办公室的工作职能

第二节　办公室的工作职能

一、辅助决策

办公室负有为机关领导群体和领导同志当好参谋助手的职能，为领导决策和实施决策提供准确的信息和周到的服务。

决策，通常包括确定目标、收集信息、设计方案、确定方案、实施方案和信息反馈等几个程序。为了辅助领导正确决策，办公室能否在决策的全过程中，为领导提供大量的、准确有效的信息是至关重要的。

在辅助决策过程中，办公室提供的各种意见、建议和方案，领导未必全部采纳，但毕竟可以作为领导的一种选择，使领导通过比较形成合理的思路。这是常有的现象，作为建议者不必抱怨，也不能因为领导不采纳建议而出现决策失误便幸灾乐祸，甚至断言领导水平低下。尽管办公室辅助决策对决策失败可不负责任，但所提决策参考意见和建议，应是出于负责的态度而作慎重考虑的结果。

为了体现辅助决策的“周到服务”，办公室除了提供信息服务之外，还要做好以下工作:1.将决策方案文字化;2.按领导要求拟写细方案;3.在方案实施前向下属机关单位解释决策方案，以帮助他们正确理解领导的决策根据和决策意图;4.必要时经机关领导同意将决策方案上报上级机关。

二、管理信息

管理信息是办公室的一项经常性重要工作。办公室所从事的文秘工作、会议工作、调研工作、督查工作、信访工作、档案工作等，都含有大量的信息工作成分，也包含着信息工作的收集、鉴别、储存、处理、输出、反馈等各个环节，是重要的信息源，办公室必须投入很大的精力搞好这项工作。

三、参与协调

协调是最富有艺术性的一项管理工作。虽然机关单位的领导者负有协调的主要职责，但作为领导参谋助手的办公室应积极配合领导搞好协调工作。

协调的涵盖面很大，包括上下关系的协调，即领导与被领导之间的协调;左右关系的协调，即部门与部门之间的协调;内外关系的协调，即本机关、本单位与他机关、他单位的协调，以此构成了一个完整的协调网络。只要其中某一方面出现不协调，都会对全局产生不良影响，有碍于整个机关单位工作目标的实现。

协调有“主动协调”和“被动协调”之分。主动协调是指事先积极做好各项工作，防止不协调现象发生，叫做“防患于未然”。这方面要做好这样几项工作:

(一)根据领导意图和指示精神，统筹兼顾的起草工作计划或工作方案。就是针对本机关、本单位的整体情况，考虑方方面面的因素，将计划的总目标进行分解，使每个部门所承担的任务基本得到平衡，以有效避免各部门之间的矛盾，甚至某些部门的领导之间的矛盾，从而保证计划目标的顺利实施。

(二)将领导的决策意图和指示精神，向下属各机关单位作认真全面地解释，并回答他们的咨询，使上下级之间的思想认识能及时得到统一，减少误解，形成合力。

(三)受领导之托，邀集有关单位和部门有关人员，商讨需要共同完成的任务，避免出现互相推诿，乃至互相指责情况的产生。

(四)主动与兄弟机关保持密切联系，尤其是那些工作中经常发生关系的机关单位，以取得相关单位的支持。

被动协调是指在出现了不协调的现象之后，采取相应的措施，纠正不协调的行为，叫做“防微杜渐”或“亡羊补牢”。这方面要做好的工作是:

(一)要及时发现不协调行为。在不协调行为处于萌芽状态时，就要及时发现及时加以纠正。这就要求办公室必须随时关注本机关、本单位的运行状况，一旦发生不协调现象，就应及时报告领导。

(二)迅速查明不协调原因和内容，并将有关情况向领导报告，使领导胸有成竹地去处理问题。

(三)在查明了不协调的内容和原因后，主动提出解决问题的协调意见和建议，供领导参考。

(四)在领导授权下直接进行协调。协调顺利，问题能得及时解决。一旦协调失败，则应请示领导，由领导出面协调。不可自己一味坚持，不然会贻误协调时机。

(五)关注协调后的效果。协调成功后仍应继续观察，以防出现反复。

在协调中还应注意以下问题:

一是要尊重事实。弄清事实真相是进行协调的首要工作。要全面摸清事情发生过程的人和事，深入了解事情的前因后果和各方的态度，做到言之有理，妥善解决问题。

二是要坚持原则。必须公平、公正，不感情用事、偏袒一方。要明辨是非曲直，分清各方责任，真正使各方心悦诚服，使矛盾得到化解。

三是要注重实效。避免时间拖延越长，后果越严重。“冷处理”也是为了等待最佳时机，而不是消极拖延。

四是要解决彻底。进行协调力求彻底，不留尾巴，也不为矛盾暂时缓和为满足。

四、督查督办

督查督办是实现决策目标的重要手段。办公室负有协助领导对决策实施的全过程进行监督检查、督办查办的重要职责。在协助领导进行督查督办时，办公室要从以下几方面工作入手:

(一)协助领导制定督查标准。即对某项任务从政策法令、业务指标、操作规则，并在数量、质量和时间等方面提出标准要求，以督促达到预期的目标。

(二)催办、督办。掌握工作进展情况，对进展缓慢者进行督促。

(三)查办。发现脱离标准的执行行为，查明其情况，分析其原因，及时向领导通报，使领导能及时予以处理。

(四)跟踪。即对决策实现情况的全过程进行跟踪，又对检查纠正意见的落实效果进行跟踪，扭住不放。

(五)保持信息畅通。及时发现执行中的差异，做到纵览全局。

五、管理事务

“管理事务”和“参与政务”一样是办公室工作的另一个重要内容。办公室做好管理一个部门、单位的事务工作，一是可以减轻领导负担，使领导能够从繁琐的事务性工作中解脱出来，集中精力抓决策，处理重大问题;二是可以减轻各职能部门的负担，使他们能专心致志地开展业务工作。机关领导在事务性工作方面，只需面对办公室一个部门，只需对办公室提出总的原则和要求，具体工作由办公室负责统筹安排，一一落实，不仅能减轻领导和部门负担，而且最有利于机关内部的综合协调，能大大提高工作效率，保持机关高效运转。

办公室在管理机关事务中要做到:

第一，要秉公办事，不谋私利。要讲原则，不循私情;要把方便让给别人，把困难留给自己;要依规办事，不乱开口子。

第二，要不厌其烦，任劳任怨。办公室管理事务工作是“琐琐碎碎、婆婆妈妈，忙忙碌碌，上上下下”;办公室工作无小事，做得千桩好，做不得一件差;不能有厌倦感，也要能经受住委屈。

第三，要精益求精，优质服务。在平凡的工作中创造性地开展工作，在默默无闻中做出令人瞩目的成绩。

以上说的是办公室的主要职能，这些职能随时随地体现在办公室的日常工作中，体现在办公室的各个岗位上，体现在全员的工作内。