供应商的选择与采购技巧

　　商品的购进是批发商产品流转的首要环节，也是经营的起点，必须认识到抓好购进环节，不仅是使批发能开憎爱分明政党的经营，也是为批发的创造盈利的经营管理为重点，本章着重探讨批发商商品采购活动的程序、渠道、方式、策略。以及在批发经营战略和经营方针的指导下，为实现批发商经营目标，在市场调查和市场预测的基础上，科学地组织好批发商的采购活动，搞好批发商经营业务第一关，为创造批发商优异的销售业绩奠定基础。

　　供应商的选择决策正确与否从很大程度上体现了批发市场竞争力的强弱。供应商选择正确，批发商就在一定程度上取得了成功。否则，批发商的发展也会受到的影响。

　　第一节　商品采购程序与采购策略

　　一、商品采购程序

　　批发商一般都比较重视商品的销售，这种做法是片面的。因为在市场经济条件下，销售只是批发经营过程中的一个环节。要想做到“生意兴隆通四海，财源茂盛达三江”，还必须注重经营活动中的另一环节——采购。

　　“问渠那得清如许，为有源头活水来”。采购活动做得好，自然才能财源滚滚，生意兴隆。

　　商品采购是指为保证销售需要，通过等价交换方式取得商品资源的一系列活动过程，包括：确定需求、发掘货源、选择供应商、交易条件的谈判、签订购货合同、督促供应商、处理纠纷等。商品采购必须以市场需要和经济效益为依据，为此应遵循包括编制采购计划、签订订货合同、商品验收入库、结算付款等基本采购程序。

　　（一）编制采购计划

　　批发商采购计划是适应市场需要，满足销售的重要内容，它是以市场调查和市场预测为前提，综合企业内部各主要部门人员的意见，合理组织采购活动的主要步骤。有计划地组织采购业务，可以避免商贸购进商品的盲目性，提高经济效益。在具体编制计划时应包括具体的商品名称、使用部门、规格、数量、进货时间、供货方式、采购员等内容。

　　（二）确定购进商品质量、数量

　　1．确定商品质量

　　商品质量可以从狭义和广义两个方面来理解。狭义的概念指商品品质即商品的内在质量，它是指商品与其规定的标准技术条件的符合程度，以国家标准、行业标准、企业标准或订购合同中的有关规定作为最低技术条件。广义的概念是指商品的适用性，即商品在一定的使用条件下，适合于其用途所需要的各种自然特性的综合及其满足使用者需求的程度。对商品质量的衡量应注意：第一，商品应该达到基本的技术指标，如商品的耐用性、安全性、卫生性等；第二，以符合消费者需求（适应性）作为衡量商品质量的最高指导原则，内在质量好的商品不一定是消费者满意的商品，商品质量应在保证技术指标的前提下适应时代潮流，第三，应根据经营需要向供货商提出一些附加的条件，如印刷商品条码、小容量包装，商品大包装应有保质期标志，保质期必须用喷墨打印等等。

　　2．确定商品数量

　　商品采购数量主要指采购总量、商品结构、批量三个方面。

　　（1）确定采购总量必须把握销售变动趋势和库存状况，其计算方式是：计划进货总额=计划销售额+期末库存额一现存库存额

　　（2）商品结构是指采购商品中的品种、花色、规格、档次等方面的构成。先考虑主力商品和辅助商品比例，其次要根据消费者的特点，考虑同类或同品种的不同花色、不同规格、不同品质和不同档次的比例，此外还要考虑大众性商品，时尚性商品，时效性商品、特殊性商品的比例。

　　（3）采购批量是指一次采购量，企业应当选择采购费用等于储存费用时的采购批量，即最佳经济采购批量。计算公式是：

　　　　　　采购总量

　　采购费用：————×一次采购费用

　　　　　　采购批量

　　　　　　采购费用

　　储存费用：————×单位商品年储存费用

　　　　　　　　　2×年采购总量×一次采购费用

　　最佳经济采购批量=√————————————

　　　　　　　　　　　　单位上篇年储存费用

　　（三）确定购进商品价格

　　商品价格是否合适，不应只看商品单价，主要应考虑：商品质量是否稳定，能否满足顾客的需求；服务是否良好可靠，如交货是否及时，供应量是否有弹性，对投诉能否迅速作出反应，索赔是否简便，交易条件是否苛刻，如付款方式、交货地点、交货方式、运费、保险、包装等。在具体确定商品价格时，要做好以下工作：

　　1．访价

　　访价是采购业务人员在接受了供应商的报价后，经过市场调查后，以确定供应商对该产品的报价是否合适。

　　2．议定价格

　　（1）访价结束后就要与供应商议定商品的价格，要规定出与供应商议定价格的时间。

　　（2）在与供应商议定价格之前，将准备工作做好，并制定出所能接受的限价，如供应商的供应价格在限价之外，则告知供应商议价终止，如在限价之内，则将与供应商议定的价格报经理审批以便确定。为保证商品购进价格具有竞争性，在购进过程中必须要注意降低采购成本。

　　（四）签订商品采购合同

　　采购人员在根据采购计划同供货方进行业务洽谈后，有了明确的购买意向，就可签订采购合同。

　　商品采购合同是商品买卖双方为实现一定经济目的，明确双方权利和义务的具有法律效力的书面协议。

　　批发商在签订采购合同时，除要注意明确合同标的物、商品数量、价格、结算方式、违约责任以及交（提）货日期、方式外，还要注意把握双方正式签署购销合同的时间，购货者要对商品供应市场价格波动及走势有充分认识，对季节性波动及周期性波动尤应特别注意，最好能在价格低谷时把握机会签约购货，以更好地降低成本实现更大利润。因此，要求购货者有足够的资料、分析技巧、良好的经验以及谈判议价技巧。

　　（五）结算货款

　　结算货款一般采用通过银行转账结算或用票据结算，个别也有用现金方式进行结算的。

　　常用的结算方式有：银行支票、本票、银行汇票、商业汇票、汇兑、委托收款、异地托收承付等，企业财会部门根据合同规定或双方约定，采用上述某一种结算方式，办理货款结算手续。

　　（六）索取发票和提货单并提货

　　采购员支付货款后，应及时索取发票和提货单，并对发票和提货单进行严格审查。无误后，据此到供方储运部门办理提货手续。

　　（七）开收货单，办理商品入库手续

　　（八）进货账务处理

　　主要包括登账、冲账、采购核销等。

　　登账：商品购进后，根据进货单，将进货日期、进货单号码、进货价格、数量、金额等记入销货账卡中。

　　冲账：由于商品质量或价格等原因所办理的退货手续，在账上要用红字将退货数量和金额填写在进货栏中，以冲减原进货数量和金额。

　　采购核销：指办理报销采购资金的手续。

　　（九）对供应商进行评价

　　批发商在采购业务中，一方面要努力广开渠道，货比三家，降低采购成本；另一方面也要在业务上和资料上加强对供应商的研究，以衡量供应商工作。如业务上对供应商供货是否准时可以从配送方式、时间、地点和送货次数来衡量，还可从缺货率、商品价格变动是否提前通知供应商或保持一定时间原价格商品供应量及商品准产证、商品质量鉴定书的拥有情况衡量。资料上对每个厂商供应商品的进价、售价、规格、数量、毛利率、销售量等统计，通过这些可对供应商作出鉴定和评价。

　　二、商品采购策略

　　商品采购策略是指批发商为了适应市场的发展变化，根据供求规律和产销特点来确定的商品采购的技巧、对策和谋略。

　　（一）商品市场寿命周期采购策略

　　对于一种商品，它从小批量到大批量，从畅销到滞销，称为一个商品寿命周期。进货时应根据不同商品特点，制订不同的采购策略。

　　1．导入期采购策略

　　这个阶段的市场特点是：生产成本高，销量少，销售增长慢，销售渠道不多。在这个阶段，商业营销以打开销路为主，进货要慎重，多试、多测、多看、多介绍、少进量、多进样。

　　2．成长期采购策略

　　这个阶段的市场特点是：消费者对商品较熟悉，销售时迅速增长，生产部门盈利较多。商业营销应放开手脚，积极扩大货源，进货量一次比一次大，同时，应增加花色品种，适当降低价格，以提高市场占有率。

　　3．成熟期采购策略

　　这个阶段的市场特点是：销售量增长缓慢，市场即将饱和，竞争激烈，经营要对进货数量适当控制，不宜过多储备，要平稳购进、销售。

　　4．衰退期采购策略

　　这个阶段由于批发商在市场上“日薄西山”，要根据市场需求少量进货。

　　虽然一种商品的各个时期到来的时间不同，但如果目光敏锐，抓住稍纵即逝的市场机会，就会拔得头筹。在导入期果断进货，敢为天下先，在成熟期适时止步，瞳而长乐，这需要渊博的学识、敏锐的观察力，需要从无数统计数据中得出该产品长期销售趋势及需求弹性，从而对产品的购进时间、数量及价格做出精确的估计。

　　（二）商品不同构成的采购策略

　　批发商经营中有70％一80％的销售额来自于20％一30％的商品，这样可将全部商品分为主力商品、辅助商品、附属商品并据此采用不同的采购策略。

　　1．主力商品采购策略

　　主力商品是批发商在经营形态方面塑造个性及差异性的主要商品，采购时要注意商品收集的齐全性、品质水准、内容新鲜度等。对其中感觉的商品，重在设计和格调；季节的商品，重在配合季节；选购性商品重在与竞争店相比较易被选择。

　　2．辅助商品的采购策略

　　辅助商品是与主力商品具有相关性的商品，对其中价廉物美的商品重在价格便宜且实用性高，常备的商品则须与主力商品有关联性且易被顾客接受的商品。

　　3．附属商品的采购策略

　　附属商品是辅助商品的一部分，也是顾客易于购买的目的性商品，对易接受、常用的商品要保持常有不缺，品牌、渠道有一定的稳定性。

　　第二节　商品采购渠道及方式

　　一、商品采购的渠道

　　采购渠道就是从商品的生产者或批发商手中传送到采购者手中所经过的途径。就目前而言，经销商进货渠道总体有两类：一是生产厂商，二是批发商，面对批发市场的激烈竞争，尤其是大型批发商，更趋向于从厂家直接进货，低价竞争成为市场竞争最为常见的方式。从经营实践和发展趋势来看，许多零售商越过各级批发商，而同厂商直接挂钩、共同分享批发环节利润。

　　事实上，在现代商业经营管理中，批发商采购商品渠道主要是全国或地区性的订货会、专业性的商品将交易会和展销会、商品的交易市场、从外贸企业进货及其他渠道，中小商业企业的绝大部分商品都是依靠批发商作为自己的进货渠道。

　　我国目前的商品批发活动主要是通过各级批发商业网来实现的，它是各类型批发商机构的总称，是实现城乡之间、地区之间商品交换的枢纽。

　　二、商品采购的方式

　　商品采购方式对批发商来讲主要由专门的采购业务人员到商品的产地或订货会议、大型专业商品交易市场去看样订货进行的。批发商的采购方式视其规模发展状况可以采取分散采购和集中采购两种形式。一般地讲，大、中型批发商可采用集中领导、适当分散的方式，小型批发商可采用由供应商适当集中统一组织资源，专业性强的批发商适宜集中进货，专业性弱的批发商适宜分散进货。本地进货适当分散，外地进货可相对集中。

　　批发商可采取的具体采购方法有：

　　（一）自动订货法

　　即在前一批商品售完后，按照前期的进货量进行采购，这种方法适用于市场供应充足，且销售比较均衡的商品，可把库存降低到最小限度。但是特殊情况，或销售，采购和管理人员衔接不好，可能造成商品脱销。

　　（二）临界点订货法

　　这种方法即不等商品售完就进行采购，保持一定的库存量，作为连续销售的保险系数，它可定量不定时，也可定时不定量。它的优点是可防止脱销，缺点是增加了库存费用和占用较多的商品资金。

　　（三）经济订货法

　　即在一定时期商品需求量可以准确预测的情况下，从实际情况出发，以多种因素为根据，选择最优的商品采购方法。一是保持最低的商品库存量，每次间隔短、少批量地进行商品采购，补充商品库存量，从而既保持一定的库存量，又减少商品保管费用。二是保持较大的库存量，每次采购间隔时间长，采购量大，补充商品库存的次数不多，它可以防止商品脱销，但增加了费用开支。三是通过各种因素求出最经济的进货量，作为确定商品采购量的依据，即先算出单位商品的保管费，再算出单位商品的采购费用，当商品的保管费用等于商品的采购费用时，商品储存总费用最低。找到这样的“经济点”时的采购量是最适宜的。

　　（四）电子订货系统EOS

　　电子信息时代的到来，使得电子订货系统EOS成为批发商自动化的基本工具，激烈的商业竞争要求从业人员应迅速了解并能进而掌握这一新的订货采购形式。

　　EOS讲究订货效率，有赖于订货端（通常指门店、部组）和接收订单的发货端（一般指供应商）的共同配合，因而，电子订货系统具有明显的跨行业特征，其设计和应用的自主性较低，对社会环境的依赖性较强。

　　三、批发商强化采购管理的措施

　　强化商品采购管理，节省采购支出，是提高批发商经济效益的有效保证。当前，商品流通渠道多如牛毛，多数产品供过于求，产品价格千变万化，产品质量千差万别。在这种情况下，完善采购制度，规范采购行为，加强商品采购管理对于批发商就显得尤为重要。为此，适应市场变革，优化商品采购、供应体系，可以采取以下几项主要措施：

　　（一）加强学习教育，建立考核与激励机制，提高采购人员素质。

　　（二）完善采购制度，健全内控机制，建立专业对口、分类管理的采购管理体系。

　　（三）发挥规模优势，分工协作，合理定位，降低采购成本。

　　（四）强化商品价格论证和采购价格监控体系。

　　（五）利用买方市场的有利条件解决采购资金短缺问题。

　　（六）积极开展招标采购，推进采购方式改革。

　　（七）建立供应商“资金档案”。

　　（八）加强合同管理、规范商品采购行为。

　　（九）严格管理临时采购。

　　（十）坚持性价比原则，把好商品质量关。

　　第三节　批发商采购供应链管理

　　一、采购在供应链中的地位与作用

　　从批发商的角度来说，任何一家商贸企业，都必须从外界获取资源，以满足市场需要。从批发商整体来看，采购是商品增值过程的起点，是核心业务流程的始端。更深一步地理解，采购不仅仅是简单去市场购买所需的资源，而且是把一个组织的流通能力扩展到外部资源，即供应商。

　　因此，我们可以将采购管理理解为“批发商外部管理”。从供应链的角度来说，批发处于批发商与供应商的连接界面，它在供应链上的批发商之间。为原材料、半成品和产成品的合作交流架起一座桥梁，沟通生产需求和商品供应的联系，是实现供应链系统的无缝连接，提高供应链上同步化运作效率的关键环节。

　　二、批发商采购供应链系统及其原则

　　批发商采购供应链管理是以采购产品为基础，通过规范的定点、定价和订货流程，建立批发商产品需求方和供应商之间的业务关系，并逐步优化，最终形成一个优秀、稳定的供应商群体，并通过招投标方式实现商贸的采购，从而达到降低采购产品价格、提高采购产品质量和提高供应商服务质量的目的。

　　在运行操作过程中，它应当遵循的一些基本原则：批发商采购应以最低的成本和费用从供应链的上游供应商处获得自己所需的原材料；应从一个全新的高度和角度来加以诠释，来对该阶段的相关物流和信息流进行有效管理；其中侧重点在于批发商之间或批发商内部之间的链接。因此，应使供应链上的每个贸易伙伴联结起来组成一个完整的网络系统，使其密切合作、共享信息、共担风险；同时应当确实加强运用最新科学技术作为行之有效的管理手段。

　　三、供应链条件下采购管理的特点

　　（一）传统的采购管理中，工作的重心是与供应商的商业交易活动，交易过程的重点放在价格的谈判上，通过多个供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。供应链管理思想的出现，对传统的采购管理提出了挑战。供应链管理的思想是协调性、集成性、同步性，要求提高采购的柔性和市场响应能力，增加和供应商的信息联系和相互之间的合作，建立新的供需模式。

　　由此，采购工作的重点转向实现有效的外部资源管理，主要包括：

　　1．形成相对稳定的、多层次的供应商网络，建立供应商数据库系统；

　　2．提供供应商的教育培训支持；

　　3．参与供应商的产品设计和质量控制；

　　4．制订供应商评价与激励制度。

　　（二）面向过程的采购管理

　　传统的采购过程要经历供应商认证、制订生产计划、制订采购计划、发送采购订单、收货、验收入库、入账付款等一系列活动，跨越了科研部、计划部、采购部、财务部、仓库的部门。由于分工过细，传统的采购管理在信息沟通上存在明显的问题。

　　供应链管理贯穿的是一种过程管理的思想，这种思想要求将内部以及节点批发商之间的各种业务看作一个整体功能的过程，形成集成化供应链管理体系。体现在以过程最优为管理的目标。供应链条件下的采购管理以采购的过程为管理对象，通过对过程中的资金流、物流和信息流的统一控制，以达到采购过程总成本和总效率的最优匹配。

　　（三）建立批发商与供应商的双赢伙伴关系

　　传统条件下，批发商与供应商之间是简单的买卖关系。而在供应链条件下，双赢伙伴关系成为采购管理中批发商与供应商之间关系的典范。双赢伙伴关系是一种合作关系，它强调在合作的供应商和生产商之间共同分享信息，通过合作和协商协调相互的行为。它表现为：

　　1．制造商对供应商给予协助，帮助供应商降低成本、改进质量、加快适销对路商品的开发进度；

　　2．通过建立相互信任的关系提高效率，降低交易费用；

　　3．长期的信任合同取代短期的合同；

　　4．比较多的信息交流。

　　（四）信息化的采购

　　供应链管理之所以区别于传统意义的管理而成为电子商务时代全新的概念，其中一个重要的原因是它以信息技术为手段，以信息资源的集成为前提。供应链条件下的一个重要特征就是信息化的管理模式。

　　采购信息化主要有两部分：采购内部业务信息化和外部运作信息化。

　　采购内部业务信息化较容易实现，主要通过建立采购管理信息系统以及与财务会计信息系统的接口。

　　信息化操作实现了采购管理的无纸化，减少了信息传递的中间环节，加快了信息流动的速度，极大地提高了批发商对市场的反应速度。采购外部运作信息化包括网络采购和供应商信息系统两部分。网络采购是近年来出现的一种新的采购方式，它的特点是资源丰富、信息传递快速、交易费用低、采购效率高。

　　供应商管理信息化是指批发商通过网络将供应商信息系统与采购信息系统联结起来，使主要供应商成为整个生产体系的一部分，以便供应商能及时得到供应和生产需求信息，加强与供应商的长期合作，建立战略伙伴关系。

　　四、供应链系统的采购内容与目标

　　批发商采购供应链是批发商供应链系统的重要组成部分，是供应商提高商品质量、增强市场竞争力的关键。批发商在实施采购供应链管理系统时，需要根据不同采购对象的采购量来确定其优先度。

　　建立批发商采购供应链系统，首先需要将涉及批发瘿采购的各个环节纳入到整个系统中，保证采购过程中各个环节之间的信息畅通，提高工作效率。同时通过信息共享，合理地利用和分配资源，为买卖业带来最大的效益。

　　供应链管理的目标，是通过贸易伙伴间的密切合作，以最小的成本和费用提供最大的价值和最好的服务。目前应用较多的供应链管理的方法有：快速响应法（QR）、客户有效响应法（ECR）以及准时管理法（Jn）等。批发商采购供应链系统通过标准和规范的业务流程，建立供应商与批发商之间的业务关系，并逐步优化，最终建立一支优秀的供应商队伍，在保证商品集中批发任务顺利完成的同时，达到以下目标：

　　（1）规范采购过程；

　　（2）优化供应商群体；

　　（3）共享采购信息；

　　（4）监督采购过程；

　　（5）降低采购成本；

　　（6）提高采购信息化水平；

　　（7）任务分工与业绩考核；

　　（8）与供应商共赢。

　　五、建立批发商采购供应链系统的主要任务

　　建立采购供应链管理系统最大的困难莫过于业务流程的改变，批发商需要将自己原有的业务迁移至Internet上，这往往涉及到经营观念、业务处理过程和工作流的重新定义等，主要是管理理念等方面的问题。

　　从业务角度来看，采购供应链系统一般包括三个流程（新产品定点流程、产品定价流程和产品订货流程）、三个管理（即采购产品信息管理、产品需方管理和供应商管理）、三个接口（即MRPII／／ERP系统接口、PMD系统接口和财务系统接口）、决策分析系统（包括综合查询）和系统维护。具体任务如下：

　　（1）建立采购产品信息库；

　　（2）建立供应商信息库；

　　（3）明确新产品定点流程；

　　（4）明确产品定价流程：如何通过招投标方式实现产品竞价；

　　（5）明确产品定货流程：如何向供应商下订单，并对产品的实际价格进行监督；

　　（6）建立批发商采购供应链系统与ERP、MRPII、财务等系统的接口。

　　六、供应链条件下的采购模式

　　供应链条件下的采购模式是以网络为操作平台，以资源管理为主要内容，通过信息共享和信息整合实现采购作业优化的现代化管理模式。可分为供应商数据库建立、订单申请、供应商选择、订单发送、收货付款、供应商评价等几个模块。

　　模块一：与供应商建立双赢伙伴关系，建立供应商信息数据库模块。

　　模块二：订单申请、供应商选择与供应商评价模块。申请人在采购信息系统中获得批准后；向采购员提出采购申请，并填写采购申请单；采购经理批准后，采购员通过供应商信息数据库选择供应商，并制作采购订单。采购员通过采购信息系统监控到货及付款情况，并编制期末采购业务报告，进行供应商绩效评价。

　　模块三：订单发送模块。采购员将订单通过网络发送给供应商，供应商收到后发回反馈信息，并开始备货、发货；供应商开具电子发票，等待付款。

　　模块四：财务部门通过采购信息系统检查收货状况后向供货商付款。

　　供应链条件下批发商的采购管理在整体上重构了批发商的采购职能，提高了批发商采购环节的整体运作效率，提升了批发商的竞争力。新的管理模式降低了运作成本，缩短了批发商采购周期，并将供应商纳入到批发商的整体规划之中，使批发商与供应商之间的沟通和合作有了实质性的飞跃。

　　第四节　招标采购

　　招标是一种传统的贸易方式，在大宗商品的采购业务中普遍采用。实施招标采购择优选择供应商是降低采购成本的一个重要途径。近两年，商品招标采购得到越来越广泛地应用，取得了良好效果。招标采购变分散和封闭的采购活动为集中和公开的招标采购，从而使采购的不可控性变得能够控制，这对规范采购行为有着重大的现实意义。

　　一、批发商的招标采购

　　（一）招标采购方式

　　招标采购方式包括公开招标采购和邀请招标采购两种方式。

　　公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式，使所有合法的投标者都有机会参与竞争。公开招标采购主要适用于采购批量或金额大、能够形成充分竞争的品种。公开招标通常要先进行资格预审，即对打算参加投标的批发商的能力、资金和信誉等方面情况进行预先审查，只有通过了资格预审的才有权参加投标。进行资格预审有利于提高投标质量。

　　邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商投标的采购方式。

　　招标采购以公开招标为主。对通过公开招标采购能够成交的，一般不进行邀请招标采购或集中议价采购。对采购标的较小、潜在投标人较少或者需要在较短时间内完成的采购项目，可以进行邀请招标采购。对通过招标采购不能成交的品种，实行集中议价采购。

　　招标采购应当坚持质量优先、价格合理，遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。政府行政部门不得包办代替或者直接从事招标采购的具体业务活动，不得为批发商指定招标代理机构和配送机构，不得以任何借口、任何方式利用集中招标采购牟取部门或者个人利益。

　　（二）招标采购当事人

　　招标采购当事人是指在招标采购活动中享有权利并承担义务的各类主体，包括招标人、投标人和招标代理机构。招标人是指参加招标采购活动的批发商。招标采购活动应在招标人协商一致的基础上成立招标采购领导机构，负责集中招标采购活动的组织管理和业务决策。

　　1．招标人参加招标采购活动的主要职责

　　（1）联合组建经办机构或者共同委托招标代理机构进行招标采购活动；

　　（2）提供真实的采购历史资料；

　　（3）编制批发商采购计划和采购目录；

　　（4）确定招标文件、评标标准和方法；

　　（5）确认中标商品，与中标人签订购销合同；

　　（6）依据购销合同验收商品，结算货款，保证购销合同的履行。

　　2．批发商在招标采购活动中不得有下列行为

　　（1）对应当公开招标采购的商品不进行公开招标；

　　（2）向他人泄露可能影响公平竞争的与招标、评标、定标有关的情况；

　　（3）提供虚假的采购历史资料；

　　（4）对投标人实行差别待遇；

　　（5）发布中标通知书后擅自改变中标结果；

　　（6）不按照规定要求同中标人签订购销合同；

　　（7）不按购销合同采购中标商品，不按时结算货款或者其他不履行合同义务的行为；

　　（8）购销合同签订后，再同中标人订立背离合同实质性内容的其他协议，牟取不正当利益。

　　（三）招标采购的基本程序

　　商品采购中的招标业务，基本上包括以下几个步骤：

　　1．编制或者确定招标文件，确定评标标准和方法；

　　2．发布招标公告；

　　3．进行资格预审，受理投标书；

　　4．开标；

　　5．评标；

　　6．发布中标通知书；

　　7．签订购销合同。

　　（四）招标采购的效益分析

　　1．加强商品采购计划，严格制定经济批量

　　商品计划的重要功能在于：一方面，预测批发商销售商品的品种、规格、数量、质量要求和时间等需求要素，另一方面，寻找和评估供货商，掌握其价格、质量、信用、供应能力和运输条件等供给因素，并依据经济保障和系统最优原则，测定商品的经济采购批量。这是如今重要的库存控制手段之一，也是招标采购的前提。准确的计划对有序地保障商品需求、明确商品质量、招标采购、减少采购次数、库存控制和监督制约速成有十分重要的作用，这是供应物流的第一环节和采购前的重要准备工作。

　　2．对采购商品进行定制

　　通过招标采购可以使批发商按照市场需要进行商品定制，然后向供应商发出采购要求，从而达到满足市场需求、扩大市场份额的目的。

　　3．确保质量和降低采购成本

　　按照招标采购的模式运行，在全国范围内形成合理的商品供应链，选择经济合理的物流组织线路，同时，按照供应商的差异化营销策略，当批发商集中需要量进行批量采购时，所获得的让利优惠较大，将有效地优化采购，节省物流费用，大幅度降低采购成本，用较低的成本取得可靠质量保证的商品。

　　4．提高资金使用效率，降低资金成本

　　通过招标采购可以提高资金的使用效率，避免由于资金短缺而赊欠货款的方式。同时运用批发商的优势，合理地用经济手段调度资金使用，进行资金筹措，确保批发商利益最大化。同时，批发商内部信用关系的建立，是推行招标采购的必要条件。通过资金结算中心对资金进行管理，强化资金管理制度，约束采购资金的使用、结算和周转，控制批发商的资金流。

　　5．招标采购行为有利于做到公开、公正与公平

　　公开、公正、公平是招标采购的制度保证。对供应链各环节公开，包括采购计划、采购过程和采购结果的公开，便于对采购进行事前、事中、事后的全程监督和约束。

　　6．机构精简，人员精干高效

　　通过招标采购，批内部的专业采购人员可以减少一半以上，采购人员的素质、工作质量、效率将得到提高。

　　（五）招标采购的注意事项

　　建立切实有效的“竞争机制、评价机制、监督机制、激励机制”是招标采购中急需解决的关键问题“四个机制”中，竞争是核心，评价是关键，监督是保证，激励是动力。招标采购的质量直接影响商品的质量，因此要引起高度重视，在商品采购招标工作中应注意以下几方面的问题。

　　1．设立招标管理部门，保障招标采购。

　　2．重视招标文件的编制。

　　3．注意标底的编制和保密。

　　4．系统地建立采购商品的质量标准，确定加权系数，合理定标。

　　5．严格的资格审查。

　　6．审慎、公正地评标。

　　7．建立健全规范的招标管理制度。

　　二、招标采购程序

　　（一）投标

　　投标既是商业行为，又是法律行为，投标人在投标书中所提出的条件的好坏，直接关系到中标的可能性的大小，同时也关系到中标签约后，投标人经济效益的好坏。

　　1．投标书

　　投标人在投标前，先要取得招标文件，认真分析研究招标人提出的各项条件，确定投标策略和方法，然后，再根据自己的意图编制投标书。

　　投标书实质上是一项有效期至规定开标日期为止的发盘，投标人应当按照招标文件的要求编制投标书，内容必须十分明确，对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应，特别是中标后与招标人签订合同所要包含的重要内容应全部列入。

　　2．参加招标采购的投标人应当具备的条件

　　（1）依法取得《生产经营许可证》；

　　（2）商业信誉良好；

　　（3）具有履行合同必须具备的供应保障能力；

　　（4）在经营活动中无严重违法记录；

　　（5）投标人所提供的商品必须是其合法生产或代理的，并能够按照购销合同规定的品牌、产地、质量、价格及时供货；

　　（6）制造商作为投标人，其中投标商品可以由制造商直接配送，也可以委托批发商或者其他物流企业代理配送。

　　3．投标人在招标采购中不得有下列违法违纪行为

　　（1）提供回扣或其他商业贿赂，进行非法促销活动；

　　（2）以低于成本的价格投标报价，扰乱市场秩序；

　　（3）相互串通投标报价，排斥其他投标人的公平竞争，损害招标人或者其他投标人的合法利益；

　　（4）提供虚假证明、文件骗取中标；

　　（5）中标人在规定期限内不签订购销合同或者不履行合同义务。

　　（二）开标和评标

　　1．开标

　　开标由招标人在招标文件规定的截止时间进行，有公开开标和不公开开标两种方式，具体采用哪一种方式，要按照招标人在招标通告中对开标方式作出的规定办理。

　　公开开标是指招标人在规定的时间和地点当众启封投标书，宣读内容。投标人都可参加，监视开标。

　　不公开开标则是指在投标人不参加监视的情况下，由招标人自行开标，并选定中标人。

　　2．评标

　　开标后，招标人对各个投标书中提出的条件进行评审、比较，选择对己最有利者为中标人的过程称为评标。招标人应当采取必要措施，保证评标活动在严格保密的情况下进行。任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。如果招标人认为所有的投标均不理想或所报条件不符合要求，可宣布招标失败，并拒绝全部投标。

　　（三）签订购销合同

　　招标人选定中标人之后，要向其发出中标通知书，约定双方签约的时间和地点。同时，将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和投标人具有法律效力。招标人和中标人应当在中标通知书发出之日起的规定时间内签订购销合同。中标人签约时要提交履约保证金，用以担保中标人遵照合同履行义务。购销合同签订后，招标人与中标人不得再订立背离合同实质性内容的其他协议。

　　第五节　供应商的选择

　　一、供应商的引进与评估

　　对供应商的管理包括引进、评估及认可等工作，是批发商采购工作的关键一步。引进、评估及认可供应商的程序，主要有以下步骤：

　　（一）接洽和登记

　　各行业采购部设立供应商接待时间，由采购经理或采购助理接待供应商，收取供应商相关证件，通过洽谈了解其经营意图，并把供应商分为厂商和代理经销商两大类，填写“登记卡”等资料。

　　（二）检查供应商的资信状况

　　供应商不仅要提交营业执照复印件、税务登记证复印件等，还要提交由供应商法人代表签字并加盖印章、发给供应商谈判人员的授权书原件；代理商则要求提交其与生产厂家之间签订的代理合同或其他证明的复印件；进口商品应提交进出口许可证、进出口卫生检疫证、进出口单据和其他有关文件的复印件。此外，供应商还应出具商标注册证、条形码证明、专利证明等其他相关证件。

　　（三）商品的市场调查

　　调查了解供应商的商品在同类商品中所处的地位；生产厂家的规模、代理商的权限；供应商品的价格、质量，是否有充足的货源，此类商品的毛利率；同类商品在各个批发商的销售情况；供应商的商品在竞争商场销售的状况；供应商的支持力度；供应商的商品引进后市场销售情况的分析预测等等。通过上述调查和分析，确认该供应商是否可以引进。如可以，则填写“引进申报表”。

　　（四）比较筛选后备供应商

　　通过初步比较，筛选一部分可以获得认可的供应商确定为后备供应商，并将所填写的“登记卡”、“引进申报表”及供应商的相关证件，上交给采购事业部高级经理。高级经理审核同意后，提交供应商“审查委员会”审核批准。

　　（五）“审查委员会”评估确认

　　供应商“审查委员会”由采购事业部总经理、物价部门、质检部门、财务部门、监督部门代表及采购人员等组成，对准备引进的供应商的资质、商品的质量及价格、销售预测、相关费用、经营位置等进行审查后，最后确定是否采购该供应商所供商品。

　　（六）在保证质量的前提下采购低价商品

　　对批发商的引进、评估及认可工作结束之后，下一步工作就是商品采购。在新采购的商品到达企业进场时，还要由的质检员进行抽样检验，抽查合格后方可上柜销售，从而进一步保证商品质量。

　　在商业微利时代的今天，只有在保证质量的前提下采购低价的商品，才能具有利润空间，并使商品具有市场竞争力，这也是对采购业务能力的一种考验。

　　对于一些畅销商品可以采取大批量买断的经营策略。这一策略虽然最具有利润空间，但也最具风险。为此，在计划对某商品的采购买断之前，必须对商品的销售现状，同行信息及市场预测进行综合分析，并事先进行销售预算，即预算销售总额、毛利额、毛利率、库存总量、残次品、资金周转率、销售时间、利息等，通过分析预算控制风险。

　　二、供应商的认证与管理

　　（一）供应商的认证

　　认证的总流程，首先开始于认证计划、物料项目和技术资料，这些基础数据的收集，然后进入认证的准备阶段。充分准备之后进入初选供应商阶段。按照供应商提供的认证计划、物料项目和技术资料，从中选出一家合格的供应商，选出之后进行试制，即做出样品。接着验证样品，如果有问题就要让其进行重新设计，如果没有任何问题，就进行小批量试制，如果小批量试制又获得成功，再对认证的供应商进行深入评估。总的来说，所谓对认证的供应商进行深入评估也就是对各种综合因素逐一地认真考虑，最后确定认证合同、供应计划、战略伙伴以及供应群体。这就是整个认证流程，即认证总过程。

　　（二）供应商的管理

　　供应商的管理是指从新产品研发到生产和采购策略等各项内容综合起来对供应商的拉动，进而调研选评供应商，最后对其进行量化考核和关系的改进优化的一整套管理。

　　三、供应商综合考评体系

　　对供应商的考评包括四个大的方面：

　　（一）供应商的业务

　　供应商的业务范围越大，它的成本相应地也就越低，越需要仔细考评。对供应商的业务考评具体包括对供应商的成本进行分析，对它交货的速度、安全性、及时性，对企业的信誉、发展前景、整个业务发展前有多少供应销售网络等各方面内容的综合考评。

　　（二）供应商的生产能力

　　有些供应商虽然业务量很多，但是生产设备、生产人员却很缺乏，即缺乏生产能力。

　　对供应商能力的考评具体是指考评供应商的技术合作能力、财务（包括它的销售增长率、市场占有率，库存周转率，乃至更深一步的投资回报率、资产负债等这些财务指标，以及现金流动等情况，对财务状况进行考评的难度很大，但是要尽可能地去了解）、设备、制造生产等各种状况。

　　（三）供应商的质量体系

　　供应商业务量充足，生产能力很强，在这种情况下还要考察它的质量体系是否稳定。

　　质量体系包括有没有通过ISO9000认证；如果是食品行业，有没有通过FDA认证；如果是汽车行业，有没有通过QS900认证。此外还要考察开发商的新产品开发能力、质量检测能力，考察开发商是否按照生产工艺的说明书踏踏实实地完成全部生产。

　　（四）供应商的经营环境

　　这一点是最容易被忽略的一点，经营环境对长期经营很有帮助，可以避免损失大批的投入成本。例如当地的政治、经济、技术、地理等各方面的环境，还有当地的社会文化，这些都是很容易被人们忽略的问题，但这些却会直接影响到供应商能否具备威力很强的优秀文化。

　　案例一　东方俱乐部集中采购

　　一、东方俱乐部概况

　　北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京共有19家连锁健身中心，总部设在海淀区。俱乐部为私人所有，已有15年历史。俱乐部没有专门的采购部，只有一位专门负责采购事务的人员，在该俱乐部内部推行实施了一套集中采购计划。

　　二、原来的分散采购模式

　　为了维持各健身中心的运作，东方俱乐部需要许多不同的物品，包括机器和设备的部件，例如自行车配件、磨砂灯泡、办公和卫生等各种用品。

　　在实行集中采购以前，每一家俱乐部各自负责自己的采购事务，绝大多数的健身中心不设自己的库存而是随需随买，例如需要办公用品时，就随时到附近的商店购买。

　　在总部也曾经有一位兼职人员负责采购和库存控制，不过他只负责总部而不负责其他健身中心的物品采购，对其他健身中心的物品采购仅仅只是做些采购记录而已。

　　三、现在的集中采购模式

　　经过调查分析，俱乐部采购管理人员认识到，以前所使用的以各健身中心为主的随需随买的采购体系存在很大问题，应该采用效果最佳的集中采购体系。

　　集中采购体系确实可以为俱乐部节省一大笔开支。例如，可找到一家供应商，俱乐部向其批量购买卫生用品，供应商可以向其提供优惠价格，例如把价格降低一半。于是，采购人员开始寻找更多的提供不同物品的供应商，并制定了集中采购体系的一系列细则。

　　这套集中采购体系基本上把所有的采购都集中到公司总部，各连锁俱乐部的经理不能再像以前那样各自随意地购买所需的物品。如果有需求，则需要事先填写请购单，然后传真到总部。传真到总部的最后期限是每周五下午5点。在下个周一，各健身中心所需采购的物品将由总部的相关部门及时派人送达。

　　采购管理人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否定或减少其采购量。但是每一个健身中心都备有10万元人民币的现金用于应付可能随时发生的紧急采购需求。

　　四、集中采购遇到的困难

　　集中采购体系实施一个月之后，受到了一些挫折。有几家健身中心的经理对集中采购有些抵制，最棘手的是朝阳区的3家健身中心的经理，曾联合起来拒绝接受集中采购，他们的理由是手续太繁琐。

　　五、解决方案

　　采购管理人员要想取得采购管理体系变革的成功，还要从以下3方面着手：

　　进一步取得总经理的坚定支持，为变革的实施提供组织上的保证；

　　建立一支有力的采购团队，这是实施采购方式变革的关键；

　　对各健身中心的经理组织培训，帮助他们尽快地接受新的采购管理方式。

　　案例二　用成本比较法选择供应商

　　A需求方需采购某产品200吨，甲乙两供应商供应的质量、交期和信誉都符合要求。距需求方较近的甲供应商的报价为320元／吨，运费为5元／吨，采购费用支出共200元；乙供应商距离需求方较远，报价为300元／吨，运费30元／吨，采购费共500元。成本比较计算如下：

　　甲：200吨×320元／吨+200吨×5元／吨+200元=65200元：

　　乙：200吨×300元／吨+200吨×30元／吨+500元=66500元

　　可见乙比甲的成本高出66500—65200=1300元，因此可明显地看出甲是更合适的供应商。