进行会议策划

任务一　进行会议策划

学习目标

能力目标：能够进行初步的会议宏观策划。

知识目标：掌握会议策划的概念、作用;掌握会议策划的流程。

任务描述

“香楠公司”是一家儿童服装公司，主要生产各类儿童服装，是国内著名品牌，产品科技含量高，引导市场潮流，市场占有率国内领先。去年公司销售业绩喜人，今年又开发了系列新品。公司总经理刘梦晓拟举办一次“全国性新产品订货会”，他责成办公室秘书张玉牵头进行会议策划安排。

●任务分析新产品订货会是企业常见活动，成功的会议策划是订货会取得良好效果的第一步。进行会议策划需要熟悉策划的流程，熟悉策划的内容要素，熟悉宏观策划与微观策划之间的联系与区别。

基础知识

一、会议策划的基本概念

策划又称“策略方案”和“战术计划”，是指人们为了达成某种特定的目标，根据现实情况和已经掌握的相关信息，借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、设计、制作策划方案的过程。

策划包含宏观与微观两个过程：第一，策略方案的思考;第二，计划编制。策略思考是为达到某种特定的目的，所需采用的方法论的思考与设计。计划编制是指按照已经确定的方法论，编制具体行动的计划的过程。

日本策划家和田创认为：策划师通过实践活动获取更加智慧的效果，它是一种智慧创造行为。

好的会议策划，一要对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性;二要在某些方面有突破、有新意、有创意。

会议策划分为宏观和微观两种，宏观的会议策划是指会议策略方案的思考。微观的会议策划是指某个会议召开之前，会议的主办者或是承办者根据会议目标，对一个具体会议的形式、规模、参会人员、时间、地点、会场布置、会议议题和议程、会务工作机构的成立与分工、会议的财务预算等方面，做出构想和设计，形成系统、完整的会议活动方案。

宏观的会议策划和微观的会议策划的关系：宏观为微观提供方向指导;微观为宏观提供执行支撑。它们都是会议活动的前期准备阶段，当总体构想完成，有了开始的“创意”之后，就应该有细化的会议策划活动方案，以保证会议活动的开展。

二、会议策划的作用

策划具有点石成金的功用。“凡事预则立，不预则废”，在开展会议活动前，必须进行全局的谋划。在会议策划过程中，主办者要对会议的预期效果、自身的主、客观条件进行分析，明确努力的方向和目标;要对各种有利因素加以组合运用，对各种不利因素进行回避和克服;要拟定一整套会议行动方案。一个目标清晰、任务明确、计划周密的会议策划方案是会议成功的前提。由于策划对各种有利因素、有利资源进行了优化组合，可以使这些因素、资源发挥最佳效用。会议策划的作用主要表现在以下几个方面：

(1)为会议提供指南与纲领。

(2)为会议提供新观念、新思路、新方法。

(3)推动会议管理创新。

三、怎样进行会议策划

1.会议策划的流程

会议策划流程图

从流程图可以看出，会议策划是一个循环的过程，是一个双向沟通的过程，是一个不断完善的过程。策划永远有瑕疵，但它本身是一个追求完美的过程。

(1)明确会议目标

会议的目标是会议举办者所期望的成果，是会议所要完成的具体任务。明确会议目标就是要解决为什么开会这个最基本的问题。只有目标清晰、任务明确，会议才能发挥应有的作用。正确的会议目标应该具备以下条件：

1)会议目标必须明确具体，而且可以测量。

含糊笼统的目标很难作为行动的指南。例如某公司领导因为感到该公司成本过高，决定开会研讨降低成本的办法和措施。如果将会议目标确定为“探讨如何降低成本”，则该目标肯定难以为与会者提供行动的指南，因为这个目标没有具体地指出成本要达到多少，以及在多长的时间内达到。如果将会议目标修改为“探讨如何在本年度将成本降低50%”，则上述缺点将不复存在。

2)会议目标必须切合实际。

目标太高，脱离实际，人们就会失去实现它的信心，即使形成决议，也是一张白纸，不会对本组织的发展有任何实质性帮助。目标太低，人们就会失去努力的兴趣。因此，会议目标不但应具有挑战性，而且也应有被实现的可能性。

3)会议目标必须以书面方式列出。

用书面方式列出会议目标，①有助于目标的内涵澄清;②书面形式较正规，易引起与会者的重视;③当目标较多时，容易理清各目标间的关系。

4)会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”。

“应做什么”是以领导者为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。以领导者为本位的目标，远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被定为“向员工宣传新的请假程序”时，会议负责人可能只会照本宣科一番而草草了事;但若会议目标被定为“让员工了解新的请假程序”，则会议负责人将不能不关心员工对新的请假程序是否已真正了解。

(2)开展调研，收集信息

收集信息的范围：

1)收集与会议有关的法规性信息，包括政策、法规、规章制度等，使会议策划符合法律要求。

2)收集本组织内外相关的有利信息，尽量利用各种资源，使会议策划达到效益最大化。

3)收集本组织内外相关的不利信息，尽量避免各种潜在的威胁。

4)收集相关方面的各种建议，提高策划的民主性、科学性。

收集信息的注意事项：

1)围绕目标收集信息，增强针对性。

2)制定收集计划，增强计划性。

3)坚持群众性、广泛性、深入性原则。

4)收集信息要将质量与数量相结合。

5)对信息进行筛选。

(3)分析信息

分析信息的具体步骤：

1)优势分析：分析可利用的资源、有利的条件，找出优势。

2)劣势分析：分析欠缺的条件，看清劣势，发现潜在的风险。

3)预测分析：预测可能出现的情况。

分析要求：

1)分析应具有远见与预见性。

2)分析应具有很强的针对性。

(4)设计方案

设计策划方案至少要有2种以上，以便进行综合比较，择优选用。一份合格的策划方案至少应该包括以下内容：

1)制订方案的依据。

2)要达到的目标。

3)现有的主客观条件。

4)实现目标的途径、方法。

5)可能出现的问题及解决方法。

(5)比较论证，选择方案

运用合理的标准和科学的方法选择方案。

合理标准三原则：

1)全局性。这是选择方案的根本原则，也是首要标准。

2)可行性。运用这项原则进行方案选优，能够处理好整体与局部的关系。

3)效益性。离开了效益，策划就毫无价值，所以这一点也是不可忽视的重要标准。

科学的方法：

1)比较法。即寻找两个或者多个方案之间的异同点，比较它们与目标的契合程度。

2)情节推演法。情节推演法是根据一整套情节假设来推演未来一些可能状况的方法。

为了保证选择方案的正确与合理，需要注意几点：一是要对所拟订的方案进行客观地评估;二是要有明确的选择标准(一般用活动目标为标准);三是要民主决策。

(6)追踪实施，反馈修改

任何方案在正式实施前，不可避免带有一定的主观性和局限性，这种特性使策划方案有可能偏离目标或出现失误。为了保证方案的实施，应随时追踪评估反馈信息，尤其要重视不同的意见，批评的声音，对策划方案进行适当的修正。

2.会议策划方案的具体内容

开会之前的准备工作至少包括下列八项：(1)确定会议的目标与主题;(2)确定会议的形式;(3)确定会议规模;(4)确定与会人员;(5)会议场地的布置;(6)议程的制定;(7)会议通知的派发;(8)开会前的最后审查。

一般来说，会议策划所涉及内容的前四项属于宏观层面，后面几项属于微观层面。这里只涉及宏观策划内容，微观策划内容待后面相关任务环节进行介绍。

(1)确定会议的目标与主题。

会议策划目标的相关内容介绍已见上节。

会议主题：

会议主题是会议目标的具体化。主题是文学作品的灵魂、统帅，开会也是这样。确定会议主题，使之有号召力、有时代感、引人注目，是会议策划的一项重要内容。

确定会议主题之后，还应考虑策划出响亮的会议口号，以利公关宣传，提高美誉度。2005年1月1日，北京奥组委面向社会，公开征集第29届奥运会主题口号。经过认真研究，反复论证，最终形成了“One World One Dream”(“同一个世界、同一个梦想”)的主题口号，增强了北京奥运会的影响力和号召力。

确定主题的方法技巧：

1)围绕会议目标确定会议主题，引起与会者的注意和共鸣。

2)围绕提高企业美誉度提炼主题。如某公司拟举办一次产品推广会，后经调研，决定将单纯的推广会，改变为集年终答谢客户、促销推广于一体，并根据会议性质确立了“浓情××冬日送暖”的会议主题。

(2)确定会议的形式。

会议已经高度程式化，不论何种类型的会议，基本都是将有关人员召集起来，集中在某一场所进行商议，在一定的时间内完成会议议题。这是会议的基本形式，但会议还有各种不同形式。采取何种会议形式，需要综合考虑会议目标、与会人员、会议性质等诸多因素。有关会议形式的内容参见“项目一”相关部分的介绍。

(3)确定会议规模。

1)确定会议规模的原则

①能少则少原则。避免与会议议题无关的人或对会议起消极作用的人与会。

②依法原则。某些会议(如代表大会)规定了依法享有参会权的人员，必须遵守。

2)会议规模的确定

①需要互动讨论型的会议

这种会议需要经过与会者之间深入交流，所以与会者能否积极互动，是这种会议能否成功的关键。研究表明，当会议规模超过7人时，每增加1人，互动的频率可能相应增加10倍以上。

②不需要互动讨论型的会议

有些会议并不需要与会者互动，如宣布事情，发布信息等，这样的会议可以根据信息接受的对象范围来进行确定，如果客观条件如时间、地点等容许的话，可以将会议规模扩大到所需要的程度。对于事情的传达，应尽量减少会议次数，以大幅度提高效率，节约更多时间。

③其他类型的会议：法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议人数的依据。没有特殊情况或不经过组织程序，任何人都不可以随意剥夺法定与会人的与会权利。各种专题会议或工作会议的参加人数，由会议的组织者根据实际情况自行掌握，以严格控制为原则。对特邀代表、列席代表和其他来宾的限定，主要的原则是人员不可过多，避免喧宾夺主和使会议负担过重。

3)确定会议的规模必须综合考虑的因素

①效率

会议的规模直接制约会议的效率。一般来说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高;反之，会议效率就越低。

②成本

会议规模与会议成本是正比关系：规模越大，会议成本越高。在确定会议规模时，先要考虑能够承受的会议成本，做到量力而行。

除了考虑会议的显性成本外，还要考虑隐性成本。会议的显性成本是指投入会议的人力、物力、财力;而隐性成本是会议参加者的时间投入、机会成本支出等。

③效果

会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。需要根据会议性质、会议目标，因时制宜、因地制宜。

④场地

一般来说，规模决定场地;但场地对会议规模也会产生相应的限制。因此，决定会议规模之前应先考察场地条件。

(4)确定与会人员。

会议的成功需要多方面的要素，但最关键的还是参加会议的人。所以筛选与会者是会议组织与策划工作中最重要的一环，也是会议准备工作中难度最大的一环。很多会议主办者为确定与会者的名单而大伤脑筋，这在单位内部会议中尤其明显。

1)筛选与会人员的标准

①与会议议题有直接关联的人员。

直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。这种人员到会，不但可以帮助其他与会者客观详尽地了解情况，而且会议的决议由于他们最直接的参与也比较容易达成。

②可以提供专业意见或独家信息的人员。

他们能够使讨论更有效率地进行。同时，他们的专业意见和准确消息，往往会对会议决策起到决定性的作用。

③对实现会议目标有潜在贡献的人员。

会议既然是以目标的实现为导向，因此在决定与会者人选时应优先考虑的，就是对实现会议目标有潜在贡献的人。

④能够因参与会议而获得利益的人员。

这在各类商业性会议中尤其重要。

⑤有利于会议组织者意愿表达的人员。

对于会议组织者来说，重要的不仅是会议议题的讨论和会议进程的顺利，还要使自己的意愿能够在会议上得以充分表达。所以对于会议组织者意愿的表达所可能持有的态度，也会成为选择与会者的参考标准。

2)筛选与会人员的注意事项

需要特别注意的是，与会者人数不宜太多。理由有三个：

①会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。

②在规定时间内，与会者人数越多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。

③与会人数的增加，将使沟通趋于困难。

在单位内部会议中，还应考虑以下因素：

由于与会者的立场不同，会对会议的进程产生不同的影响。为了让会议顺利进行，需要关注以下三类人员：

①代表一个团体或群体的人。

某些与会者代表了一个团体或群体的利益，如果拒绝这样的人参与会议，可能会引起一个群体的不满和愤怒。让他们有一个适当的途径来充分表达自己的意见，是管理者应当采取的一种明智的措施。

②能够对会议起到协调作用的人。

协调者对会议来说是非常必要的，他们可以防止会议因与会者之间的对立而夭折。一般来说，会议主持人或其他会议组织者应当扮演会议协调者的角色，但他们并不一定都能够完全胜任，所以另外还需要其他与会者来大力发挥会议协调者的作用。这种人可能是人缘很好的人，可以在不同的与会者之间做“和事佬”;也可能是公认做事公平公正的人，在关键时刻的表态可以得到大家的一致认可。

③容易闹事的人。

对于这样的人，原则上应尽量避免让他们参与会议，因为他们很可能会使会议中途夭折。但有时候如果不让他们参加会议，可能同样会造成事态扩大。因此，对此要谨慎安排，例如让更有权威的人士同时参加会议，充分利用权威人士来制约他们可能在会议上采取的行为，以此来尽量控制他们对会议的不良影响。

当然，在这里需要注意的是，“必不可少”依然应是选择与会者的第一条件。

3.会议策划方案的注意事项

(1)突出特色。每次会议的要素之间都存在差异，“差异”是特色的突破点。可以考虑本次会议的要素之中，哪个比以前更好，哪个不如以前，努力使好的更好，就是特色，例如活动更丰富，细节考虑更细心，礼仪更周到等等，都可以做出特色。同时，要尽量改善“不如以前”的要素。

(2)突出重点。围绕会议目标，围绕主要任务，围绕重点议题进行设计。会议策划要主次分明，避免平均使用力量。

(3)尊重惯例。会议不是个人行为，不能为了特色而脱离常规。例如，当主席台背景天幕上需要插红旗的时候，惯例是天幕的左右两边各插五面。这时，就不能为了特色而插三面或者四面。

工作实例

会议宏观策划

会议宏观策划是会议工作的第一步。一般而言，比较大型的会议更需要进行宏观策划。中型会议和小型会议更多直接进行微观策划。

1.会议目标和会议主题策划

(1)会议目标策划

根据公司总经理刘梦晓拟举办一次“全国性新产品订货会”的指示，同时考虑到企业去年喜人的销售业绩，考虑到销售商的贡献，明确此次会议目标为“感恩客户，推销新品”。

(2)会议主题策划

会议主题是会议目标的具体化。围绕会议目标，明确此次会议的主题和口号是“一日携手，终身朋友;异彩新品，引舞潮流。”整个会议主题突出“感恩，温情”，并配合主题，在会议活动设计上突出互动。

2.会议形式策划

根据会议目标，此次会议的基本属于展销会议，即“为了展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌而进行的一种宣传活动。”但其中也辅助以联谊会、答谢宴会的形式。

另外，从会议规模来说，此次会议属于中型会议，即出席人数在100～1 000人之间的会议。按会议方式和手段，此次会议属于常规会议，但同时在展示环节拟安排模特队T台走秀，因此属于辅助以观摩会形式。

3.会议规模策划

综合考虑效率、成本、效果、场地等确定会议的规模必须综合考虑的4因素，明确此次展销会议的规模控制在100～150人，以提高效率，控制成本，增强效果。

4.与会人员策划

此次会议是香楠公司的一次重要的全国性的销售会议，因此，按照筛选与会人员的5项标准，明确与会人员为：公司高层管理人员，公司销售主管及销售人员，公司新产品生产及研发设计人员，公司公关部，各地经销商。

典型案例

浙商大会：让每一个参与者都有收获

2006年6月2日至4日，由浙江日报报业集团、浙江省人民政府经济技术协作办公室、浙江省工商业联合会、浙江广播电视集团、浙江省私营(民营)企业协会共同主办，《浙商》杂志社等单位承办的2006浙商大会在杭州成功举行。据统计，海内外共有15 000余人次参加了浙商大会暨浙商论坛、首届浙商投资博览会的系列活动。会后，海内外浙商及媒体对这次活动给予了很高的评价。

这种规模大、规格高、海外人数多、影响力深远的大会为什么能办得如此成功呢?原因是多方面的，但我们感到最重要的是大会解决了参与者实际需求的问题。

一般来说，要开好一个会议，关键是要明确谁来开会、用什么办法让他来开会这两个问题。对浙商大会来说，谁来开会?这个问题显然不用回答，肯定是浙商。用什么办法让浙商来开会?却是一个要好好研究的问题。

要让浙商主动参与，主办者就必须从浙商的需求入手，设计会议的内容和形式，以此来吸引浙商。

一、立足乡情

浙商在全国各地经商办厂，有的很早就出去，有的是最近几年才出去。这些人对浙江家乡有深深的眷恋之情。因此，主办方一开始就把浙商大会定位成天下浙商的年度大聚会，赋予了大会更多的乡情友情。

二、立足前瞻

因为先发优势，浙江及浙商发展中所碰到的问题，往往是中国经济发展的一些前沿问题，带有明显的前瞻性。

鲜明且有针对性的主题内容，再加上权威且有见地的专家加盟，这些都为浙商了解国内外宏观经济走势、把握产业和行业动向提供了机会。再加上，浙商大会坚持服务浙商的公益原则，不向与会浙商收取参会费用，使得浙商大会具有了极强的号召力。

三、立足务实

浙商需要投资，需要找好的项目。而全国各地的城市又纷纷到浙江来招商，需要浙商去投资。从2005年开始，主办方就在浙商论坛上安排相关的城市投资项目推介活动，受到了浙商的欢迎。因此，从2006年开始，主办方就决定在浙商大会期间同期举办一个浙商投资博览会，为浙商找项目和项目找浙商提供平台，为浙商在更大的范围内整合资源提供平台。

浙商大会是一个务虚的活动，浙商投资博览会是一个务实的活动。一虚一实，相得益彰，既满足了浙商开阔视野的需求，又满足了浙商讲究实效的需求。浙商大会与投资博览会有机结合，正是浙商大会万商云集的重要因素。许多浙商和参展城市都是高兴而来，满意而归。

资料来源金海忠：《浙商大会：让每一个参与者都有收获》，载《会议》，2008(4)。

●案例分析“浙商大会”的策划主题鲜明而且富有前瞻性，突出乡情友情，为商业会议平添几分柔性色彩。会议形式上突出“虚”“实”搭配，使会议成功举行，保证了会议目标的实现。

上海九州通首创休闲型会议模式

为感谢供应厂商长期以来的精诚合作，加强2008年业务合作，稳定良好的合作关系，2007年11月24日至30日，上海九州通分批邀请了30余家钻石级供应商，在九州通“缘园”休闲中心隆重举行“钻石级供应商”总经理围桌会，日前会议已圆满落幕。

上海九州通公司利用公司修建的“缘园”休闲中心，在小木屋里与来宾共度了一段美好的时光，让客人留下了难忘的印象。会议有以下四个特点：

一是规模小、档次高。参加此次会议的上游厂商一共30家左右，都是年采购任务在500万元以上的厂家，参会者均是公司总经理或营销总监。

二是会议短、交流长。在本次供应厂商总经理围桌会议中，九州通公司尽量减少会议的时间，把更多的时间安排在交流和沟通上。每次的会议时间大约在40分钟左右，其他的时间交给了采购员，让他们在温馨的小木屋里，伴着香茶单独与客人进行交流、谈判。

三是边娱乐、边交流。九州通公司利用自身的资源，安排客人在休闲中心的湖边钓鱼。公司采购员、总经办领导陪同客人一边钓鱼一边聊天。这种轻松、温馨的谈判方式，使双方都不觉得累，在不知不觉中把2008年的合作意向初步拟定下来。

四是节成本，显特色。在本次接待中，我们没有安排大酒店，而是安排所有的客人住宿在公司酒店，一是让他们感受九州通人的真诚服务，另外也可以方便与他们单独的交流。会议交流的地点选在了极具江南水乡园林特色的“缘园”。考虑到一次容纳不下那么多人，九州通公司采取了分批的方式进行，一来解决了接待问题，二来分批进行可以总结上次接待的不足，为下批接待做好充分的准备。初冬的缘园碧波荡漾、波光粼粼，让所有客人耳目一新，全程接待让他们感受到了一种温馨，而不是往日开会的“辛苦”，彰显了本次会议的特色，展示了九州通的实力与风采。

资料来源：http://www.jzteyao.com.cn/jzteyao/news，2007－12－03

●案例分析上述案例中的最大亮点在会议的形式——休闲型会议，其特点正如文中总结的“会议短、交流长”，“边娱乐、边交流”。为保证效果，还采取了分批接待的方式。这一切都体现了“客户第一”，为对方着想的思维。

训练项目

进行会议宏观策划

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握会议宏观策划的方法。

(2)实训背景。以本校一次校庆(或者学生所在系部一次校友返校活动)为背景，进行宏观会议活动策划。

(3)实训内容。如果你是办公室秘书，请根据实训背景，拟定一份会议宏观策划方案。

知识链接

撰写会议方案的十种方法

1.主题要以传递“为什么”为基础。

2.设计一个令人耳目一新的宣传册，包括新颖的封面和封底(收件人往往先看邮件的标签)。

3.标题和副标题要写得与参会者的利益密切相关，而且还要有创造性。

4.写一个简要版本，以备必要时使用。记住：少就是多。

5.方案的设计要充满张力，引导读者把它读完。

6.有效地使用颜色。强烈的三原色会给人留下深刻的印象，但颜色的数量要少。

7.使用一些能够让潜在参会者有所联想的图片，并增加它们的可信性和视觉冲击力。

8.使你的方案设计在外形上看起来与众不同，或者尺寸很特别。

9.要有呼之欲出的行动内容。要创造紧迫感，要有激励措施字样(例如，省钱!免费!获胜!)。

10.整个推广活动中要有连贯性，并通过连贯性来让人们了解并获得认可。

资料来源：http://www.meetingschina.com

复习思考题

1.什么是会议策划?

2.会议策划方案的内容要素有哪些?

3.会议策划的工作流程包括哪些内容?

4.确定会议的规模必须综合考虑的因素有哪些?

5.筛选与会人员的标准有哪些?