结账与试算平衡

一、账簿查错与更正

会计人员应根据会计凭证登记账簿的过程中，可能由于记错方向(例如，应记账簿借方而记入贷方，或应记贷方而记入借方)，记错位数(多记或少记位数)和位数颠倒(相邻位数颠倒或首尾位数颠倒)等原因，出现记账错误。为此，首先应采用科学的方法查找出记账错误，然后再对已经查找出的记账错误按正确的方法予以更正。

【实训目的】

通过查找记账错误和更正错账的实验，掌握查错与更正错误的方法。

【实训资料】

假设衡阳南方机械制造有限公司2012年12月发生的经济业务中记错以下几笔:

(1)第4笔经济业务。王毅预借差旅费6000元，现金支票支付。记账凭证记录正确:

借: 其他应收款——王毅 6000

贷: 库存现金 6000

但登记库存现金日记账时误将金额登记为600元。

(2)第13笔业务。收到银行转来电费通知16000元。记账凭证和账簿记录均发生记账金额错误:

借: 制造费用 116000

管理费用 44000

贷: 银行存款 160000

(3)第21笔业务。开出转账支票预付明年的保险费24000元。记账凭证和账簿记录均发生金额错误:

借: 管理费用 2400

贷: 银行存款 2400

(4)第26笔业务。开出转账支票100000元支付销售产品的广告费。记账凭证和账簿记录均发生会计科目的错误:

借: 管理费用 100000

贷: 银行存款 100000

【实训要求】

(1)运用科学的方法查找记账错误。

查找记账错误一般有两种方法，即全面查找和个别查找。

全面查找包括正查法和逆查法。正查法就是对发现记错账月份的所有经济业务，按其发生的先后顺序逐笔进行查找，逆查法与正查法的查找顺序正好相反。

个别查找的方法一般有差额法、除2法、除9法等专门方法。①差额法: 根据错账差额查找漏记账目的方法，即查找账簿中的全部金额有无与差额相同的数字，检查其是否漏记或重记。②除2法: 用正确与错误金额之差除以2后得出的商数来判明、查找错误的一种方法。它是用来查找记错方向而产生的记账错误。如果某一数字记反了方向，就会使一方发生额增大，另一方发生额减少，差错数一定是记反方向数字的2倍，且一定是偶数，均能被2整除，其商数即是记反方向的数字.③除9法: 用正确与错误金额之差除以9后得出的商数来判明、查找错误的一种方法。它是用来查找数字错位或位数颠倒而产生的记账错误。多记一位数或少记一位数都会使原来金额增加9倍或减少9倍(多记或少记两位时，是99的倍数; 多记或少记3位时，是999的倍数等)。记错位数而产生的差额也都能被9整除，均能用除9法来判明和查找记账错误。

(2)运用正确的方法更正记账错误。

更正错账的方法一般有以下三种: ①划线更正法。用来更正记账后、结账前所发现文字或金额记录错误的记账错误。②红字更正法。用来更改结账后所发现科目或金额记录错误的记账错误。③补充登记法。用来更改记账后所发现科目运用正确但所记金额小于应记金额而产生的金额记录错误。

【实训步骤】

(1)将银行存款日记账和银行存款总分类账的本期发生额和期末余额进行核对。

(2)通过对账发现记账错误，运用各种查找错账的方法进行查找。

(3)根据产生错账的时间和原因等情况，选择正确的方法予以更正。

【实训思考】

(1)记账错误主要有哪些种类?

(2)查找错账的方法有哪些?

(3)更正错账的方法有哪些? 如何进行更正?

【实训提示】

(1)如果企业业务量较少，则可采用按经济业务先后顺序逐笔查找错误。如果企业业务量较大，则可以先采用个别查找法。个别查找法的差额法、除2法、除9法等应逐一使用，如果个别查找法仍未发现问题，则再采用逐笔查找法。

(2)对查找发现的错误，应先确定发现错误的时间。如果在月末或年末结账前，可采用画线更正法更正错误; 如果在结账后，则要采用红字更正法或补充登记法更正错误。

二、账项结转和结账

账项结转是指在会计期末，为了结转费用、成本和收益等所编制的一种转账凭证的手续。作为账项结转的会计事项是按会计账务处理手续的要求，由会计期末结转损益或支出的结账业务形成的。

账项结转主要包括结转验收入库材料的成本、结转完工产品成本以及期末结转各损益类账户等。

结账就是把一定时期应记入账簿的经济业务全部登记入账之后，计算出本期发生额及期末余额。结账时，首先要检查本期发生的经济业务是否全部入账，按权责发生制原则调整本期收入和费用，计算出本期发生额合计及期末余额，不允许为赶编会计报表而提前结账，也不允许先编会计报表后结账。

结账时可以把全部账户分为实账户和虚账户两类。对于实账户，会计期末可以直接结账，如“库存现金”、“银行存款”、“原材料”、“固定资产”、“短期借款”、“实收资本”等账户; 对于虚账户，应先在有关账户中结转之后才能予以结账，如“管理费用”、“主营业务收入”、“财务费用”、“销售费用”等账户。

【实训目的】

通过期末账项结转和结账的实训，掌握会计账项结转和会计账簿结账的方法。

【实训资料】

(1)实训三中的业务2、业务3、业务31、业务32、业务35、业务36、业务37等结转账项。

(2)实训四中的日记账、实训五中的明细账和实训六中的总分类账的账簿记录。

【实训要求】

(1)按规定进行账项结转。对所有需要进行账项结账、编制转账凭证的会计事项，都应在会计期末予以结转。

(2)按规定进行账簿结账。为了反映企业一定时期资金运动情况，应对账簿记录定期进行结账。要求企业按月、季、年分别计算本期发生额和期末余额，以结束各会计期间账簿记录。结账后，应将账簿记录与有关记录进行核对，如账证核对、账账核对、账实核对等。如果发现有误，应按实训八第一部分所述方法，进行错账的查找和更正。

【实训步骤】

(1)分析实训一中的经济业务，找出属于账项结转的会计事项。

(2)对会计账项结转的业务，编制记账凭证(转账凭证)进行结账。

(3)根据实训四、实训五和实训六中的日记账、明细账和总分类账的账簿记录进行月份结账。

(4)将总分类账本期发生额和期末余额与有关日记账、明细账的本期发生额和余额分别进行核对，如果发现不符，应及时查找并更正。

【实训思考】

(1)会计期末要进行哪些账项结转?

(2)为什么要结账? 如何进行结账?

(3)哪些账户需要先在有关账户中结转后再进行结账?

(4)什么是账账核对? 如何进行账账核对?

(5)怎样编写实训八第二部分的实训报告?

【实训提示】

(1)账项结转和结账都是在会计期末所要进行的工作，一般不在会计期间进行。

(2)在结账前应先进行账项的结转。待完工产品成本、已销产品成本等需结转的成本费用已填制记账凭证结转完毕，各损益类账户的余额已转入“本年利润”账户后，方可结出所有账户的本期发生额和期末余额。

三、编制试算平衡表

企业单位编制会计报表之前，必须对编表所直接依据的账簿资料进行检查。观察企业发生的经济业务是否已全部入账，应该调整的账项是否已调整，该结转的账项是否已结转。特别是要检查账簿所记金额是否正确。为此，在正式编表前，必须对全部总分类账户本期发生额进行验算，以检查其正确性。一般是通过编制试算平衡表来进行的。

【实训目的】

通过编制试算平衡表的实训，掌握试算平衡表的编制方法。

【实训资料】

(1)实训一中的“实训资料”。

(2)试算平衡表的格式见证账表3-150。

证账表3-150

【实训要求】

全部经济业务登记总分类账簿后，应该通过编制试算平衡表来验算本期所发生经济业务的账簿记录是否正确。企业单位应按规定的格式进行试算平衡。如果试算不平衡，应及时查找错误，并按规定的方法更正错账。

【实训步骤】

(1)根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。

(2)根据记账凭证登记总分类账户。

(3)根据总分类账户本期发生额编制试算平衡表。

【实训思考】

(1)编制试算平衡表的目的是什么?

(2)如何编制试算平衡表?

(3)编制试算平衡表的依据是什么?

(4)怎样编写实训八第三部分的实训报告?

【实训提示】

试算平衡是企业登记总分类账后编制报表前的一项必要程序，只有试算平衡后方可编制财务报表。若试算不平衡，则可采用实训八第一部分中学过的办法进行查错和更正，待试算平衡后进行报表的编制。