施工合同索赔程序

1．施工索赔成立的条件

要取得索赔的成功，必须满足以下的基本条件:

(1)客观性。必须确实存在不符合合同或违反合同的事件，此事件对承包商的工期和(或)成本造成影响，并提供确凿的证据。

(2)合法性。事件非承包人自身原因引起，按照合同条款对方应给予补偿。索赔要求应符合承包合同的规定。

(3)合理性。索赔要求应合情合理，符合实际情况，真实反映由于事件的发生而造成的实际损失，应采用合理的计算方法和计算基础。

2．意向通知

索赔事件发生后，承包人应在索赔事件发生后的28天内向工程师递交索赔意向通知，申明将对此事件提出索赔。该意向通知是承包人就具体的索赔事件向工程师和发包人表示的索赔愿望和要求。如果超过这个期限，工程师和发包人有权拒绝承包人的索赔要求。索赔事件发生后，承包人有义务做好现场施工的同期记录，工程师有权随时检查和调阅，以判断索赔事件所造成的实际损害。

索赔意向书的内容应包括:

(1)事件发生的时间及情况的简单描述;

(2)索赔依据的合同条款及理由;

(3)提供后续资料的安排，包括及时记录和提供事件的发展动态;

(4)对工程成本和工期产生不利影响的严重程度。

3．索赔证据准备

索赔的成功在很大程度上取决于承包商对索赔作出的解释和强有力的证明材料。索赔所需要的证据可从下列资料中收集。

(1)施工日记

承包商应指令有关人员现场记录施工中发生的各种情况，做好施工日记和现场记录。做好施工日记有利于及时发现和分析索赔，施工日记也是重要的索赔材料。

(2)来往信件

来往信件是索赔证据资料的重要来源，平时应认真保存与工程师等来往的各类信件，并注明收发的时间。

(3)气象资料

天气情况是施工进度安排和分析施工条件等必须考虑的重要因素。施工合同履行过程中应每天做好天气记录，内容包括温度、风力、降雨量、暴雨雪、冰雹等，工程竣工时，形成一份如实、完整、详细的气象资料。

(4)备忘录

①对于工程师和业主的口头指令和电话，应随时书面记录，并及时提请签字予以确认。

②对索赔事件发生及其持续过程随时做好情况记录。

③投标过程的备忘录等。

(5)会议记录

承包商业主和监理的会议应做好记录，并就主要议题应形成会议纪要，由参与会议的各方签字确认。

(6)工程照片和工程声像资料

这些资料都是反映工程客观情况的真实写照，也是法律承认的有效证据，应拍摄有关资料并妥善保管。

(7)工程进度计划

承包商编制的经监理工程师或业主批准同意的所有工程总进度、年进度、季进度、月进度计划都必须妥善保管，任何与延期有关的索赔分析、工程进度计划都是非常重要的证据。

(8)工程成本核算资料

工人劳动记日卡和工资单，设备、材料和零配件采购单，付款数收据，工程开支月报，工程成本分析资料，会计报表，财务报表，货币汇率，物价指数，收付款票据都应分类整理成册，这些都是进行索赔费用计算的基础。

(9)工程图纸

工程师和业主签发的各种图纸，包括设计图、施工图、竣工图及其相应的修改图应注意对照检查和妥善保存，设计变更一类的索赔，原设计图和修改设计图的差异是索赔最有力的证据。

(10)招投标文件

招标文件是承包商套标报价的依据，是工程成本计算的基础资料，是索赔时进行附加成本计算的依据。投标文件是承包商编制报价的成果资料，对施工所需的设备，材料列出了数量和价格，也是索赔的基本依据。

(11)其他材料

索赔证据还可以从工程图纸、工程照片和声像资料、招投标文件中收集。

4．编写索赔报告

索赔报告是承包商要求业主给予费用补偿和延长工期的正式书面文件，应当在索赔事件对工程的影响结束后的合同约定时间内提交给业主或工程师。编写索赔报告应注意下列事项。

(1)明确索赔报告的基本要求

①必须说明索赔的合同依据。有关的索赔依据主要有两类: 一是关于承包商有资格因额外工作而获得追加合同价款的规定; 二是有关业主或工程师违反合同给承包商造成额外损失时有权要求补偿的规定。

②索赔报告中必须有详细准确的损失金额或时间的计算。必须证明索赔事件同承包商的额外工作、额外损失、额外支出的因果关系。

(2)索赔报告必须准确

索赔报告不但要有理有据，而且要求必须准确。

①责任分析清楚、准确。索赔报告中不能有责任含糊不清或自我批评的语言，要强调索赔事件的不可预见性，事发后已经采取措施，但无法制止不利影响等。

②索赔值的技术依据要正确，计算结果要准确。索赔值的计算应采用文件规定或公认的计算方法，计算结果不能有差错。

(3)索赔报告的形式和内容要求

索赔报告的内容应简明扼要，条理清楚。一般采用“金字塔”形式: 按说明信、索赔报告正文、附件的顺序，文字前少后多。

①说明信。简要说明索赔事由，索赔金额或工期天数，正文及证明材料的目录。这部分一定要简明扼要，只需让业主了解索赔概况即可。

②索赔报告正文:

a．标题。应针对索赔的事件或索赔事由，概括出索赔的中心内容。

b．事件。叙述索赔事件发生的原因和过程，包括索赔事件发生后双方的活动及证明材料。

c．理由。根据索赔事件，提出索赔的依据。

d．因果分析。进行索赔事件所造成的成本增加、工期延长的前因后果分析，列出索赔费用项目及索赔金额。

③计算过程及证明材料、附件，这是索赔的有力证据，一定要和索赔报告中提出的索赔依据、证据、索赔事件的责任、索赔要求完全一致，不能有丝毫相互矛盾的地方，要避免因计算过程和证明材料方面的失误而导致索赔失败。

④准备好与索赔相关的各种细节性资料，以备谈判中作进一步说明。

5．递交索赔报告

索赔意向通知提交后28天内，或工程师可能同意的其他合理时间，承包人应提交正式的索赔报告。索赔报告的内容应包括事件发生的原因，对其权益影响的证据资料，索赔的依据，此项索赔要求补偿的款项和工期展延天数的详细计算等有关资料。如果索赔事件的影响持续存在，28天内不能算出索赔额和工期展延天数时，承包人应按工程师合理要求的时间间隔(一般为28天)，定期陆续报出每一个索赔时间段内的索赔证据资料和索赔要求。在该项索赔事件的影响结束后的28天内，报出最终详细报告，提出索赔论证资料和累计索赔额。

承包人发出索赔意向通知后，可以在工程师指示的其他合理时间内再报送正式的索赔报告，也就是说，工程师在索赔事件发生后有权不马上处理该项索赔。如果事件发生时，现场施工非常紧张，工程师不希望立即处理索赔而分散各方面抓施工管理的精力，可通知承包人将索赔的处理留待施工不太紧张时再去解决。但承包人的索赔意向通知必须在索赔事件发生的28天内提出，包括因对变更估价双方不能取得一致意见，按工程师单方面决定的单价或价格执行时，承包人提出的保留索赔权利的意见通知。如果承包人不能按时间规定提出索赔意向索赔报告，则就失去了该事件请求补偿的权利。此时他所受到的损害的补偿，将不超过工程师认为应主动给予的补偿额。

6．工程师审核索赔报告

(1)工程师审核承包人的索赔申请

接到承包人的索赔申请意向通知后，工程师应建立自己的索赔档案，密切关注事件的影响，检查承包人的同期记录时，随时就记录内容提出不同意见或希望应予以增加的记录项目。

在正式接到索赔报告以后，认真研究承包人报送的索赔资料。首先在不确认责任归属的情况下，客观分析事件发生的原因，重温合同的有关条款，研究承包人的索赔证据，并检查他的同期记录。其次通过对事件的分析，工程师再依据合同条款划清责任界限，必要时还可以要求承包人进一步提供补充材料。尤其是对承包人与发包人或工程师都负有一定责任的事件影响，更应规划各方面应该承担合同责任的比例。最后再审查承包人的索赔补偿要求，剔除其中的不合理部分，拟定自己计算的合理水平款额和工期顺延天数。

(2)判定索赔成立的原则

工程师判断索赔成立的条件为:

①与合同相对照，事件已经造成了承包人施工成本的额外支出，或总工期延误;

②造成费用增加或工期延误的原因，按合同约定不属于承包人应承担的责任，包括行为责任或风险责任;

③承包人按合同规定的程序提交了索赔意向通知和索赔报告。

上述3个条件没有先后主次之分，应当同时具备。只有工程师认定索赔成立后，才处理应给予承包人的补偿额。

(3)对索赔报告的审查

①事态调查。是通过对合同实施的跟踪、分析了解事件经过、前因后果，掌握事件详细情况。

②损害事件原因分析。即分析索赔事件是由何种原因引起，责任由谁来承担。在实际工作中，损害事件的责任有时是多方面原因造成，故必须进行责任分解，划分责任范围，按责任大小承担损失。

③分析索赔理由。主要依据合同文件判明索赔事件是否属于为履行合同规定义务或未正确履行合同义务导致，是否在合同规定的范围之内。只有符合合同规定的索赔要求才有合法性，才能成立。例如，某合同规定，在工程总价5%范围内的工程变更属于承包人承担的风险，则发包人指令增加工程量在这个范围内的，承包人不能提出索赔。

④实际损失分析。即分析索赔事件的影响，主要表现为工期的延长和费用的增加。如果索赔事件不造成损失，则无索赔可言。损失调查的重点是分析对比实际和计划的施工进度，工程成本方面的资料，在此基础上核算索赔值。

⑤证据资料分析。主要分析资料的有效性、合理性、正确性，这也是索赔要求有效的前提条件。如果在索赔报告中提不出其证明索赔理由、索赔事件的影响、索赔值的计算等方面的详细资料，索赔要求是不能成立的。如果工程师认为承包人提出的证据不能足以说明要求的合理性时，可以要求承包人进一步提出索赔的证据资料。

7．确定合理的补偿额

(1)工程师与承包人协商补偿

工程师核查后初步确定应予以补偿的额度往往与承包人的索赔报告中要求的额度不一致，甚至差额较大。主要原因大多为对承担事件损害责任界限划分不一致、索赔证据不充足、索赔计算的依据和方法的分歧较大等，因此双方应就索赔的处理进行协商。对于持续影响28天以上的工期延误事件，当工期索赔成立时，对承包人每隔28天的阶段索赔临时报告审查后，每次均应做出批准临时延长工期的决定，并于事件结束后28天内承包人提出最终的索赔报告后，批准顺延工期总天数。应当注意的是，最终批准的总顺延天数，不应少于前一个阶段已同意顺延天数之和。规定承包人在事件影响期间必须每隔28天提出一次阶段索赔报告，可以使工程师及时根据同期记录批准该阶段应予顺延工期的天数，避免事件影响时间太长而不能准确确定索赔值。

(2)工程师索赔处理决定

在经过认真分析研究，与承包人、发包人广泛讨论后，工程师应该向发包人和承包人提出自己的“索赔处理决定”。工程师收到承包人送交的索赔报告和有关资料后，于28天内给予答复或要求承包人进一步补充索赔理由和证据。《建设工程施工合同示范文本》规定，工程师收到承包人递交的索赔报告和有关资料后，如果在28天内既未予答复，也未对承包人作进一步要求的话，则视为承包人提出的该项索赔要求已经认可。工程师在“工程师延期审批表”和“费用索赔审批表”中应该简明地叙述索赔事项、理由和建议给予补偿的金额及延长的工期，论述承包人索赔的合理方面及不合理方面。通过协商达不成共识时，承包人仅有权得到所提供的证据满足工程师认为索赔成立那部分的付款和工期顺延。不论工程师与承包人协商达到一致，还是单方面作出的处理决定，批准给予补偿的款额和顺延工期的天数如果在授权范围之内，则可将此结果通知承包人，并抄送发包人。补偿款将计入下月支付工程进度款的支付证书内，顺延的工期加到原合同工期中去。如果批准的额度超过工程师权限，则应报请发包人批准。通常，工程师的处理决定不是终局性的，对发包人和承包人都不具有强制的约束力。承包人对工程师的决定不满意，可以按合同中的争议条款提交约定的仲裁机构仲裁或诉讼。

8．发包人审查索赔处理

当工程师确定的索赔额超过其权限范围时，必须报请发包人批准。发包人首先根据事件发生的原因、责任范围、合同条款审核承包人的索赔申请和工程师的处理报告，再依据工程建设的目的、投资控制、竣工投产日期要求以及针对承包人在施工中的缺陷或违反合同规定等的有关情况，决定是否同意工程师的处理意见。例如，承包人某项索赔理由成立，工程师根据相应条款规定，既同意给予一定的费用补偿，也批准顺延相应工期，但发包人权衡了施工的实际情况和外部条件的要求后，可能不同意顺延工期，而宁可给承包人增加费用补偿额，要求他采取赶工措施，按期或提前完工。这样的决定只有发包人才有权作出。索赔报告经发包人同意后，工程师即可签发有关证书。

9．承包人是否接受最终索赔处理

承包人接受最终的索赔处理决定，索赔事件的处理即告结束。如果承包人不同意，就会导致合同争议。可就其争议的问题进一步提交监理工程师解决直至仲裁。按FIDIC《土木工程施工合同条件》的规定，其争端解决的程序如下:

(1)合同的一方就其争端的问题书面通知工程师，并将一份副本提交对方。

(2)监理工程师应在收到有关争端的通知后84天内做出决定，并通知业主和承包商。

(3)业主和承包商收到监理工程师决定的通知70天后(包括70天)均未发出要将该争端提交仲裁的通知，则该决定视为最后决定，对业主和承包商均有约束力。若一方不执行此决定，另一方可按对方违约提出仲裁通知，并开始仲裁。

(4)如果业主承包商不同意监理工程师的决定，或在要求监理工程师作出决定的书面通知发出84天后，未得到监理工程师决定的通知，任何一方可在其后70天内就其所争端的问题向对方提出仲裁通知，并将一份副本送交监理工程师。