规范采购程序

采购是每一个企业都不能缺少的环节，由于涉及金额巨大，任何小的失误都可能造成严重的成本流失，从而挤压利润空间，因此，企业必须严格规范采购程序，净化采购行为。一般而言，规范的采购程序包括以下几点，具体如图4-2所示。

图4-2　采购流程图

1．制造、采购分析

一般而言，在采购之前首先要作制造、采购分析，以决定是否要采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购等。在制造、采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物和服务，或者不从外部采购而自行制造。

2．选择合适的合同类型

当决定需要采购时，合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点，因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护对项目经济、高效执行的奖励；卖方的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。常见的合同可分为以下5种：

（1）成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。

（2）成本加固定费用（CPFF）合同：适合于研发项目。

（3）成本加奖励费（CPIF）合同：主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同。

（4）固定价格加奖励费用（FPI）合同：长期的高价值合同。

（5）固定总价（FFP）合同：买方易于控制总成本，风险最小；卖方风险最大而潜在利润可能最大，因而最常用。

3．制订采购计划

计划是指根据市场需求、生产能力和采购环境容量制订采购计划，包括认证计划和订单计划两个方面。采购计划要充分作好综合平衡，以便保证物料及时供应，同时降低库存及成本，减少紧急订单，降低风险采购率。

点睛箴言

根据制造、采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程进行管理。具体包括：合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等。根据项目需要，采购管理计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的。

4．预测采购风险

事前做好采购过程中可能出现的一些意外情况的防范措施，包括支出增加、推迟交货、供应商的交货是否符合采购单位的要求，采购人员工作失误或采购单位和供应商之间存在不诚实甚至违法行为等。

5．采购过程管理

采购过程管理的主要目的是分解并执行企业政策，具有监督管理、服务支持双重角色。

（1）询价

询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟订可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。

（2）供应商选择

对供应商的资格进行审查，审查申请人是否有能力和资格承担招标项目、供应商的送审材料是否有效和可靠、供应是否有违法乱纪行为等，最终确定合格、合法的供应商。

（3）合同管理

首先与对方签订采购合同。采购中心按采购管理部门制发的管理合同范本，组织采购人与中标供应商签订采购合同，采购中心作为合同第三方在采购合同书上签字、加盖公章，供应商须按标准交纳一定数额的履约保证金，以保证合同商能够按合同的规定履行其义务。

6．结算

财政部门按验收单结算单及采购合同的有关规定，与合同商进行资金结算。如果合同执行情况符合要求，财政部门办理结算后，采购中心将事先取的履约保证金退还给合同商。

7．效益评估

采购中心、采购单位及有关管理监督部门对已采购的项目的运行情况及效果进行评估、检验项目运行效果是否达到了预期目的，通过效益评估，还可以判定采购中心的决策，管理能力和供应商的履约能力。如果运行效益差，要找出原因，及时处理。

企业只有规范了自己的采购程序，才能够识破与消除采购的成本。