用。

3.明确服务对象

这里的明确服务对象，包括明了领导班子成员及其分工，明了中层干部和基层干部的有关情况，明了有关领导的性格特点、工作习惯等，明了服务对象的工作制度、工作方法甚至人员之间的关系、有无矛盾等。只有明确服务对象，才能适时、适度地提供高效优质的服务。

4.踏实做人，务实干事

办公室工作人员要真正树立服务意识，认清自己的角色位置，端正工作的指导思想，谦虚谨慎，务实干事；绝不能自以为是，自以为高人一等，只在嘴边空喊口号；要树立主动、开拓的责任意识，对工作、对领导不能被动服从、应付了事，要有开创性，想方设法地为领导分忧、为单位办事。

三、综合性

一个单位就是一个有机整体，是由许多职能部门按一定的宗旨和系统构成的一个网络体系。而办公室在其中居于独特的位置，它不同于其他主管某一方面业务职能部门，它是单位的中枢，是网络的中心，在整个系统中起着综合主导的作用。办公室与其他部门最大的区别在于，它虽然不主管单位工作中的任何一项，却与每一项工作都密切相关，这是办公室工作综合性特点的突出表现。具体体现在以下三个方面。

1.工作范围

办公室工作涉及本单位的全部工作。相比较而言，其他业务部门、职能部门的工作是各有分工、各有侧重的，主要是管理职权范围内的业务活动。而办公室作为领导的参谋与助手部门，就必须对领导工作范围内的各项工作，即各部门的工作都比较熟悉，对各部门的情况有透彻了解，为单位领导决策发挥辅助、协调和督查的作用。

2.工作特点

办公室实际上是一个“联络部”“不管部”。一个部门的工作往往是专一而有所侧重的，而所有部门的工作结合起来就是综合繁复的了，而所有这些工作常常都要经由办公室通达单位领导层，也要经由办公室将领导决议传达至各部门及整个单位，就这个层面而言，以组织会议、起草发布文件、起草讲话稿等为要务的办公室俨然成了整个单位的联络部。而单位的一些突发性工作，一些阶段性或其他部门不管的工作，不能归口到具体职能部门的工作，一些职能部门无法办理需要上级协调的工作，领导也经常交由办公室去办。这时的办公室便成了名副其实的“不管部”。

3.特殊位置和工作内容

办公室的特殊位置和工作内容也决定了办公室工作的综合性。办公室是单位的桥梁、枢纽，它上传下达、迎来送往，既是对外联系的窗口，又是上下沟通的咽喉。特殊位置和工作内容也就决定了办公室工作的综合性和全面性，要求办公室人员必须了解单位方方面面的情况。

四、机要性

汉语中“秘书”一词的构词成分中，已含有“秘密”的意思，英语中的“Secretary”（秘书）一词中的词干“Secret”，其意义也是“秘密”，这形象地反映出办公室工作的机要性特征。办公室是直接为领导及领导层工作服务的，在协助领导贯彻落实国家的路线、方针与单位的决定、决议方面负有重要的责任，了解和掌握着单位诸多的重要信息。

办公室工作的机要性主要体现在以下几个方面。

（1）办公室是文书处理的主管部门，是各类文电的集散地，而文电是秘密事项的重要载体。

（2）办公室工作人员作为领导的参谋助手，贴近领导，直接参与领导层的会议和一些领导的重要活动，接触机密的机会多。

（3）办公室是信息的综合处理部门，多渠道的信息在该部门集中，其中包括了一些秘密的项目与信息。

总之，办公室工作人员在工作过程中，有机会得知更多、更早的消息，如有关政策规定的修改和人员的任免，这其中有许多信息不适宜在更大范围和更早时间为人所知，这都要求办公室工作人员树立机要意识，自觉严格地保守秘密。

五、事务性

事务性表现在办公室工作的方方面面。从值班、接待、公文运转到后勤服务、人员的迎来送往等，很多工作都是非常具体、繁杂、琐碎的事务，这是不争的事实。

有不少人认为办公室工作无大事，整天为别人忙，工作价值不高，甚者以“一杯茶、一支烟、一张报纸看半天”的刻薄语言来描述办公室的工作。这其实是对办公室工作的误解。事实绝非如此。办公室工作不但繁杂忙碌，而且事关重大，一个小小的纰漏或失误都可能造成很大的影响或带来很严重的后果。办公室工作是维系整个单位、组织正常运转的重要环节，每一次会议安排、每一件文件拟稿、每一次协调通知、每一次迎宾接待都会涉及多个部门甚至是整个单位的工作进程与流向，这些看似平常似乎不引人在意的工作一旦出现差池，就可能引起连锁反应。同样，稳妥、流畅、富有实效的办公室工作，其价值与效果则会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。单位或组织的每个成员尤其是办公室工作人员应该对办公室工作的事务性有正确的认识。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的秘书小王工作积极肯干，忠于职守，恪守职责，态度端正，对办公室工作认识也较为正确。但是，她处理办公室事务时对原则性和灵活性把握不当。办公室工作虽然是辅助性工作，但也不应该是完全被动的，而应该积极主动、能动地配合领导工作，要围绕中心工作、重点工作来做，还要充分领会领导意图。在实际工作中要讲究变通，灵活操作，既符合领导要求，又真正贯彻了领导意图。