会议旅游的策划

（3）其他组织会议旅游

其他组织会议旅游是指以其他各类组织机构为开展各类形式的会议进行的一项特殊旅游活动。如世界卫生组织、世界贸易组织、世界旅游组织，每年都要组织、举办各种类型、规模和档次的国际性大会、论坛、研讨会等。

3）会议旅游的特点

作为旅游的一种，会议旅游的一般性特点与其极为相似。那么会议旅游除具有旅游一般性特点外，还具有哪些其他特点呢？

之前提到会议旅游是以“会议”来界定的，其概念的核心是“由会议的目的引发的旅游活动”，这是会议旅游与其他旅游形式相区别之处。由会议这一根本原因引发的旅游活动，在目的上具有广泛性的特点。例如，参加会议、对会议活动进行采访和报道、陪伴和协助会议代表利用会议之机进行观光和娱乐活动、结交新朋友、暂时远离日常工作环境、满足对会议举办地的好奇心、赢得同事的尊重等。这些目的的产生都是基于会议旅游最根本的引发原因（或吸引力因素）。由此我们看到，尽管会议旅游者的主要旅游目的是参加会议，但并不意味着参加会议是会议旅游活动的唯一目的，因为在现实的会议活动中正是由于旅游的参与才使得其更加生动活泼，更加富有吸引力。因此，可以说，会议虽然是旅游的载体，但是会议一旦离开了旅游，必将黯然失色，同样，旅游离开了会议，也失去了一个发展机会。作为会议旅游这项活动来说，会议与旅游两者在发展中是相辅相成的。

（1）公司类会议旅游的特点

①数量庞大，范围广泛。

公司类会议旅游是会议旅游市场的主要组成部分，并且发展非常迅速。统计数据显示，从会议数量和与会人数上看，公司类会议旅游均占会议旅游的大部分。公司类会议旅游涉及范围也很宽，具体可分为国际、全国和地区性销售会议，新产品介绍和零售会议，专业/技术会议，管理会议，股东会议，培训会议，公共会议，奖励会议等形式。

②旅游时间选择呈现出周期性与灵活性相结合的特点。

调查表明，公司类会议旅游依会议类型不同而呈现出不同地点时间选择。部分旅游形式具有明显的周期性，如国际、全国和地区性销售会议，股东大会通常是每年举办一次，奖励会议也有一定周期。但是大部分的公司类会议旅游是根据需要而定，而非按固定的时间周期来举行。

③旅游前期筹备时间比较短。

由于公司会议一般就过去或未来较短一段时间内的公司事项进行总结和计划，因此，公司类会议旅游的前期准备时间一般都比较短，一般不超过1年，多数在3～6个月。不过年度销售会议一般在举行前8个月或1年开始计划；对于奖励会议，可能提前8～12个月考虑旅游目的地；而大型会议，对目的地的考虑可能会提前两年。

④旅游地点选择通常具有重复性。

公司类会议旅游对旅游地点（即会址）的选择主要从公司的实际需要出发，考虑设施条件、服务质量、交通费用及便利程度等，对会议旅游地点一般遵循的是就近选择原则，不需要考虑变更地理位置的问题。因此，公司类会议旅游大都具有在固定地点重复举行的特点。不过，会议旅游会影响旅游地点的选择，如当举行股东年会这样隆重的会议时，主办者也可能会每次选择不同的举办地。

⑤逗留时间较短。

绝大多数的公司会议旅游控制在1～2天，培训或奖励会议旅游的时间可长达3～5天。会期直接决定了会议旅游者在旅游目的地的逗留时间。短暂的异地逗留时间为旅游接待企业提出了较高的挑战，调查证实，无论是旅游从业者如导游人员或者是会议旅游者与其他类型的旅游从业者和旅游者相比，在会议旅游中的时间紧迫感要强烈很多，个人精力也相对损耗较大。

⑥会议主办者决策集中，多数会议旅游者缺乏自主性。

公司类会议旅游的主办单位往往由公司的高层管理人员或部门主管对会议的各项安排作出决定，因而会议决策权掌握在少数几个人的手中。而大多数公司类会议旅游者是会议主办者的雇员，因此无论他们在主观上情愿与否，都必须参加会议旅游活动，缺乏自主性。

（2）协会类会议旅游的特点

①旅游时间选择周期性明显。

与公司类会议旅游不同的是，协会类会议大多是例行会议，因此其旅游时间显示出固定的周期。常见的情况是每年1次的协会年会，也有1年召开两次大会或两年召开1次大会的情况，一些国际性或全国性协会除了举行以1年为周期的年度大会外，还附带补充规模小一些的1～3次的地区性大会以完善年度大会。另外，比如欧洲会议主办者考虑到让会议代表在会后进行一些观光游览和休闲娱乐活动，经常将会议安排在8月前后，这样的安排正好避开了欧洲8月份的假期冲突，从而既方便会议代表自由活动，也有利于协会组织活动。

②旅游筹备时间较长。

协会会议旅游总是事先计划好的，一般对年度大会来说有2～5年的筹备时间，其他较小的协会会议也要8～12个月。会议规模越大，前期准备时间越长。会议主办者需要大量的时间来考察和决定会议举办地。有时即使最终决策提前两年作出，也是足足花费5年的时间进行调研和讨论的结果。会议举办地应充分利用会议筹备时间来展示自己的旅游形象和推销会议旅游产品。

③旅游地点选择变换性强。

与公司类会议旅游不同，协会类会议旅游需要经常变换会议举办地以保持会议吸引力。实践证明，会议地点也是一个关键性因素。如果会议举办地有吸引力，不仅会有更多的与会者，还会带来与会者的配偶等其他会议旅游者。

④逗留时间相对较长。

由于协会类会议与公司类会议的主办者不同，出发点不同，从而使得协会类会议的会期80%在3天以上，一般为3～5天，从而延长了会议旅游者在旅游目的地的逗留时间。

⑤会议主办者决策分散，会议旅游者自主性强。

协会类会议主办者的会议决策过程较为复杂，一般分为两步，首先是从各种建议中进行初期筛选，而后才作出最终决断。

协会类会议主办者不是由少数个别人直接对会议事项作出最终决定，而是由来自各地方的多数人分步骤地进行，其会议决策权掌握在较多人的手中。此外，由于协会类主办单位与其会员之间不存在公司主办单位与其公司员工之间的上下属或者行政隶属关系，因此，不能对会员使用命令或强制的方法让会员参加会议旅游活动，因而协会类会议旅游者对于是否出游具有一定的自主选择权，具有较强的自主性。

（3）其他组织会议旅游

其他组织会议旅游是指不属于公司类或协会类的会议主办者开展的会议旅游活动。这类旅游主要包括政府会议旅游、工会和政治团体会议旅游、宗教团体会议旅游、慈善机构会议旅游等，在会议旅游市场中也占有相当重要的地位。这类会议有3个共同特征。

①旅游费用更具有公共性。

主要来自行政拨款、成员缴纳的会费以及公众的资助、捐助或者募捐。

②对旅游目的地的选择具有一定的规律性。

其他组织会议旅游对旅游目的地的选择一般都有一定的规律性，比如，政府会议一般与该会议的等级有关，如省级会议一般选择在省会城市；地级市的会议会选择地级市召开；宗教团体的会议旅游会选择在具有一定宗教氛围的城市，或者说对宗教来说具有特殊意义的目的地召开等。

③会议旅游项目一般与该组织行业性质有关。

会议旅游项目与该组织行业进行的相关活动有一定的关系。比如，宗教团体会议可能倾向于去参观宗教圣地，而政府会议旅游则倾向于与此次会议的主题相关联。

4）会议旅游的作用

2014年8月9日，《国务院关于促进旅游业改革发展的若干意见》（国发〔2013〕31号）正式发布，提出旅游业是现代服务业的重要组成部分，带动作用大。加快旅游业改革发展，是适应人民群众消费升级和产业结构调整的必然要求，对于扩就业、增收入，推动中西部发展和贫困地区脱贫致富，促进经济平稳增长和生态环境改善意义重大，对于提高人民生活质量、培育和践行社会主义核心价值观也具有重要作用。其中，要规范整合会展活动，发挥具有地方和民族特色的传统节庆品牌效应，组织开展群众参与性强的文化旅游活动。会议旅游的重要作用体现在以下方面：

①综合效应，促进产业升级。

会议旅游，尤其是国际性的会议旅游能够带动相关产业的发展，促进就业和消费。2014北京统计年鉴显示，2013年北京接待会议26.9万个，接待人数1714.6万人次，会议收入高达1192.2亿元人民币。

会议旅游市场潜力巨大，未来经济规模不容小觑。会议发展依托于城市的硬件建设，要求举办地提供较为全面的配套设施，会议场所的选择要考虑到周边酒店的数量、分布、距离、规模和星级。会议市场的发展符合旅游业与文化产业融合的趋势，可以促进地区高端产业要素的聚集。体现在会议发起者集聚在优势产业；会议组织者集聚在旅游品牌企业；会议服务方集聚在星级酒店；会议参加者集聚在高端商务和科研人群；会议服务人员集聚在旅游业中的优秀员工。

会议经济所具有的强大经济辐射功能和产业带动作用，已成为国内外专业人士认定的不争事实。会议旅游在经济方面的乘数效应不仅能促进第三产业、高新技术产业的发展，还能大大促进当地产业结构的优化和调整，有助于熨平旅游经济的季节波动，提高旅游企业的经济效益。会议旅游还是具有高增长潜力的领域，其所代表的高附加值和高创新效益为市场所瞩目。

②城市宣传，提升品牌形象。

会议设施可以成为目的地新的吸引物。通过会议经济的发展，有利于增进国际间、地区间的交流合作；有利于本地企业充分利用国内和国际两个市场和两种资源，在国际交换中获得比较利益；有利于提高我国国际经贸、科技、信息、文化交往能力，加快国际现代化大都市建设步伐；有利于凸显本地特色、培育城市精神、引导时尚潮流，提升城市的综合实力和城市知名度。

应该说，某种程度上，会议旅游产生的非经济效益往往高于经济效益。这种非经济效益最直接的表现就是提升城市印象。所谓的城市印象主要是指城市形象与城市吸引力，两者通常来自两个方面：一方面是城市形象的塑造者（主要包括城市的管理者和城市居民）对旅游景观开发、旅游基础设施的完善配套和旅游管理以及旅游文化的建设；另一方面是旅游者作为旅游形象的评价主体对形象的感知。会议，尤其国际会议是最大、最有特色、最有意义的城市广告，它能向与会人员展示城市风采，提升城市形象，提高城市在国内外的知名度和美誉度。如“99《财富》论坛”将世界众多商业巨子吸引到上海，不仅为上海带来了滚滚财源，而且上海通过这一契机，在全世界面前树立了一个国际化会议展览中心的新形象。这种成功的城市形象是金钱也难以买到的。

③信息分享，促进行业交流。

会议及会议旅游往往能够提供最新信息或者促进学术、科技、文化以及产业的交流。比如，商业产品交流会议，与会者不仅可以通过会议了解本行业发展现状，获取最新行业信息动态，同时也可以为本企业做产品宣传，与潜在客户实现面对面会谈，花费最少，时效最高。

2.1.2　会议旅游的发展现状

1）我国会议旅游市场发展现状及问题

（1）中国会议市场发展迅速

近年来，我国会议产业正逐步得到发展，尤其从2007年以来，随着APEC会议、中非论坛、财富论坛、博鳌亚洲论坛、国际展览联盟（UFI）年会等高层次国际性会议陆续在我国举办，大大提升了我国会议产业的规模和水平。2008年北京奥运会的成功举办和2010年上海世博会为我国会议产业发展起到了重要的作用。根据国际大会与会议协会（ICCA）数据，在我国召开的国际会议数量逐年提高，1995年在举办国的世界排名中列第15位，接待国际会议56个，占全球国际会议的1.9%；2011年中国举办国际协会会议在全球排名第8位，为302个，占全球国际会议数量的3%。

（2）中国商务会议旅游崛起

虽然商务会议旅游在中国的发展起步较晚，但近几年来，年增长速度远远高于GDP的增长率。最近国家旅游局发布的消息显示，我国入境旅游市场中，商务及会议旅游已占全部游客的39.9%，中国正逐步成为世界会展旅游业的新贵，并成为世界上许多国际组织关注的会议目的地国。国际大会及会议协会（ICCA）的有关专家曾经指出，中国有可能成为21世纪国际会议旅游的首选目的地。

（3）我国会议产业发展中存在的问题

①我国会议产业分类标准缺失。

我国尚无国际会议的权威统计标准。据中共中央办公厅有关文件的规定，来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的代表参加，以交流为主要目的，举办的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，可称之为国际会议。北京市统计局在发布“会议及展览活动情况”的相关数据时，对“主要统计指标解释”中使用了该界定方法。但衡量会议产业，这个标准在举办场所、会期、代表数量等方面的要求不够细化，也与国际标准（世界旅游组织标准）有距离。

②会议产业管理体系尚未明晰。

在会议产业管理及协调方面，我国存在的问题比较突出。我国旅游业和展览业管理分工明确，而会议产业则分工不清。近几年来，我国各城市一直负责展览工作的机构，包括“会展办”“商务局”“贸促会”等。而“会议”与旅游的关系更为紧密——会议产业链与旅游产业链重合程度更高，其运行模式又具有很强的专业化特点，既需要旅游管理部门统筹管理，又需要专业化部门予以专业化规范。目前会议产业管理上的游离状态极大地制约了我国会议产业发展的步伐。发达国家成功的经验表明，将“会议产业”纳入旅游业中进行统一管理和协调，更符合这两个产业的运行特征，也只有这样才能产生最佳的运作效果。

③我国会议产业统计体系缺位。

目前我国尚未开展全面的会议产业统计工作。由于缺乏权威统计数据，因而无法对会议产业的经济影响力作出客观评估。这种状况严重制约了我国会议产业的健康发展。《北京市“十二五”时期会展业发展规划》指出：“加速会展业信息化建设，加快推进会展统计制度的完善，构筑科学、完整、可比的会展业统计监测指标体系。”这意味着开始将会议产业的统计体系建设列入议事日程。

④会议产业支持系统不够完善。

会议产业的产业链中涉及的政府机构、企业和个人主要包括会议目的地及会议场地、会议组织者、会议供应商、会议参加者、会议支持机构和会议其他服务商。会展活动还可以有效带动住宿、餐饮、娱乐、购物、交通、旅游、体育、文化、广告、印刷、物流、信息、公关、礼仪等十多个相关行业的发展。此外，会议产业的发展还有赖于行业协会以及研究、教育、咨询、媒体等支持体系的发展。

由于起步较晚等原因，我国会议产业的支持系统尚未建立起来。到目前为止，我国会议展览相关的全国性社团组织只有一家，即商务部下属的“中国会展经济研究会”。会议产业相关媒体的数量不够多，覆盖面有限。

2）我国会议旅游的发展趋势

在目前我国传统观光游遭遇发展瓶颈的情况下，全国各地都在积极实施旅游升级换代战略——发展高端旅游市场，而会议旅游则是必然的努力方向之一。

随着会议产业的发展，会议活动被赋予了更多的休闲、娱乐、度假、旅游等新功能。在会议与旅游融合的发展趋势中有两点值得关注。

（1）会议目的地与旅游目的地的融合

会议目的地城市与旅游、度假、购物、娱乐、休闲等目的地城市将进一步融合。这一方面体现在知名的旅游、度假、购物、娱乐、休闲等城市将大力发展会议产业；另一方面则体现在会议产业优势城市将会增加更多的旅游、度假、购物、娱乐、休闲等设施。

（2）会议产业链与旅游产业链的融合

由于会议与旅游关联性很强。会议的举办场所多为酒店和会议中心，会议的服务商多为旅行社会奖部、会奖公司和公关公司。这些企业绝大多数是旅游业的核心企业。可以预计，旅游业将以“会议”业态为引领，逐步在高端化、多样化方面有所建树。

项目2　会议旅游的策划

2.2.1　会议旅游的策划内容

会议旅游可以说是贯穿于会议策划、营销、组织、举办和收尾的整个过程之中，会议旅游的策划一般分为三个阶段：会前的会议旅游活动；会议期间的会议旅游活动；会后的会议旅游活动。如图2.1所示。