知晓会议的构成要素及分类

了解会议的构成要素；清楚会议的不同类型，以便为不同的会议做好相应的服务工作。

刚毕业的大学生陈孝刚去一个大型民营企业应聘办公室秘书一职，负责会议和接待工作。该企业办公室李主任从陈孝刚的应聘材料中得知：小陈在校期间是一个优秀的学生，每年都获得一等奖学金、三好学生，而且是优秀学生干部。为了检验小陈的实际工作能力，李主任采用了非常实际的考核方法。李主任给了小陈如下一份资料。

×年×月×日，××企业召开会议，由企业领导和月奖考评职能部门负责人参加。首先，企业的劳资部门负责人将会议文件发给与会者，接着致了简短的开场白，然后，紧锣密鼓地将企业各部门月奖考评情况进行详细的通报：根据企业××规定××条××款，××部门加扣月奖多少多少等等。在会议通报过程中，遇到了这样的情况，即根据发生事项的性质及危害程度，应该对发生该事项的相关部门进行考核，但由于企业对上述情况无合适的考核条款，因此，劳资部门要求提交会议讨论。为了使会议通报继续进行，厂长把劳资部门提出的问题记录下来，示意劳资部门继续通报。月奖考评情况通报完毕后，厂长将会议中提出的问题一一交给与会人员进行讨论，经过较短时间的讨论，厂长宣布会议决定，会议结束。整个会议持续近四个小时，其中企业各部门月奖考评情况的通报时间约占会议时间的三分之二，而通报中并没有很典型的需要通报的事项。

要求小陈运用所学会议知识分析以上会议材料，并概括介绍会议的构成要素及分类。

小陈面对会议材料，开始了以下思考。

（1）根据材料判断这个会议是否是一个成功的会议。

（2）如果不是成功的会议，原因是什么？如何修正？

（3）会议的构成要素有哪些？

（4）对会议应如何分类？

（5）用书面文字材料告知李主任。

李主任：您好！

根据您所提供的材料及其要求，结合我在校所学知识和社会实践积累，完成的工作任务如下，请指正。

一、会议评价

这是一次不成功的会议。因为：一是会议对需要解决的问题不明确，不需要详尽通报的却一一通报；二是把最重要的会议内容放在与会人员最疲劳的时候讨论，影响讨论质量；三是会议的主持人不明确。上述情况导致了此次会议重点不突出，会场控制轨道偏离，本末倒置，轻重失衡，需进行修正。

二、修正方案

（1）会议名称：××企业×年×月奖金考评会。

（2）会议议题：对企业各部门进行当月月奖考评。

（3）会议主持人：主管劳资的企业领导。

（4）会议重点：对“根据发生事项的性质及危害程度，应该对发生该事项的相关部门进行考核，但由于企业对上述情况无合适的考核条款”问题进行讨论。根据会前发放的会议文件，与会人员各抒己见。

（5）会场控制：会议主持人要始终坚持会议讨论围绕会议的主题和重点，防止海阔天空而无实际意义的讨论，同时要控制好会议时间，讨论时间不宜过长。

（6）会议决定：由会议主持人最后决定如何处理“根据发生事项的性质及危害程度，应该对发生该事项的相关部门进行考核，但由于企业对上述情况无合适的考核条款”问题。

三、会议的构成要素

会议的构成要素主要有以下三个方面。

（1）内容要素：包括会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务、会议作用等。

（2）程序要素：包括会前组织准备、会间协调服务、会后落实反馈等。

（3）形式要素：包括会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议方式等。

四、会议分类

会议是人们从事社会活动和各项工作的一种重要手段和方法，其应用非常广泛。因此，可以从不同角度划分出许多类型。

（一）依据会议的性质划分

（1）法定性会议：如各级党代会、人代会、工代会、职代会等。

（2）行政性会议：如各类领导机关的办公会、常务会议、董事会议等。

（3）专业性会议：如科技工作会议、教育工作会议、高校招生会、财务审计会等。

（4）沟通性会议：如经验交流会、座谈会、洽谈会、记者招待会、博览会、展销会等。

（5）纪念性会议：为了纪念重大历史事件或人物，为了庆祝重要的节日、纪念日而召开的会议。

（二）依据会议的规模划分

会议的规模主要指参加会议的人数多少，有时也包含会议时间的长短。参加会议人数相同的情况下，会期长的则规模大，会期短的规模就小。

（1）小型会议：人数一般为3～100人，如办公会、座谈会等。

（2）中型会议：人数一般为101～1000人，如各种代表大会、纪念会、报告会等。

（3）大型会议：人数一般为1000人以上，如庆祝大会、职工大会等。

（4）特大型会议：人数一般为10000人以上的大会。

（三）依据会议的范围划分

会议的范围是指会议的内容涉及的地区范围和参加会议的人员所来自的地区范围。

（1）国际性会议：会议的内容涉及不同国家和地区，会议的参加人员来自不同的国家和地区。

（2）全国性会议：会议的内容涉及全国性问题，会议的参加人员来自全国各地。

（3）区域性会议：与会者来自一个国家的同一区域或代表同一区域内若干组织的会议。

（4）部门性会议：行政机关、企业、事业单位召开的内部会议。

（四）依据会议的方式划分

会议依据其方式可划分为常规会议、现场会议、电话会议、电视会议、广播会议、计算机网络终端会议等。

（五）依据会议的周期划分

会议依据其周期可划分为定期会议和不定期会议。

（六）依据会议的阶段划分

会议依据其阶段可划分为预备会议和正式会议。

（七）从会议保密的角度划分

会议从其保密的角度可划分为公开性会议和秘密性会议。

应聘者：陈孝刚

2011年7月20日

李主任看着小陈完成的任务，非常满意，立即录用了他。

1．表述一

会议的构成要素主要有以下三个方面。

（1）内容要素。内容要素包括会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务、会议作用等。

（2）程序要素。程序要素包括会前组织准备、会间协调服务、会后落实反馈等。

（3）形式要素。形式要素包括会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议方式等。

2．表述二

会议的构成要素可分为基本要素和选择要素两大类。

（1）会议基本要素。会议基本要素即所有会议必有的要素，包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。

（2）会议选择要素。会议选择要素即可供选择的、并非所有会议所共有的要素，包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用工具、各种消耗性材料等。

根据不同的标准，常见的会议种类如下。

（1）会议按组织的类型可分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议。

（2）会议按时间方面的规定性可分为定期会议和不定期会议两类。

（3）会议按出席对象可分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等。

（4）会议按功能性质可分为法定性会议（组织按照法规召开的具有法定效力的会议，一般具有审议报告和决定重大事项的职能）、决策性会议（组织和企业的领导人员对工作中的重大问题集体讨论作出决定的会议）、执行性会议（分配工作、布置任务、执行政策）、告知性会议（发布会、说明会）、学术性会议（为研讨和传播学术问题而召开的会议，如研讨会、论证会、审定会等）、协同会商性会议（以协调商议事项为主要内容的会议）、现实性会议（报告性会议、谈判性会议、动员性会议、纪念性会议）等。

（5）会议按议题性质可分为专业性会议（解决专门领域问题）、专题性会议、综合性会议等。

（6）会议按规模大小可分为特大型会议（万人以上，一般在体育馆、露天广场举行）、大型会议（千人以上，一般在礼堂、会堂举行）、中型会议（百人以上，一般在会议室、礼堂举行）、小型会议（3～100人）等。

（7）会议按其采用的方式可分为常规会议、广播会议、电话会议、电视会议、计算机网络终端会议等。

（8）会议按与会者的国籍及议题的范围可分为国内会议和国际会议等。

1．经理例会

经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的，通常每月一次或者每周一次，与会人员和会议地点都相对固定。经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题，作出相应的决策。

2．部门员工例会

部门员工例会是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。部门员工例会一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。

3．股东会

股东会是公司企业必不可少的一个组织机构，也是公司企业必须召开的一种会议类型。

召开股东大会会议，应当将会议召开的时间、地点和审议事项于会议召开二十日前通知各股东；发行无记名股票的，应当于会议召开前三十日公告会议召开的时间、地点和审议事项。对于持记名股票的股东，要用专函通知，股东可以委托代理人出席。代理人应向公司提交股东授权委托书，并在授权范围内行使表决权。临时股东大会不得对通知中未列明的事项作出决议。

有限责任公司设立董事会的股东会，会议由董事会召集，董事长主持；董事长因特殊原因不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持，副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。股份有限公司的股东大会，会议由董事会负责召集，由董事长主持。

股东大会的会议记录同时也是对股东大会决议的确认。会议记录除应载明所议事项的决定外，一般还应载明会议召开的时间、地点、参加表决的股东人数及股份数、审议经过的概要、表决方法等内容。会议记录由会议主席签名后，与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存，作为公司的档案，供股东及债权人按规定进行查询。

4．董事会

董事会依照法律规定必须由公司设置，由股东推选的董事组成，是法定的常设经营决策和业务执行机关。

董事会会议依照《公司法》的规定适时召开，一般每年度至少召开两次。如果有1/3以上的董事提议召开董事会会议，则应及时召开。为了保证会议的成功，应当在董事会会议召开10日以前通知全体董事。董事会会议召开临时会议，可以另定召集董事的通知方式和通知期限。董事会会议应有1/2以上的董事出席方可举行。董事会会议应由董事本人出席。董事因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席董事会，委托书中应载明授权范围。董事会应当把所议事项的决定做成会议记录，出席会议的董事会和记录员在会议上签名。董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程，致使公司遭受严重损失的，参与决议的董事对公司负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。董事会会议由董事长召集和主持。董事长因特殊原因不能履行职务的，由副董事长或者其他董事主持会议。

5．公司年会

公司年会用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。

6．客户咨询会

这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议的与会者来自方方面面，有本地域的，也有外埠的；有本国的，也有外国的；规模比较大，要求比较高。

7．产品展销订货会

产品展销订货会是用固定或巡回的方式公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片，以及各种重要实物、标本、模型等，供群众参观、欣赏的一种临时性组织。这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办。

8．业务洽谈会

业务洽谈会是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键。企业领导人常常亲临此类会议。

9．新产品新闻发布会

企业研制出新产品并准备将其推入市场时，常常采用新闻发布会的形式宣传。我国对新闻发布会有严格的申报、审批程序，企业召开新闻发布会要向当地新闻出版的主管部门申报。企业为了避免烦琐的程序，一般将发布会更名为“××信息发布会”“××媒体沟通会”等形式。召开企业新闻发布会，首先确认新闻的价值。企业新闻发布会召开之前必须要确认某一消息是否有新闻价值，并明确此新闻为什么此时必须发布。

通常而言，召开企业新闻发布会的缘由有以下几种：新产品开发、企业创立周年纪念日、企业经营方针的改变、企业首脑或高级管理人员的变更、新工厂的上马或旧工厂的扩建、企业合并、企业的产品获奖、与企业相关的重大责任事故的发生等。其次，召开新闻发布会要避免与社会重大活动和纪念日的时间冲突。记者是企业新闻发布会的重要角色，因此企业新闻发布会应选择合适的日期，否则将会严重影响发布会的效果。

·训练目标

（1）认识会议的基本要素和选择要素，以及各要素之间的联系。

（2）了解会议的不同类型，明白不同类型会议的要求。

·知识要求

（1）了解会议的构成要素及其作用。

（2）清楚会议的分类，尤其是公司常见会议的种类。

·训练要求

（1）梳理出材料中的会议种类。

（2）以小王的身份设计一份会议安排表。

（3）列出2010年总结表彰大会会议的构成要素，说明其作用。

（4）写出实训报告。

·任务描述

2010年年终逼近，天地置业有限责任公司定于12月28日召开的2011年工作计划会议正在紧锣密鼓的筹备中。12月6日，办公室便接连收到好几个会议通知。为了做好会务工作，当天下午，办公室潘主任召集部门全体人员开了个内部协调会，安排布置会议服务的相关工作。

针对近期会议较多的情况，根据办公室人员各自的特长和实际能力，办公室潘主任对工作进行了初步分工和安排。总经理秘书小杨进入公司已有两年时间，对公司各方面的情况较为了解，全局把握能力较强，对总经理的讲话风格也更为熟悉，因此他受命起草公司年度行政工作报告；办公室综合秘书小刘在公司是一个“多面手”，文字综合能力强，除了负责日常文件和大型材料的组织起草，公司党委、工会、团委等党群部门的很多具体工作都落在他的头上，潘主任将撰写公司党群工作报告的任务交给了他；后勤管理员小王负责年度工作会会场的整体布置、设备调试和会议室的协调工作。

潘主任特别强调：“要重点做好年度总结表彰大会和新年工作计划会议的各项工作，其他会议也要妥善安排好。这段时间我还要出差一个礼拜，会议筹备方面的工作就请你们多花些精力，按我刚才说的分头行动。大家既要有分工又要有合作，工作有进展或遇到困难时都要记得与我及时沟通。一个总的原则是‘分工不分家’，对会议的准备、服务等各项工作，你们要相互配合，协同完成。”

由于要参加集团公司临时通知的“两节”期间维稳工作紧急会议，潘主任要求小王先起草一份关于召开2010年总结表彰暨2011年工作计划会的会议通知，利用公司办公自动化系统进行发布，并给小王留下如下一张便条。

便条

小王：

关于12月28日的年终总结表彰大会，请你参照公司往年的做法，现起草一份会议预案。拿出一个会议预算方案，做好后连同通知一起放在我办公桌上。

主任　潘飞

12月6日

多个会议几乎在同一时间段举行，这让公司办公室迅速进入了一种“备战状态”。根据近段时间会议比较集中的情况，为了更好地做好会务工作，小王设计了一张会议安排表。下午五点半，小王拿着打印好的12月份会议安排表和2010年总结表彰会议预案、会议预算方案交给潘主任审阅。

看完会议预案，潘主任做了点评：“做一份会议预案也是对办公室人员基本素质的一次考察。不要小看了这么一份会议预案，做会议就是做细节，也是需要投入精力和付出努力的，虽然谈不上需要多深的专业功底，但要求我们有细致周到的思考。一份方案做得好不好，在会议执行过程中就会全部体现出来。你仔细看下这份预案，有这样几个主要问题：一是没有安排外地回本市参会人员的住宿，返程安排工作也没有提到；二是会议分工不明确，责任没有落实到人；三是会议材料准备、会场布置等工作也没有时间进度，这样不仅执行起来没有计划性和条理性，筹备工作的效率也会大打折扣。你再仔细检查一下，这份预案还有很多地方需要完善，各种细节都要尽可能全面地考虑进去。”

12月27日下午，准备完各种会议材料后，办公室全体人员都投入到最后的会场布置工作中。下班前，潘主任决定去租赁的会议场地看看。

察看会议场地后，潘主任对小王说：“这是公司每年年底都要举行的大型会议，会议规模大、参加人数多，到时来自各地的子、分公司员工代表300余人都将回公司总部参加会议，集团公司领导也会到场讲话。对这类大型公议公司领导很重视，每位员工也很关注，毕竟有些长期驻外工作的同事可以说一年都难得回一次公司总部，所以说要组织好这样的会议不是件容易的事情。现在还来得及，你赶快跟酒店那边联系，要他们协助把会场布置得隆重些，主席台前的摆花要更换，主席台和报告台都要摆放鲜花，表彰颁奖时的礼仪歌曲准备、音响调试控制等要和相关人员衔接好。还有，主席台人数还没定下来，因为集团公司董事长和总裁是否都能来还不确定，所以座位卡暂时先不摆放，等晚上领导确认后再摆放，今晚我们一起对照会议议程过一遍。”

12月28日上午8点，天地置业有限责任公司2010年总结表彰大会在星城明珠大酒店五楼会议大厅隆重热烈的气氛中召开，公司领导和全体员工参加了本次会议。

28日下午6点，大会各项议程圆满结束，晚餐后全体员工一同前往大剧院观看节目。

12月29日上午，外地工作的员工陆续返程。会后，大家对会议的前期准备和服务工作给予了高度评价，领导对这次的年度工作报告也表示了认可和肯定。

请你仔细阅读分析以上材料，思考：这段时间有哪些类型的会议？小王设计的会议安排表内容是什么？2010年总结表彰大会的基本要素和选择要素有哪些？

·操作提示

（1）个人先自我阅读材料，针对训练要求拿出自己的意见初稿。

（2）以小组为单位讨论，人人发言，小组综合。

（3）以班级为单位，小组发言，展示成果。

（4）教师评价，推荐学生代表写出实训报告。（小组成果展示和教师评价为1课时。）

（5）认真阅读教材中的相关知识内容，利用图书、网络寻找一个完整的会议方案进行分析和参考。