会议活动策划执行商家

8. 4　庆典活动

庆典活动是指组织在其内部出现值得庆祝的重要事件时，或围绕重要节日而举行的庆祝活动。它可以是一种专题活动，也可以是大型公关活动的一项程序。组织一般将其视为一种制度和礼仪。庆典活动往往会给公众留下“第一印象”。现代组织的管理者应尽可能地多利用庆典这种方式，增进人们对组织的了解，加深人们对组织的认识。显然，这是与现代公关工作扩大组织知名度、提高组织美誉度的宗旨相吻合的。

8. 4. 1　庆典活动概述

庆典活动的类型主要有以下几种:

1.节庆活动

节庆是利用盛大节日或共同的喜事而举行的表示快乐或纪念的庆祝活动。不同国家甚至同一国家不同地区，都有自己独特的节日。节日又有官方节日和民间传统节日之分。常见的官方节日有元旦、妇女节、消费者权益保护日、国际劳动节、儿童节、国庆节、圣诞节、感恩节、复活节等，民间传统节日有春节、元宵节、清明节、端午节、中秋节等。还有些地方根据自身文化传统、风俗习惯、土特产等，组织举办一些具有地方特色的节庆活动，如北京地坛庙会、湖南的龙舟节、山东潍坊风筝节、德国的啤酒节等。

节庆日是公共关系部门特别是酒店、宾馆等接待服务单位开展公共关系活动的绝好时机。所以，每年6月1日前后，大小商店都会在小孩商品上绞尽脑汁;中秋节前，则会爆发一轮又一轮的月饼大战;五一和十一长假前夕，旅游胜地和饭店就会大张旗鼓地宣传和推介其优质的特色服务。

2.纪念活动

纪念活动是利用社会上或本行业、本组织的具有纪念意义的日期而开展的公关活动。可供组织举办纪念活动的日期和时间有很多，如历史上的重要事件发生纪念日、本行业重大事件纪念日、社会名流和著名人士的诞辰或逝世纪念日;而本组织的周年纪念日、逢五逢十的纪念日及重大成就的纪念日，更是举办纪念活动的极好时机。通过举办这样的活动，可以传播组织的经营理念、经营哲学和价值观念，使社会公众了解、熟悉进而支持本组织。因此，举办纪念活动实际上又是在做一次极好的公关广告。

3.典礼仪式

典礼仪式包括各种典礼和仪式活动，如开幕典礼、开业典礼、项目竣工典礼、毕业典礼、颁奖典礼、就职仪式、授勋仪式、签字仪式、捐赠仪式等。在实际工作中，典礼仪式的形式多样，并无统一模式。有的仪式非常简单，如某个企业办公楼的开工典礼，放一挂鞭炮，企业老总喊一声“开工”，仪式便宣告结束;有的仪式非常隆重、庄严，如英国女王登基、国外皇室婚礼及葬礼等，甚至还有一套严格的程序和繁文缛节。

8. 4. 2　庆典活动的组织

庆祝也好，典礼也好，都应有充分的准备，因天时、地利、人和而开展。现代社会组织可举行庆典的机会愈来愈多，组织的决策者们应适时地选择一些对组织和社会都有利的重要事件或重大节日来开展活动。当然，要成功举办庆典活动其实并不容易，尤其大型庆典活动，其牵涉面广，筹备工作复杂而烦琐，公共关系人员一定要精心策划，周密实施。具体来说，要办好一次庆典活动，应认真做好以下工作:

(1)庆典策划:确定来宾及发放请柬;来宾组成:政府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等。总之，来宾要具有一定的代表性;发放请柬要求:请柬提前7～10天发放。重要来宾请柬发放后，组织者当天应电话致意。庆典头晚再电话联系。

(2)设计庆典活动程序;一般程序:主持人宣布开典;介绍来宾;由组织的重要领导或来宾代表讲话;安排参观活动;安排座谈或宴会;邀请重要来宾留言或提字。

(3)落实致辞人和剪彩:致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最高负责人，客方为德高望重、社会地位较高的知名人士;选择致辞人和剪彩人应征得本人同意。

(4)编写宣传材料和新闻通讯材料;列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料，将材料装在特制的包装袋内发给来宾。对记者，还应在其材料中添加较详细的资料，以方便记者写作新闻稿件。

(5)庆典活动的接待工作;设置接待室。对所有来宾，都应热情接待，耐心服务;对重要来宾，要由组织领导亲自接待;他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。

庆典活动既是社会组织面向社会和公众展现自身的机会，也是对自身的领导和组织能力、社交水平以及文化素养的检验。因此，举办庆典活动时，公共关系人员应做到准备充分，接待热情，头脑冷静，指挥有序。一般说来，庆典活动应注意以下事项:

(1)确定庆典活动主题，精心策划安排，并进行适当的宣传。

(2)拟定出席庆典仪式的宾客名单，一般包括政府要员、社区负责人代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士、社团。

(3)拟定庆典程序，一般为:签到、宣布庆典开始，宣布来宾名单、致贺词、致答词、剪彩等。

(4)事先确定致贺词、答词的人名单，并拟好贺词、答词，贺词、答词都应言简意赅。

(5)确定关键仪式人员，如剪彩、揭牌、托牌等;除本单位领导外，还应邀请德高望重的知名人士。

(6)安排各项接待事宜，事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像、扩音等有关服务礼仪人员。

(7)可在庆典活动中安排节目，如舞龙等;还可邀请来宾题词，以作为纪念。

(8)庆典结束后，可组织来宾参观本组织的设施、陈列等，增加宣传的机会。

(9)通过座谈、留言形式，广泛征求意见，并综合整理、总结经验。

知识拓展

会议活动傻瓜秘籍　菜鸟也能成专家

就算你是初入行业的菜鸟，记住以下几点，也可以帮你顺利进行一场会议活动。

成功地通过客户提标并举办会议活动，需要一整套完善的流程和团队协作分工，当客户提出需求时，我们需要帮助客户分析举办会议的内容是什么、背景是什么、所要表达什么内容、最终需要达到的会议目标是什么。做好深入提案内容调查，才能完整地提供客户所需要的东西。之后就需要团队分工协作，消化整个需求，制定工作时间进度，在客户指定的时间内完成所需要的工作。

明确目标

明确目标客户和所要达成的目的。首先必须清楚地明白其针对的对象，会议行为是指向哪些人群或组织的，只有明白了企业针对的对象才能够有目的性地为他们提供产品、服务和价值。通过对目标对象的研究和分析，可以找出最吸引他们的会议形式。

主题鲜明

会议主题是会议内容和精髓的概括，它决定着能否吸引目标客户继续关注会议的宣传和相关内容，主题选择要根据会议的目标客户和会议目的来确定，要根据目标客户特点切中其内心所想。

精心设计会议流程

环环相扣，引人入胜，让参与者在不知不觉中接受企业所要传递的信息和价值。设计会议流程主要有以下三个方面: 1.良好的开端是成功的一半，会议行为第一个节目一定要具有吸引力，引起现场参与者的共鸣。2.逻辑清晰:会议内容的安排先后次序明晰，内部具有一定的逻辑性，环环相扣，做到让参与者能够持续关注。3.要有互动:主办方与参与者要进行互动，让参与者成为主角。

会议筹备要详尽

一次会议能否成功，筹备工作的作用占到一半，筹备的完善和及时是会议成功的重要保证。营销会议的筹备工作主要包括会前的人员配置、现场布置、流程设计和员工的动员工作等方面。举办会议最好是能有一套标准的操作规范和文本，其内容包括会议执行前、中、后期的各项详细工作要点，并且以时间为节点，提出工作标准和相关工作的负责人员。执行人员只需根据规范文本要求的时间和标准执行，对于异常情况要及时上报或采取措施进行解决，决不能拖拉而影响整体工作进度。

跟进工作要及时

会议结束并不等于工作的结束。及时的会后总结，了解整个活动的中发生的问题，让客户知道我们是在总结，此时如果不对客户会后跟进极有可能丧失下一次的合作机会和对我们的信任感，保持良好的会后跟进工作能够和客户建立良好的客户关系，保持长久的沟通能够为下一次的合作建立基础。(来源: M ICE CH INA作者:徐亮)