明了会议策划的内容

充分认识会议策划的重要作用，了解会议策划的具体内容。

开业时间不长的顺翔旅游有限公司2010年度取得了较好的业绩。为了鼓励员工继往开来、再创新绩，总经理拟于2011年初召开年度工作总结暨表彰大会，他要秘书李丹尽快作出会议策划方案，好将工作布置落实下去。

秘书李丹接到任务后，想着：不就是个简单的总结表彰会嘛，到时候出个会议通知，让大家来开会就是了。于是她没多细想，就把这事先放下了。

任务布置一周后，总经理出差回来，问李丹会议的落实情况，李丹说：“就等你敲定会议时间，我就把会议通知发出去，给各部门就行了。”总经理听后一脸不悦，连续问了以下几个问题。

“年底大家工作那么忙，临时才发通知，每个部门的成员收到通知都能来，有多少人不能到会，你清楚吗？”

“如果大家都能来，那是好事，可那么多人开会，场地你预订了没有？交通如何解决？”

“再有，大会上要表彰先进，鼓励士气，先进员工的名单呢？难道也在会上临时评选吗？”

“还有，会议有没有通知上级主管参加，有没有邀请特邀嘉宾，他们谁来谁不来，如何接送，会后要不要安排餐饮，这么多问题你是否都考虑过？”

李丹被总经理这一连串的问题给问得愣在那里，半天倒抽了一口冷气，她答不上来。“天啊，开一个会原来还真复杂！难怪总经理要求作出详细的会议策划啊！”

会议策划就是为了使会议取得预期的目标而进行构思、设计，拟订出合理可行的方案的过程。也就是说，为了把一次会议（或活动）组织好，我们要预先决定开什么会，为什么开会，何时、何地、何人开会，如何去开，谁来组织，谁来主持等一系列问题。策划其实就是运筹帷幄，它如同一座桥，引领着我们从起点走向既定的目的地。

（1）目的性。既然会议本身就是“因事而（集）会、因事而议（讨论）”的，那么，为会议而做的会议策划自然要根据会议目的、针对会议目标而展开筹划活动。

（2）预测性。策划在计划之先，计划又在行动之前，因此，策划最具前瞻性。它是基于对未来事情作出较为科学的可行性预测的基础上制订的，具有不确定性（或者称“风险”）。

（3）科学性。策划是建立在科学基础之上的预测和筹划，它不是某人的突发奇想，更不是谁的率性而为。人们在策划时要通过充分的调查研究、多方的了解比较、全面的概括总结，然后才能作出较为科学的预测。

（4）可操作性。周密严谨的策划能快速付诸行动，指导人们有条不紊地开展各项工作。

为什么一定要进行会议策划？这是因为，会议策划是会议完满进行的前提和保证。只有经过专业策划和充分准备的会议，才可能取得预期的会议效果。通过会议策划方案，明确会议的宗旨和目标，确定会议的性质、规模和参加者，从而为会议的准备和开展提供指导性文件。

会议的策划内容涉及会议的主题，会议目的，会议形式，会议的议程、时间、场所，以及会议资料、会议规范等重要问题。通常，一份完整的会议策划方案应包括以下内容。

▲会议目标和任务的策划。

▲会议议题的策划。

▲会议性质、参加对象、规模与方式的策划。

▲会议预算的策划。

▲会议名称的策划。

▲会议时间与地点的策划。

▲会议发言人与发言方式的策划。

▲会议议程、日程、程序的策划。

▲会议公关和宣传的策划。

（一）会议主题的策划

确定会议主题，使之有号召力、有时代感、引人注目，是会议策划的一项重要任务。围绕着会议的主题，我们要达到哪些会议目的、实现哪些会议目标，这是会议策划者必须清楚和明确的。

例如，我们已举办的2008年北京奥运会，其主题就是“绿色奥运”“科技奥运”“人文奥运”。这一主题的确定，集中体现了中国人民建设和谐社会、实现科技腾飞、与大自然一同和谐发展的梦想和追求。主题确定后，会议还配合主题需要，策划出“One World One Dream”“同一个世界、同一个梦想”的响亮口号，以扩大宣传，提高知名度。最终，在这一成功的主题的引导下，我们的北京奥运会取得了前所未有的辉煌，赢得了全世界的交口称赞，让世人叹为观止，为之叫绝。由此可见，主题的确定，对实现会议目标的影响是相当重大的。

要策划一个合适的会议主题，组织者应考虑如下几个方面。

（1）当前有哪些热点的议题。根据社会上政治、经济、文化、科技等领域中的热点话题进行会议主题的创意策划。

（2）目前国内外的热点事件、时事话题和新的思潮。会议策划者需不断更新观念，并一直关注所有国内外的热点问题，如市场格局的变化、国际时事政治的发展、新的技术和产品的问世等。

（3）竞争对手的具体情况。会议的内容应与其他的组织策划者的会议内容有所不同，内容和形式雷同的会议缺乏市场吸引力，会降低参加人员的热情。

（4）会议的目标群体最感兴趣和最关心的问题。会议的主要参加者所需要的信息和感兴趣的问题是什么？会议的目标群体的兴趣所在是会议的策划者必须关注的。

（二）会议名称的策划

策划会议名称一般采用揭示会议主要特征的方法，其主要内容如下。

▲揭示会议主题特征。

▲揭示会议主办者特征。

▲揭示会议功能特征。

▲揭示会议与会人员特征。

▲揭示会议出席范围特征。

▲揭示会议时间和届次特征。

▲揭示会议地点特征。

▲揭示会议方式特征。

会议名称一般由以下几个部分构成。

▲会议主办机构的名称。

▲会议的主题（或内容）。

▲会议的时间或范围。

▲会议的类型。

例如，“某某电子有限公司2011年新春产品发布会”，其中，“某某电子有限公司”是会议的主办机构，“产品发布”是会议的内容，“2011年新春”表明会议主题内容的时间和范围，“发布会”则表明会议的性质或类型。

又如，“某某职业技术学院2010年全院学生代表大会”，其中，“某某职业技术学院”是会议的主办机构，“2010年”是会议内容所针对的时间，“全院学生代表”则圈定了参加会议的人员范围，“代表大会”则表明了会议的类型。

（三）会议模式的策划

针对会议主题、会议目的、会议类型等的不同要求，可以对会议的模式进行大胆的策划。

1．常见的传统会议模式

（1）报告式。这是较为传统的一人讲大家听模式，适用于严肃会议，如各类法定会议、全体会议等。

（2）研讨式。研讨会具有较强的科研性质。与会者通常都已经或正在研究一个项目、实验一个产品或制造某件东西，大家就共同的专业兴趣进行交流探讨。它适用于专业性较强的会议人群。

（3）座谈式。座谈会是每位发言人轮流就中心议题发表自己的见解，发言者之间可以交流，与听众之间也可以交流，是一种较为灵活、便于互动的会议。它适用于上下级或部门间的沟通交流。

（4）现场式。现场办公，现场处理。它适用于高层领导下基层或突发事件的处理。

（5）联谊式。联谊式的特点为互动互补，多部门、多人群联合召开，形式活泼。一般机关、企事业合作单位常用这种模式。召开联谊会的单位或人群通常有互补性，如城乡联谊、军民联谊等。

（6）庆典式。庆典式是指庆祝性或商务性活动会，适用于特殊时间（如节日等）或具有商务、公关目的的会议。

（7）讲座式。讲座式会议常由一位或几位专家进行个别讲演，讲座的规模可大可小。观众在讲座后可以提问，有时主办方也会不安排观众提问。

（8）论坛式（沙龙）。论坛式也可以称为沙龙，模式较为灵活，通常由有共同兴趣爱好的人聚集在一起进行；也可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法。听众与发言人之间、发言人与发言人之间都可以自由交流。主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问。

2．现代新型的会议模式

（1）远程会议。远程会议主要是利用电话、卫星、视频等现代化科技手段，与会者即使相隔一定距离，不能同处一室，但凭借这些现代科技手段，也能够彼此聆听、彼此面对和交谈。早期的远程会议仅局限于电话会议，只能听闻其声，不能见其人；而随着科技的进步，远程会议的模式不断改进，已由普通电话会议发展为卫星电话会议、视频会议。

这种会议模式，既保留了传统会议的现场交流的真实感，又突破了空间距离给与会者带来的诸多麻烦和不便，因此为人们所乐于接受。但其推广却有较大的难度，因为与之配套的会议设备成本很高。另外，它还要求与会者有较高的文化素质，否则不懂操控和使用会议设备。因此，这种会议模式尚未普及。

（2）网络会议。随着现代网络技术的推广和应用，网络会议逐渐成为一种新的会议模式。网络会议通常是预先把某个事件或活动现场录制下来，然后转换成数字化的视频信号，通过电脑接收后传送到网络服务器，人们进入服务器后，就可以直接在线观看或下载后观看相应的内容了。

网络会议优点很多，因为是通过网络传递，所以不存在时间的障碍，同时也不占用太多的空间，减少了会议场地、差旅、餐饮等许多费用，所以网络会议大受欢迎，近年来普及很快。许多大公司召开会议或举办培训，都乐于采用这种方式。

（3）玻璃鱼缸式会议。这是一种独特的讨论会式的会议类型。其形式通常是：6～8名与会者在台上或房间里围成一个中心圈，中心圈内留一个空座，其他更多的与会者作为观众围坐在周围，只能旁听不能发言，由那些坐在中心圈的人发言和相互交流，观众如果想表达自己的观点或看法，必须走到中心圈，坐到那个空座上才能说话，发言完毕后回到原座。玻璃鱼缸式会议通常有主持人参加，主持人可以参加讨论，也可以只负责维持会议。

由于在会议进行中，大部分与会者只是围在外围观看、聆听那些圈中人的演讲（或讨论），其情形有点像围着鱼缸看里面的鱼活动一样，因此得名“玻璃鱼缸”式会议。这种会议模式近年来在许多的电视访谈节目中广为采用。

（4）头脑风暴（brain storming）。这是由美国创造学家A．F．奥斯本于1939年首次提出、1953年正式发表的一种激发性思维的方法，后运用于会议。其组织形式是：选择5～10人参会，最好由不同专业或不同岗位者组成，大家目标集中地就某个主题展开大胆设想，设想数量越多越好，畅所欲言；会议时间控制在1小时左右；设主持人一名，主持人只主持会议，对各人的发言不作评论；设记录员1～2人，要求认真将与会者的发言一字不漏完整地记录下来。

（5）休闲式会议。时下很流行这种边休闲边开会的模式，以这种模式组织会议，既不用看堆积如山的文件，也不要听令人昏昏欲睡的报告，更不必应付觥筹交错的饭局，与会者只需要放松情绪，亲近自然，在宽松自在的情形下商讨问题、研究工作。许多高端客户访谈会很乐于采用这种会议模式，同时往往也能收到比较好的会议效果。

无论是传统的会议模式，还是现代新型的会议模式，我们必须客观地看到，会议模式本身无所谓好或不好，关键就在于是否恰当、是否合适。所以，要提高会议的效率，选用最佳的模式并进行精心的策划是必不可少的。

（四）会议议程、日程策划

会议议程——根据会议议题对会议内容所作出的具体安排。依据议程提示，会议才能开得集中而有序。

会议议题——会议集中要讨论和解决的问题。议题作为会议交流的中心，往往引导和制约着会议代表的报告和发言。

通常，清晰明确的议题能够激发与会人员的灵感，起到集思广益的作用；含糊不清的议题则会造成沟通困难，从而影响会议的质量。所以，会议议题要准确、具体地体现会议目标，要为会议目标服务。同时，议题在草拟之后应请相关领导审核通过后方可确定。

1．策划会议议程的方法

1）商定会议时间

选择在恰当的时间集会，安排长短适宜的会议时间，不仅可以体现出组织者的会议意图，同时更能够提高整个会议的效率。因此，会议召开时间的选择、开会时间的长短是会议策划必须考虑的重要因素，需经过会议多部门、多方面商量、协调后方能确定。通常情况下，确定会议召开时间要考虑以下要素。

（1）是否适合会议组织人员完成全部准备工作。因为，会议的组织者是整个会议的关键人物，所以确定会议时间时，必须保证会议的组织者有充分的时间做好开会前的各项准备工作。

（2）是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。每一个会议的召开都有其要求必须到会的核心人物，他们能否到会对会议起着举足轻重的作用；而且只有其他与会者积极参加，才能使会议的目标最终得以顺利实现。一个会议，如果该出席的领导不能前来出席，该参与的会员又因这因那而缺三拉四不到会，那这样的会议恐怕只有改期再开了！否则人数不足，开了也只能达成一些无效的共识和决议。所以，会议的召开时间，应尽量和与会人员进行协调，以确保更多的人能来参加。

（3）会议召开期间的自然因素。例如，一些在公共场所举办的露天活动和集会，就要充分考虑到当地季节气候的变化和具体当天的天气变化等因素。组织者应尽量避免在气候多变的季节和地区集会，因为这不仅增加了组织会议的难度，同时也会影响与会者的出席和参加会议的情绪。

2）确定会期的长短

会期是指整个会议所需要的时间的长短。会期主要根据会议议程的多少而定，分半天、一天、三天、五天不等。

“会期适中”是指会期安排能够满足完成所有议程的要求，不拖沓也不紧张；其次还指每次集会应有时间限制，最佳的时间范围是在2个小时内，若超过这个时限，应安排会间休息。通常，根据以下要素来决定会期的长短。

一是看议题的多少。议题较多时，会期安排长些；议题较少时，会期安排短些。特殊会议除外。一般一次会议的议题应当安排适宜，以确保与会人员能够充分讨论和发表意见，同时也确保能够高效率地利用时间，解决问题。安排会议的议题有如下技巧。

▲一个主要议题和一两个小议题搭配安排。

▲将同类性质的议题同时提交一次会议讨论。

▲适当准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下供会议进一步讨论。

二是看议程的简繁。不同性质的会议有不同的会议程序。议程的繁简也会影响会期的长短，必须纳入考虑范围。

三是考虑松紧适度。会议议程和日程不宜安排得过密过紧，但也不要拖沓散漫，必须灵活安排，同时还要注意预留一点时间，以应对临时状况或特殊情况。

商定了会议时间又确定了会期长短后，大会的组织者才便于安排落实具体的会议日程，同时也便于在会议通知中写明，使与会人员能有计划地安排、协调好其间的工作。

2．安排会议议程的技巧

（1）围绕会议目的安排议程，即要保证会议目的的实现，要确保议程符合会议中心议题。

（2）重要人物优先原则，即要与参加会议的关键（或重要）人物协商，要保证他们能够出席会议，并且明确落实其在大会上的发言时间和发言顺序。

（3）重点议题优先原则。有些大会有多个议题，这时应按议题的重要程度来安排，原则上应把最重要的议题排列在先进行，次要的议题排列在后面解决。

（4）科学合理安排时间。原则上，围绕大会主题，每个单元时间的会议都要有相应的议程；在会议进行中，每个议题时间不宜过长，应控制在一个半小时左右，避免给与会者带来疲劳厌倦感。

同时要保证最佳的开会时间，一般上午8:00—11:30，下午3:00—5:30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。会议议程要注意利用这些规律作出科学合理的安排。

3．会议议程、日程的拟写方法

会议议程、日程的拟写方法将在第三单元讲解。

（五）会议的组织协调

1．组织协调工作的重要性

对于会议策划而言，组织协调是必不可少的，它是能否顺利落实各项会务工作的前提条件。只有具备了较强的组织协调能力，才能有效地安排落实各项会务筹备工作，使每个部门、每个岗位都有人来承担相应的工作、担负起相应的职责。

2．组织协调工作的内容

会议策划的组织协调工作的内容有以下几个方面。

（1）资源的协调，即通过会议策划，充分调动和利用各种资源，使之合理搭配，取得最佳的使用效果。如资金的运用、人员的统筹安排、场地的选择等。

（2）任务的协调，即通过会议策划，区别轻重缓急，使那些紧急的、重要的会务工作能够及时得到落实和解决，以保证会议工作全面、有序地铺开。

（3）人员的组织与协调，即要搞好人员管理，要激励下属，善于将团体目标和个人目标统一起来，将团体目标的实现与员工个人愿望的满足统一起来，提高大家的团体意识和集体责任感，激发大家的积极性，使各项工作落实到人、落实到位。

（4）矛盾冲突的协调。会议策划及实施过程中，必然会遇到一些矛盾冲突或突发事件。如果事先缺乏这些方面的设想和准备，没有策划好解决冲突的办法，没有足够的应变能力，那么势必会让大会工作处于被动、停滞的局面，进而影响整个会议的进程。

（六）会议公关与传媒策划

1．会议公关策划的含义

会议公关策划是为会议方案而构想、设计、制订传播沟通方案的智力活动，是公关人员根据组织形象的现状和目标要求，谋划公关战略、设计专题活动、制订具体公关活动的最佳行动方案的过程。

2．会议公关策划的内容

会议公关策划的内容包括：

▲活动名称；

▲标语和宣传品；

▲会议形象设计；

▲危机处理预案；

▲媒介策略。

由于公关活动过程同时也是组织与公众进行信息传播、实现双向沟通的过程，因此，选择恰当的传播媒介是使活动取得成功的重要保证。广播、电视、网络等都是现代公关活动常选的传媒。

3．会议公关策划的要求

会议期间安排的一切公关活动，都要围绕会议目标和主题来展开策划和设计，活动内容要紧扣大会主题，活动形式则要有创意、新颖，能吸引人。

4．会议宣传和公关策划的方法

（1）媒体沟通法。利用各种媒体，包括报纸、杂志、广播、电视、网络等对会议的组织和内容进行跟踪报道，在会议召开之前和之后召开新闻发布会，为新闻媒体准备统一的新闻宣传稿等。

（2）内部宣传法。利用组织内部的各种报纸、刊物、宣传手册、黑板报、广播和局域网进行宣传。

（3）群众工作法。通过培训和传达，使群众对会议组织和会议精神有所了解，使人人成为会议精神的宣传员。

（4）气氛渲染法。利用会场的布置、会议口号和标志、会议筹备启动仪式、会前新闻发布会等营造和烘托会议的气氛。

进行会议策划时，要尽可能地发挥出“策划”本身所具有的功能。

1．竞争功能

竞争功能，即策划者以智谋及其策划方案，协助策划主体赢得政治竞争、军事竞争、经济竞争、技术竞争和形象竞争等方面的主动地位，使其稳操胜券或有所作为。这是人们进行有效的策划的目的之一。

2．决策保证功能

决策保证功能，即策划者为策划主体进行谋划、探索、设计多种备选方案，决策者以策划方案为基础进行选择和决断，从而保证决策的理智化、程序化和科学化，最终，确保未来即将进行的活动能有条不紊地按预定的目标进行。

3．计划策定功能

计划策定功能，即策划机构在做出具体计划或规划之前，先运用科学的策划运作程序，对计划进行构思和设计，为计划的生成提供智谋母体，使计划变得切实可行，使预算投向可靠。

4．预测未来功能

预测未来功能，即策划者针对策划主体发展的长远问题或本质问题，针对环境的变化发展，进行超前研究，预测发展趋势，思考未来发展问题，提高策划主体适应未来和创造未来的主动性。

5．管理创新功能

管理创新功能，即策划者遵循科学的策划程序，从寻求策划主体的问题或缺陷入手，探索解决管理问题的有效途径。这实质上是一个管理创新的过程。

·训练目标

明白会议策划过程中组织协调的重要性。

·知识要求

会议策划的内容和会议功能等相关知识。

·训练要求

（1）对任务描述中的案例进行分析，指出不妥之处。

（2）多变通知会给会议带来什么影响。

（3）根据任务描述所涉及的内容，写出合适的通知。

·任务描述

有一次，某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性的会议。为了给有关单位充裕的时间准备会议材料和安排好工作，大会决定先由领导机关办公室用电话通知各地和有关部门，然后再发书面通知。

电话通知发出后没多久，某领导来指示：这次会议很重要，应该通知参会单位，必须派负责该项工作的领导人来参加，以便更好地完成这次会议落实的任务。于是，在书面通知中即刻对与会人员要求做出了修改，通知随即送出。

书面通知送出后不久，另一领导同志又来了指示：会议议程中要增加另一项工作的研讨，请通知该项工作的负责人也要前来参加会议。于是，负责会务工作的机关办公室人员又赶紧再发补充通知……

如此再三，一个会议通知，通知完了又改动，改动完了又补充，前前后后发了三次，三次的版本都不相同，搞得参会单位无所适从，怨声载道。大家私下里都说，会议领导为什么不协调好、落实确定后再发通知。

·操作提示

（1）可按照任务描述中的情景模拟操作，体会多变的感受。

（2）观摩或参加一个现实会议的策划工作。