企业信息的有效采集

1.企业信息资源采集的内涵与原则

（1）企业信息资源采集的内涵。

信息资源采集，是指为了更好地掌握和使用信息，而对其进行吸收和集中。也就是按照一定原则，根据事先设计的程序，采用科学的方法，通过有关信息渠道，有计划、有步骤地汇集、提炼信息的工作过程。信息资源采集是提高信息资源管理质量的关键。企业信息资源采集，是由企业作为主体进行的信息资源采集工作。企业信息资源采集同样应该遵循科学的工作流程。一般来说，在信息采集前首先要进行需求分析，包括确定信息采集内容、范围和数量等；然后，根据需求分析结果，选择信息采集的系统和工具，根据采集需求的不同，也要采取不同的采集途径和策略；最后，进行采集实施和结果评价，要不断地对采集途径、策略和采集工具进行调整，直至得到比较满意的结果。

（2）企业信息资源采集的原则。

信息资源采集过程，就是信息选择的过程，第一，必须具有针对性；第二，真实可靠的信息资源是正确决策的重要保证，即信息必须具有真实性；第三，所采集的信息资源必须保证在时间和空间上全面、完整地反映事物的真实面貌，因而必须具有系统性；第四，信息资源具有较强的时效性，及时性是基本原则；第五，坚持经济性原则，就是根据信息资源采集的最终目的，选择合适的信息源以及适当的信息采集途径和方法；第六，信息采集过程不仅要立足于现实需求，同时还要有一定的超前性，制订面向未来的信息采集计划，即预见性。

2.企业信息资源采集的途径

有效获取信息资源，是企业在竞争中取得优势的先决条件。企业采集信息资源的途径有以下几种：

（1）互联网。互联网的迅猛发展，使其成为企业最有效的信息资源采集途径之一。通过互联网获取信息的途径包括：①企业网站。信息资源采集常从监测竞争对手的网站开始，通过定期监测对手的网站，可了解其经营管理活动、产品升级、人员招聘等信息。②商业网站。阿里巴巴、慧聪商情、环球资源等商业网站，可以全方位地提供全球及地区性的各类商业信息。③政府、行业协会的网站。如中国商务部网站，可以提供较为全面的有关国家、地区、行业或商务方面最新、最全的信息，为决策提供依据。④通过网络媒体、网上论坛等获取竞争者信息。⑤利用搜索引擎，如谷歌、百度等。⑥浏览信息服务站点，其中包括专业协会、咨询公司或信息公司在网上提供的信息服务和教育培训服务。

（2）公开资料。企业要善于从公开资料中发现线索：①企业名录和企业年鉴。它们所提供的如企业规模、产品、产量、销量、市场份额等信息，有助于初步确定竞争对手，了解其一般情况。②报纸和杂志。尤其是行业报纸、专业期刊，集中了行业方面的企业动态、竞争态势、市场状况等信息，是了解行业竞争态势的重要窗口。③产品样本。产品样本是对产品型号、技术规格、原理性能、技术参数所作的具体介绍，其结构图和产品说明书，直观性强、数据多，是了解产品、掌握市场情况的重要信息源。④上市公司年报。年度报告几乎囊括了所有可以作为商业秘密的企业财务、客户、人事等信息，不仅有数量指标，还有质量指标供分析时参考。⑤专利文献。专利文献既是技术文件，又是法律文件，有助于监视竞争对手的专利申请活动，也为本企业的新产品开发提供重要信息源。

（3）竞争对手企业。在竞争对手的简报、报刊上，经常会刊登公司的新闻。竞争对手的员工，尤其是研发、市场等部门的员工，掌握了大量有价值的信息。员工本身就是一个很好的竞争情报源，有时通过员工个人人际关系，可以廉价得到有关竞争对手的信息，特别是一些零次信息。获得这类信息的主要方法有：①索取相关资料，如企业内刊。②关注竞争对手的新产品展示。③调查走访竞争对手员工及其家属。④从竞争对手的垃圾中获取信息等。

（4）关联方。在市场竞争日益加剧的情况下，企业日益重视同那些与自身有利益关系的组织建立战略合作伙伴关系，以增强竞争实力。所以，从与企业相关联的人和公司的有关信息中，也能搜集到想要的信息资源，包括用户、律师、银行、会计师事务所、市场调查机构、广告公司、咨询机构、经销商、供应商、行业协会、媒体、质量检验部门、储运部门等关联方。

（5）会议展览。企业通过参与各种会议或者参加各种产品展销会、洽谈会等，可以获得参展公司有关产品说明和技术资料等有参考价值的信息。这些信息源是获取市场信息、技术信息和人才信息的最好机会。

3.企业信息资源采集的策略

（1）培养企业员工的信息意识。培养员工信息意识，建立激励制度，是企业采集有价值信息资源的重要一环。企业应当在日常工作中向全体员工灌输信息搜集意识、信息辨别知识，切实做好各类信息的综合与分析工作，并对有功人员及时给予奖励。实践证明，具有全员信息意识的企业员工，在为企业搜集各种有用信息方面，往往有高度的自觉性。企业高层领导要重视并保护员工的这种热情，使这些信息得到充分的综合利用。

（2）设置专职的信息资源采集岗位。信息资源采集是企业信息资源管理的首要环节，并对信息资源的组织、加工和利用产生直接的影响。要在信息管理部门设立信息资源采集岗位，专门从事信息资源的采集。从事信息资源采集的人员应具备相应的学科背景，如经济学、法学和与企业发展相关的专业，能熟练地操作计算机及开展网上查询，具备一定的决策、判断能力，还要具备良好的英文阅读能力。

（3）制订合适的信息资源采集制度。这是指企业进行信息资源采集的各项规章制度。企业信息资源采集政策应包括信息资源内容选择的标准、信息采集系统、信息资源成本的评估、信息资源的保存等内容。信息资源内容选择的标准有权威性、准确性、完整性、时效性和客观性。信息采集系统，是指为信息资源的采集提供先进的技术支撑，提高信息采集的效率，实现信息资源的共建和共享，最终实现高效利用信息资源的目标。信息资源成本的评估，是指对采集信息的成本进行核算，减少成本开支。信息资源的保存，则是对采集的信息实行长期保存制度，对纸质资源的保存要归类、装订和确定保存期限，对数字资源要采取多种手段保存。

（4）应用先进的信息资源采集技术。信息资源采集的模式主要有全采集模式、选择性采集模式、全采集和选择性采集相结合模式。三种模式都离不开信息采集技术，特别是网络采集系统。网络信息采集系统是一个汇集了各种网络信息收集技术的计算机程序集成系统，其中主要采用了网页采集、网络信息挖掘和网络信息过滤等技术。网络信息采集系统可以根据企业自己的需求，自动地为企业收集相关信息，并提出预警分析等。企业由此可以对政府有关的政策导向和对手的动向了如指掌，从而制订正确的企业运行战略，并最终在竞争中取胜。无论是全采集模式还是选择性采集模式，都有各自的优点及一些无法克服的缺点，但它们之间具有明显的互补性，我们可以根据不同条件，综合运用选择性采集策略与全采集策略，应用先进的信息技术，以达到资源采集的最优化。

（5）合法采集信息资源。企业采集信息资源都应以法律为准绳，在遵守国家各项法律法规的前提下，开展合法、合理的信息资源采集活动。企业信息资源的采集是一项政策性较强的工作。利用信息资源有时会与国家、企业的一些政策法规产生冲突，采用不同途径获取信息时，应在把握政策与法规的前提下，注重适宜的获取途径。比如，采集时，应注意不要侵犯他人的知识产权，一些有价值信息的获取需征得权利人的许可。

总之，随着信息社会的发展，信息资源越来越成为企业发展最重要的战略资源。信息资源的采集是信息资源管理的龙头，也是企业决策活动的前提和基础。因此，必须重视企业信息资源的采集工作，提高企业信息化水平，为企业决策者做出正确决策和判断提供良好的条件。

4.企业信息资源采集的内外部关系

企业信息一般包括内部信息和外部信息。内部信息主要有五类资源，即人力资源、物力资源、财力资源、技术资源和管理资源，可以通过企业信息资源指标体系来进行评价。外部信息是指企业以外产生，但与企业运行环境相关的各种信息，包括：国家相关政策法规，社会习惯、风俗、时尚的变化，市场需求、消费结构、消费层次的变化，竞争企业信息，科学技术发展信息，突发事件等。

（1）企业内部信息采集。

所谓信息流，即为信息自信源，经信道至信宿的传递过程，即信息的传递过程。显而易见，信息流的主体为信息，而信源、信道、信宿则是决定信息流畅通与否的三大要素。根据信息流动范围的不同，企业信息流可分为外部信息流（企业所处宏观环境中各政府机构、各行业及与本企业无关或关系不甚密切的其他企业之间的信息流动）、内部信息流（企业内部各部门之间的信息流动）和交叉信息流（企业与外界环境之间密切而频繁的信息互换）三种类型。

内部信息和外部信息对企业产生作用的前提是必须为企业所捕获，即信息要对企业产生作用，则必须首先进入企业内部信息流。如果企业内部信息流不规范，信息在流动过程中出现滞塞或阻碍，信息的效用及价值自然无法完整地实现。可见，内部信息流是决定企业信息管理工作健全与否的最重要的因素。倘若信息在流动过程中发生偏差，极可能导致企业生产经营活动产生重大失误。因此，企业内部信息流在一定程度上体现了企业管理的整体水平，对企业的生产经营活动具有举足轻重的作用。 由于内部信息流动不规范的原因，信息的珍贵价值始终难以充分体现，信息工作亦因此而显得缺乏生机。因此，企业首要而根本的任务便是规范内部信息流，确保信息在企业内部高速而有效地流动。

（2）规范内部信息流应考虑的几个因素。

①企业内部信息流的特点。内部信息流除具有信息流依附于物流运动并制约着物流、信息流具有双向性等众所周知的共性外，还具有以下重要特点：信源及信宿众多，分布范围广泛。 由于管理机制的不断完善，部门间协作关系日渐紧密，从而使各部门信息需求的专业化程度不断提高；另一方面，由于管理决策的需要，各部门对信息内容的要求亦日趋全面。

②信息流向亟待规范。因管理机制、人员素质等各方面的原因，信息在流动过程中常常偏离方向，这一方面加重了信息服务部门的工作量，另一方面致使有关单位的信息需求得不到满足，造成大量有用信息的浪费。

③部分信息无序流动。信息未按规定的渠道流动、信息流向及传递手段不固定、信息发送时间随机性强、发送对象不明确，这种无序流动导致信息流动速度缓慢，并在一定程度上影响了管理规范化及信息内在价值的实现。

④信源与信宿的对应性较强。在企业内部信息流中，不同信源产生的信息均通过一定的渠道流向与之对应的信宿。

⑤信息管理体制。信息管理体制是确保信息高速而有效地流动的最重要因素，它决定了信息流动的方式、途径、方向及信息流各要素间的关系。因此，在企业内部信息流动过程中，信息管理体制起着举足轻重的作用。

（3）建立合理的企业内部信息流传递方式。

企业内部信息流的传递形式主要有串行传递和并行传递两种。 串行传递适用于垂直领导的纵向管理体制。 由于串行传递信息流动及反馈速度缓慢，常导致决策滞后、效率低下的现象。因此，在现代企业的信息管理中，串行传递方式已逐渐被淘汰。并行传递从根本上解决了串行传递信息流动缓慢、决策滞后、效率低下的问题。但是，具体到大型企业而言，各级领导，尤其是公司领导各项事务十分繁忙，根本不可能做到“事必躬亲”，领导与基层的信息交流不可能十分密切、全面，因此，并行传递虽具一定的优越性，但仍需联系实际情况调整完善。通常，企业内部的信息流程，如图5-11所示。

图5-11　企业内部信息流程

（4）信息采集的企业内部关系网络模型。

企业各级管理人员、技术人员、销售人员等在与外界人际交往过程中都可能会发现一些对本企业危机预测有用的信息。用于危机信息采集的企业内部人际网络可以概括为三种：①行政科层结构组成所表现出来的人际关系网络；②信息专业机构建立的人际关系网络；③员工个人的人际网络。 由科层结构和信息专业机构（如，危机信息管理机构、竞争情报部门等）所带来的人际关系网络传递的是一种正式信息，而员工的人际网络传递的是一种非正式的信息，它们都可能是企业危机的信息源。

相对于外部网络关系的松散，企业的内部关系网络应该建成紧密型的，其核心目标是加强企业内部信息流转的控制。紧密型的内部人际关系网络应呈现的网络关系模型，如图5-12所示。

图5-12　企业内部的人际网络关系模型

图5-12中，大圆圈代表企业的领导核心，结构形式采用科层制，信息流通方式是自上而下传达和自下而上报送。大圆圈代表了企业的中心网络，圆圈内的结点代表决策者，他们属于决策型的信息工作者，发布官方信息，根据信息，制订管理决策。这个大圆圈是企业内核，具有相对稳定性和封闭性。

图5-12中，大圆圈和中圆圈的连接粗线表示信息流。中圆圈内的结点代表专业型的信息工作者，他们可能拥有自己的专属情报部门，也可能由行业专家兼任。他们接受来自大圆圈的指导并及时反馈自己所掌握的危机信息。他们是企业内部危机预警信息的“嗅探器”和“传感器”，能及时采集与辨别企业内生产信息、经营信息、财务信息的异常。

图5-12中，小圆圈代表企业的非正式组织，它们与大圆圈是虚线关系，与中圆圈是实线关系。小圆圈中的结点是企业的耳目，他们与企业外部关系网紧密连接，他们可以接受专业信息工作者的指导，可直接向专业信息工作者或间接向企业决策层传递与企业危机有关的企业内部信息和企业外部信息。

图5-12中，椭圆表示企业边界，是“可渗透边界”。小圆圈跨越企业边界，从而构成企业外部网络的信息桥；它们与企业外部网络关系耦合度高，是企业感知外部环境剧烈变化的前哨。

图5-12所示的模型与网络型组织结构设置方式具有互通性，可以促进相关信息的传播与交流。根据图5-12，企业内部危机信息采集有两种方法：①让科层组织中的管理者和企业员工主动、自愿提供信息；②信息专业机构采取主动发掘方式，通过自身的人际网络、科层结构、员工个体的人际网络进行信息采集。

5.企业信息采集的外部关系网络模型

企业外部关系的群体（企业利益相关者）概括为股东、供应商、竞争对手、合作伙伴、客户和其他组织。这些不同的外部关系群体都可能为企业的信息采集提供帮助。根据关系强度理论，这些外部关系群体在企业信息采集中的贡献值是不一样的。

企业外部关系网络模型中，实心线表示群体之间存在强关系，虚线代表群体之间存在弱关系。股东、供应商、合作伙伴属于信息采集中可以利用的强关系，竞争对手、客户、政府行业协会等属于可以利用的弱关系，如图5-13所示。

图5-13　企业外部关系网络模型